ERP环境下中小企业财务风险的防范

ERP环境下中小企业财务风险的防范针对如何加强对会计电算化工作的领导、如何正确选择机型和语言、如何规范会计核算程序、如何推广系统分析设计方法、如何正确处理电算化与会计制度的关系等系列问题,进行了深入分析,提出了尽早改用借贷记账法、统一编制会计科目代码、加强内部控制和内部稽核等意见和建议。1994年5月财政部发布《关于大力发展我国会计电算化事业的意见》,对我国会计电算化事业的发展目标和管理要求等进行了明确规划并提出了具体措施。会计电算化开始与企业管理融合,ERP系统应用逐步普及,在一定程度上改变了企业信息孤岛和重复开发的局面,会计电算化开始向会计信息化发展和转型全面实现了财务报告系统、内部控制系统与信息系统的固化整合,通过近30年的实践,全面推进会计信息化的条件已基本成熟。我国会计信息化的发展,提升了会计工作水平,为有关单位节约了大量人力、物力,大大解放了生产力,使会计人员从繁重的记账、算账、报账工作中解脱出来,更多地参与管理工作。全面推进会计信息化工作,需要相关产业,尤其是会计信息化软件(也涉及到硬件)产业的相应发展作为基础。上世纪80年代开始,在会计电算化到信息化过程中一批民族软件企业得到了发展壮大,如金蝶、用友等。全面推进我国会计信息化,要继续发挥软件商的作用,一是要促进软件商加强自主创新和技术攻坚,加大研发投入,积极参与配合国家会计信息化标准的研制与推广;二是要鼓励软件商适应企事业单位开展会计信息化的要求,提供符合《会计法》和国家统一的会计准则制度、会计信息化标准和企事业单位实际情况的软件产品;三是要支持软件商提供符合内部控制规范体系和企业内部控制制度的软件产品;四是要促使软件商建立相应的服务质量体系,为全面推进会计信息化提供技术平台支撑;五是要推进软件商以强烈的社会责任感和市场化、规模化等方式,为培养会计信息化人才作出贡献。会计信息化的发展过程具有长期性、阶段性和动态性,需要合理确定战略实施的进程安排,既要加快发展,全面推进,又要科学决策,稳步实施。首先,要建立全面推进会计信息化工作的思路,在总体设计的基础上有序推进,可以先易后难、循序渐进;要避免各自为政、重复建设、资源浪费。息的输入输出、形成和处理等日益多样化,被篡改的可能性明显增大,其真实性面临新的挑战。其次,会计信息传递无纸化,电子凭证、电子账簿存在被修改而不留痕迹的可能。第三,信息的处理和存储集中于网络系统,使得传统会计系统中某些职权分工、相互牵制的内部控制措施失效。改进适应信息化环境的内部控制技术、改造相关的业务流程,是确保会计信息真实性的重要措施。信息化环境下的内部控制技术包括硬件及软件操作规程、系统监察检验规程,利用系统提供的功能或人工控制记录等措施,对各用户操作系统的所有活动予以记录,并由系统主管定期监察和检验,及时追踪非法用户和越权用户等;可以采用的控制方法包括,由原来单一的会计部门转变为会计部门和计算机管理部门共同控制,由单纯的手工控制转化为组织控制、手工控制和程序控制相结合的全面内部控制,并在开机口令、网络用户名/口令、应用系统名/口令三个层次上,实行用户级、数据库级和网络系统级的多级结合权限控制机制。现代企业应积极寻求规避风险的方法，以有效规避并应对ERP系统环境下企业财务管理中出现的风险。一、ERP环境下企业财务管理中的常见风险1．管理理念风险虽然ERP管理信息系统荩于先进的管理理念，但它的引进和运用必须结合我国国情和企业具体特点，从现阶段我国企业让处于构建现代企业制度过渡时期的客观现实，完全依赖于ERP系统，并对企业管理基础、信息化程度不管不顾的做法是不科学、不可取的，特别是当前我国企业管理水平、管理方法仍与国际上成熟的管理模型差距较大，单纯依靠ERP软件提倡的新思想或新概念难以真正改变企业经营管理落后局面。