8特殊载体档案管理制度

库木塔格热电厂档案制度新疆万向化肥能源有限公司热电厂筹建处特殊载体档案管理制度(XWRD-GC-08)2011-10-编写2011-10-实施第一条主要依据（一）《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002（二）《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-95（三）《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1-1999第二条管理职责与要求（一）管理职责1.档案部门是光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案归口管理部门。2.负责本单位归档光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用；负责监督、检查、指导本企业相关业务部门特殊载体档案的形成、积累和移交等工作。3.相关业务部门兼职档案员，应负责本部门光盘、录像、录音等特殊载体档案的形成、积累和管理，并在档案员的指导下按特殊载体档案管理规范，完成特殊载体档案的整理与移交。（二）管理要求1.档案部门应按GB/T18894—2002标准，对各业务部门移交的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，在信息人员的协助下，进行检测与验收，确保载体记录的信息与纸质档案内容的一致性，以及移交的特殊载体档案安全、有效。2.信息部门应对本企业应用的各种管理软件系统定期做数据备份光盘，把经过鉴定符合归档条件的电子文件，按档案管理要求的格式将其存储（刻录）到符合保管期限条件的光盘上，按GB/T18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。3.光盘、磁盘、录像、录音等载体的形成部门应按DA/T15-95和GB/T18894—2002标准规定填写电子文件登记表和编制归档说明，向档案部门移交。第三条归档要求（一）归档范围记录本单位主要职能活动和重要工作成果的光盘、录像、录音等特殊载体档案均属归档范围。1.领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的录像、录音文件。2.本企业在重大事件、重大事故、重大自然灾害等事件中形成的录像资料。3.为工程创优、企业评级等工作编辑的工程概况、企业概况介绍等的录像。4.生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘。5.建设项目形成的竣工档案移交的电子文件光盘（含竣工图电子光盘）等。6.厂家提供的设备或系统安装调试光盘、磁盘。7.本企业所应用的各种管理软件系统的数据备份光盘。8.其他工作形成的应归档的光盘、录像、录音等。（二）归档时间1.原始的录像、录音文件材料及经过编辑整理过的录像、录音，应在工作结束后由责任部门（单位）及时移交归档。2.建设项目形成的光盘档案，归档时间应与纸质档案移交时间相同。3.生产管理系统形成的运行记录、设备情况光盘应按生产档案归档时间相同。4.厂家提供的设备或系统等的光盘、磁盘，应在设备或系统安装调试完毕后，由责任部门按纸质档案移交时间一起移交归档。5.本企业应用的各管理软件系统应由信息部门定期做数据备份光盘，及时向档案部门进行移交。（三）归档份数1.磁性载体档案一般归档二份，一份提供利用，一份保存。2.光盘档案一般归档二份，一份存档提供利用，一份异地保存。（四）移交手续特殊载体档案归档时，应由形成部门按DA/T15-95和GB/T18894—2002标准要求填写相关表格，编制文件移交目录及归档说明，经档案人员检测、核查、验收后，双方办理移交签字手续，各留存一份以备查考。（四）质量要求1.归档的档案载体应清洁，无病毒、无划痕，归档信息填写清楚（版本、设备环境、记录格式等）。2.归档的电子文件以及数据备份应优先采用：只读光盘、一次写光盘、磁带、硬磁盘等，严禁用软磁盘作为信息长期保存的载体。3.归档的特殊载体档案必须是可读文件，长期保存的应把电子文件与相应的机读目录储存在同一载体上。第五条整理与归档（一）收集档案部门应按归档范围要求，收集各业务部门（单位）形成的光盘、磁盘、录像、录音等特殊载体档案，按DA/T15-95和GB/T18894—2002标准要求指导业务部门编制归档说明及移交清册，在规定时间内接收。（二）核查，档案部门在接收特殊载体档案后，应对移交特殊载体档案的真实性、完整性、有效性进行检查，并应在特殊载体上用记号笔标明内容、刻录时间、责任者，并填写相应表格。1.对照移交目录核对移交的数量。2.检查机读目录是否与电子文件内容相一致，是否可读。3.归档说明及按规定填写的电子文件登记表的信息，填写是否正确。4.检查提交的载体是否有病毒、有划痕等有损坏情况，及使用的光盘、磁带、硬磁盘等是否符合归档要求。（三）整理1.特殊载体档案包括光盘、磁盘、录像、录音等载体。按类别代码分别用：光盘——GP、录像——LX、录音——LY、磁盘——CP来标识。2.归档的光盘、磁盘应按“张”整理，装“盒”；录像、录音应按“盘”整理，装“盒”。3.特殊载体档案的保管期限应根据实际情况设定，一般为长期保管。（四）编目特殊载体档案编目采用案卷级和文件级两级编制目录。1.卷内目录设置有：档号、盘（张）序号、题名、责任者、电子文件个数、起始时间、互见号、归档说明、设备环境、记录格式等项目。——档号，采用年度——类别——流水号，按年度、类别、排流水号。——题名，盘（张）内主要电子文件的名称，参照科技档案题名要求拟写。——责任者特殊载体形成的部门或单位名称（全称或规范简称）。——电子文件个数，光盘存储的电子文件数量，——起始时间，盘（张）内电子文件形成的最早时间至最终时间；录像、录音内存储内容时间的长短。——互见号，与特殊载体档案内容相同的其他载体归档文件的档号。——归档说明，特殊载体的归档说明应概括揭示盘（张）内的全部信息。可参照照片说明编写，综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，并对题名未能反映的信息作出补充。——设备环境，——记录格式，DVD/VCD/2.案卷级目录设置有：档号、题名、立卷者、起始时间、互见号。第六条保存与管理（一）保存存储在脱机载体上的电子档案保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：——归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。——单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。——存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。——环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。（二）管理1.存储电子档案的磁性载体每隔（满）2年、光盘每隔（满）4年应进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施。2.对磁性载体上的电子档案，应每4年转存一次。原载体同时保留，时间不少于4年。3.超过保管期限的电子档案的鉴定和销毁，按照纸质档案的有关规定执行。对确认销毁的电子档案应有销毁文件目录存档。第七条入库排架特殊载体档案整理完毕入库，库房排架可采用按年度——载体类型方式排架。附录1特殊载体档案移交目录序号载体类型题名日期备注