2016新版程序文件

人员管理程序人员是实验室技术要求的最重要的要素，对于任何机构来说，人是根本，作为第三方检测实验室，其团队建设，特别是对实验室技术人员和管理人员的发现、选拔、使用和培养、交流，通过管理、协调以及创造相应的环境使其在检测活动中发挥最大的能动力，有着重大的意义。一个实验室水平的高低，很大程度上取决于人员的素质。由一支有技术过硬的检测人员和素质较高的管理人员组成的检测人员队伍，来有效控制实验室的“机（检测设备）”、“料（样品加上消耗品）”、“法（检测的方法）”、“环（环境条件）”、“溯（确保设备准确、可靠的测量溯源性）”等方面的技术要求，必然会使实验室能够保持质量体系的持续改进，在管理体系运行方面上新台阶，实现第三方检测实验室的发展。根据《实验室资质认定评审准则》4.2规定：具有与其从事检验检测活动相适应的检验检测技术人员和管理人员。因此在人员管理方面，要充分考虑技术岗位和管理岗位对于专业技术要求的不同需求，以及第三方检测实验室作为为社会提供公正数据的机构，对人员基本素质的特殊要求。人员配备要与本机构的发展战略、各部门的发展规划相结合，在人才的数量、类别配备上要适应本机构实际和发展，要以最佳比例、最低标准实现其效能最大化。1.实验室人员管理的策划实验室人员管理的策划活动包括跟踪和收集内外部要求、要求的研究和整理、管理要求的内部文件化三个阶段。首先，收集和跟踪内部外对于实验室人员管理的各项要求。这些内外部要求，大致可按以下类别进行管理：一是法规政策；二是实验室资质认定的要求；三是实验室能力认可的要求；四是授权机构对其授权实验室的要求；五是实验室自身发展的要求；六是实验室人员自身的发展要求。第二，要对这些要求进行整理和研究，并逐一识别它们分属于人员管理的哪些环节以及所涉及到的人员范围。第三，要将管理要求内部文件化，实验室的文件化管理管理一般包括四个层次：质量手册（纲领性文件）、程序文件（一般用于描述对各要素进行管理的程序）、作业指导书（一般用于特定作业下的指导文件）以及受控记录（一般包括体系用表格和技术用表格）。而利用在要求识别阶段所行程的文件，可以较好地做到不遗漏重要的环节，不忽略过程所涉及到的相关人员。2.实验室人员管理的实施实验室人员管理的主要过程和关键环节包括以下内容：2.1人员上岗授权人员上岗授权是实验室人员管理的一项重要工作，目的是确认相关人员是否具有胜任特定岗位的能力。人员的上岗授权过程一般可分为上岗申请、上岗审批、岗位聘任、岗位报备、授权申请、授权审批、授权公示七个环节。其中的关键环节包括上岗申请、岗位报备和授权审批。通过上岗申请，可让实验室人员对照岗位说明进行自查，了解这个岗位的职责，所需要的能力以及其他应当知情的信息。在这个环节，还可以要求申请人提交相关说明或书面承诺等，以满足相关的外部要求。实验室资质认定，明确了重要岗位变更时需要向相关方面报备。《实验室资质认定评审准则》4.5.33中b)规定：法定代表人、最高管理者、技术负责人、检验检测报告授权签字人发生变更需报资质认定部门办理变更手续。实验室人员管理者应当重视岗位聘任人员变化时对外的及时报备。而实验室人员管理最重要的环节就是对于人员能力的确认。能力确认可以通过以下三个方式：一是通过外部取证情况来确认；二是通过实验室自行设备的上岗考核来确认，通过理论知识考试和操作技能考核的人员，确认其具有相应的检测能力；三是通过对其学历、工作经历、培训经历验证，确认其具有相应的检测能力。2.2人员教育培训对人员的教育培训可选择在以下时机进行：一是新员工入职阶段。这个阶段可以着重对人员进行职业道德和法律法规以及实验室通用技术规范的培训。二是员工入职后，上岗前的在陪阶段。这个阶段应首先关注对人员能力的维持，包括对能力发生实质性变更后的培训以及相关授权要求的培训等，其次应当关注人员能力提升，包括对新申请能力、新申请授权等培训，对实验室管理体系的深化培训等。