再加上ERP管理系统提及的信息源不仅来自企业内部，还来源于企业上下游的外部信息，则ERP系统实施过程中，企业领导者管理思想的错位将带来两大风险，一则领导层往ERP项目中放弃应有的领导权，致使其深陷被动的从属地位，二则经营管理者仪仪把ERP项目定位为一般性计算机项目。前者会造成企业难以充分发挥领导、组织、调度、指挥作用，后者则会给企业产生误导，使得企业无法站在宏观、竞争、战略的高度，把握ERP项目实践中的机遇，出现的问题也较难及时解决。2．软件选型风险购买国产软件抑或选择国外进口软件，对任何一家选购ERP系统软件的企业来讲，这都是一个麻烦的问题。从现在市面上ERP软件种类看，即使系统棚同，其内容、针对的问题都会因实际情况而不同。特别是国内软件企业研发的既心系统，由于其在功能性、专业性方面尚不完善，企业组织管理很难完全对此种软件系统产生信任和认同，即使ERP系统任企业计算管理功能上做得较为出色，其在组织管理功能上也极易显得不足，比如一些国产ERP软件系统的财务管理、财务会计功能未能融为—体，且独立的功能和国外软件差距甚大。此外，模块安装顺序问题也是ERP系统选型时常见的难题，其丰要在于ERP系统包含了销售管理、库存管理、采购管理、生产管理、财务管理、设备管理、人力资源管理等多个子系统，在软件使用过程中，无论哪个子系统出现问题，企业都无法正常地、良性地向前发展，如果子系统之间不能按照合理的顺序工作，则企业业务流程更易陷入混乱状态，企业正常工作也随之难以保证。3．内部控制风险ERP系统软件以流程式管理思想为基础，其在技术上强调软件功能集成性及数据一致性，这意味着ERP系统既能促进企业不断提升管理效率，同时也会增加企业运营管理的不确定性。针对传统ERP系统中客户端／服务器的结构，现代企业极易由于此种分布式技术架构的存在，而遭遇更多有意或无意的系统攻击风险，则／服务器结构系统应支持异地登录和访问权限。如此一来，ERP系统又改变了企业内部员工的职权，在这一角色转变和适应中，员T对新的系统所具备的特点需要一段时间的消化和理解，但ERP系统只对数据捕捉进行一次性完成，而不会长期等待，导致企业相关管理部门在信息质量控制难度上增加，管理人员所获取信息也会出现偏颇，企业内部控制无法保障效果，企业业务决策自然难以实现科学化。4．技术人员风险现代企业以人为本，包括企业外部软件供应商及内部系统操作人员在内的系统实施技术人员，都是现代企业在运用ERP系统中所必须同时给与充分重视的人员。如果不能深入了解ERP系统功能、系统操作人员不具备相应的实施经验、供应商不熟悉企业业务流程，而单纯依赖企业内部技术人员，或者完全依靠系统供应商，这都会对企业经营管理带来极大的负面影响。但当前多数财务管理人员对企业内部网络系统的数据与信息都持被动使用状态，系统设计、建立及维护过程也都主要倚重计算机人员，这使得财务监控系统在其功能扩展及维护中，缺乏相关计算机专业人员的有效介入，现有财务管理人员很难熟练操作网络财务系统，进而不会把ERP当做支持企业财务决策、财务控制、战略管理的系统。与之相对的是，企业内部信息技术人员往往只依照既定的需求，对ERP系统进行设计、建立和维护，对不断变化的动态及财务管理则投入较少的关注和服务，有些信息化程度相对较高的企业也只是由计算机人员具体实施系统开发、扩展、维护工作。总体来讲，财务管理人员不参与ERP系统的扩展与维护，ERP系统将注定难以发挥财务控制与支持管理决策的功能，企业也将随之遭遇技术人员风险。二、ERP环境下企业风险控制的主要措施1．革新企业管理在运用ERP系统过程中，管理者往往对其基本思想、根本含义无法深入理解，且不考虑本行业、企业以及我国国情，而盲目照搬其他企业模式，这是ERP项目实施不成功的主要原因。现代企业使用ERP系统，须首先触及企业生产经营一线，在切实调查研究基础上，实事求是、更新观念，将ERP系统作为企业内部一把手工程开展业务活动，比如成立ERP系统工程建设项目领导小组，由企业主要管理者任组长，具体业务由专门的组员负责。