3级秘书章节复习重点-文书拟写与处理

1文书拟写与处理文书的分类：公务文书、事务文书、商务文书。公务文书：法定机关与组织．．．．．．．在公务活动．．．．中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。本书需掌握的公务文书包括：通告、通报、决定、请批、批答函．．．．．．．．．．．．．．．。事务文书：指机关、单位、团体和个人．．．．．．．．．．．为处理日常事务．．．．所使用的文书。事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、．．．总结、述职报告、讲话稿．．．．．．．．．．．等。商务文书：指机关、单位、团体．．．．．．．．为处理商务业务．．．．所使用的文书。商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、合同、可行性研究报告、调查报告、招标书、投标书．．．．．．．．．．．．等。第一节文书拟写公务文书文种概念类型结构备注通告是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文，是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文制约性通告告知性通告标题＋正文＋落款＋成文日期通告与公告的区别：范围不同，公告大于通告；宣布事项不同，公告重于通告；制发者不同，公告由国家行政机关或权力机关发布通报是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文表彰通报批评通报传达通报标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期通报与通告的区别：通报属奖励与告诫性公文，通告无此意；同属告晓性公文，通报重在传精神，通告重在发事宜；通报一般不具指令性，通告具有。决定是一种指令性下行文。是对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文指挥性决定知照性决定标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期1、不可只用“文种（决定）”做标题2、慎用“决定”请批、批答函是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的（平行）公文请批函批答函标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期1、准确选择文种。请示和批复用于相隶属机关，请示是下对上级机关行文，批复是上对下级机关行文。2、把握用语分寸事务文书计划是各级机关，企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书按内容分按范围分按时间分按性质和作用分分文章式表格式两种。文章式计划的结构：标题＋正文＋尾部1、以政策先行，为指导思想2、从本部门实际出发3、语言简洁明了总结是各机、企、社、个通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验教综合性总结专题性总结（其它分类略）标题＋正文＋尾部1、正确的指导思想2、坚持实事求是3、总结出规律性的东西4、分清主次突出重点5、语言2训，得出规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书简明、准确述职报告机、企、团的各级领导干部及管理工作人员，向上级管理机关陈述自己在任职期间履行的岗位职责情况的书面报告特点：个人性，真实性，通俗性标题＋称谓＋正文＋落款＋成文日期实事求是，突出特点，语言简洁讲话稿是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿按场合分按身份分按目的分按内容分开头＋主体＋结尾1、口齿清晰，吐字准确，注意抑扬顿挫2、内容有针对性3、观点鲜明，主题明确4、语言要通俗，生动商务文书市场调查报告是对市场调查所获得的信息资料，进行整理得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告按调查范围、方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告；按目的、作用、内容分，有情况、事件、经验和问题调查报告标题＋前言＋正文＋尾部深入调查，充分占有材料实事求是招标书又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明分类略。特点：明确性、竞争性、具体性和规范性标题＋正文＋尾部做好调查研究，掌握市场信息，制定的测算，评估款项要科学合理；语言简洁，用词精确，文字、数据、图表均要求准确无误投标书也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本特点：针对性，求实性，合约性标题＋正文＋尾部明确招标要求，实事求是，不可弄虚作假，语言简洁，语气谦和第二节收发文处理一、文书的审核概念：对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。审核要求：发现问题逐一纠正；一般性问题直接修改；较大的改动，可附意见，退回拟稿人或承办部门共同协商。审核的工作程序：1、明确审核范围2、确定是否需要行文3、审核文书内容4、检查文字表达5、检查文件体式6、检查文书在处理程序上是否妥善完备二、文书的拟办概念：对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。文书拟办的要求：31、熟悉政策和规定2、熟悉职责范围和业务情况3、熟悉办文程序和规定4、拟办意见要符合规定和实际5、拟办意见力求准确、及时、简洁拟办的工作程序：1、明确拟办范围2、阅读文书内容3、提出拟办意见三、文书的承办概念：是按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情，具体处理文件的工作。意义：是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。承办要求：1、认真领会拟办、批办意见2、文书的承办要区分轻重缓急3、来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考。4、已承办和处理完毕的文书，及明清理和说明5、办理完毕和待办理文书分别保存承办工作程序：1、了解文书内容2、研究批办意见3、进行具体办理四、文书的催办概念：是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。催办的要求：1、催办过程中发现问题及时汇报2、要填写催办记录单催办的工作程序：1、确定催办范围2、确定催办的方法（电话、发函，登门，约请承办部门来人汇报）3、进行催办第三节文档管理一、档案利用概念：是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。