37180_工程技术资料及档案管理制度

1工程技术资料及档案管理制度1范围本制度规定了**发电有限公司所有部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。本制度适用于**发电有限公司一期工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。2规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。建设项目(工程)档案验收办法（国档发[1992]8号）火力发电厂工程竣工图文件编制规定（电力部电建[1996]666号）火电企业档案分类表（6-9大类）（2002）火电机组达标投产考核办法（试行）（国电集工[2004]125号）DA/T22-2000归档文件整理规则GB/T11322－2000科学技术档案案卷构成的一般要求DA／T28—2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范3公司技术档案管理层次3.1公司工程技术档案管理层次示意图见图1。公司领导综合部主任工程部主任公司档案室工程部资料室各部门兼职档案员2职责3.2综合部3.2.1公司档案室的直接管理部门，负责建立规范的公司档案室，设立专职工程技术档案管理人员。3.2.2负责根据国家和行业的档案法规，制定公司工程技术档案管理制度，报公司批准后，印发各部门执行。3.2.3及时向公司档案室移交本部门构成档案元素的工程项目资料。3.3公司档案室3.3.1负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作，负责图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。3.3.2负责归档数据库的数据备份。3.3.3负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。3.3.4负责档案设施、设备的维护管理，负责库存工程技术档案的安全及保密工作。3.3.5负责达标投产的资料整理工作。3.4工程部3.4.1建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术档案管理人员。3.4.2督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守公司工程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。3.4.3协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。3.4.4审定经过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。3.5工程部资料室3.5.1负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。3.5.2负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。3.5.3负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。3.5.4负责进口设备有关外文资料的翻译。3.5.5参加设备开箱验收，收取设备开箱资料。3.5.6及时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案。3.5.7协助公司档案室做好达标投产要求的资料整理工作。3.6计划部3.6.1负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料，包括工程项目的融资、贷款合同、协议，工程项目开工报告和批复文件；工程开工前的审计文件；工程项目的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录；设备招标投标文件；工程项目的施工（含安装）合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等，工程监理合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程项目招标投标文件；本部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等。33.6.2负责4.5.1所述资料的收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。3.6.3负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。3.6.4负责经手保密档案和资料的保密工作。3.6.5负责与设备供货方在技术资料方面的联系。3.6.6负责在新到设备领出开箱时通知工程部收取开箱资料。3.7生产准备部3.7.1负责提交考核期的运行材料，包括本企业的技术标准，系统图等必备图纸，操作票、工作票、运行日志等运行台帐，培训教材，考核期的生产记录，考核期的事故分析、处理记录及结论等。3.7.2负责4.6.1所述资料收集、积累以及移交公司工程技术档案室之前的保存及管理。3.7.3负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。3.7.4负责经手保密档案和资料的保密工作。4管理内容与方法4.1工程技术资料归档范围4.1.1建设项目工程技术资料归档范围，见国家电力公司电源建设部《火电机组达标投产考核标准（2001年版）及其条文解释》考核项目五“工程档案”第3部分“归档范围”的规定。4.1.2公司凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的，无论是由部门或者个人保管，均应按本制度要求进行整理，由档案工作人员验收后归档。4.1.3对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有电子文档资料的，应同时收集齐全。4.1.4所有归档的工程文件应为原件。4.2工程技术资料管理4.2.1接收：技术档案室在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。4.2.2登记：充分利用基建MIS中的资料管理软件，分类登记，登记后对照《电力工业企业档案分类规则火电企业档案分类表（2002）》（6-9大类）中的分类，确保软件自动生成的档案编号与分类表一致。4.2.3填写卷盒封面、脊背。4.2.4排架。资料按类别分类排架：依照从上到下，从左到右的原则，卷盒（袋）正面向左。4.2.5资料的分发及借阅：4.2.5.1资料分发要填写“文件和资料发放登记表”，借阅要填写“资料借阅登记表”，签字备查。4.2.5.2公司工程技术档案资料原则上仅供公司内部人员使用，外单位调阅档案要经公司领导批准，见有效证件才可接待。