同时还要利用最新的信息技术成果，合理规划、筹划、整合企业内部人、财、物等方面信息，比如网络技术决策、经营业绩审核、网上支付风险评估、风险管理及安全控制程序决策等，合理控制实施中的风险，加强风险管理，进一步完善风险控制措施。2．重视ERP系统软件选型市面上ERP系统种类繁多，不同的软硬件供应商，科研研所、软件开发单位等在技术上依托于不同单位，如何选取良好的依托单位，并与之构建长期战略合作关系，这是现代企业在获取ERP系统软件外部条件时应着重考虑的问题。实施ERP系统之前，企业必须认真调查研究，对合作方专业技术实力、产品性能价值比、合作意向、技术支持服务能力等方面，进行最详尽的了解，以选取最适合的合作单位。3．变革再造业务流程企业业务流程应随着ERP系统实施需求的转变而发生变化，并且还要和ERP系统具体的实施工作保持紧密联系，对于当前国际上ERP标准应用软件所凝聚的先进化管理思想和最优经验，企业可参考一套行之有效的推进企业流程再造的方法。其具体表现在：据企业所处竞争环境及其原有流程特点，对流程重组的必要性和可靠性加以分析，同时选定必须变革的关键业务及需要重组的关键流程，适时进行流程重组；做好ERP系统实施前的宣传准备工作，合理化编制重组计划和目标；对现有运作系统业务流程了解前提下，发现其优缺点，改进缺点，分析研究流程间信息和数据交流情况；设计新的业务流程，选定能支持新流程的平台；流程重组，评估新流程成效及ERP系统应用效果等。4．培养复合型人才对会计人员提出更高要求，比如一定的计算机操作能力，促进财会人员往日后工作中能够适应收集和整理会计与财务资料的工作，具备财务管理流程化的管理能力，掌握会计核算原理和ERP系统整合知识。在实施ERP系统中，应营造学习型企业氛围，白企业管理者到普通员工，都应在日常岗位工作中坚持学习和后续培训，重点要培训ERP理论、ERP系统软件使用、计算机网络技术等内容，使会计人员能从传统繁杂的记账、算账、报账中得以解放，并提高其在经济管理。企业决策方面的重要性，重视会计人员在分析价值、提供咨询方面的作用。5．构建内控制度ERP系统实施优点在于将企业业务数据统一化，实现企业数据共享和在线管理，这决定了该系统运行操作中应强化数据输入、处理和输出三个环节的控制管理。输入正确、可靠的数据，确保ERP数据准确，这需要保证输入的数据有对应的授权，经相关部门及人员审查后方可通过；数据处理和数据存储要相互隔离，数据备份、数据恢复功能使用合理化；任何一项数据的输出都要先通过核对，确保数据经处理后没发生丢失、重复现象；人工和机器同时审核输出的数据，输出的磁性介质资料及打印资料须经主管人员审批，且由专人保管，并对日期、名称、份数、送达部门等信息进行登记，使ERP环境下的各种数据信息和资料都得到很好的掌握，以最优的措施，建立健全内部控制制度。三、结语作为一个面向供应链管理的管理信息系统集成，ERP系统在规划管理企业多种资源方面扮演着信息系统及操作平台的双重角色，其立足于财务管理，借助于计算机和网络通信的最新技术，将企业物流、信息流、资金流成功集合为—体，促进企业人财物和产供销等资源的合理调配与平衡，使企业内部达到数据来源唯一、实时共享、多路径查询的状态，为现代企业业务流程优化，以及企业决策，计划、控制、经营等环节带来各种系统化服务和全面性变化。ERP系统的实施，在提高企业核心竞争力、提升企业管理水平及经济效益的同时，也使现代企业面临着更多不确定性，从国内引入ERP系统以来的经验分析，ERP环境下企业遇到了内外两个方面的风险，外部风险如软件公司作为企业合作方存在不确定性导致的风险，内部风险如企业管理模式、管理水平、人员态度、信息化基础等因素造成的风险等。因此，身处ERP环境下的现代企业应该立足于自身特点，结合我国国情，借鉴国际上先进的管理理念和方法，投入更多的人力、物力、财力在企业ERP系统建设中，着重企业风险的应对、控制和规避，提高现代企业财务管理水平和社会及经济效益。