KIS后台维护,ACCESS基础培训.

KIS维护基础——ACCESS基础提纲2ACCESS工作组联接与登录Access结构与表Access查询Access压缩与修复转换数据库利用access重建帐套数据库3ACCESS工作组联接与登录Access结构与表Access查询Access压缩与修复转换数据库利用access重建帐套数据库4ACCESS工作组联接与登录原16位产品使用access2.0；原32位的KD2000系列和由原KD2000升级到KIS7.4及以上产品需要使用access97进行操作；在KIS7.4及以上的系统中创建的帐套，需要使用access2000；升级到7.4的帐套也可以使用access2000打开。使用access2000打开原KD2000帐套时，绝对不能选择“转换”功能；否则软件无法打开帐套；进入后表导入、链接、复制等功能受限。只有建立了access与金蝶系统数据库之间的工作组联系，才能打开帐套数据库。不同的access版本，工作组有不同的联接方式5Access97的工作组联接方式在安装access后，会自动在程序组中创建一个“工作组管理员”的快捷方式应用程序：system32\WRKGADM.EXE只有联接金蝶软件安装路径下的system.mda文件，才具有打开金蝶帐套的可能。其他版本的联接方式同样需要联接这个文件。6ACCESS2.0的工作组联接方式对于access2.0，在安装access后，会自动在程序组中创建一个“MSAccessWorkgroupAdministrator”的快捷方式工作组联接程序图标示例7ACCESS2000的工作组联接方式对于access2000，在安装access后，不会自动在程序组中创建工作组管理员的快捷方式需要手工到access2000的安装路径的Office路径下执行MSAccessWorkgroupAdministrator快捷方式或到access2000的安装路径下的Office\2052下执行WRKGADM.EXE个别系统上，可能还需要把Office\2052下的WRKGADM.EXE复制到system32目录下执行才有效8ACCESS2003/xp的工作组联接方式对于access2003/xp，在安装access后，不会自动在程序组中创建工作组管理员的快捷方式启动access，不打开任何数据库，工具菜单下的安全—工具组管理员选择工作组管理文件system.mda，联接即可。注：在access2000及以上的版本中，在进行工作组文件联接时，经常会出现进行了联接，但是在打开帐套时仍然提示没有权限。这是由于所联接的system.mda文件所在的文件路径太长，把该工作组文件复制到一个较短的路径下，如某一盘符的根目录下，再进行联接即要。9Assecc登录在access97或access2.0中，是在执行access程序时出现登录界面在access2000及以后的版本中，是在打帐套时出现登录界面10ACCESS工作组联接与登录Access结构与表Access查询Access修复与压缩转换数据库利用access重建帐套数据库11Access结构表、查询、窗体、报表、宏、模块平时一般只涉及表和查询；在年结工具中需要使用到宏和模块12查看表中的内容备份表设计表导入表替换帐套中的表链接表13查看表中的内容经常需要通过数据库查看或修改表中的数据直接双击表名即可打开一张表并修改其中的内容•如果直接打开表，可以直接进行数据修改，在操作前一定要做独立的帐套备份；直接修改的数据是不可逆的。设置过滤条件14备份表修改表结构或内容或导入前表，一般都需要对当前的表作备份如果是选择“另存为一个外部文件或数据库”，则要求将当前表导出到一个已经存在的数据库中。15表设计许多情况下，由于导库或其他原因，会造成帐套中表结构错误或默认值丢失，这时就需要对比正常帐套，通过表设计进行修改选择需要设计的表，选择右键中的“设计或”按上图中的“设计”进入，修改完后按保存退出。注意：不要在打开表的情况下进行表设计16表设计注意：1、任何一张表，都至少有一个主键。如果主键丢失，会产生错误；只有表中的主键丢失才会存在非法记录或重复记录。一次性选择需要设置为主键的字段，再按一下主键设置按钮即可设置主键。2、一般情况下，货币类字段的默认值为03、所有的货币类字段必须有默认值4、如果发现丢失，需要选择该字段后，在下面的“默认值”处输入05、只能一个字段字段地修改如：Fabal表有的字段默认值丢失时，就会造成不能计提折旧17导入表经常，由于数据库中已有的表严重损坏了，不易通过修改表设计等操作实现表的修复，这时就需要从标准帐套中导入同名表。在“表”的空白区域按右键，选择导入选择需要导入的表，可以多选；如果再点一次先前的选择，是表示取消选择该表导入后，如果已经有同名的表，则导入后的表名自动在原表名后加1；如导入glacct表后，它的表名为glacct1导入后，Access会自动导入该表的索引•如果要使用导入后的表及表中的数据来替换原来的表及表中的数据，则可产删除该表后，直接选择导入同名表即可。•注：在帐套打开的情况下替换不成功；替换后原表的内容丢失18导入表19替换帐套中的表由于日常情况下，需要替换的表中是有数据的，如果直接用导入后的表来替换，将造成数据丢失。因此，建议一般的做法是：1、进行原表备份，一定要做。修复完成后，建议把备份表删除。2、删除原表3、导入同名表4、由于相同版本的帐套间，相同表名中的字段排列可能不一样，因此需要把导入后的表与原来中的字段顺序调整为一致。同时打开两张表，并缩小为两个可以对比显示的窗口。以其中一张表中的字段顺序为标准，调整另一张表的字段的顺序。把两个表中的字段顺序调整一致。用鼠标左键按住需要调的字段名，进行拖动即可。5、把原表备份表中的数据复制回导入的同名表中。这时，在粘贴数据时，如果原表中有非法数据或重复记录，access将自动进行过滤。