9应收账款管理规定

—1—应收账款管理规定共8页第1页1．目的为加快公司资金回收，减少呆坏账损失，有效控制企业应收账款规模，防范财务风险，提高应收账款周转效率，提高资金使用效率和效益，特制定本规定。2.适用范围本规定根据财政部财企[2002]513号《关于建立健全企业应收款项管理制度的通知》、《内部控制基本规范》、《中国冶金科工股份有限公司应收款项管理办法》以及上级公司《应收账款管理规定》（QG/MBTCW088-2010）等文件，结合公司实际情况制定，适用于上海一钢机电有限公司各结算部门及下属企业。3．定义应收账款是指企业因销售商品、产品、提供劳务等，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。应收票据、其他应收款以及有确凿证据表明其不符合预付账款性质，或者因供货单位破产、撤销等原因已无望再收到所购货物的预付账款应及时按企业会计制度规定，将原计入预付账款的金额转入其他应收款，视同于应收账款进行管理。4．管理原则4.1准确核算。各结算部门应根据合同和实际业务量按月确认工作量，财务部门根据结算部门提供的结算单、合同和相关资料，及时开具发票，准确确认应收账款。4.2报表管理。财务部门应根据结算部门提供的相关结算资料，每月编制应收账款情况表，按债务单位详细反映应收账款经济事项、年初余额、本年累计应收、本年累计已收、期末余额、账龄分析等信息，并及时反馈给催收责任部门，对拖欠的应收账款提请责任部门采取相应措施及时回收。4.3责任制度。根据应收账款产生的原因，按照项目承揽、结算、催收一体化的原则，明确应收账款催收责任部门，并将应收账款的回收与责任部门、责任人的考核挂钩。4.4个人赔付制度。从08年8月1日起，凡发生应收款项坏账损失的，各部门应认真分析形成坏账的原因和责任，根据分析结果，由各级责任人和公司负责人承担坏账损失的赔偿责任。4.4.1相关责任人的确定—2—4.4.1.1对于由合同条款原因形成无追索权而导致坏账损失的,合同签定部门签定人、合同签定部门负责人、相关会签部门负责人（涉及到相关部门的）为坏账损失的责任人而承担赔付责任。4.4.1.2对于因合同执行过程中收款不及时而导致坏账损失的，负责该合同项目的收款人、部门负责人为坏账损失的责任人而承担赔付责任。4.4.1.3对于因清理客户、履行告知义务不及时或未及时发对账确认函丧失诉讼时效而导致坏账损失的，财务部门经办人、财务部门负责人、负责合同收款人及该部门负责人为坏账损失的责任人而承担赔付责任。4.4.1.4对于因结算、追索不及时或告知后无措施或措施不力而导致坏账损失的，结算人、追索人及部门负责人为坏账损失的责任人而承担赔付责任。4.4.1.5对于除上述原因以外的由于其他原因而导致坏账损失的，其相关责任人参照上述条款予以确定。4.4.1.6上述坏账损失如涉及多人、多部门的，要按形成坏账损失的责任大小承担相应的赔付责任，具体赔付比例将依据责任大小而予以确定。4.4.1.7上述导致坏账损失的原因均指主观原因，对于因不可预见或不可抗力而导致坏账损失的，相关责任人不承担赔付责任，但应提供与此相关的证明资料。4.4.1.8公司负责人具体是指公司总经理以及分管副经理。4.4.2赔付金额4.4.2.1损失金额在1万元以下的（含1万），按实际损失由直接责任人和部门负责人共同承担，其中直接责任人承担损失金额的60%，部门负责人承担损失金额的40%。4.4.2.2损失金额在1-10万元以下的，直接责任人赔付的金额不少于1万，部门负责人赔付的金额不少于0.5万，公司负责人赔付的金额不少于0.5万。4.4.2.3损失金额在10万元以上50万元以下的（含50万），直接责任人赔付的金额不少于2万，部门负责人赔付的金额不少于1万，公司负责人赔付的金额不少于1万。4.4.2.4损失金额在50万元以上100万元以下的（含100万），直接责任人赔付的金额不少于3万，部门负责人赔付的金额不少于2万，公司负责人赔付的金额不少于2万。