分为提供档案利用和利用档案两个概念。档案利用的要求:依法开展，主动及时开展，不断完善服务方式和手段，掌握本单位近期的重点工作，重大活动。档案利用的工作程序：1、熟悉库藏2、分析利用的需求3、选择档案利用方式4、获取档案5、提供档案二、档案参考材料的编写概念：是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的可供人们参考的档案材料加工品。档案参考材料的编写要求：真实，准确，典型，实用，保密档案参考材料的编写工作程序：1、确定编写档案参考材料的种类（大事记，组织沿革，统计数字汇集，会议简介，科技成果简介，企业年鉴，企业史志）2、收集档案材料3、进行编写三、电子档案的管理概念：电子档案是在计算机中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。特点：非人工识读性，对电子技术和设备的依赖性，信息与载体的可分离性，信息的可共享性，多种信息载体的集成性。分类：按电子档案的存在形式，按电子档案的功能，按电子档案产生的环境，按电子档案的属性，按电子档案生成方式划分为不同的类型4管理要求：真实性，完整性，可读性工作程序：1、电子档案的收集积累2、电子档案的归档3、电子档案的保管4、电子档案的昨用文书基础第一节应用文书的概念与制发程序一、应用文书的含义与分类应用文书：是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。应用文书的分类：行政公文、事务文书、商务文书行政公文：指行政机关．．．．在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。通用公文：超出了行政机关范畴所使用的行政公文。2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13．．种通用公文：命令、决定．．、公告、通告、通知、通报．．．．．、议案、报告．．、请示．．、批复、意见．．、函、会议纪要．．．．。事务文书：指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。事务文书主要有：传真稿，备忘录，请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。述职报告、讲话稿等。商务文书：指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。商务文书主要有：意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。二、通用分文的制发程序制发程序：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发三、事务文书、商务文书的制发程序所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。第二节应用文书的格式一、通用公文的格式概念：通用公文的外观样式，即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。目前学习、运用公文格式的唯一标准：1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》（国家标准GB/T9704—1999）(一)通用公文用纸和印装规格(二)通用公文中各要素标识规则1、眉首：红色反线以上的各要素。包括：公文份数序号；秘密等级和保密期限；紧急程度；发文机关标识；发文字号；签发人；红色反线。2、主体：红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。包括：公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。3、版记：主题词以下的各要素。包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等。（三）通用公文的特定格式三种格式：信函式，命令式和会议纪要式二、事务文书、商务文书的格式特点：灵活性，多样性。表现形式：表格式、文章式、书信式、条款式等。第三节应用文书的要素5应用文书的四要素：材料（血肉）、主题（灵魂）、结构（骨骼）和语言（细胞）。一、材料：材料运用的4个环节：占有、鉴别、选择和使用。(一)选择材料的4项原则1、围绕主题选择材料2、选择典型材料3、选择真实准确的材料4、选择生动新颖的材料（二）材料的使用注意事项1、恰当安排材料的先后顺序2、确定材料的详略程度二、主题（一）确定主题的依据1、以写作日的为立意依据2、以材料本身的立意为立意依据（二）对主题的要求正确、深刻、新颖、集中（一文一事）三、结构（一）结构的内容1、标题。标题的基本模式：公文式（发文机关＋事由＋文种）；一般文章式2、开头。常用的开头方式：概述式；目的式；开门见山式；引述来文式3、层次。常用的层次方式：总分式；并列式；递进式；因果式；时序式；三段式4、段落。常用的段落方式：提行式；条款式；篇段合一式5、过渡。常用的过渡方式：过渡词；过渡句；过渡段。6、照应。常用的照应方式：首尾照应、文题照应；行文前后照应7、结尾。常用的结尾方式：强调式；期求式；希望式；说明式；秃尾（二）对结构的要求严谨、自然、完整、统一四、语言运用语言的标准：准确、简洁、平实应用文书常见专用语言：开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、经办用语、表态用语、结尾用语第四节应用文书的表达方式应用文书的主要表达方式：叙述、说明、议论一、叙述完整的叙述六要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述的人称：第一人称；第三人称叙述的方式：顺叙；倒叙二、议论议论的三要素：论点、论据、论证议论的类型：立论；反驳论证的方法：例证法；分析法；引证法；对比法；因果法三、说明常用的说明方法：定义和表述；分类和比较；数字和图表6考点：1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。3.公文的制发程序（交拟、议拟和撰拟相当于拟稿操作）。在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发4.秘书发挥助手作用，对来文写成初步文件，以供上级阅读的环节是：拟办5.为带发文件注册，要注意三方面：①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围。5.公文的三要素：眉首、主体和版记6.公文的格式中，秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等都位于文尾部分。题型：从中抽出几个，判断是在主体部分？在文尾部分？7.公文的排版正文要用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。8.公文眉首中的发送机关标志“由