Access入门教程

2.1窗口接口通过上一课的学习，你是否感觉Access的窗口和接口还有点搞不清楚，对于初学者来说这的确是个问题，那么这一课就讲讲Access窗口接口的组成和各个部分的使用吧。通常Access的窗口接口可以分成五个大的部分（如图一）：“标题栏”、“菜单栏”、“工具栏”、“状态区”和“数据库窗口”。其中“标题栏”在屏幕的最上方，“菜单栏”在“标题栏”的下面，“菜单栏”的下面是“工具栏”，“状态区”在屏幕的最下方，而夹在“工具栏”和“状态区”之间的空间则是用来显示数据库窗口的。现在我知道了各个部分都叫什么了，但它们各有什么用呢？（图一）首先我们看“标题栏”。顾名思义，“标题栏”就是用来显示软件标题名称的地方，Access的标题栏中自然写的就是“MicrosoftAccess”了（如下左图）。在标题栏靠右的位置上有窗口控制按钮，利用这些按钮我们可以很方便地对整个窗口进行放大(恢复)、缩小和关闭操作。当我们单击窗口上的“最小化”按钮后，整个Access窗口就缩到Windows的任务条上去了，这时再单击Windows任务条上“MicrosoftAccess”按钮，则Access窗口又恢复成原来的样子了。我们再看别的几个部分。在“菜单栏”上有“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工具”、“窗口”、“帮助”和这七个菜单项。用鼠标单击任意一个菜单项，就可以打开相应的菜单，在每个菜单上都有一些数据库操作命令，通过单击这些菜单中的命令，我们就能够实现Access提供给我们的某个功能。比如我们要打开一个文件，只要将鼠标移动到“文件”菜单上，然后单击鼠标左键，这时会弹出一个菜单。在这个菜单上，我们会看到有一项是“打开”命令，这时将鼠标移动到这个命令上，单击鼠标左键就可以了。所以通过单击菜单中的命令，就可以执行Access中的各种操作。但是仅仅使用菜单也有不方便的地方。要是你需要经常用到Access的某个功能，而每次使用这个功能都必须打开好几层的菜单的话，你一定会觉得很麻烦，希望能有个办法让你方便一些。为了满足大家的这个要求，就出现了工具栏（如图一所示）。工具栏中有很多工具按钮，每个按钮都对应着不同功能，要说明的是，这些功能都可以通过执行菜单中的相应命令来实现。那么你是否会问：既然用菜单命令都可以实现，那为什么工具栏中还要出现同样功能的按钮呢？这是因为使用工具按钮比菜单命令方便许多。（菜单操作和工具按钮操作对比图）你看，比如说象刚才所说的打开一个文件的操作，在用菜单进行操作时要单击两次鼠标左键，中间还要移动一次鼠标，而使用工具栏上的“打开”按钮时，只需要将鼠标移动到这个按钮上，然后单击鼠标左键就可以打开文件了。哪一种方法更方便是显而易见的。一般我们常用的一些菜单命令都有工具栏按钮可以直接实现相应的功能。熟悉工具栏上的按钮，可以让我们在使用Access进行工作时的效率大大提高。除了菜单栏和工具栏，Access的窗口接口中还有“状态区”和“数据库窗口”，状态区可以显示正在进行的操作信息，这可以帮助我们了解所进行操作的状态，而“数据库窗口”则是Access中非常重要的部分，它帮助我们方便、快捷地对数据库进行各种操作。而它本身又包括“窗口菜单”、“数据库组件选项卡”、“创建方法和已有对象列表”三个部分，这三个部分怎么用，我们待会儿详细讲。下一节我们就分别来看看Access的菜单栏、工具栏和数据库窗口的详细使用方法。2.3这一节我们要重点讲讲Access的菜单栏的使用方法。刚才举的那个“打开”文件的例子你看懂了吧？我们再举一个执行菜单命令的例子。如果现在想执行“复制”命令，先将鼠标移动至菜单栏的“编辑”菜单上，“编辑”这两个字就会凸出来，单击鼠标左键，就打开了“编辑”菜单，移动鼠标游标到菜单中的“复制”选项上，这个菜单命令的颜色就会变蓝（如下左图），表示选中了，这时单击鼠标左键，Access就会执行“复制”这个命令了。你可能已经注意到了，有时菜单里的某些选项是灰色的（如上右图），而且把鼠标游标移到这种灰色的选项上以后，单击左键没有任何反应，这是怎么回事啊？