(知识产权)文件控制程序

（知识产权）文件控制程序1.目的对知识产权管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止知识产权管理体系运行的各个场所使用无效文件，确保与体系有关的文件处于受控状态，确保体系有效运行。2.适用范围本程序适用于公司与知识产权管理体系有关的所有文件的控制，也包括相应的外来文件。3.组织与职责3.1总经理负责批准发布公司知识产权管理手册、程序文件、管理制度和年度目标；3.2管理者代表负责审核公司知识产权管理手册、程序文件、管理制度和年度目标；3.3知识产权部3.3.1负责本程序的贯彻实施，具体负责与知识产权管理体系有关的文件的控制和管理。3.3.2负责公司与知识产权管理体系有关文件的归档、保管、发放、回收、作废、销毁工作。3.3.3负责组织公司知识产权管理手册、程序文件、管理制度的编制、审核、更改及管理工作。3.3.4负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性。3.3.5负责监督管理各职能部门知识产权管理体系运行过程的记录运行。3.3.6负责收集国家最新相关政策法规。3.4研发中心3.4.1负责本部门知识产权程序文件的编制、审核、更改及管理工作；3.4.2负责新产品、新工艺、新技术研发相关文件的管理和专利申报文件的准备工作。3.4.3负责收集行业内最新相关信息。3.5其他部门负责本部门文件和资料的管理与控制。4.程序概要4.1文件的分类4.1.1按文件来源分：内部文件、外来文件。4.1.2按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。5.1.3按文件类别分：a）知识产权管理手册；b）知识产权管理体系程序文件；c）公司内部支持性管理文件（包括公司规章制度等）；d）外来文件：知识产权局下发文件，相关法律法规、政策文件等。4.2文件编号4.2.1知识产权管理手册编号：QZG/TF.A00X—××××发布的年份第一层次文件（第X版）企业代号企业管理标准代号4.2.2知识产权程序、制度文件编号：QZG/TF.B00X—××××发布的年份层次代号（程序文件B、制度C）（第X版）企业代号企业管理标准代号4.3文件的编制、审批和发布文件制订由承担其管理和使用职责的部门负责提出，并组织编制。文件发布前按3.1和3.2规定得到批准，以确保文件的充分性与适宜性。4.3.1与知识产权管理体系有关的正式文件发放，文件编制部门应填写“文件发放回收登记表”，经知识产权部审核，知识产权管理者代表批准后，按照文件发放范围将文件登记、发放给相关部门或相关人员，原稿文件由编制部门负责归档、保存。4.3.2与知识产权管理体系有关的正式文件均为受控文件，发放至公司相关部门、人员的知识产权管理体系文件必须注有分发顺序号并加盖“受控”印章。4.3.3作为资料和信息发给客户或公司委托的代理机构的文件为非受控文件，发放审批同4.3.2。4.3.4使用中的文件破损严重，影响使用时，应到发放部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，发放部门负责将破损的原文件销毁。4.3.5若文件使用人将文件丢失，应重新办理领用手续，补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。4.3.6文件领用人应对领用的文件加以妥善保管和使用，保持清晰，易于识别，防止污损、遗失。4.4文件的更改4.4.1文件需修订或更改时，由原编制部门提出，并填写“文件更改单”说明更改原因，经原编制部门主管审核，知识产权管理者代表批准后，由原编制部门实施更改。4.4.2文件更改分为划改、换页和换版三种方式a)划改：文件作局部文字或数据修改时，应在被修改文字或数据上划改，并在临近适当的位置标明修改内容，加盖修改者印章，不允许用修改液对正式文件进行修改。b)换页：为保持文件便于阅读，文件累计更改面积不得大于该页有效面积的1/4或划改次数不得超过4次，否则必须作换页处理，更换下来的文件按作废文件处理。c)换版：文件发生重大更改或大幅度修改时应进行换版，换版工作按本程序4.3条款的有关规定执行，新版文件生效时，旧版文件及时收回并作废。4.5文件的作废4.5.1作废的受控文件，应按原“文件发放回收登记表”，名录逐一收回，并作记录。同时由该文件管理部门盖上“作废”印章，以防止误用。4.5.2作废文件销毁应填写“文件处理审批单”经文件管理部门负责人批准后予以销毁。4.5.3因多种原因保留的文件，由留用部门提出申请并说明留用原因，经管理者代表批准后，在文件首页上加盖“失效留用”印章，由留用部门继续保管、使用。4.5.4作业现场不准保存作废的文件。4.6文件的管理4.6.1查阅、借阅文件时，借阅者必须在“文件借阅表”上登记，并按期归还借阅的文件。4.6.2知识产权部负责公司体系文件的建档、保管工作，并建“文件目录”，各部门负责本部门制定的以及所接收文件的建档、保管工作，并建立部门“文件目录”，以防止作废或失效文件继续使用。4.6.3知识产权部负责组织各部门对所负责的受控文件进行年度评审，确保文件的有效性。4.6.4各部门在使用和保管文件的过程中，应防止文件受潮、损坏、变质或丢失。4.6.5受控文件不得随意自行复印。如需要时，使用者需得到有关领导批准后方可复印。4.6.6持有受控文件的人员离岗，应由文件发放部门在离职交接时负责收回其领用的受控文件。4.7外来文件的管理4.7.1与体系有关的外来文件，由知识产权部和研发中心分别负责签收、登记、分类、编号和处理，并纳入有效文件清单之中，确保外来文件得到识别。4.7.2研发中心根据外来文件的类别、性质递交总工程师审阅，或直接转发给有关职能部门。a)上级机关下发的行政法规和管理性文件，由知识产权部负责保存并贯彻实施；b)属于工艺、技术类文件，由研发中心签收、登记后发给相关部门使用，并保存；c)属于顾客、供方提供的文件资料，由研发中心签收、登记后，转发相关部门使用；5.相关文件5.1文件目录5.2文件发放回收登记表5.3文件借阅表5.4文件更改单5.5文件处理审批单