08《客户营业档案管理办法》释义

1《客户营业档案管理办法（试行）》释义第一章总则第一条为适应电力营销改革与发展的需要，进一步规范客户营业档案管理工作，特制定本办法。【释义】本条是制订《客户营业档案管理办法》的目的。第二条本办法所称客户营业档案，是指与客户供用电有关的申请资料、业务受理处理流程中的工单和记录、供用电合同及协议等资料的统称。【释义】本条对客户营业档案内容进行了定义。第三条客户营业档案按存储介质分为电子档案和纸质档案。电子档案指营销信息管理系统中业务处理记录和资料；纸质档案指以纸质件保存的文件、图纸、工单、合同等资料图纸记录。【释义】本条进一步明确了营业档案归档内容。第四条与客户营业档案有关的各单位、部门，应将营业档案形成、积累、整理和归档工作列入工作管理程序、工作职责范围和相关人员岗位责任。【释义】本条明确了营业档案归档管理原则。各电业局应建立营业档案管理细则。第五条客户营业档案管理应接受档案管理部门的业务2指导与监督。【释义】营业纸质档案在建档、保管以及档案使用等方面应遵守档案管理的基本原则。第六条本办法适用于公司所属各供电单位。控股公司、代管公司参照执行。【释义】本条明确了本办法的适用范围。第二章存档内容第七条居民客户资料存档内容1.申请资料:用电申请（变更）登记表＃*2.身份证件复印件*3.房产证复印件*4.查勘工单＃*5.供用电合同*6.装（拆）表工单＃*说明：（1）带“＃”号的是指电子档案必需存档的内容；（2）带“*”号的是指必须以纸质件存档的内容；（3）带“#*”号的是指电子档案和纸质档案都必需存档的内容；（4）所有纸质工单必须使用营销信息管理系统中的电子工单打印件。（5）复印件指审核原件后复印留底。以上说明同样适应于后续条文。【释义】本条明确了低压居民客户资料存档范围，对标3记符号、“工单”与“复印件”含义进行了说明。低压（零散居民与非居民）查勘工单一式两份，一份作为供电方案答复由查勘人员交客户，一份带回存档；低压居民客户供用电合同即为背书合同；没有房产证的可用其他有公证力的有效证明代替，其他有公证力的有效证明包括购房合同、当地居委会证明、遗产公证等；批量新装可按批次统一填写一份纸质用电申请登记表与查勘工单，由房地产公司统一出具房屋销售证明，但必须按户存档身份证复印件、装拆工单，签订背书合同。营销信息系统中提供了工单格式的，采用系统工单格式；系统中未提供的工单格式将在《客户服务中心标准化作业指导书》（修订版）中给出。【修改】取消“其他需要归档资料”要求。取消查勘工单（供电方案答复）对客户的签字要求（下同）。第八条低压客户（居民以外）资料存档内容1.用电申请（变更）登记表＃*2.身份证件复印件*3.房产证复印件*4.营业执照（或组织机构代码证）复印件*5.查勘工单＃*6.供用电合同*7.装（拆）表工单＃*【释义】本条明确了低压非居民客户资料存档范围。4【修改】取消“用电设备清单”与“其他需要归档资料”要求。第九条高压客户资料存档内容1.接入系统可行性研究报告（110kV及以上客户）*2.用电申请（变更）登记表＃*3.单位介绍信或委托函原件、经办人身份证复印件*4.营业执照（或组织机构代码证）复印件、或项目批准文件复印件*5.用电设备清单（包括用电负荷、负荷等级与保安容量）*6.查勘工单、供电方案会审单、供电方案答复书＃*8.工程设计、施工委托协议或合同复印件（全部高压客户）、设计、施工单位资质复印件*9.工程设计图纸、工程设计图纸会审单、工程设计图纸审查意见通知书*10.工程开工、工程中间检查、竣工验收申请报告（施工单位提交）*11.装（拆）表工单＃*12.电气交接试验报告*13.工程中间检查、竣工验收意见通知书（由客户、施工单位签收）＃*14.供用电合同及附件＃*、供用电合同会审单（35kV及5以上客户）*15.现场送电记录单*16.其他需要归档的资料*【释义】本条明确了高压客户资料存档范围。用电申请（变更）登记表对低压户要求签字，高压户要求盖章，营业窗口可按照营销信息系统中格式印制空白登记表，提供给客户填写盖章。