有时感到挺奇怪的。这是因为有些特殊的菜单命令必须满足一定的条件才能执行，当条件不满足时，Access就用灰色来显示这些命令，并且不让我们执行它。我们以前说过，一般常用的菜单命令都在工具栏上有相应的功能按钮，那刚才说的“复制”命令也有对应的工具栏按钮。你看，工具栏中左起第六个按钮，上面画了一个两页文件图标的按钮就是“复制”按钮。不过工具栏上这么多按钮，你是不是要把每个按钮的功能都记住呢？回答是否定的：不用去记。如果你想知道某个按钮是什么功能，比如说这个“复制”按钮，只要把鼠标箭头移到按钮上，停留大约两秒钟，就会出现按钮的功能提示。这样我们就知道按钮的功能了。而且你在使用一段时间之后，自然就会记住每个按钮的功能，那时执行操作就更简单了，只要将鼠标箭头移动到按钮上，单击鼠标左键就可以了。在工具栏上，很多按钮的右边都有一个“向下箭头”符号，让我们来单击一个这样的符号。我们单击了工具栏上“新对象：自动窗体”按钮右边的“向下箭头”。按钮的下面会出现一个菜单，这个菜单中有几个与“新对象：自动窗体”类似的命令，我们可以选择其中的一个来执行它（如自动窗体）命令。说到这里，你可能要问：如果我要执行某个命令，每次都必须先单击“向下箭头”，然后再在弹出的菜单中去找那个命令，那岂不是和使用菜单一样麻烦了吗？不是的，当你使用过菜单中的某个命令后，原来在工具栏上的那个按钮就被你刚刚使用过的那个命令替换了。这样下次使用这个命令的时候，只要直接点按钮就可以了。看，聪明的Access早已为你想到了。菜单、工具栏的使用都讲过了，下面该讲数据库窗口的使用了。数据库窗口的使用也很简单。数据库窗口中也有一些功能按钮，它们的使用方法和刚才所讲的工具栏上的按钮一样，要执行一个操作只要单击相应的按钮就可以了。窗口左侧包含两个方面的内容，上面是“对象”，下面是“组”。“对象”下分类列出了Access数据库中的所有对象，比如说用鼠标点一下这里的“表”，窗口右边就会列出本数据库中已经创建的所有表。而“组”则提供了另一种管理对象的方法：我们可以把那些关系比较紧密的对象分为同一组，不同类别的对象也可以归到同一组中。比如说我们上次做的通讯簿数据库，其中的通讯簿表和通讯簿窗体就可以归为一组。在数据库中的对象很多的时候，用分组的方法可以更方便地管理各种对象。那具体怎样管理对象呢？比如说我们想建立一个新的表，就需要将鼠标移动到“对象”下面的“表”这个选项上，单击左键，“表”这个选项就会凹下去，这时再将鼠标移动到“新建”按钮上，单击鼠标左键就可以新建一个表了。下面我们说一下删除组中的对象时，是不是将这个对象从数据库中删去了？不是的，其实组中的对象只是真实对象的快捷方式。将组中对象删除，只是将对象在组中建立的这个快捷方式删除了，这并不影响这个对象及其里面的内容的完整。它仍然存在于数据库中。在本课里，我们主要讲解了Access窗口接口分成“标题栏”、“菜单栏”、“工具栏”、“状态区”和“数据库窗口”这五个部分，并且介绍了这几个部分的用途和基本使用方法。现在你是不是已经想一显身手，自己来建立一个数据库呢？下一课，我们将学习如何在数据库向导的帮助下建立自己的数据库。在使用中我们会发现，有一些经常使用的菜单命令，在工具栏上却没有相应的功能按钮。所以，为了工作上的方便，需要在工具栏中添加或删改按钮。如何操作呢？首先我们打开“视图”菜单，并将鼠标移动到菜单中“工具栏”这一项。这时在“工具栏”右边会弹出一个子菜单，将鼠标移动到子菜单中的“自定义”项。单击鼠标左键，屏幕上就会出现一个“自定义”对话框。比如说我们想添加一个按钮能够实现“帮助”菜单中的“这是什么”功能，只要选择“命令”选项卡，并在左边“类别”窗口中选择“窗口与帮助”项，这时右边的“命令”窗口中就出现了“窗口”菜单与“帮助”菜单中的命令，找到“这是什么”项，按下鼠标左键，拖动鼠标。把它拖动到工具栏中。这样工具栏中就增加了一个功能按钮。此时，工具栏处于编辑状态。如果我们想把某个按钮从工具栏中删掉，只需要在按钮上按下鼠标左键，将它从工具栏中拖走就可以了。