8机关档案室建设

—1—机关档案室业务建设可以借鉴此文件的划线处内容鄂档规〔2011〕5号省档案局关于印发《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》的通知各市、州、县档案局（馆）：为适应新形势下国家综合档案馆工作发展的需要，全面提高全省国家综合档案馆管理水平，规范业务工作，更好地为党和国家各项事业发展服务，根据党和国家有关档案工作的法律法规和规范标准，结合湖北省实际，省档案局对1989年印发的《湖北省综合性档案馆业务建设规范》作了修订，形成了《湖北省国家综合档案馆业务建设规范》，现印发给你们，请认真贯彻执行。执行中的问题请报告我局档案馆室业务指导处。二○一一年七月二十一日—2—湖北省国家综合档案馆业务建设规范（1989年7月印发，2011年7月修订）为了加强全省国家综合档案馆（以下简称“档案馆”）业务建设，提高档案馆业务工作规范化、科学化、现代化管理水平，更好地为经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》和国家有关档案工作规范标准的规定，结合湖北省实际，制定本规范。一、档案馆的职责任务各级档案馆应按照“建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系”的要求，加强档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案信息利用中心、政府公开信息查阅中心和电子档案（文件）中心“档案馆五位一体”功能建设，进一步丰富馆藏资源，方便人民群众利用，积极为经济社会发展服务。各级档案馆的任务是：（一）认真贯彻落实党和国家关于档案馆工作的方针、政策和法律、法规，贯彻执行上级档案行政管理部门制定的业务规范和技术标准。（二）根据国家法律法规的规定，结合本馆实际，制定并组织实施各项管理制度。—3—（三）按照“统一领导、分级管理”的原则，接收和征集本辖区内属于收集范围的档案、资料和政府公开信息，对档案移交进馆工作进行检查指导。（四）运用科学手段保管档案，确保馆藏档案实体和信息安全。（五）开展馆藏档案数字化和电子文件的收集与备份工作。整合档案资源，逐步建立存储数字化、传输网络化、服务信息化的数字档案馆。（六）依法做好档案保密、鉴定、开放和利用服务工作。按照法律法规规定的程序和方法，向社会公布本级权限范围内的档案，开展政府公开信息查阅服务。积极开发档案信息资源，开展档案编研出版和陈列展览工作，发挥爱国主义教育基地作用。（七）办理上级领导机关交办的其它工作。二、主要制度档案馆应制定岗位责任制、档案收集范围、档案接收办法、档案征集办法、库房管理、安全保密、档案统计、鉴定销毁、档案开放和利用、档案安全管理应急预案等制度。三、馆库及设施设备建设（一）馆库建设档案馆建设应符合《档案馆建设标准》（建标103）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）的要求，坚持健全功能、利于管理、方便利用的原则，力求节俭、实用、美观。1、档案馆选址应在交通方便、城市公共设施比较完备、周—4—边建筑安全无污染、有利于档案安全保管、方便公众利用档案的地域。2、档案馆设计应符合国家标准的规定和发挥五项功能的要求。档案库房区、对外服务区、业务技术区和办公区实行“四区分开”，合理布局。3、档案馆建筑各项技术指标应达到国家规定的要求。4、档案特藏库建设应贯彻展藏结合、以藏为主的原则，为重要和珍贵档案提供更好的保管条件。（二）设施设备1、档案馆应配备符合国家消防安全标准的消防设施设备。库房和计算机房应配置感温感烟消防报警系统,不宜采用水消防。2、档案馆应安装红外线自动报警和视频监视录像等安全监视系统。库房、档案技术处理和阅档区等场所应进行24小时录像监视，录像信息至少保存1个月。库房和计算机房应安装门禁系统。3、档案馆应配置密集架或铁皮柜、防磁柜、目录柜等标准档案装具，计算机、内部局域网络及专用软件、刻录机、扫描仪、复印机、照相机、录音设备、音像档案播放器材等基本设施设备。库房应配置温湿度自动记录仪、空调机、除湿机等温湿度调控设施。电器设备应安放在距档案柜架2米以外处。四、档案的接收与征集（一）接收档案1、接收范围。