但是，如果原表中有空记录，则不会检查，需要手工维护。这种方法在日常维护中经常会用到。尤其是当表损坏或表中的默认值丢失时，这是最快速有效的还原办法。以后涉及到表替换均指如此实现。20替换帐套中的表选中需要拖动的列后，直接拉动即可调整他们的位置21链接表对于系统数据库，是不允许被打开的；只能使用表链接，才可以查看该数据库的内容在“表”的空白区域按右键，选择链接表使用表链接时，对于链接的表的内容，可以直接修改，因此要慎重。链接表中的数据并不保存在当前数据库中•链接表标识显示是不一样的22ACCESS工作组联接与登录Access结构与表Access查询Access修复与压缩转换数据库利用access重建帐套数据库23Access查询建立简单查询设计查询条件设计更新查询追加查询建立不匹配记录查询24建立简单查询选择“查询”，选择右边的“新建”—选择需要建立查询的方式，如：简单查询向导，可建立各种查询。•选择“简单查询向导”25建立简单查询选择需要建立查询的表；完成后按完成，输入查询的名称26设计查询条件在建立好查询后，可以设置查询的条件，这时就需要进行查询设计选择已经存在的查询，设置查询的条件27设计更新查询更新查询是在已经建立了查询的基础上完成的，它的操作是实现数据的更新，作用同于SQL中的update在“查询”设计中选择更新查询；设置好更新的条件和更新的目标值后，按“！”执行28设计更新查询示例•一帐套在导入凭证后，发现原币金额有小数，但凭证分录的借贷方金额没有小数，可以通过分别建立这样的更新查询进行更新。29追加查询在许多时候，当表中的数据是按种子列规则生成的时候，是无法直接补充数据的。这时只能使用追加查询。如ICStock表中地fstockid，就是无法更改的。当该表中的0记录丢失时，只能通过追加查询把丢失的0记录补回来。操作过程：1、选择“设计视图”2、选择提供数据来源的表，如icstock2，并“添加”，最后关闭选择界面3、选择“查询”菜单下的“追加查询”功能4、选择需要追加记录的目标表，如icstock5、在需要追加的“字段”处，选择源数据的所有，如“ICStock2.*”。如果需要设置条件，则不能选择*,*表示所有字段6、最后执行即可。30追加查询31建立不匹配记录查询通常在查询是否有资料丢失时，通过建立不匹配记录查询，可以快捷地找到是哪些资料丢失如在反结帐时，如果在glbal表中记录了某一个核算项目（如往来单位）的记录，但该核算项目却在核算项目表globj和该关联表（如glcust）中并不存在。这时程序就会报错，提示反结帐操作失败。如果挨着检查，很难检查出是哪一个核算项目丢失。32建立不匹配记录查询•1、选择包括全部记录的表•2、选择不包括全部记录的表33建立不匹配记录查询•3、选择关联字段•4、选择需要的字段34ACCESS工作组联接与登录Access结构与表Access查询Access修复与压缩转换数据库利用access重建帐套数据库35Access修复与压缩修复：在帐套使用较久时，可能有此碎片或其他的问题，可以使用修复，进行数据整理；当打开帐套时提示3343错误，用access打开帐套时自动执行该功能压缩：在帐套使用时间较久时，数据库膨胀很大，使用压缩数据库，可以安全地缩小数据库大小，提高数据速度；当打开帐套时提示3343错误，用access打开帐套时自动执行该功能在经常出现备份的溢出时，压缩数据库也是一个解决的好方法结帐或年结时，如果数据量太大，结帐会有困难，这时压缩一下数据库，也很有效果。36Access修复与压缩需要注意的是，在打开帐套进行的压缩与修复，跟在没有打开任何帐套的情况下进行的压缩与修复，在操作时有点不同。在不打开帐套时：在选择了目标帐套后，在随后的界面中会要求输入压缩或修复后的文件名，此时会保存源帐套并生成一个新的数据库文件名；而打开帐套时，是直接对当前帐套数据库进行操作的。37ACCESS工作组联接与登录Access结构与表Access查询Access修复与压缩转换数据库利用access重建帐套数据库38转换数据库需要对数据库版本进行转换，可以使用此功能；尤其是使用access2000对KD2000数据库进行了修复后，必须用到这个功能。在转换数据库时，Access97只能在不打开帐套时才可以使用该功能在转换数据库时，Access2000只能在不打开帐套时才可以使用“到当前Access数据库版本”功能；在打开帐套时，只能使用“到早期Access数据库版本”功能Access2000修复KD2000后；一般要求把KD2000的数据库转换到当前的版本；再转换到早期版本。然后在access97中进一步处理。39转换数据库•这是Access97的功能•这是Access2000的功能不同版本的Access，他们的功能有所不同40ACCESS工作组联接与登录Access结构与表Access查询Access修复与压缩转换数据库利用access重建帐套数据库41利用Access重建帐套数据库可以利用access的导入功能重建一个数据库这种情况适用于：用access对帐套进行压缩、修复都无效，并且access都会报错；但可以用access打开的帐套。也适用于数据膨涨太快太大的帐套。在access中新建一个mdb文件，并打开该mdb数据库利用导入，选择需要重建数据库的帐套，然后全选所有的access对象中的所有内容，即表、查询、窗体、宏、模块、报表中的所有内容导入利用check工具和标准帐套，对这个mdb文件进行检查，并添加所有检查出来需要添加的内容；对于check过程检查出来的需要替换的表，则要进行表的替换后再check。把这个mdb文件更名为ais文件，即可用软件打开使用。最容易需要替换的表有：globj、glcy、glacct、favch42例：创建一个每月的凭证字信息的查询创建一个查询，用