03广东省中等职业教育学生资助工作档案实施细则

1/52广东省中等职业教育学生资助工作档案实施细则（一）实施原则1．最大复原原则。2．可操作性原则。3．标准化原则。2/52（二）受助学生信息档案1.受助学生信息归档材料明细编号项目明细保存年限备注1免学费申请审核材料1、封面及目录（附件1、附件2）2、免学费申请表（附件7）3、户口本、身份证复印件4、学籍和免学费信息确认表（附件5）15年1、按学学期，分班级装文件夹2、按学号排序并以个人或班级为单位进行装订2免学费汇总材料1、封面及目录（附件1、附件2）2、公示表（附件13）3、公示影像资料15年1、按学学期，分年级装文件夹2、按学号、班级排序3、公示表、公示影像资料分类别汇总装档4、汇总资料按学期更新3国家助学金申请审核材料1、封面及目录（附件3、附件4）2、国家助学金申请审批表（附件8、附件9、附件10）3、户口本身份证复印件4、低保证、残疾证复印件以及其他贫困证明5、国家助学金名单确认表（附件6）15年1、按学学期，分班级装文件夹2、按学号排序并以个人或班级为单位进行装订4国家助学金汇总材料1、封面及目录（附件3、附件4）2、公示表（附件14）3、公示影像资料15年1、按学年度，分班级装文件夹2、按学号、班级排序3、公示表、公示影像资料分类别汇总装档4、汇总资料按年度更新5资助文件资料1、封面及目录2、资助机构成立文件3、资助机构成员名单（人员变动时需更新，并保留原来文件以备检查）4、学校资助管理制度5、学校资助申请审批流程6、学校资助相关文件永久分类别装盒存档说明：3/522.受助学生信息归档规范1）归档文件采用“年度—项目—保管期限”分类。2）档案须按照统一标准装订，装订顺序按照明细表进行装档。3）免学费、国家助学金申请审核材料以班级为单位的归档材料采用盒装，档案盒、文件夹大小可结合学校实际进行选用，学校对档案盒有统一规定的，按学校规定执行。无统一规定的，建议采用长宽为310mm×220mm（文书档案盒，内装A4纸）或者310mm×220mm的无酸纸档案盒。4）资助文件资料归档材料采用袋装，文件夹大小、档案袋规格可结合学校实际进行选用。5）建立两级目录：卷外目录和卷内目录。6）卷外目录是指档案盒或档案袋外部目录，汇总所有归档材料（即盒内资料明细（附件1））。7）卷内目录是指按档案盒或档案袋内的文件名称顺序编制以学号顺序排序或以享受资助原因排序（附件2、附件4）。8）装盒（袋）：将归档文件按卷内目录顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊及档案检查及异动登记表(附件11、附件12)。9）档案检查及异动登记表(附件11、附件12)是指盒内文件情况说明和日期，附在盒内盒盖背面。4/52(一)资助财务档案1.资助财务档案归档材料明细编号项目明细保存年限备注1原始凭证1、专项资金下达文件2、财政授权支付/直接支付到账通知书3、学费退还、国家助学金发放明细表（附件22、附件23）4、学费退还、国家助学金发放汇总表（附件24、附件25）5、银行进账单（支票）、发放流水清单等凭证15年1、免学费、国家助学金收入已纳入部门预算的学校不需提供专项资金下达文件。2、学费退还明细表及汇总表按学年编制，3、国家助学金发放明细表及汇总表需按学期编制；4、银行发放凭证应要求银行加盖银行业务专用章。2收支明细账1、按会计年度编制免学费收入明细账（附件26）和学费退还支出明细账（附件28）2、按会计年度编制国家助学金收入明细账（附件27）和国家助学金发放支出明细账（附件29）15年1、免学费收入已纳入部门预算的，不编制免学费收入明细账，但须在免学费收入及退还情况统计表中填列免学费收入情况；2、学费退还支出明细账只须编制退还学费（学校若对城市家庭经济困难学生学费有先收后退的要填写此表）支出数据；3、免学费退还支出明细账应包含资助所属学年等内容、国家助学金支出明细账应包含资助所属学期等内容。3收支统计表1、免学费收入及退还情况统计表（附件30）2、国家助学金发放与结余情况统计表（附件31）15年1、免学费收入及退还情况统计表按学年统计；2、国家助学金发放与结余情况统计表按学期统计。4中职资助卡办理证明材料1、中职资助卡学生签领表15年5/522.资助财务档案归档规范1)原始凭证归档A.免学费补助、国家助学金收入记账凭证应与财政授权支付/直接支付到账通知书、资金下拨文件等资料一并装订。B.退还学费、国家助学金支出记账凭证应与退还/发放汇总表（下称汇总表）、退还/发放明细表（下称明细表）、银行进账单(支票)、银行流水清单等资料一并装订。C.免学费补助、国家助学金收支记账凭证及其附件根据各学校财务档案管理规定与学校其他收支记账凭证一并装订成册。D.因明细表、银行流水清单等支出原始凭证较多的，可将支出原始凭证独立归档存放。E.明细表、银行流水清单等支出原始凭证独立归档存放的，应将有关独立归档的原始凭证加装封面（附件21）装订成册后按学年（退学费）/学期（发放国家助学金）装盒（文件盒标签：附件15），加装的封面应注明该独立存放的原始凭证所对应的记账凭证日期及号码，并在文件盒里附上归档文件目录清单（附件18）。2)明细账及收支统计表归档A.免学费、国家助学金收支明细账分会计年度装订成册。B.免学费明细账及收支统计表归档顺序为：免学费收入及退还情况统计表——免学费收入明细账——学费退还支出明细账（退还学费部分）。C.国家助学金明细账及收支统计表归档顺序为：国家助学金发放与结余情况统计表——国家助学金收入明细账——国家6/52助学金支出明细账。D.免学费、国家助学金收支明细账及收支统计表采用盒装，档案盒内应按资料的归档顺序编制相应的目录清单（附件19）。E.档案盒正面及脊面应标注档案内容、档案所属期（附件16）。3)中职资助卡办理证明材料归档A.中职资助卡学生签领表按年级装订成册。B.中职资助卡学生签领表采用盒装，档案盒内应按材料的归档顺序编制相应的目录清单（附件20）。C.