1208城建档案信息化与电子文件管理

城建档案信息化与建设电子文件管理黄存勋（四川大学公共管理学院教授、博士生导师）2012.8主要参考文献1.建设电子文件与电子档案管理规范CJJ/T117-2007；2.电子公文归档管理暂行办法.国家档案局6号令；3.CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T17678.14.电子文件归档与管理规范.GB/T18894-2002；5.企业档案工作规范DA/T42—2009；6.刘家真等著：电子文件管理——电子文件与证据保留；7.教材第7章8.城建档案业务管理规范CJJ/T158-2011第一节档案信息化与城建档案信息化第二节建设电子文件与电子档案管理第三节《企业档案工作规范》相关部分解读一、档案信息化概述二、城建档案信息化概述三、数字档案馆建设第一节档案信息化与城建档案信息化3.4档案信息化archivesinformationization运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。一、档案信息化概述8.1档案信息化目标与原则8.1.1企业档案信息化应以促进、完善企业信息化和提升档案管理现代化水平为总目标。8.1.2企业档案信息化应坚持技术与管理并重、与企业信息化协调和同步的原则。8.1.3企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求。城建档案信息化是指通过计算机管理软件的开发或商品软件的选用、硬件设备的配备、网络体系的建设（包括局域网的建设、与政府网的连接、国际互联网的利用）、管理方式的转变，以及工作流程的规范，应用现代信息技术，对档案信息资源进行全面收集、科学管理、系统开发，为社会提供方便、快捷、全面、系统的信息利用服务。二、城建档案信息化概述13．1．1城建档案信息化建设的总体目标应以数字化城建档案管理机构建设为方向，以城建档案管理网络化建设为基础，以数字信息资源建设为核心，以城建档案信息资源的集成、可视化利用为目的，逐步建立起物理分散、逻辑集中、数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化、富有特色的档案信息资源体系和社会服务体系。13.1信息化建设的目标与要求13．1．2城建档案信息化建设工作应与城乡建设和经济发展相适应，应与本地区的信息化工作相协调。13．1．3城建档案行业主管部门应制定信息化工作专项规划，城建档案管理机构应制定实施计划，做到统筹规划，分步实施。13．1．4信息化建设应做到应用技术先进、成熟，经济上合理可行，系统安全稳定可靠。（质量要求）13.1.5信息化建设应积极采用国际、国家标准，逐步建立城建档案信息化标准体系和管理规范。（标准化）13.1.6城建档案的形成、保管单位应根据信息化建设工作的需要配置计算机设备、软件与网络设施，设置相应的岗位和管理人员，并建立计算机网络、设备、软件和数据库的运行管理制度以及计算机系统和数据的安全、保密制度。13．1．7计算机等设备的配置应符合下列要求：1采用主流技术产品设备，性能稳定可靠，有良好的市场声誉和完善的售后服务；2产品具有良好的通用性、兼容性和可扩展性，易于系统升级和扩容；3产品易于维护；4关键硬件设备应有适当备份，主设备发生故障应不影响正常业务工作。13．1．8城建档案的形成单位应建立收集和移交电子档案的制度，并应明确专人负责电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证电子文件的原始、真实、完整、安全，及时整理形成电子档案。13．1．9城建档案管理机构应积极创造条件接收电子档案，重视和做好电子档案的保管和迁移工作，保证电子档案在保管期限内完整、真实、可用。13.1.10城建档案管理机构应定期对内部工作人员和城建档案形成单位的档案业务人员进行信息技术和相关法律法规及标准的培训。13．1.11城建档案管理部门应建立自己的档案网站。网站应提供政策法规、办事指南、开放档案目录查询等基本功能。（五）13．2．1城建档案的形成、保管单位应逐步开发、引进城建档案管理系统软件，开展城建档案工作管理和档案管理，管理系统的建设应符合下列要求：1城建档案管理系统的开发研制与功能设计应符合国家有关城建档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务标准；2城建档案管理系统的研制、安装和使用，必须符合国家有关安全、保密法规与标准；3城建档案管理系统应具有良好的实用性、通用性及可扩展性，井做到界面友好，用语规范，操作简单，使用方便，功能齐全；13．2城建档案管理系统4城建档案管理系统应考虑档案管理电子化。远程化、协同化、图文一体化的发展要求，加强系统开发集成，强化电子档案管理、远程管理、在线归档、与地理信息系统相结合等功能或预留相应接口；5.城建档案管理系统应具备较强的数据独立性，确保在软、硬件环境发生变化时数据的完整、安全迁移及有效利用；6.城建档案管理系统应具有完备的安装与使用技术资料；7.城建档案管理系统应能够适应信息化工作的发展变化，其功能应逐步由单一的档案管理向本单位办公自动化、信息管理系统集成化发展；8.城建档案管理系统应适应电子文件管理和数字城建档案馆建设的总体要求。1.具备数据管理、整理编目、检索查询、实体管理、安全保密、系统维护等基本功能，覆盖城建档案管理的接收、整理、保管、利用、鉴定、统计六大环节；2.具有对纸质、缩微、声像等实体档案辅助管理功能，实现业务过程控制和计算机辅助作业；3.具有接收电子文件和管理电子档案的能力，并具有保证电子文件真实性、完整性、有效性和安全性的措施；13.2.2城建档案管理系统软件应具有以下基本功能：4.应能管理现行行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》CJJ/T117所列格式的数据；5.应能支持不同载体档案的数字化，可通过数据接口导入数据，可对不同格式的数据进行编辑处理，支持拷贝、打印、绘图等方式的数据输出；6.