4.2.5.3资料外借一般不超过1个月，最长不超过3月。超过规定时间应办理续借手续。档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借阅，必须经过综合4部主任签字批准。4.2.5.4借阅资料要及时归还。4.2.5.5对借出归还的资料要认真核对清点。4.2.5.6收到归还的资料要及时放回原处，并在借阅登记表上注销。4.2.5.7档案室对借出资料每月汇总一次，对到期未还的资料发出催还通知。4.3工程技术档案管理4.3.1收集4.3.1.1凡**发电有限公司2×600MW建设工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间，办理完毕并能反应与生产、建设、科研、技术等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其它载体）均需进行收集。而事务性、临时性、重复性且无查考利用价值则不需进行收集。4.3.1.2具体归档范围见国家电力公司电源建设部《火电机组达标投产考核标准（2001年版）及其条文解释》考核项目五“工程档案”第3部分“归档范围”的规定，并参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA／T28—2002）执行。4.3.1.3档案管理人员应坚持“五参加”（参加科研成果和科研项目鉴定；参加设备招、评标，参加设备开箱；参加工程项目验收；参加重要的生产事故分析会），了解工程进度及有关资料情况，以保证各类档案资料及时、齐全、准确的归档。4.3.2分类、组卷4.3.2.1分类、组卷要遵循档案文件的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，做到分类科学。组卷合理，层次分明，检索便利。4.3.2.2本公司工程技术档案分类按《火电企业档案分类表（6－9）大类》（2002）分类方法进行分类，分类号由四位阿拉伯数构成四级类目，各级类目均用0-9标识。4.3.2.3在做好分类的基础上，按各大类下的属类进行组卷、装盒。4.3.3编号4.3.3.1对已组成的案卷编写档案号。4.3.3.2档案号由目录号（代号）、分类号、案卷顺序号构成，表示方法如下：机组号案卷顺序号(从001开始)四级类号三级类号二级类号一级类号工期号}分类号(与“分类表”同)XXXX-XXXX-XXX目录号（代号）51）6大类代号用年代标识。2）7大类的代号采用7001标识，首位数代表类别号，后三位数代表课题顺序号。3）8-9大类（从基本建设工程立项前准备到工程竣工投产为止的文件材料），目录号的前两位数代表工期号，后两位数代表机组号（公用部分目录号的后两位用“00”标识）。4）举例：“**发电有限公司#1机组汽轮机安装质量验评记录”档案号为：“0101-8055-001”。4.3.4案卷的整理4.3.4.1卷内文件排列1）管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。2）设备资料要求文字材料在前，图样在后。3）施工记录要求单位工程在前，分部在后。4.3.4.2装订1）文字材料以件为单位装订，装订前要取下金属装订物，采取三孔线装形式装订，装订线在左边。不同尺寸的文字材料要折叠或裁切成统一尺寸。不得大于A4幅面（外文已装订资料除外）。且要求装订边及底边对齐。2）图纸一律不装订，但案卷内大于A4幅面的图纸要全部折叠成A4幅面，折叠方式采用反折式手风琴折叠法（反面在外），图标栏在图纸纵向右下角。4.3.5案卷的编目，用微机、档案管理软件进行编目。4.3.5.1编写案卷页号。1）案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。2）页号用自动号码机编写，单面书写的文件材料在右下角编写页号。双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。3）案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外），卷内备考表不编页号。4.3.5.2案卷封面的编制1）案卷采用内封面，内封面与档案一并装入卷盒内，放在卷首。2）拟写案卷题名，要求简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括项目名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称等。3）编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。4）编制日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。5）保管期限，填写其划定的保管期限，按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》执行。6）密级依据保密规定填写。7）填写档案号。4.3.5.3案卷脊背的编制。1）案卷脊背用150白色书写纸或g120g牛皮纸（与卷盒同色），书写（或打印脊背）。2）案卷脊背内容包括档案号和案卷题名。64.3.5.4卷内目录的编制1）顺序号：用阿拉伯数字从1起依次标注，装订文件以件为单位编顺序号，散装文件（图纸）以页为单位编序号。2）文件材料名称即文件标题全称。3）文件编号：填写文件的文号或图样的图号。4）责任者，填写科技文件直接编制部门或主要责任者。5）日期、填写编制科技文件材料的年、月、日。6）页次：填写每份文件材料首页上标注的页号。卷内最后一份文件要标注起止页号。7）卷内目录排在案卷内封面之后，科技文件材料首页之前。4.3.5.5卷内备考表的编制。1）卷内备考表要标明卷内科技文件材料的件数、页数以及立卷人、立卷日期。2）卷内备考表排列在科技文件尾页之后。4.3.6档案的排架与保管4.3.6.1档案柜（架）依次从上到下，从左到右的原则进行编号，档案排架也依据从上到下，从左到右的方法。4.3.6.2本室档案采用分类排架法，不同类别的档案分别排架，同一类别的档案按分类号及案卷顺序号依次排列。4.3.6.3档案保管应做到“四不”即：不使档案分散；不使档案互相混乱；不使档案丢失与泄密；不使档案遭到损坏。4.3.7档案的统计4.3.7.1档案的统计工作包括：收进、移出、整理、鉴定、保管和利用情况的统计。4.3.7.2根据档案变动情况，不定期对库存档案进案卷数量统计。4.3.7.3每年进行一次档案利用率和档案利用效果统计。4.3.8档案的鉴定4.3.8.1对已过保管期限的档案进行统计、编目。4.3.8.2将编制的被鉴定档案目录及被鉴定档案交档案鉴定小组鉴定。4.3.8.3对已鉴定需销毁的档案另造“销毁清册”，经分管领导批准后进行销毁。销毁档案时，必须注意保密并由档案室和有关业务部门派人共同监督。4.3.9档案的检索4.3.9.1利用计算机检索