81工程档案整理编制办法(郭忠宝)

辽宁省高等级公路建设局辽宁省高速公路工程档案整理编制办法1.公路建设项目档案的概念定义：公路建设项目档案是直接形成的具有保存价值的历史记录。一、公路建设项目档案概述1.公路建设项目档案的概念档案的形式：文书档案：党务档案；行政档案；社会档案科技档案：专业档案；技术档案专门档案：人事档案；医疗档案注：①公路建设项目档案属于科技档案。②日常行政公文、党务档案属于文书档案。③上级普发文件不应归入公路建设项目档案。一、公路建设项目档案概述2.公路建设项目档案的质量标准(1)完整：能够全面反映项目的活动内容、工程的各个阶段，文件材料相互关联、相互印证。(2)准确：反映的客观过程必须真实。①机关文件材料之间对应一致，图纸与实物相符；②能够真实反映工程实际。(3)系统：科技档案的成套性。一、公路建设项目档案概述3.公路建设项目档案的依据科学技术档案条例等，以部颁发办法为准，各地方管理办法要以部颁发办法为基础，我省高速公路项目按照《辽宁省高速公路档案整理编制办法》实施。一、公路建设项目档案概述建设项目各阶段文件的收集与各方责任1.建设项目在施、竣工阶段形成的文件，由各施工单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由监理单位收集、积累。2.建设项目工程文件的管理，应列入项目建设计划、有关部门的职责范围内，施工和监理单位应有专人负责组织人员进行平时资料的归档和竣工文件的编制工作，项目指挥部和总监办要有相应的检查、考核措施。二、项目文件的收集与编制收集范围凡是反映与项目建设有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件（包括试验室临时资质及总监的任命书）等，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。二、项目文件的收集与编制总体要求1.各单位应指定专人，依照《办法》，及时收集、整理有关资料，尽早着手编制竣工文件。以免施工后期因人员分散、资料流失而影响竣工文件的编制质量。2.编制竣工文件要认真负责，实事求是，确保竣工文件的完整、齐全、准确，达到真实、全面地反映工程建设实际情况的要求。二、项目文件的收集与编制总体要求3.竣工文件要求字迹清楚、图样明晰、表格整洁、无涂改、无复印、签字手续完备。4.文件中的文字、数据、图表均须采用优质纸张并用激光打印机打印或用不褪色的黑色或蓝黑墨水书写、绘制。5.竣工文件中的图表和文字说明，一律使用国家法定计量单位和符号。二、项目文件的收集与编制文字和图幅1.文字和表格要布局合理、美观。2.竣工文件中的文字和表格部分，纸张统一为A4（文字297*210）号纸或A3（表格297*420），竣工图统一为A3纸，页边与文字间隙为：装订边不小于25mm，翻口边20mm，天头25mm，地角20mm。3.施工照片、监理照片应分别编排装入照片档案盒，每幅照片要有编号、名称、主题内容、施工与拍摄时间。二、项目文件的收集与编制竣工图表的编制1.竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、涵洞、路基防护、互通式立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征。2.施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。二、项目文件的收集与编制竣工图表的编制3.凡结构、工艺、平面布置等重大改变的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。4.重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录及卷内备考表中列出，指明该图所在位置并在编制说明中注明。5.一般性变更，要用变更后图纸替换至原图位置，同时更新卷内目录、页码。二、项目文件的收集与编制施工文件的编制1.施工文件编制的步骤：按《办法》中附件一的类目顺序逐项整理-按顺序分册装盒-编制文件目录-编写案卷题名-编写页码-编写总目录-审核-按流水号装订成册。2.施工文件编制时，工程质量检验评定应以《公路工程质量检验评定标准》为准，施工过程中的检测数据、方法、频率必须与现行的施工规范、设计规范、试验检测规程相符。3.各施工、监理单位的档案要按单元工程的施工工序进行整理和编制档案。档案资料要做到详细、齐全。它分为单位工程、分部工程和分项工程。单位、分部、分项工程的具体划分，按《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1—2004）执行。二、项目文件的收集与编制三、归档的规范要求案卷的组卷例1:沈平高速公路改扩建工程路基第一合同段K××+×××～K××+×××路基工程K××+×××～K××+×××路基填筑第一层至第五层中间交工证书、路基检验申请批复、分项工程评定等施工资料。案卷的组卷1.编制单位，是指案卷形成单位；2.编制日期，是指案卷形成日期；3.保管期限，填写其划定的保管期限；4.密级，依据保密规定填写；（可以不填写）5.档号，填写档案分类号和案卷顺序号。三、归档的规范要求案卷的组卷卷内文件目录由下列项目组成：1.顺序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注；2.