(企业内部培训内容)结构化思考和书面表达技能培训v1

结构化思考和书面表达技能合作运营中心2013年7月本次培训的目标•了解并掌握商业问题思考的基本方法•了解并掌握商业报告写作的基本方法通过合理的结构组织材料，使你的展示内容清晰易懂了解并灵活使用灵活的逻辑方法，使你的观点更有说服力在制作丰盛的晚餐前，你会考虑哪些问题？晚餐品种食材采购口味选择制作方式聚餐对象家人、朋友、邻居……炸、炒、蒸、炖、凉拌……清淡、辣味、甜味……主食、菜式、饮品……主食（米、面）、菜（荤、素）、调料……在装修豪宅前，你会考虑哪些问题？风格设计装修方式装修预算装修材料装修周期天、周、月陶瓷类、卫浴类、五金类、油漆类……人工费用、材料费用、其他费用……现代、古典、欧式……包工包料、包工不包料……在自驾游前，你会考虑哪些问题？设计路线保养车辆计划住宿安排餐饮携带行李帐篷、饮用水、户外药品、服装、现金/银行卡、电子设备…早餐、午餐、晚餐、小吃…便捷酒店、星级酒店、露宿….时间最省、风景优美、费用最省….制动系统、电子系统…在写一封信前，你会考虑哪些问题？李副主席：社会科学院有3名著名老专家，住房十分困难，请求优先予以解决。一、历史研究所古代史著名专家顾颉刚，84岁，曾参加标点《二十四史》，工作积极，目前，计划在生前校正过去著作并整理其历年笔记（500万字）。现住房3间，老夫妇，加上子女，还有4万册藏书，实在拥挤不堪。顾久病气管炎冬天煤炉取暖，每致咳血住院，不能工作。二、民族研究所副所长，蒙古史、元史专家翁独健，71岁，现仍在继续进行研究工作。10口人，藏书也多，4间房，确属拥挤。三、文学研究所文艺理论专家蔡仪，71岁，现仍继续进行研究工作，4口人，藏书15000多册，现住两间房，只有25平方米。社会科学院老专家和科研人员住房，都很拥挤，亟需统筹解决。我们建议先解决最迫切最困难的3户，给顾颉刚、翁独健每家一套6间宿舍，给蔡仪一套5间宿舍。以上是否可行，请予批示。胡乔木（签名）中心思想论据2论据3论据1结论上述案例带有明显的结构化特征目标章节1章节2章节3段落句子每一层次的思想观点必须是对低一层次思想观点的概括每一组的思想观点必须属于同一范畴每一组的思想观点必须符合逻辑顺序结构化思维的作用思考问题•能全面分析问题，避免片面性分析问题•能对所分析的问题进行清晰思考、避免模糊杂乱•能方便找出问题的关键因素•……书面表达•便于表达清晰的商业思想•增加报告的条理性•减少文章的长度•……结构化思维定义•以假设为前提，在对问题进行正确界定的基础上进行科学的分类，并对重点环节加以解决。结构化思维关键点•对问题进行正确的界定•对问题的原因进行假设•对可能假设进行合理分类•去掉非关键环节•分析重点核心环节结构化思考的原则和步骤目录书面表达的基本方法什么是结构化思维以事实为依据，以假设为驱动的分析方法进展由下至上的逻辑分析法时间进展以假设为驱动的方法时间一般的分析方法七步成诗法目标做法效果•以事实为依据•以假设为驱动•偏爱数据及其分析，轻视观点和印象•尽量利用巳知事实和经验•破除保守观念，产生新思想•结论更有说服力•节省时间结构化思维的基本方法：七步成诗法陈述问题制定工作计划分析论证分解问题确定关键问题提出结论方案展示….….….….•…...•…...1234567第一步：陈述问题把问题定义成为可解决的目的一个好的问题陈述的特点1234明确问题的性质（范围）战略、组织、流程、专项管理体系、信息系统明确问题的程度（事实）内容应该是具体的、有内容的，而不是泛泛而谈明确问题相关信息（推导）把问题所涉及的各方面信息一同清楚地列示出来明确下一步行动（假设）以决策者下一步所需的行动为重点边界清晰问题明确有行动性事实基础第二步：分解问题通过对问题的分解，可以把一个复杂、难以解决的问题分解成易于控制解决的几个部分。