对工商企业要求审查营业执照，对其他组织或机构要求审查组织机构代码证，尚未办理以上证件的可以暂用县级及以上立项文件办理报装，签订供用电合同时提供营业执照或组织机构代码证；用电设备清单是核定用电类别、负荷分级，判别是否重要客户的依据，应由客户自行填写并盖章；设计、施工单位资质证件经过审查后，复印件可集中建档备查，无需每份档案存放，但应注意其资质证件有效期；供用电合同附件包括第4点以及单位法定代表人或主要负责人身份证件复印件，根据情况还有授权委托书、电费结算协议、电力调度协议、并网协议、用电变更补充协议等；暂不要求低压客户背书合同录入营销信息系统；其他需要归档的资料包括供电方案、设计、施工等变更说明，客户要求供电方案有效期延期、送电延期等说明。【修改】取消“供电意向性协议书”、“土地规划许可证”、“环保部门的批复文件”、“安全生产许可证”、“电气工程设计图纸送审交接单”存档要求；原“单位法定代表人证明”6改为“单位法定代表人或主要负责人身份证件复印件”，作为合同附件即可；110kV及以上客户无需填写纸质查勘工单；原第13点、18点“由客户签收或经95598通知领取”均改为“电话通知领取”；原第14、15、19、20点合并，改为要求备份所有高压客户设计、施工委托协议复印件;原第16点取消存档，由前台签收并出具回执即可；原第21点、23点合并，“客户与施工单位共同出具”改为“施工单位出具”；原第26点供用电合同会审单只要求对35kV及以上客户存档”。第三章归档要求第十条归档包括电子档案归档和纸质档案归档。归档资料必须齐全、完整、准确，能有效反映客户信息和营销管理情况。归档的电子档案和纸质档案必须一致。【释义】本条提出了资料归档总体要求。第十一条每一个业务环节处理完成后，业务处理人员应按要求传递业务处理记录；向客户送电后，各相关归档资料应在2个工作日内移交档案管理员。除批量客户外，档案管理员应在接到完整的归档资料后3个工作日内，完成核对及建档、归档工作。【释义】本条提出了资料归档时间要求。第十二条档案管理员对归档资料质量负责，对不符合7要求的资料应责成有关人员补充、完善。归档交接应建立登记制度。【释义】本条明确了资料归档质量责任划分。第十三条客户营业档案实行统一集中管理。纸质档案以负责客户运行管理的客户服务中心或县电力局集中管理存放。由城区局负责运行管理的城区客户的纸质档案，由就近的营业厅集中存放。【释义】本条明确了纸质档案资料存放地点。市州城区范围客户档案由客户服务中心统一安排保管，为方便城区局运行管理，可在就近营业厅存放，但应坚持一户一档，同室存放的原则。各县局由客户服务中心负责业务办理的客户档案，应在档案建立后转交各县局保管，各县局应在客户服务部门建立专门的营业档案室，设专人管理。第十四条客户营业档案归档后，严禁更改。如发现数据、资料提供或录入错误，必须更改的，应经审批同意后，同时在电子档案和纸质档案中予以更正。【释义】本条明确了档案更改原则。涉及计量、计费参数变更的，低压客户应由客户服务中心（区、县局）营业部门负责人审批，高压客户应由客户服务中心（区、县局）主管领导审批。第十五条档案盒应采用牛皮纸板双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸，宜使用无酸纸。纸质归档资料的载体和8书写材料应符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的痕迹。【释义】本条明确了纸质档案书写材料与保管材料要求，以使档案资料能长期有效保存。第四章档案整理第十六条客户档案归档应遵循“一户一档”的原则。【释义】本条提出了按户建档的原则。第十七条一般情况下，低压客户按“一户一袋”原则进行建档，档案袋（封套）可以直接归档，也可以将多个档案袋组成一个档案盒存档。高压客户档案按“一户一盒（袋）”原则建档，内容较多时，可以分放在多个档案盒（袋）内（档案封套、档案袋、盒样式见附件一、二、三、四）。