2.3人员的监督人员的监督，在工作过程中需要对检测人员和管理人员根据质量体系的要求，针对检测的方法、程序、目的和结果及检测活动过程包括样品的接收、抽取、处理等进行监督，有程序、措施保障实验室人员的工作能力，开展公正、准确、诚信的检测活动。2.4人员的交流人员的交流，由于国内的检测实验室相交于国外的同行业比较起步比较晚，检测范围较窄，专业知识面不宽。再加上一些第三方的检测试验室受体质、地域等的限制，检测人员的培养周期又相对较长，所以人员的结构会受到一定的影响。基础这种情况，我们对于人才的需求，应采取多渠道的交流，人员的引进采取柔性方式引进。如建立专家流动站，聘请各行业的权威人士作为客座老师，定期对该领域范围内的知识的更新、发展对实验室检测人员进行指导，对疑难问题、新问题进行探讨和研究，进而提高本实验室检测人员的检测能力水平和专业知识水平。加强实验室人员横向之间的交流。多参加能力验证、审核复查、同类实验室之间的比对等活动。因为只有考核才能检验出人员学习、培训的成果，只有比较才能发现自身的不足，知道问题才能进行原因分析，才能寻求解决问题的途径，才能达到改进的目的，技术水平才会不断的提升。2.5名册档案的管理名册档案是人员管理记录的重要组成部分。所谓名册，包含了实验室人员名册、实验室关键岗位聘任人员及其代理人员名册、授权签字人及其授权签字领域名册、监督人员及其授权监督领域名册、检测人员及其授权检测领域名册等等。所谓档案，则包括实验室人员的学历证明、检验工作经历证明、公正和保密承诺、培训经历证明、取得的人员资格证书、上岗授权审批记录、培训记录、考核记录等等。管好名册需要随时跟踪人员的变化，管好档案需要及时保存人员的变化。因为名册档案涉及到每一个人员，而每个人员的变化又不是同步的，所以，做好此项工作一方面可以借助人员管理软件，另一方面可以养成良好的随时跟踪和及时记录人员变化情况的日常工作习惯。3.实验室人员管理的检查管理者的策划是否得到了有效实施，是检查工作的必要性所在。检测实验室人员管理工作的绩效，可以通过实验室内审和管理评审等自查方式开展，也可以了利用各类外部检测结果（如每年的实验室资质认定和能力认可监督评审或复评审、授权检验机构的飞行检查等、实验室组织或参与的能力验证、技能比武等）。除此意外，可以有意识地到顾客投诉管理部门了解顾客的抱怨和投诉，同时，应当更多地听取员工的意见和建议。基层的实验室人员对于管理活动的策划是否科学、是否有利于工作效率的提高以及客户满意度的提升，有着相当大的发言权。如果不主动去了解，或者习惯于不听取他们的想法，就会影响整个体系搞笑和谐的运行。4.实验室人员管理的改进持续改进的理念是质量管理体系的精髓。质量管理体系对于如何试验持续改进做了相当完善的规定。对于实验室人员管理者，如果利用检测结果纠正错误，对不符合进行控制、采取纠正或预防措施，关键在于：对各种检查结果的收集和整理；正确分析产生问题的原因；采取合适的措施降低不利影响、杜绝扩大或再次发生。而实验室人员管理工作的改进也应该关注以下工作难点。一是获取信息的及时性和有效性。只有及时获知内外部要求以及实验室自身能力的变化，才可以及时地采取相应的人员管理措施。当前实验室人员管理部门所获信息的及时性和有效性总不那么尽如人意。二是管理要求与实验室现状存在较大的差距。这里的管理要求既包括外部的要求，也包括内部的要求。当要求发生变化或出现新的要求，且与实验室人员实际状况差距较大，一时难以满足时，应当采取主动沟通的办法，制定一个行动方案，明确整改完成的时间表，同时把实验室人员实际情况，难以立即纠正的原因，拟打算采取的纠正措施以及承诺整改完成的时间期限与相关部门或实验室领导进行沟通，但以上努力更需要相关部门和领导的支持和理解。支持性文件《人员培训管理程序》(LY-CX-04)。支持性质量记录1.《技术人员个人履历表》(LY-JL-022)；2.《质量活动/员工培训签到表》(LY-JL-023)；3.《年度人员培训计划表》(LY-JL-024)；4.《质量活动/员工培训表》(LY-JL-025)；5.