4.4.2.5损失金额在100万元以上的，直接责任人赔付的金额不少于5万，部门负责人赔付的金额不少于3万，公司负责人赔付的金额不少于3万。4.4.3个人赔付金额一律以现金形式交公司财务部门入帐。—3—4.5清查制度。财务部门应定期组织专人清查各项应收账款，并在责任部门的配合下与债务人核对清楚，做到债权明确，账实相符，账账相符，编制半年度和年度财务会计报告前必须按要求对应收账款取得对账确认函。4.6严格坏账核销制度。财务部门在清查核实的基础上，按财政部财企[2002]513号《关于建立健全企业应收款项管理制度的通知》的规定，对确实不能收回的应收账款，认真分析原因，按财企[2003]233号文规定的程序，提出核销请示，并附相关资料报公司经理办公会同意后上报上级单位审批。根据上级单位的批复，由财务部门进行坏账损失账务处理和向主管税务机关申报税前扣除坏账损失。4.6.1坏账损失视不同情况按照以下方法确认：4.6.1.1债务人被依法宣告破产、撤销的，应当取得破产宣告和破产清偿文件、注销工商登记和吊销执照的证明或者政府部门责令关闭的文件等有关资料，在扣除以债务人清算财产清偿的部分后，对仍不能收回的应收款项，作为坏账损失。4.6.1.2债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项，作为坏账损失。4.6.1.3涉诉的应收款项，已生效的人民法院判决书、裁定书判定、裁定其败诉的，或者虽然胜诉但因无法执行被裁定终（中）止执行的，作为坏账损失。4.6.1.4逾期三年的应收款项，具有企业依法催收磋商记录，债务人资不抵债、连续三年亏损或连续三年停止经营，并且能够确认3年内没有任何业务往来的，在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额，作为坏账损失。4.6.1.5逾期三年的应收款项，债务人在境外及我国香港、澳门、台湾地区的，经依法催收仍未收回，且在三年内没有任何业务往来的，在取得境外中介机构出具的终（中）止收款意见书，或者取得我国驻外使（领）馆商务机构出具的债务人逃亡、破产证明后，作为坏账损失。4.6.2清查出来的坏账损失应当按照以下程序处理：4.6.2.1责任部门经过取证，提出报告，阐明坏账损失的原因和事实。4.6.2.2责任部门在上述基础之上要分析内部责任，落实赔付责任人，提出处理意见。4.6.2.3涉及违纪行为的,由监察室经过追查责任，提出处理意见。4.6.2.4涉及诉讼的损失，应当委托律师出具法律意见书。4.6.2.5坏账损失在本公司经理办公会审批的基础上还需报上级公司审批。—4—4.6.3处理的坏账损失属于逾期三年应收款项的，应当实行账销案存，继续保留追索权，由责任部门继续追索。具体要求见《账销案存资产管理工作规定》。5．催收责任体系5.1公司分管领导，负责对公司应收账款催收工作的组织、指挥和协调工作。5.2财务部门是应收账款催收工作的归口管理部门，负责组织召开应收账款催收工作专题会议，分析应收账款拖欠原因，跟踪催收进度，对催收信息、催收要求上传下达。承担及时告知相关责任人有关应收账款清欠信息的责任.5.3各部门负责人，是应收账款催收的直接责任人，对由生产经营而产生的应收账款负回收负责，应及时组织结算人员，详细分析应收账款形成的原因，采取相应的对策和措施，做好应收账款的催收工作。对于因主观原因导致应收账款坏账损失的要承担赔付责任.5.4结算部门，应及时收集结算资料，根据合同规定按时提交结算，并将甲方确认后的相关资料及时送交财务部门。5.5财务部门，根据甲方确认后的相关资料，开具发票，准确核算应收账款，按时与甲方核对，按月编制应收账款情况表，报送分管领导、催收责任部门。5.6综合办公室根据财务部门移交的证据材料，经公司领导同意并经授权后，采取发催款函、协议、诉讼等方式催收应收账款。5.7各部门必须支持、配合责任人做好应收账款催收工作，要从项目投标（或签订合同）开始就搜集、归档、保存各类原始资料与证据材料，用于支持项目结算和运用法律程序催收应收账款。