OA办公自动化系统可行性应用分析报告

关于部内机关架设OA办公自动化系统可行性分析报告OA即办公自动化系统，为英文OfficeAutomation的简写，是现代利用电脑进行全自动的办公,从而提高工作效率的功能整合系统软件，OA系统常见于企业内部管理和办公中，近些年中逐步被引进政府机关内部加以使用。一、OA系统的主要功用OA的主要功能主要是通过电子信息技术手段而提高工作效率，可以说是办公无纸化、自动化进程的主要推动力。继电脑和打印机等设备在办公中的应用所带来的第一次变革之后，OA的诞生预示着办公中的第二次革命，它是一个将所有办公用品及各种工具全部整合并加以替代的办公平台。OA系统常见的功能包含：文字处理、档案管理、行政办公、即时通讯、资源共享、日程规划、数据留存分析处理等主流功能。以下为OA主流功能一览表：文字处理公文拟稿可以在线套用模板从而快速起草各类公文公文收发、阅办电子及纸质来文的登记、扫描、承办、签批、传阅、承办、协办、催办、办结、归档、查询、监控、统计等档案管理人事档案管理供有权限的人员查阅职工的基本信息、薪资等人事档案档案归档可以查询、查阅、下载、销毁各类已归档内部资料个人文件柜可以在线存档个人资料、未办结文件存档等会议管理对会议记录等档案进行管理行政办公各类申请请假、出差等申请的递交和审批财务管理请款报告、报销、账务在线计算、在线做账等资产管理固定资产等的登记、使用、统计等车辆管理可以实现车辆使用在线审批及查询功能考勤管理可以实现考勤功能，包括考勤统计、查询等调查投票提供简单的在线投票、在线调查图书管理企业内部图书室的管理，例如在线借阅、催还等通讯录提供公用、个人、内部通讯录的在线快速查询、直接拨号附属功能万年历、纪念日提醒、天气预报、万能计算器等即时通讯短信题型OA的重要信息可以同步以手机短信形式发送到手机上内部邮件可实现带附件的内部邮件即时、定时单发、群发功能通知公告各种通知和公告的在线发布聊天讨论用于内部进行集体性或者指定行的在线讨论3G移动终端在手机上安装OA系统通过3G网络同步实现OA的各项功能视频会议OA系统可以整合视频会议模块进行群组间的视频会议资源共享客户资源供有权限的部门、团队之间共享客户信息从而避免重复的客户维护造成的成本浪费市场资源对于品牌形象推广宣传方面的媒体资源、平台资源、物料资源、创意资源等进行共享，从而提高资源利用率渠道资源可以在权限内让供求渠道资源进行共享日程规划工作记录包括日程安排、工作日志、周工作计划、月工作计划等上传下达领导可以在线单独对某个人或某个部门进行工作部署监督督办领导可以随时掌握员工的工作状态或查看员工的工作计划数据统计分析处理数据统计对财务、考勤、各种用品、物料的消耗进行自动统计智能报表可以按照要求自动生成财务报表、销售报表等规范报表数据分析可以将系统统计的数据进行汇总和计算以图表方式呈现上表所述为常规OA的主流功能，但大部分功能是针对企业的日常运营而设计的，也可以说整体结构并不是针对组织工作的需求而进行构建的，所以陆续出现了针对党政机关甚至是针对组织工作而专门设计的OA系统，例如在整套系统中加入了文件传阅、工作流程设置、针对不同级别领导而开放不同使用权限等等一些列更贴近机关部门工作需要的特别功能。更有个别的OA功能不仅仅局限于内部局域网，转向了对互联网和手机通讯等方面延伸的功能。综上所述，OA主要具备如下几点作用：一是提高效率。OA系统大多内置了大部分公文类型的模板，常规性公文直接套用模板稍作修改即可成稿，而在文件的审核、批办、签发、传阅等环节也只需在电脑上简单操作，避免了文件的积压、丢失、耗时等问题的出现。而OA系统的内置工作流可以简单明了的将工作流程以图形化进行呈现，让人可以很直观的发现工作流程中的死角和拐角，语音和文字方面功能的同步应用更是大大提高了工作的时效性和准确性。二是节约资源。通讯功能的应用可以减少不必要的人力耗费，行政功能的应用可以减少大笔的纸张、耗材费用，缩减了不必要的财政开支，而OA的整体应用可以减少宝贵的时间，另外OA的可扩展性功能可以将一些特殊性质工作都整合进来，例如财务人员的业务整合到OA当中即可实现在线做账、生成表格、转账汇款等功能，从而最大限度的节约各项资源，最大化的提升资源的利用率并将实际工作中的理论成本降到最低。三是整合信息。OA的数据采集功能、信息整合功能可以将例如考勤数据、业绩数据、薪资数据、人力数据等信息进行汇总计算并分科目统计之后形成直观图图表供上层管理者进行分析研究，用数值来体现员工利用率、成本开支、利润率、市场占有率等指标，以供决策者对集体内部的运营情况做详尽的了解，并为其更改策略、调整业务倾向等决策工作提供了第一手参考资料。上图为OA与传统办公模式相比较，便捷性提高47%，安全性提高38%，时效性提高74%。二、OA应用在组织工作中的意义组织工作在党政工作中占据着至关重要的比重，组织工作能否行之有效的开展取决于组织部门的内部管理，因此组织部门的自身建设也是组工团队能否胜任其他工作的先决条件和必要条件，而自身建设工作中信息化建设又起到了决定性因素，如何利用信息化手段提高组工团队的各方面能力是在当今科技社会新形势下开展组织工作所必须面临的一个问题，如何找到一种能够推进组织部办公环节信息化、高效化、规范化的手段跟“组织工作要提质、提速、提效”的大前提环境是相吻合的。