文件编号或图样图号，填写文件材料的原始编号或图号；（可以不填写）3.责任者，填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称；三、归档的规范要求三、归档的规范要求案卷的组卷卷内文件目录由下列项目组成：4.文件题名，应填写文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容，应自拟标题；5.日期，是指文件材料的形成日期；6.页次，填写每份文件首页上标注的页号，最终件注起止号。页号的编号方法是在有文字和图样材料正面的右下角、反面的左下角填写页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。案卷的组卷卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前。备考表排列在卷内文件材料的尾页之后。案卷的编制单位应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列，并用档号章在封面和卷脊编写案卷流水号，根据有关保管期限的规定，将组成的案卷划分为永久、30年二种保管期限。三、归档的规范要求案卷的组卷页码：凡是文字和图表（包括原图目录中的卷内文件材料），均要编写页码，单面书写的文件材料在右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面写在右下角，背面写在左下角，案卷封面、卷内目录、备考表及中间隔页不编写页码。编制日期：填写案卷内文件的起止日期。保管期限：按国家档案管理的有关规定。档号：填写档案的分类号和案卷流水号三、归档的规范要求案卷的组卷档案馆号、缩微号不填写。案卷封面采用案卷外封面形式，外封面印制在卷盒的正表面。卷脊：填写档号、案卷题名。备考表：可按需要填写互见号及在组卷和使用过程中需要说明的问题。三、归档的规范要求竣工文件装订1.装订顺序：档案验收单-案卷目录-文件材料-备考表；2.案卷装订要求(1)竣工图按297mm*420mm规格装订。(2)案卷内不同尺寸文件材料要折叠成297mm*210mm的统一幅面。(3)装订时必须去掉金属物，装订边和下边取齐，采用三孔一线装订在文件左侧中部，距订口边10mm，装订长度160mm。接头为死结，接头在背后中孔。三、归档的规范要求档号编制及保管期限1.档号编制采用汉语拼音字母与阿拉伯数字相结合的方法。大类采用两个汉语拼音字母表示；属类采用阿拉伯数字表示。即先用汉语拼音字母表示大类，在字母后第一位数字（或字母）为属类，其后为小类，最后为编制单位流水号。2.具体保管期限按《公路工程竣工文件材料归档范围及保管期限表》执行。档号编制及保管期限的具体要求，详见《办法》。三、归档的规范要求工程声像档案归档内容(1)原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。(2)地基及基础录像：建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、录像；建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。四、影像资料(3)主体工程施工：项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施工情况照片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片。(4)工程施工组织及工程质量：工程开、竣工仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。四、影像资料(5)工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。注：参建单位必须要建立声像档案（指挥部、监理、施工）。四、影像资料1.综合类文件归口单位一般按照谁发（收）文谁整理的原则，特别注意目录中责任者的填写（看公章）。2.卷内目录要体现文件的主要内容。（如：关于…的通知，会议纪要等）3.实验室临时资质等批复文件归口综合类文件，总监任命书要归档。五、几点注意事项五、几点注意事项4.竣工图要真正反映工程实际，要求各施工单位重新绘制。施工图没有变动的，在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；有重大改变的，施工单位应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。5.备考表采用新样式。竣工图、设计变更要填写互见号，设计变更部分的施工内业资料要放入对应的分项工程档案。五、几点注意事项6.监理日志、施工日志必须归档。7.整理原则要一致，总监办要统一。8.案卷题名不能出现一、二字样（上、下），可以通过时间或桩号分开。案卷题名不能过于简单，单独文件要有文件标题，文件标题要填写文件全称+方括号+内容+文件，文件标题要具有唯一性。9.统一用黑线装订，档案正反面不能露绳结。五、几点注意事项10.每个合同段照片不少于3册，特别是设计变更部分的照片要注意归档。11.实验检测单中要插入材料的材质单及出厂合格证，可利用互见号。12.档案验收单、中间交工证书必须加盖公章。