5.8坏账责任。从08年8月1日起，凡发生坏账，对各级责任人和公司负责人实行个人赔付制度（见4.4条款）。属于违纪违规造成的损失，公司还将视情节轻重和数额大小对负有直接责任的主管领导和其他直接责任人员给予党纪、政纪或经济处罚，涉嫌犯罪的移交司法机关依法追究其法律责任。6．规模控制6.1参照上级公司下达的应收账款指标，根据实际情况，在年度财务预算中明确应收款项控制总目标，并分解落实到责任部门。6.2应收账款过程控制6.2.1合同签约前控制—5—6.2.1.1在项目跟踪阶段，经营人员必须对项目信息来源、建设背景、业主资信、项目资金来源、资格预审文件等进行充分调查和评估，并着重考虑应收账款回收的潜在风险，对项目回款风险进行初步评定，排除收款风险过高的项目。6.2.1.2在投标阶段，经营人员必须认真研究招标文件，充分了解公司技术、质量、工期、资金等保障能力，做好商务标。灵活掌握应收账款支付问题，谨慎承诺。既要最大限度争取中标，又要为合同谈判留有余地。6.2.1.3在合同谈判签约前，严格执行合同评审程序，参与谈判人员应认真推敲合同条款，坚持账款回收安全性优先原则，排除可能影响回收的潜在因素，为及时、足额收款，降低坏账风险奠定基础。6.2.2施工生产过程控制6.2.2.1预收款。按照合同约定的条款及时、足额收取项目预收款。6.2.2.2结算款。项目部门应及时组织相关人员根据合同约定的时间办理竣工验收、提交交工资料、结算资料报送甲方，并督促甲方在合同约定的时间内审定。应按照合同约定及时、足额收取项目结算款。6.2.3项目工程结算后控制6.2.3.1余款确认。项目工程结算后，经营部门应负责组织经营结算人员与甲方核对应收账款情况，核实应收账款余额，并取得书面确认资料。6.2.3.2质保金。项目负责人应做好对甲方的回访工作和项目工程保修工作，并按合同约定及时、足额回收项目工程质保金。7．应收账款清欠管理7.1清欠根据谁承揽、谁结算、谁催收的原则落实清欠责任部门，采取切实可行的措施，强化清欠工作。7.2清欠方式7.2.1对清欠款，各部门必须设法取得甲方的确认资料和还款承诺书。对债务人不进行书面确认或不出具还款承诺书的,债权人单位必须以特快专递形式每半年向债务人发一次催款函并保留发函收据备案.7.2.2根据债务人的经济状况签订还款协议，可采取一次或分次还款，也可收取银行承兑汇票。—6—7.2.3对经营状况和资金状况差、回款困难的债务人可采取债务重组方式进行清欠。7.2.4对债务人资金确实紧张，在可预见相当长的时间内无法缓解的情况下，且预计与该债务人无进一步合作的可能，由财务部门和经营部门将相关资料提交综合办公室室，由综合办公室通过法律诉讼方式进行催收。7.2.5对破产企业，采取给什么要什么的方式力争减少坏账损失，并将债务人破产证明资料和债权仍未清偿相关资料送交财务部门，便于办理坏账核算和税前扣除工作。8．应收账款催收责任人变更管理应收账款催收责任人因故变更，前任责任人必须办理交接手续将催收资料移交给后任责任人，并与甲方联系办理收款人员变更相关手续。遗失原始资料、延误办理应收账款催收资料、怠于搜集和整理相关资料的责任人，公司追究其相应责任。9．记录：应收账款对账确认函QG/ZD4.9-2011本文件归口管理：财务核算部实施日期：2011年10月28日本文件编制：罗永琴审核：金应华批准：冷联海—7—QG/ZD4.9-2011应收账款对账确认函致：根据国家有关会计法规规定，本公司应与贵公司核对往来账项，下列事项出自本公司账簿，请贵公司予以核对，并将贵公司的挂账科目、挂账金额填在对应项目，如本公司记录与贵公司记录不符，请在“对账不一致的情况说明”一栏详为指正。请贵公司签字盖章后将回函寄至或传真至电话：传真:联系人：地址：邮编：本公司挂账科目截止日期本公司金额贵公司挂账科目贵公司挂账金额对账不一致的情况说明贵公司签字（盖章）：本公司名称（盖章）日期：日期：