档案盒正面及脊面应标注档案内容（附件17）。7/52附件附件1：1、免学费档案盒封面（资助档案）广东省____职业技术学校______学年国家免学费（第____册）_______级_____系_____专业___班档案日期：年月日档案编号：______-___-___-___8/522、免学费档案盒脊面（资助档案）广东省XXXX职业技术学校____-____学年免学费编号______-___-___-___年份年级班级9/523、免学费装订材料封面（资助档案）档案编号：______-___-___-___广东省____________职业技术学校______学年免学费（第____册）________级________系_______专业________________班资料明细序号内容数量1.免学费学生档案卷内目录(名单)2.免学费申请审批表3.户口本身份证复印件4.档案检查异动登记表5.其他辅助材料10/52装档日期：年月日附件2：免学费学生档案卷内目录（名单）档号：______-___-___-___保管期限：15年序号学号姓名享受免学费理由申请日期页数备注120150101张三农村（含县镇）户籍2015年9月3220150102王五残疾学生2015年9月3320150103林零涉农专业2015年9月3420150104李四城市家庭经济困难(低保)2015年9月3520150105李城城市家庭经济困难(孤儿)2015年9月3620150106黄明城市家庭经济困难(患病)2015年9月3720150107赵燕城市家庭经济困难(单亲)2015年9月311/52附件3：1、助学金档案盒封面（资助档案）广东省____职业技术学校______学年国家助学金（第____册）_______级_____系_____专业___班档案日期：年月日档案编号：______-___-___-___12/522、助学金档案盒脊面（资助档案）广东省XXXX职业技术学校____-____学年助学金编号______-___-___-___年份年级班级13/523、助学金装订材料封面（资助档案）档案编号：______-___-___-___广东省____________职业技术学校______学年国家助学金（第___册）________级________系_________班资料明细序号内容数量1.国家助学金学生档案卷内目录（名单）2.助学金申请审批表3．户口本身份证复印件4．困难证明材料5．档案检查异动登记表6其他辅助材料14/52装档日期：年月日附件4：国家助学金学生档案卷内目录（名单）档号：______-___-___-___保管期限：15年序号学号姓名享受国家助学金理由申请日期页数备注120150101李四家庭经济困难(低保)2015年9月3220150102李城家庭经济困难(孤儿)2015年9月3320150103黄明家庭经济困难(患病)2015年9月3420150104赵燕家庭经济困难(单亲)2015年9月3520150105张三新疆班\西藏班2015年9月315/52620150106王五残疾2015年9月3720150107林零680个困难县地区2015年9月3附件5:16/52_______级_____-_____学年季学期学生学籍和免学费信息确认表_______专业_______班序号校内学号身份证号姓名户籍所在省户籍所在市户籍所在区县户籍性质是否低保是否享受免学费签名备注1234567891011121314151617181920212223242526272829合计班级人数：____人班主任签名：_________学生工作部门（资助机构）盖章备注：学生在校三年每学期各填确认表一次并签名，班主任核实并签名，学生工作部门（资助机构）加盖公章17/52附件6:_______级_____-_____学年季学期国家助学金信息确认表_______专业_______班序号校内学号身份证号码姓名是否享受助学金签名联系方式备注1234567891011121314151617181920212223242526272829合计资助人数：____人班主任签名：_________学生工作部门（资助机构）盖章18/52备注：享受国家助学金的学生每学期在该表进行签名确认，班主任核实并签名，学生工作部门（资助机构）加盖公章，附件7:（正面）广东省中等职业学校学生免学费申请表（学年）就读学校名称：________________________________________市___________县(区)（此表入学生档案）姓名性别出生年月相片籍贯民族政治面目学号□□□□□□□□□□□□□□□□□□身份证号码□□□□□□□□□□□□□□□□□□户口所在地省市县（市、区）镇（街道）村（号）中考准考证号何时毕业于何学校家庭主要成员情况姓名性别年龄与本人关系工作或学习单位联系电话固定电话手机家庭地址邮政编码就读专业学制入学年份班级在校联系方式学生申请理由（简述家庭情况及经济状况）申请人签名：年月日19/52广东省中等职业学校学生免学费申请表（背面）享受免学费理由□本市户籍□“双转移”学生□农村（含县镇）户籍（非本市和“双转移”地区）□城市家庭经济困难□台湾户籍或华侨华人子女□残疾班主任签字：年月日审核认定学校学生资助管理机构意见学校学生资助工作领导小组意见经班主任审核，拟同意认定为享受免学费资助对象。根据学生资助管理机构认定意见和校内公示结果，经领导小组研究，同意认定为享受免学费资助对象。资助机构负责人签字：领导小组负责人签字：年月日年月日（加盖学校公章）备注：1、学生所有信息应与其学籍信息保持一致；2、学生申请提供的相关材料附在申请审批表的后面；3、本申请每学年进行一次；20/524、本申请表一式两份，一份入学生档案，一份入资助档案备查。附件8:（正面）广东省中等职业学校非涉农专业学生国家助学金申请审批表（学年）就读学校名称：________________________________________市______