我认为将OA系统应用在部内机关有以下几点积极意义：一是有利于部机关向心力、凝聚力的提升。因为整个使用过程中是我部全员共同参与的，在简单的使用和沟通中会让在这集体中的每个人都会感觉到这个集体的实实在在的存在，让部内干部真正体验到团队的概念，进一步增强集体荣誉感和个人成就感。二是有利于优化部内的工作流程和工作模式。以提高单兵作战能力的方式从而提高全员战斗能力，克服传统管理模式和办公模式所带来的弊端，增强了各部门、各级别、各层面的垂直沟通和水平数据来源缔元信网络沟通，破解了与人之间、人与部门之间、部门与部门之间的合作壁垒与沟通壁垒，明确细化了各人到各部门的权利与义务，便于领导督查和指导。三是有利于部内整体资源的开源和节流。减少人力、财力、物力的开支，同时在部内构建了一个管理平台和信息共享平台，形成了各部门之间信息共享、和谐互助的良好氛围，为部内的精细化管理提供了硬性支撑，同时为构建我部的组工文化提供了软性支持。当然，在实际应用中必然会产生一些困难，如资金投入、人员培训、功能适用性等问题都将会浮出水面，但短期投入与换来的长久收益之间固然是后者较可取。三、关于部内架设OA系统的几点设想对于党政机关来讲，OA的确是个舶来品，但郝部长将企业管理中的“项目化管理”引入组织工作中就着实说明只要是先进的、对组织工作有益的、有推动作用的我们都可以“拿来”，关键是要如何拿得来、用的好。为使OA系统更适用于组织工作，现将OA功能分解为5大功能平台，细化为30个基本功能，后续功能可以根据实际工作需要进行单独开发和整合。经过重新设计的OA系统功能具有以下优势：一是在公文处理上更便捷，将公文处理划分为三个版块，即：收文管理、发文管理和公文监控。收文管理功能完全按照实际收文工作流程设置，即收文登记→办公室主任签字→常务副部长签字→部长审阅签批→主管副部长审阅安排→主办科室审阅落实，每一环节进行完毕将会自动转入下一环节并以弹出窗口提示的方式进行公文处理提醒，处理人只需在线签署批办意见并点击确认进入下一环节即可。发文管理也是如此，文件草拟→办公室主任校对复核→主管副部长审阅→部长审阅签批→办公室确认→印刷下发。公文监控可以提供在线查阅所有未归档的已办结或未办结的文件状态和内容，包括可以查阅收文登记和发文登记中任意文件的基本信息、办理进度、传阅状态、阅办意见等。在模式上初期将采用线上和线下同时进行的模式，如来文为电子版则可进行线上公文处理，若来文为纸质版则可进行线下公文处理，后期随着功能的完善则可以完全使用线上公文处理，使用电子印章和电子签批功能来代替线下公文处理。二是在内部沟通上更即时，在内部沟通上将有6个版块：短信通、内部邮件、外网邮件、通知公告、讨论区、通讯录。短信通可以借助网络运营商的服务器端口在系统中给手机用户发送短信息，也可以在有通知公告时为不在线人员发送概要信息。内部邮件和外网邮件可以在内部之间相互发送短信并可以接收发送外部互联网邮箱中的邮件。通知公告功能可以在部内有会议通知、事务性通知的时候在线群发并以桌面弹窗的方式进行提示。讨论区可以提供指定人员之间架构一个短暂的聊天室用来讨论某项工作。通讯录包含个人通讯录和公共通讯录速查，如需要可以实现在线拨号进行网络电话通过。三是在工作安排上更明晰。由于部门工作特性导致，每个人接受的工作都比较繁杂，记工作日志是最好的方法，此功能板块可提供在线记录工作日志、周计划、月计划以及定期工作总结等功能，在每个分项功能中都可以设置工作备忘提醒，定期提示未办结的工作。根据不同管理权限，不同的主管领导可以查看其主管人员的工作计划和工作总结以及工作日程安排，这样更便于领导进行管理和相关工作的督察督办，同时还可以通过公文处理和内部邮件功能进行催办。四是在行政办公上更强大。该板块整合了日常办公中可能会用到的14项基本功能，不但提供了请假申请、资产管理、考勤系统、调查投票等必要功能，还提供了天气预报、万年历、计算器、度量衡、邮编区号手机归属地查询等辅助功能，后续还可以根据具体需求将单据报销、财务管理、党建网站管理、能耗报表等功能也整合到系统中来，从而使OA系统更具适用性。五是在档案管理上更精准。此项功能可以针对不同档案，让不同权限的用户在线查阅所有已归档的文件，与纸质版归档文件完全同步。按照归档信息，通过年份、保存年限、全宗号、流水号以及文号等来选取文件进行查阅，并且支持直接打印复印件，免去了查阅归档文件的费时、费力等问题，使档案管理更加精准。以下为我部机关OA系统功能设置的树形结构图OA系统功能树形结构图：OA公文处理办公通讯日程管理行政办公档案管理收文管理发文管理公文监控短信通内部邮件外网邮件通知公告讨论区通讯录工作日志周工作计划月工作计划日程查看人事档案管理档案归档会议档案个人文件柜请假申请资产管理调查投票图书管理区号查询邮编查询手机归属查询计算器度量衡换算咨询订制万年历天气预报便签