城市地下综合管线数据管理系统应能管理城市基本比例尺地形图数据、地下综合管线图形与属性数据、规划路的红线数据、符号数据。其功能应以满足用户需要为标准，能实现地下管线数据更新，保证地下管线资料动态管理。13.3.3城建档案管理机构应以数字信息资源建设为基础，通过接收电子档案、档案著录、信息摘录、馆藏档案数字化等多种手段，逐步建立下列专题数据库：1城市基础地理信息数据库；2地下综合管线信息数据库；3建设用地规划审批档案数据库；4建设工程规划审批档案数据库；5房屋建筑工程档案信息数据库；6市政工程档案信息数据库；7城市规划成果数据库；8城市应急（民生）信息数据库；9声像资料数据库。13.3信息资源建设档案目录数据库、城建档案目录中心、专题数据库建设城建档案数字化是指用计算机技术将传统的档案信息，包括文字、字符、数字、声音、图形、图像等转换为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字信号的处理过程。13．4．1城建档案管理机构应制定馆藏数字化计划，根据实际需要和经济能力，采取重点选择某类档案数字化、珍贵档案数字化等方式，把现有的实体档案资源转变成数字信息资源。13．4．5档案数字化应包括下列基本程序：1前期准备；2转换处理；3后期数据整理；4数据质检；5数据验收。13．4城建档案数字化13．5．1采用计算机管理城建档案的单位和部门，必须从组织制度、技术手段、管理手段上采取措施，保障城建档案的信息安全。13．5．2各单位和部门应采取下列措施，从组织和制度上保障信息安全:1设立计算机系统安全保密领导小组，对计算机系统安全保密工作进行领导、检查和监督；2建立、健全计算机系统运行与安全保密管理制度，有应突发事件的预案，对关键岗位和人员建立相应的管理办法。档案工作突发事件处置办法.doc13．5信息安全13．5．3各单位和部门应采取下列技术和管理手段确保信息安全：1计算机机房建设应按国家有关标准进行设计、施工、安装，经有关部门验收合格后投入使用；计算机房应具备防盗、防火、防水、防雷，防磁、防鼠害等措施；2计算机机房应有出入管理制度，非机房管理人员进出应履行相关手续；3应对计算机及网络设备定期维护检修，有设备检修、维护记录，保证设备处于最佳运行状态；4内部局域网与外部互联网要进行物理隔离，计算机应安装杀毒软件；5软件使用前应进行全面的测试，软件应具备良好的容错能力，以确保发生误操作时计算机系统数据不被破坏和数据不发生丢失。6主要业务服务器宜双机热备份；数据应定期进行多重备份和异地存放，保证在发生不可预见故障后能及时、完整地恢复；7系统应能对提供利用过程跟踪监控，自动进行相关记录；8对数据库的用户应实行权限等级管理，严禁越权操作；密码应定期更换，对数据库的所有操作应有记录；机密数据应加密后传输；9数据提供利用时不宜向利用者提供全部利用方式；制作拷贝时必须在有效的监控丁进行，不完全开放的档案数据不宜以拷贝方式提供利用。数字档案馆是以数字化的实体档案馆为基础资源,以计算机网络为基础设施,面向社会提供数字化档案信息和其他相关信息的开放系统。（1）数字档案馆是以数字化的实体档案馆为基础资源而建立的开放系统。（2）数字档案馆是以计算机网络为基础设施，面向社会提供数字化档案信息和其他相关信息的开放系统。三、数字档案馆建设数字档案馆（续）（1）数字档案馆是以数字化的实体档案馆为基础资源而建立的开放系统。其一，数字档案馆既是一个总体上呈分布式的开放系统，又是建立在众多的单个数字化实体档案馆基础之上的，是多点分布与相对集中相结合的。换言之，建设数字档案馆的第一步，应该是实体档案馆的数字化。其二，数字化档案资源主要有两个来源，一是新接收进馆的作为档案保存的电子文件；二是传统载体档案经数字化转换而来。两个方面都不可偏废。（2）数字档案馆是以计算机网络为基础设施，面向社会提供数字化档案信息和其他相关信息的开放系统。其一，数字档案馆是在计算机网络上运行的。其二，数字档案馆与公共档案馆建设密不可分。1106城建档案信息化与电子文件管理打印稿.doc数字档案馆（续2）1.0.1为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。1.0.2本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。1.0.3建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。第二节建设电子文件与电子档案管理一、电子文件的概念二、电子文件的特点三、电子文件管理的原则四、建设电子文件管理的基本规定五、建设电子文件的收集与积累六、建设电子文件的整理、鉴定与归档七、建设电子档案的验收与移交八、建设电子档案的管理第二节建设电子文件与电子档案管理电子文件（ElectronicRecords）指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。[《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）3.1]一、电子文件的概念归档电子文件（ArchivalElectronicRecords）：指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件(3.1)。归档电子文件的概念在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。2.0.4建设电子档案electronicconstructionarchives具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。2.0.1建设电子文件electronicconstructionrecords二、电子文件的特点海量存储；便于共享；简化管理。系统依赖性；不安全性；不稳定性。一、信息的非人工识读性二、系统依赖性三、信息与特定载体之间的可分离性四、信息的易变性五、信息存储的高密度性六、多种信息媒体的集成性七、信息的可操作性1、全程管理原则