ISO文控管理解决方案

致得E6协同文档管理系统1/4致得软件---企业文档管理的风向标ISO文控管理解决方案ISO文控管理随着市场竞争日趋激烈，上市公司、集团公司，合规管理已经在各行各业普及开来，品质管理已成为企业竞争力的最重要指标，企业文档管理需要建立一套完整严谨的ISO文控管理体系，节省大量文件管理的人工成本，通过在系统中建立企业的文控中心，落实质量管理理念，帮助企业规范管理，提高文控管理效率，实现无纸化办公。ISO体系几乎为所有重视品质的企业所认知。各项标准ISO，GMP，SOX法案等等让众多企业提升了企业管理能力。但多数企业虽然实施的标准管理，却没有一套管理系统帮助标准落实，多数企业都在这个过程中面临困扰。ISO文控管理难题难以保证大量文件的安全性，遇到病毒感染更盘所坏，或非法盗用等情况时，数据安全受到威胁。大量的体系文件储存在员工电脑中，文档不能分级别分权限查看管理，造成机密文件泄漏。文档经常经多个人修改，缺乏对文档的操作记录，工作失误后造成责任推诿。质量文件的建立、变更，需由相关人员来办理审核和分发，多人共同审核费时费力，办理周期长、审核效率低。随着时间积累，文件逐渐增多，快速查找调阅文件变得越来越困难。文件有时关联许多其他文档，如需彻底了解一份文件经常需要查询调用多份文档。公司部门及分公司人员众多，同一项目多人协作极为不便，跨地域协同办公更为困难。采用传统的纸质管理，当需要多人同时查阅时，会造成大幅复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。文件修改后，没有形成新版本文件的版本号记录，导致文件版本混乱、使用不正确等情况。由于缺乏及时的通知，造成发放后的接收不及时，员工对文件的缓急程度等不清楚。文件编号越来越长，手动编号非常困难，浪费很多时间，容易出现错误，造成编号混乱。致得E6协同文档管理系统2/4致得软件---企业文档管理的风向标致得E6协同文档管理系统解决方案数据安全无忧用户拥有唯一的用户帐号和密码用于登陆系统，避免帐号混用造成机密外泄。安全备份功能，支持自动备份数据库和完整数据备份两种方式。当文档或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时，可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复，充分保证内部核心数据的完整和安全。文档存储加密功能，支持文档加密存储，避免外部人员非法盗用资料。开启文档存储加密后，系统会对资料混淆加密，若资料被非法窃取，则在其他计算机中无法打开。权限管理权限受控机制，针对系统内不同等级、不同部门用户设置对文档的访问控制，例如某些用户只可以查看阅读资料，有的用户可以编辑、打印资料。高级用户可以删除、下载相关资料，全面控制资料的安全。系统日志与审计完善的系统日志和审计记录，系统自动记录用户对文档的所有相关操作及操作时间，一旦出现问题可有据可寻。流程管理自定义文件审核流程以适应企业内部管理的需求，流程人员中可在审批过程进行加签、收回、修订等操作，流程每次处理，节点相关人员都会收到即时消息、邮件、短信提示，加快流程运转，提高审核效率。致得E6协同文档管理系统3/4致得软件---企业文档管理的风向标高级搜索强大的高级搜索功能，可以基于资料正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合搜索。忘记文件名称也可以快速的找到所需资料。关联文档系统自动为文档生成唯一编号，通过唯一编号，可实现不同类型间文档的相关关联，方便查看，无需逐个查找。跨时间、地域管理系统采用B/S结构，SSL连接，一台服务器，客户端通过浏览器凭帐号和密码就可以进入系统进行相关操作，如在外地出差只要有可以联网的电脑就可以使员工在其权限下进行ISO文档的查询和阅读学习。致得E6协同文档管理系统4/4致得软件---企业文档管理的风向标纸质文档电子化系统支持扫描功能，可将纸质文件扫面为单张jpg格式文件，或多页pdf格式文件，使得纸质文档得以电子化保存，大大节约了纸张成本。版本号管理系统支持版本号的管理，支持查看版本历史，可查看操作人、IP、日志、时间等信息。即时消息系统支持系统消息的发送，也可通过短信，邮件等形式发送。当版本修改后或有加急文件需要处理，则可及时的通知各个部门，同时避免了版本混乱带来的损失。自动编号系统支持有多种自动编号规则，用户可根据需求进行组合设置，使文档编号有序，减少了错误的发生，节约了时间，有效区分文档顺序，使文档管理更加便捷化。