2016公司档案管理相关流程

1档案归档（含收集、整理、保管）流程1、目的：严格规范公司档案归档管理，确保档案移交手续齐全完备，档案及时归档。2、适用范围：公司档案归档的管理。3、职责：3.1各部门负责收集工作当中生成的各类档案，整理后按规定时间向总经理办公室移交。3.2总经理办公室负责档案接收、分类、编目、编号、装盒、上架。4、内容：5、相关流程（部门）：各部门。6、相关记录：移交目录。开始结束1、各部门收集在工作当中产生的各类档案。2、按照文件形成的自然规律进行分类整理、立卷，编制移交目录。3、各部门按照《档案管理办法》要求的归档时间将整理好的档案（含纸质版、电子版、移交目录电子版）向总经理办公室进行移交，打印移交目录一式两份。4、总经理办公室对移交的档案进行审核，通过后交接双方在移交目录上签字，各归一份留档。5、总经理办公室对接收后的档案进行分类、编目、编号、装盒、上架。总经理办公室签字、接收总经理办公室分类、编目、编号、上架移交目录各部门各部门整理档案、编制移交目录接收通过NY收集工作中产生的档案各部门移交档案2档案借阅流程1、目的：严格规范公司档案利用的管理，及时提供档案利用。2、适用范围：公司的档案利用管理。3、职责：总经理办公室负责公司档案的借阅管理。4、内容：流程相关记录工作要求/准则开始借阅登记本否是结束是否符合查阅规定是否需要领导审批借阅登记本借阅登记本借阅人归还档案档案管理人员办理借阅手续档案管理人员呈相关领导审批档案管理人员接收、检查、注销借阅人借阅申请是否借阅登记本审批是否通过是否1、借阅人提出借阅申请。2、本部门人员查借阅其业务范围的档案，可直接由档案管理人员提供，查借阅非隶属业务范围的密级档案，需由相关领导同意后才查借阅。公司员工因工作需要借出权证类文件需出具证照使用申请审批单，经相关领导审批后方能借出。3、秘密文件由总经理办公室负责人审批，机密文件由总经理办公分管领导审批，绝密文件由公司领导审批。4、档案原则上不外借，特殊情况需要外借时，需确认身份。借阅时间一般为2周，特殊情况可适当缩短或延长。5、利用者应对所借档案负责，必须妥善保管，任何人不得私自拆装、撕页、涂改、转借、泄密、丢失档案。6、借阅到期前，借阅人员必须及时全部归还借阅的档案或办理续借。7、档案管理人员对归还的档案，应认真检查，核对无误后，办理注销手续，如发现有损坏、丢失情况的，根据情节轻重依法处置。35、相关流程(部门)：各部门。6、相关记录：文件借阅申请表、借阅登记簿。4档案鉴定、销毁流程1、目的：严格规范公司档案销毁管理，确保档案室库存档案的及时鉴定、清理。2、适用范围：公司档案销毁的管理。3、职责：3.1总经理办公室负责档案销毁工作的具体组织、实施。3.2会计档案由财务管理中心组织鉴定销毁。3.3总经理负责档案鉴定销毁的审批。4、内容：开始结束领导审批通过NY1、总经理办公室每年按档案保管期限清理到期的档案。2、总经理办公室对到期档案登记造册(一式二份)，经部门负责人审查、签字盖章，提交公司领导审核批准后，方可销毁。3、销毁档案与销毁清册登记内容核对无误后，到指定销毁地点，二人监督核销，监销人在销毁清册上签字存档。档案销毁清册应列为永久保存。4、销毁工作结束后，应写出销毁工作总结报告，将档案鉴定工作中的机构、参加人员、鉴定档案内容、数量变化、档案保管期限的升、降调整情况及文件的密级情况和其它需要说明的情况，如实记载，以备查考。总经理办公室编制拟销毁清册总经理办公室提出销毁申请拟销毁清册档案到期总经理办公室组织鉴定到期档案清册鉴定通过总经理办公室更改档案保管期限NY总经理办公室指定销毁人、监销人销毁人/监销人销毁档案销毁人/监销人生成销毁报告、清单销毁报告、清册领导批准的销毁清册55、相关流程（部门）：总经理办公室6、相关记录：到期档案清单、拟销毁清册、销毁清册、销毁报告。企业档案管理分类表一级类目代码二级类目范围、内容名称名称及代号行政管理类XZ行政事务01厂务会议、行政事务工作等审计工作02各项审计工作后勤福利03职工生活福利、食堂、住房外事工作04涉外活动经营管理JY经营决策01企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标计划工作02企业年度计划，各项发展计划产品销售03市场分析，用户调查、产品销售、广告宣传、售后服务工作等物料管理04产品包装设计稿、仓库管理、废旧物资回收企业管理05企业普查人事管理RS按干部、员工分别设置人员编制、招聘，职务任免，劳动合同，劳动工资，社会保险，体检表生产技术管理SC质量管理01质量控制，检验，批生产记录技术管理02新产品开发，科技成果，技术引进，技术革新安全管理03安全生产，工伤事故处理，职工安全会计管理KJ会计报表01月、季、年度财务报告会计帐簿02总帐、明细帐、日记帐会计凭证03原始凭证、记帐凭证、汇总凭证其他04固定资产的新增、调拨6设备仪器管理SB按设备种类、型号分类购置合同、协议，验收报告，检查、保养和大修记录，报废鉴定等基本建设JJ按工程性质或建筑项目购置土地合同、协议，房地产证，工程预算、决算，竣工图纸、验收报告、竣工总结等一级类目代码二级类目范围名称及代号名称及代号实物SW荣誉档案01企业获得的各种荣誉证书、奖状、奖杯、奖牌、锦旗等纪念品02各种获赠的纪念品印章03各种废止印章照片04企业的宣传照片等其他05企业宣传品，产品样品，科技成果等物品