目的MutuallyExclusive，CollectivelyExhaustive完全穷尽，相互独立未穷尽不独立人男人已婚人士人男人未婚女人人男人女人已婚男人未婚男人已婚女人未婚女人分解问题的方法：逻辑树问题陈述更小的问题更小的问题更小的问题更小的问题更小的问题更小的问题问题/假设1问题/假设2问题/假设3为什么使用逻辑树1.将问题分成几个部分解决•问题可以分成能够解决的几个部分•将不同部分按轻重缓急区分•将岗位责任制执行到个人2.保证完整地解决问题•将问题的各个部分解决好,即可解决整个问题•所分问题的各个部分各不相同,而且包括了各个方面(即没有重复没有遗漏)3.使项目小组共同了解解决问题的框架4.协助重点使用组织框架及理论第三步：确定关键问题重点努力解决最重要的问题。对分解后的几个部分进行区分，并设置优先权判断分析哪些问题的解决是当务之急，哪些问题可以暂缓解决目的淘汰的问题问题陈述问题1问题2问题3经常反复推敲过程中的第一步，假设/理论及数据之间的联系不仅要常问“那又会怎样”…而且还要问你忘了什么询问专家哪些是重要的问题询问客户哪些是最关心的问题利用数据证明哪些是最关键的问题使用80/20的思考方式确定关键问题示例高优先级低-功能项根据差距进行优先级排序--优先级研究维度-优先级价值难度客户与发展实施成本外部制约差距S1S2对每一个子维度赋予不同权重权重x-价值=权重1*S1+权重2*S2差距指北京电信与最佳实践比较所得到的各个业务功能之间的差距程度客户与发展指驱动客户满意、收入/利润增长和运营提升的程度第四步：制定详细的工作计划（SMART原则）….….….….如何做好定义制定验证假设成立与否的工作计划。目的问题假设分析工作来源责任人/时间安排最终成品•资料来源说明用于分析而获取资料的方式和出处•分析结果的描述•从逻辑树末端开始•要点的定义从“重要问题”到没有“解决的问题”，要适当描述而使回答“是”或“否”即可，且有详细的行为作为背景•确保每一问题尽可能详细和具体•在需要时进一步细分假设是关键或可能解决方案的一种描述，它包括用以回答“是”或“否”的原因•列出各种假设•第一线观点•自己的观点•同事的观点•与同事讨论•提炼假设•调整分析的先后次序•对模型描述的分析可深入从而证明假设成立或不成立，从而解决关键点•决定决策过程•决定决策程度•简单例子•反复判断•确定资料来源•决定分析方法•决定谁做分析•决定时间表•写报告•确定分析人员的责任Specific:明确的Measurable:可衡量的Achievable:可实现的Relavnt:相关性Time-boud:时限性第五步：分析论证依靠结构化的论证，得出结论。目的为什么问题的重要性和紧迫性是什么目前的主要问题解决问题型123怎么做采取哪些措施来解决问题有什么有哪些资源可以保障工作的完成是什么目标是什么工作展望型123怎么做通过做哪些事情可以来完成目标第五步：分析论证现象一现象二现象N结论规律事实结论归纳法演绎法利用事实说话对注重眼见为实的客户较为有效论据相互支撑，一点被否定并不影响其他论点的说服力弊样本较少或不可靠时说服力不强利证明内容和必然选择对有拒绝心理的听众非常有效弊如果听众对初始规律有异议，该论证就失去说服力归纳结论：一般规律天下乌鸦一般黑那是一只乌鸦具体事实它一定是黑的演绎结论归纳演绎第一只乌鸦是黑的第二只乌鸦是黑的现象/事实现象/事实现象/事实第N只乌鸦是黑的第六步：提出结论使用情况，复杂性及解决方法背景复杂性解决方法陈述所在问题的背景将困难之处详细列出以改善情况摆出可能解决途径金字塔结构主要结论辅助数据子论点辅助数据子论点辅助数据辅助数据选择方案树形分析问题问题问题是否是否行动1行动2行动3行动4或者以结构化的方式，给出最终的解决方案目的第七步：方案展示•…...•…...