《监督记录表（人员及操作）》(LY-JL-054)；6.《员工技术培训申请表》(LY-JL-076)；7.《员工技术培训考核登记表》(LY-JL-077)。保护客户机密信息和所有权程序1.目的保护客户机密信息(含样品、资料、数据、检测结果等)和所有权（含专利）不受侵犯，使客户的正当利益不受侵害，维护公司的诚实性和公正性。2.范围2.1本程序文件包括以下领域涉及的机密：2.2.1客户提供的物品及其技术资料；2.2.2客户的专利权；2.2.3客户送检物品检测结果的所有权；2.2.4对参加能力验证和比对公司检测结果的保密。3.职责3.1总经理:3.1.1落实保护客户机密信息和所有权的各项措施实施所需的资源和责任人，对员工进行保密和保护所有权的教育。3.2质量负责人:3.2.1对各项保密和保护所有权措施的实施进行监督检查；3.2.2对监督检查中发现的问题及时向总经理报告；3.2.3批准借阅保密资料；3.3资料管理员:3.3.1按照本程序的要求做好技术文件和资料的保密管理；3.4样品管理员:3.4.1认真做好与客户的物品交接，记录客户对物品及资料的保密要求；3.4.2做好物品和资料在公司内的传递交接记录，并对在检过程中物品及资料的保密进行监督检查；3.4.3对违反保密和侵权的行为进行制止，直至向总经理进行汇报。3.5检测和/或校准人员:3.5.1对检测和/或校准过程、原始记录、证书和报告内容做好保密工作。3.6质量负责人应当维护本程序的有效性。4.工作程序4.1物品和技术资料的交接4.1.1样品管理员在接受客户委托的检测任务时,应向客户了解被测物品及其技术资料的保密要求，按其要求安全存放。4.1.2样品管理员在与客户完成物品和技术资料的登记和交接后，双方应在交接文件上签名确认，对有保密要求的，应在该文件上加注“保密”标记。4.1.3对需要保密的物品和资料，样品管理员应采取隔离保管措施,直至客户取回全部样品和技术资料。样品管理员承担在此期间的保密责任，防止在交接中出现丢失和泄密。4.1.4对需要在公司内进行传递检测的物品及资料，样品管理员和检测和/或校准人员应做好交接记录，检测和/或校准人员应按保密要求和公司的规定做好物品及其技术资料在检测过程中的管理，承担在此期间的保密责任。4.1.5当客户对自己的信息和所有权的保护和安全存在疑虑时，技术或质量负责人应与客户签立保密协议。4.2保护客户的专利权和所有权4.2.1本公司承诺保护客户的专利权和所有权。对客户送检的物品、技术资料在未经客户允许的情况下不得进行剖析、测绘、照相，不允许与检验无关人员参观，不得将物品资料进行复印和带离工作区域。4.2.2分包检测时，本公司应对分包方提出保密责任要求，并对其实施监督。4.2.3本公司出具的检测报告的所有权属客户。未经客户的同意不得引用、公开和复制检测结果。4.2.4本公司出具的检测报告的著作权属本公司。当需要查阅、调用、复制保密文件时，应向技术或质量负责人提出申请并经其批准后方可实施。4.2.5当使用企业标准(规范)进行检测时，应得到所用标准（规范）拥有人、代理人、客户、受让人的签字许可。4.3发送检验结果的保密要求4.3.1向客户发送检测结果时，应采用挂号邮寄。对有保密要求的应采用保密挂号邮寄。4.3.2如客户要求用传真或电子信箱传送检测报告时，经办人员应详细询问并记录对方的电话、传真、联系人、检测项目和其它检测信息，以证实发送报告的安全和可靠。4.3.3本公司用以检测和处理检测结果的计算机不能与互联网络相连，避免通过网络向外界传播。4.4客户进入公司的规定4.4.1当客户要求进入公司进行参观、核查或调试自己的受检设备时，需经技术或质量负责人审批，并安排专人陪同，限定活动范围。4.4.2参观或核查中应注意隐蔽其他客户提交的检测物品和资料。4.4.3任何客户被批准进入公司后未经许可均不得照相和复印资料。4.4.4未经允许或陪同禁止客户独自停留在公司的检测区域。4.5对能力验证或比对结果的保密4.5.