完成这些工作后，单击“自定义”对话框中的“关闭”按钮，工具栏就退出了编辑状态。1.新建、删除或重命名组要想新建一个组，只要将鼠标移动到Access数据库窗口的左边，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“新组”这个选项。这时就会弹出一个对话框，要求输入新组的名称，输入完毕后，单击“确定”按钮就新建了一个组。如果要删除一个已经存在的组，就将鼠标移动到要删除的组上，单击鼠标右键，从菜单上选择“删除组”，这个组就被删除了。如果要修改一个组的名称，就将鼠标移动到组名上，右键单击这个组名，在弹出的菜单中选择“重命名组”，这时就会弹出一个“重命名组”的对话框，在这个对话框的名字栏中输入新组的名字，然后单击“确定”按钮就可以了。2.在组中添加、删除对象建立组是为了更方便的管理数据库中的各种对象。向建立好的空组中添加物件，首先要选中对象所属的类别，然后在已有对象的列表中，选中要添加的对象，将它拖动到组中就可以了。例如，将表1添加到组1中，首先单击“对象”下的“表”，然后将鼠标移动到右边对象列表中的表1上，按下鼠标左键，将表1拖到组1中，然后松开左键。现在单击组1，就会发现组1的对象列表中已经有表1了。要想删除组中的一个对象，只要选中这个对象，然后按键盘上的“DELETE”键，就会弹出一个对话框询问是否要删除这个对象，单击“是”按钮以后就会发现组中的这个对象已经被删除了。1.数据库窗口的差异曾经用过的Access97人，初次使用Access2000时都会感到很不习惯。这是因为Access的使用接口与Access97有很大的不同，菜单栏和工具栏的变化还不算大，数据库窗口的外貌却发生了很大的变化。在Access97中，数据库窗口中只有“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“宏”和“模块”这六个部分，并且是横向排列的，而Access2000在数据库窗口中增加了“页”和“收藏夹”，并且将这些内容分成了“对象”和“组”两个部分。除此之外，在Access2000中用数据库窗口上的“打开”“设计”“新建”三个按钮代替了原来分布在各个对象窗口上的“打开”目标“设计”“新建”按钮，这使整个窗口变得更加简洁。2.菜单的差异Access2000与Access97的菜单最大的差异就是：原来在Access97中的菜单不管什么时候都会全部显示出来，而Access2000中的菜单一般情况下都不会显示全部的选项，我们常常看见在菜单的最下面还有一个向下符号，单击这个符号才可以看到这个菜单上的全部选项。这样做是因为对很多用户来说，没有显示出来的那些命令并不常用，甚至根本用不到。为了使接口更加简洁，就只在菜单中显示常用的选项。如果一个命令一开始在菜单中没有被显示出来，而用户又经常使用它，那么在使用几次以后，打开菜单时，这个命令就自动显示出来了。这就是说，Access可以记住我们经常使用哪些菜单命令，把它们显示在菜单中，不经常使用的那些命令，就被隐藏起来了。这一课我们要建立一个客户订单管理数据库，这个数据库将用Access提供的数据库向导来建立。当我们在风景区游览的时候，经常会看到一队人跟着一个拿小旗的人转来转去,这个拿小旗的人就是导游。有了导游的引导和讲解，那些初次来的游客就不会迷路，还能了解到与眼前的风景有关的很多传说和故事。所以对于游客们来说，一个好的导游是很重要的。其实“数据库向导”就是Access为了方便的建立数据库而设计的向导类型的程序，它可以大大提高工作效率。通过这个向导，我们只要回答几个问题就可以轻松的获得一个数据库。在使用数据库向导建立数据库之前，必须选择需要建立的数据库类型。因为不同类型的数据库有不同的数据库向导，要是选错了向导，那我们的工作可就白费了。单击屏幕上方工具栏中最左边的那个“新建”按钮，它上面画了一页纸，鼠标放在上面的时候会出现“新建”的文字提示。弹出“新建”对话框如下图，在“常用”和“数据库”两个