原则方案展示的顺序刚好和解决问题的顺序相反每页的标题都是观点的展示，避免空乏尽可能用图、表展示尽可能多地用到事实和数据以一种客户易于接受的方式展现工作成果目的XX日报读者教育程度分布高中/中专15%大专21%大学以上64%发展财务企业绩效员工发展流程发展会计指标财务管理采购指标库存及配送指标市场指标生产指标销售指标产品发展内部运营营销5%10%20%30%40%50%60%70%80%90%ABCDR故障发生的次数1020304050故障发生的原因市场增长市场分额明星瘦狗问题低高低w高金牛在问题分解过程中，使用因果分析图，如树状图、鱼骨图来描述导致问题形成的各种原因在问题的分解后，采用鱼骨图和帕累托图来进一步分析不同因素之间的相对重要性，并判断哪些因素是问题解决的关键因素。在问题的分析论述中，管理咨询顾问还会使用其他一些模型图来说明问题。如矩阵图等结构化思考的步骤目录书面表达的基本方法什么是结构化思维常见的PPT写作流程每天工作这么忙？哪有时间折腾PPT?又接到一个紧急的任务随便找几个最接近的模板复制WORD材料到每一页调整自己都觉得看不过去的内容提交老板争取蒙混过关导致报告问题突出，质量低下………………………………目标不清结构混乱论证不力合理的PPT写作流程确定主题构思逻辑组织素材系统排版持续优化1、确定本次写作的目标、主题2、用脑图或者纸张画出提纲或逻辑结构3、将提纲转化为封面、目录和标题页4、查找资料，随时根据新资料调整逻辑框架5、将找到的素材分类复制放到对应的PPT页面6、在PPT模板库中找出和表达主题最匹配的图表7、统一排版和美化页面，适当增加动画效果8、检查错字和动画，再请同事复查PPT写作的七个关键环节结构封面标题开篇框架页面结尾1234567结构展现层次开篇紧扣问题框架浓缩思路封面概括思想标题抛出观点页面充分论证结尾画龙点睛一、如何建立清晰易懂的报告结构封面页目录一框架摘要页目录页总结页结束页总分总目录二目录三目录n框架框架框架内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容内容小结小结小结小结二、如何开头：构建故事SituationComplicationQuestionAnswer情景冲突疑问回答由汇报对象熟悉的情景引入说明发生的冲突引发或者提出疑问对疑问做出回答电商化运营成为运营商电渠运营的趋势广东电信政企网厅现状与电商化运营存在较大差距广东电信政企网厅是否应该采用电商化运营策略鉴于政企产品的特殊性，建议标准化的产品实施电商化运营策略，非标准化产品实施线上线下协同策略定义示例三、如何设计封面：抓住眼球，提对问题VSVS四、如何构建框架：结构化对业务很熟悉对业务不熟悉快速列出中心思想列出分析问题的框架将素材放进框架完成框架收集足够多的素材构建初步框架持续更新素材逐步完善框架调整素材分类完成框架框架示例五、如何设计标题：观点鲜明标题就是观点！用有行动力的语言标题示例六、如何组织页面：金字塔原理市场份额为什么不能快速放大？产品价格渠道促销定位不清晰产品线不全产品包装差缺少低价品回款周期长团购优惠少营销人员少销售网点少渠道返利少广告投入少广告形式少无促销策略人员培训少同层分类按照MECE原则组织金字塔中任何级别内容都必须是其下级内容的总结每个分组中的内容必须属于相同类型的内容每个分组中内容必须按逻辑进行排列，例如因为缺少低价品，高价商品销售慢，自然回款周期长六、如何组织页面：金字塔组织原则时间顺序确定前因后果关系行动/原因一行动/原因二行动/原因三效果/结果•解决问题的三个步骤•达成目标的七个阶段•绩效改进的PDCA循环……结构顺序将整体分割为部分重要性顺序将类似事物归为一组关键问题次要问题所有问题A部门B部门C部门某公司•产品演进路径•功能优化重点•策略实施计划……•组织结构图•获取成功的五个关键因素•优秀员工的七种素质……六、如何组织页面：四大原则•自上而下–先从结论讲起，说明问题的全貌–直接说明中心思想•层次清晰–把相关性议题在一个章节内说清楚–分清楚议题的层次•结构简单–表达的结构越简单越好•重点突出–不要试图传递过多的信息–要把最想传递的信息突出出来自上而下结构简单重点突出层次清晰六、组织页面（1）：自上而下•对于演示和汇报而言，最为重要的是结构清晰，观点鲜明，论证充分Te