【释义】本条说明了按户存档的具体方式。第十八条高压客户技术图纸档案应与营业档案放在同一档案室保存，宜按户单独分柜或分列保管（档案袋、盒样式见附件五、六），与营业档案资料统一管理。【释义】本条提出了技术档案建档要求，技术档案包括设计图纸、试验报告等内容。第十九条每一份客户营业档案（同一客户号）建立一个唯一的档案号，并录入营销管理信息系统，与客户号建立对应关系，以方便检索查询。9【释义】本条明确了档案号与客户号的对应原则。应可在系统中通过客户名称、客户号等方式查询快速获取客户档案号。第二十条档案号一经确定不得变动，销户的客户档案号不再使用。新上客户档号（客户号）编号规则如下：档号共12位，第1、2位为市局编号，第3、4位为县（区）局编号（1到4位按照营销信息系统已有编号确定），第5位为客户类别（以“1”表示居民客户，以“3”表示居民以外低压客户，以“5”表示高压客户），第6、7位为归档年份（如“08”表示08年），8～12位为客户流水号。【释义】本条明确了档案号编制规则，如0598-5-0900234表示xx市xx区（县）局高压09年建档第00234号客户。档案室客户纸质档案可按客户类别分开，按档案号顺序分别摆放，便于查找。【修改】现有营销信息系统中，不统一要求客户编号与档案编号一致。第二十一条因客户改压等原因导致原档案销户需建立新档案的，应分别在新旧档案中注明该客户原档号与新档号。【释义】本条明确了改压等较特殊原因导致变更档案号的处理方式。第二十二条档案盒侧面、档案袋、封套的右上角填写10档案号，一户不止一个卷盒或封套的进行分装，档案号相同，后加序号“-1”、“-2”等）。【释义】本条明确了档案袋、盒的标记方式。第二十三条档案内每份资料的右上角加盖档号章。档号章为科技档案档号章（见《科技技术档案案卷构成的一般要求》），其规格为40×20mm，采用红色印油。档号章式样如下：档号序号档内资料在档号章处填写档号，按存档资料在业务流程中的先后顺序填写序号，均为阿拉伯数字。【释义】本条明确了档案资料的标记方式。当一份资料有多页时，在首页盖章编号。第二十四条每份客户营业档案均应建立档案目录，目录可以建在档案封套或袋（盒）的封面上，也可以采用专用目录纸，放在档案袋（盒）内。【释义】本条明确了建立档案目录的方式。第二十五条客户办理变更用电资料归档时，应增补档案目录内容。【释义】本条提出了档案增补要求。第二十六条纸质归档资料应尽量保持原始状态，不得进行随意的裁剪和涂划，对已破损的文件应予修整，以便于11保存与查阅。【释义】本条明确了档案整理原则与方式。第二十七条应建立档案统计台帐，做到数据准确，查找方便。【释义】本条提出了建立档案台帐的要求。台帐格式附后。第二十八条销户客户档案仍应妥善保存，销户的高、低压客户档案分别保存10年、5年以上，重要客户长期保存。有新档号对应的销户档案应与新档案同时保存。【释义】本条明确了销户档案管理原则。第五章档案查阅与保管第二十九条客户纸质资料归档后因工作需查阅或复印的，应填写查阅或复印事由并签字，由档案管理员找出后现场查阅，或由档案管理员复印后将复印件交查阅人，并做好记录。档案原件原则上不能借出档案室，确有特殊需要的，须主管领导签字批准，方可借出，并应在规定期限内归还。【释义】本条明确了档案借阅原则与方式。第三十条档案管理员应加强保密观念，严禁将客户营业档案提供给无关人员查阅或作他用。【释义】本条明确了档案管理员保密职责。12第三十一条档案室应做好防火、防水、防潮、防盗、防虫、防鼠、防高温等工作，定期进行检查，发现问题及时处理。【释义】本条提出了档案安全保管要求。第三十二条档案管理员工作调动必须办理移交手续，做到交接清楚，帐实相符。【释义】本条提出了档案管理职责移交要求。第六章附则第三十三条本办法从发文之日起施行。【释义】本条明确了施行时间。第三十四条本规定由公司营销部负责解释。【释义】本条明确了解释权限。13附件：1．档案封套样式一：尺寸：220×230mm（上边与左斜边开口）2．档案封套样式二：尺寸：220×165