18-档案管理制度

重庆卡顿尔食品有限公司制度文件文件编号KDRQC0010页次第1页,共4页文件名称：档案管理制度生效版本A1生效日期2015-2-1审签：刘玉英编制：范昌勇日期：2015/02/011.目的对公司在食品生产与质量安全管理过程中形成的食品质量安全记录、技术资料等的文件档案进行有效控制，为质量体系有效运行提供证据，为工作质量改进提供依据。2.范围适用于公司食品生产和质量安全过程中形成的所有生产操作规程、质量安全控制记录、制度文件和证书等档案资料的管理。3.职责3.1总经理负责公司质量安全目标、质量负责人任命书的审批。3.2质量负责人负责公司食品质量安全管理文件、制度的审批。3.3品控部负责对质量体系文件、检验规程、标准、制度等食品质量安全文件的制定、实施、监督和更改控制，规定食品质量安全方面的记录标识和保存要求。3.4研发部和生产管理部负责生产车间作业指导书、工艺单等食品质量安全文件的制定、发放和更改控制。3.5设备部负责组织对设备管理文件、动力车间作业指导书等食品质量安全管理文件的制定、发放和更改控制。3.6各部门负责本部门食品质量安全管理制度等文件的制定、发放和更改控制，负责对相关食品质量安全文件提出修改建议，负责按规定填写质量安全记录并对保存期内的记录进行保管。3.7食品质量安全文件使用部门或人员负责所使用文本文件的保管，确保得到现行有效的版本。3.8档案室负责食品安全相关证书等档案文件的统一归档、借阅等。4.内容4.1食品质量安全文件的制定食品质量安全文件制定人员根据所制定文件的性质和具体情况确定文件是否需征求意见，需征求意见的则持文件初稿征求相关部门和/或有关领导的意见，不需征求意见的可直接定稿，请审批人员在文件上进行审批。4.2文件的审批4.2.1食品质量安全目标和质量负责人任命书由公司总经理批准。4.2.2食品质量安全管理制度、标准、作业指导书、工艺单及更改通知单、设备管理制度、设备保养及检修细则和设备年度检修计划等食品质量安全文件由相关部门领导审核，公重庆卡顿尔食品有限公司制度文件文件编号KDRQC0010页次第2页,共4页文件名称：档案管理制度生效版本A1生效日期2015-2-1审签：刘玉英编制：范昌勇日期：2015/02/01司质量负责人审批。4.2.3各部门制定的管理制度、规程、规定等如果需其他部门或公司外部人员执行的，由本部门领导审核,质量负责人批准；如果只需本部门内部人员执行的，由本部门领导审核并批准。4.2.4直接引用的食品质量安全管理类外来文件，使用前填写外来文件使用申请表，由质量负责人批准后方可使用。4.2.5文件归口管理部门按照查新制度定期对有关国家法律、法规及所使用的标准等食品质量安全管理外来文件进行查新，认真填写查新记录，及时更新文件。4.3文件的发放：形式有电子版和文本文件4.3.1电子版食品质量安全管理的受控文件由主管部门负责形成电子版文件在公司局域网内部以只读方式共享；并设置电子版受控文件修改权限密码。文件发放后，主管部门以网上通知的形式进行告知，发文人员填写文件发放记录，注明通知时间，并注明网上共享。4.3.2食品质量安全管理的文本受控文件由主管部门打印、装订后，在受控文件上编写受控号，加盖受控章，填写文件发放记录，发放到需要的部门和人员，收文人在文件发放记录上签字。4.3.3食品质量安全管理外来文件由文件归口部门进行管理,按4.3.1或4.3.2执行。4.3.4食品质量安全管理文本文件发放的同时收回失效或作废的文件，使用部门如要保留，加盖“作废”印章或标识“作废”字样。4.3.5自行下载、打印或复印的文件不受控。4.3.6各部门人员调动时，办理文件交接，防止文件丢失。若文件丢失，由使用部门向文件发放部门以书面形式说明理由，申请补发。4.4食品质量安全管理文件和记录编号按《文件记录控制程序执行》。文件的编号由文件制定部门按规定进行编号，记录由品控部统一编号。4.5质量安全文件、记录的更改4.5.1各部门对所使用的非本部门制定的食品质量安全文件、记录内容如有更改建议时，填写《信息联络单》，向文件制定部门提出修改建议。4.5.2文件制定部门认为确实需要修改时，填写《文件制定/更改审批表》，按规定办理文件的审批。4.5.3电子版食品质量安全管理文件更改后由文件更改部门以网上通知的形式进行告知，重庆卡顿尔食品有限公司制度文件文件编号KDRQC0010页次第3页,共4页文件名称：档案管理制度生效版本A1生效日期2015-2-1审签：刘玉英编制：范昌勇日期：2015/02/01并在更改记录中对更改的页码进行标识。4.6食品质量安全管理文件、记录的管理4.6.1食品质量安全管理文件使用部门负责所使用文本文件的日常管理。如部门未能领到需要的受控文件时，填写《信息联络单》向文件管理部门申请发放受控文件，确保所使用的文件现行有效。4.6.2品控部编写《质量安全管理体系文件目录》，根据实际需要规定各类记录的保存期限。4.6.3食品质量安全管理记录填写人员使用钢笔和签字笔填写记录，字体要规范工整、字迹要清晰可辨，做到记录真实准确。4.6.4各部门确定专人管理相关的食品质量安全管理记录，及时收集、妥善保管记录，装订成册。设立必要的记录夹及文件柜，按照记录的类别分类保存并作好标识，以便于查阅和检索。食品质量安全管理记录依照记录的保管年限妥善保管。4.6.5食品质量安全管理文件、记录的存放环境应适宜，应避免受潮和受污染，并防止受损、毁坏、霉变和丢失。对于传真纸等不利于长期保存的记录，如有需要，复印后再予以保存。4.7作废文件、记录的控制4.7.1作废的电子版食品质量安全管理文件如需留用时，文件管理部门建立作废文件夹，及时将作废文件放入作废文件夹中，在文件封面上用红字标识“作废”，设立密码专人保管。作废的食品质量安全管理文本文件如需留用时，在作废文件的封皮上加盖“作废”印章或标识“作废”字样，不需留用时按废纸处理。4.7.2超期记录，各部门作为废纸进行处置。4.8食品质量安全相关证书、档案资料的管理4.8.1食品质量安全证书、档案资料的归档各有关部门将获取的有关公司质量安全相关证书、档案资料需按公司《档案管理制度》规定的归档范围在规定时间内完成归档。4.8.2食品质量安全证书、档案资料的借阅有关部门或人员需临时借阅食品质量安全证书、档案资料时，按照公司档案借阅流程严格执行。借阅人对所借档案负保管、保密责任，不得私自拆散、删改、丢失和泄密。如有违反视情节严重程度，给予行政或经济处罚。借阅人要在承诺时间内归还，如按期未能归还要到档案室办理续借手续。重庆卡顿尔食品有限公司制度文件文件编号KDRQC0010页次第4页,共4页文件名称：档案管理制度生效版本A1生效日期2015-2-1审签：刘玉英编制：范昌勇日期：2015/02/014.8.3食品质量安全证书、档案资料的管理总经理办公室下档案室负责按公司《食品安全档案管理制度》对公司质量安全相关证书等档案资料按规定保存期限进行保管，对超期或失效的档案文件按规定进行处置。重庆卡顿尔食品有限公司品控部、行政办公室2015/02/01