档案馆应根据分级管理的原则，接收本辖区—5—内相关机构和组织形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的档案资料。包括：中华人民共和国成立前，中国共产党本级机关及其派出机构形成的档案资料；本地区旧政权机关、团体、社会组织及企事业单位形成的档案。中华人民共和国成立后，本级机关、团体、社会组织及其他单位形成的档案资料；撤销机构、破产国有企业的档案；上级重要领导来本地开展工作形成的档案资料；本级重大活动、突发事件形成的档案资料。县（市、区）级档案馆同时接收乡镇、街道办事处机关形成的档案资料。其他机构、组织和个人形成的对国家和社会具有保存价值的档案，档案馆认为必要的，可以协商接收进馆。2、进馆时限。省和市、州级档案馆接收立档单位形成之日起满20年的永久、长期或30年保管期限的档案；县（市、区）级档案馆接收立档单位形成之日起满10年的永久、长期或30年保管期限的档案。国家另有规定的从其规定。属于进馆范围的立档单位不具备安全保管条件的，档案可以提前接收。个别单位利用和变更频繁的专业档案，经省以上档案行政管理部门同意可以延期移交。3、进馆质量要求。传统立卷方法整理的文书档案应符合《文书档案案卷格式》（GB/T9705）的规定；立卷改革后以件为单位整理的文书档案应符合《归档文件整理规则》（DA/T22）、《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档规〔2011〕7号）的规定。科技档案应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T—6—11822）的规定。会计档案应符合《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》（DA/T39）的规定。各种专业档案应符合国家档案局及国家专业主管机关制定的相关规定。照片档案应符合《照片档案管理规范》（GB/T11821）和《湖北省照片档案规范管理指导意见》(鄂档规〔2011〕2号)的规定。电子档案应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894）的规定。印章等实物档案应符合国家相关规范标准的规定。档案馆在接收档案的同时应接收与移交档案相对应的组织沿革、全宗介绍、档案业务工作制度等全宗卷材料和相关检索工具及编研资料。4、接收手续。移交方按规定完成档案整理、编目，对电子档案进行真实性、完整性、有效性审核，对涉密档案进行解密鉴定，向档案馆提出移交档案申请。档案馆组织对拟移交档案进行质量检查，对电子档案进行技术检测。档案运抵档案馆，交接双方根据移交目录清点核对档案资料，在《档案交接文据》（格式见附件1）上签名盖章。（二）征集档案档案馆应积极开展档案征集工作。重大征集活动应按专题组织，编制工作计划，严格审批程序，增强征集档案的针对性和系统性。1、征集范围。反映本地区各个历史时期发生的重大活动、重大事件、重大自然灾害所形成的档案资料；反映本地区各个历—7—史时期经济社会发展特色的档案资料；反映本地区科学、技术、文化、宗教、民俗特点的档案资料；本地籍贯或在本地工作过的社会知名人士的档案资料；其他反映本地区历史发展状况、对国家和社会具有长久保存价值的档案资料。2、征集方式。征集档案可按下列方式进行：（1）接受捐赠：档案馆应当鼓励和接受集体或个人捐赠对国家和社会具有保存价值的档案，并向档案捐赠者颁发捐赠证书。向档案馆捐赠档案的组织或个人可对档案资料中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见，并对其捐赠的档案资料享有优先利用权。（2）收购或征购：对于散存在社会或民间的对国家和社会具有保存价值的档案资料，档案馆认为必要，可以通过购买的方式征集进馆；对于国家和社会具有保存价值或应当保密的属于集体或个人所有的档案，因保管条件不善，可能造成损毁的，档案馆可以采取征购的方式征集进馆，也可以接受寄存的方式代为保管。收购或征购档案资料，应组织专家进行档案真伪和价值鉴定。征集经费的支出应严格审批程序。（3）资料交换：档案馆可以按照《档案法》等法律法规的规定，与相关单位交换档案资料的复制件或重复件。（4）国外境外征集：档案馆应通过各种渠道，了解国外境外与本地相关的档案资料，通过购买、交换、复制等方式征集档—8—案资料的原件或复制件。五、档案资料的整理（一）档案整理档案进馆前由形成单位按相关规定进行整理。馆藏零散文件材料由档案馆按相关规定进行整理。馆藏档案的系统化整理工作要求如下：1、全宗的设立。具有独立法人资格的立档单位设立全宗，内设机构不设全宗。（1）中华人民共和国成立前档案全宗的划分。来源明确、档案数量较多的，按档案来源原则设立全宗；档案数量较少或难以按来源原则划分全宗的，可按历史时期或机构属性设立汇集全宗，如设立革命历史档案、明清档案、民国档案等汇集全宗。（2）中华人民共和国成立后档案全宗的划分。新成立的机关、一个机关分为两个以上机关、几个机关合并为一个机关，均应分别建立新的全宗。合并后又恢复的机构，其主要职能没有改变的，沿续原全宗。机关改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化的，沿用原全宗。一个机关几块牌子应设立联合全宗。无人员编制的委员会（如编委），其档案归入其办事机构（如编委办公室）全宗。具有独立法人资格的二级单位可单独设立全宗。乡、镇、场、街道办事处（含机构改革前的区、公社等）按行政区划设立汇集全宗。（3）特殊档案的全宗划分。单独收集进馆的重点工程、重—9—大活动、突发事件、著名人物档案可按项目或人名设立全宗。不宜按来源原则划分主体全宗的声像、电子、实物（如印章）等特殊载体档案，可按档案载体设立客体全宗。（4）按专题征集进馆的档案，可按专题设立全宗；零散征集进馆的档案，暂不划分全宗，统一登记，整理存放。全宗名称用机构全称或规范化的简称。联合全宗一般应并列列出单位名称。乡镇（街办）汇集全宗名称直接用其行政区划名称（如宜都市陆城街道办事处）。机构更名后的全宗名称用当前的机构名称，变更前名称在全宗介绍和整理说明中说明。按客体设立的特殊载体档案全宗用载体名称，如印章档案。2、档案排列与编号。馆藏档案按立档单位属性划分全宗群，在全宗群内一般按惯例或档案进馆顺序排列，编制全宗号。全宗内的档案，按目录或分类顺序排列，根据整理方法，以卷或件为保管单位编制档号。不同保管期限（如永久、30年、10年）的档案，宜单独排列编号。3、馆藏档案组织排架。档案库房应统一编号。档案柜架应垂直摆放于有窗的墙面，并与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），便于通风降湿。柜内档案自上而下、从左到右排列。档案与资料应分库存放。革命历史档案、旧政权档案、中华人民共和国成立后档案宜分别存放。档案应按全宗群结合全宗编号顺序排架。同一全宗的档案应集中排列，有后续接收任务的全—10—宗应预留柜架空间。集中保管的非纸质档案可按门类、载体分别存放。图书、报刊、汇编资料分别排列。档案柜架应设置标签，标明档案门类及类别、起止年度、保管期限等（格式见附件2）。（二）资料整理馆藏资料不划分全宗，实行统一分类编号。图书按《中国图书馆图书分类法》（简本）分类和排列，编制分类目录。报刊等连续出版物按出版物名称和刊号顺序排列，编制报纸、刊物名称目录。文号文件汇编按发文机关的级别、机构名称、时间顺序排列，编制分类目录和文号索引。专题文件汇编和档案史料编研资料，按《中国档案分类法》分类，按类目结合出版时间顺序排列，编制分类目录。成套或连续出版发行的图书报刊出版物、同书名的多套资料，应集中排列在一起。资料不宜编制大流水号。六、档案的保管（一）库房技术管理档案库房技术管理应坚持“预防为主，防治结合”的原则，严格执行档案库房技术管理标准和规范。档案库房的温度应控制在14～24℃，日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45%～60%，日变化幅度不超过±5%。库房内外温湿度测记宜使用自动周记仪。新接收进馆的档案须经消毒、除尘后方能入库。档案馆应定—11—期开展虫霉和破损情况检查，发现虫霉和破损现象应及时处理。（二）档案安全管理档案馆应采用先进的技术手段、严密的制度措施，加强档案管理，确保档案安全。进库严禁携带火种，库内严禁存放易燃易爆物品。重要档案库房、柜架应实行双人双锁管理。人员出入库房应登