08秋办公室管理期末复习指导

108秋《办公室管理》期末复习指导辅导教师肖亚非第一部分：复习应考基本要求《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育（专科）行管专业开设的必修课。通过本课程的学习，使学生掌握办公室实务操作方面的基本知识，具备办公室业务的基本技能和与之相关的交际能力，有一定的文字使用运用能力。（一）本课程的考核对象中央广播电视大学行管专业（专科）的学生。（二）形式本课程的考核形式为形成性考核和期末考试相结合的方式，本课程形成性考核为课程平时作业。考核成绩由形成性考核成绩和期末考试成绩两部分组成，考核成绩满分为100分，60分为及格。其中形成性考核成绩占考核成绩的20%，期末考试成绩占考核成绩的80%。期末考试采用问卷笔试（闭卷）形式，卷面满分为100分，考试时间为90分钟。（三）考试范围教材《办公室管理》全书以及联系实际的有关内容。（四）试题类型及分配比例：试题类型分为：单项选择题、判断题、简答题、设计题、案例分析题等。各题所占比例分别为：10%、10%、20%、、30%、30%。（五）应试要注意的问题1、同学们这段时间需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章结构。2、考试时试卷书写要工整，一定要注意认真审题，每个问题均要回答。不能留空白。3、本课程试题题量较大，一定要注意把握时间，先易后难。4、考试时一定要沉着应战获得好成绩。第二部分：复习应考资料及其使用本学科本次考试有下列4种资料，可供学员复习应考用。（一）《办公室管理》期末复习指导这小册非常重要，它是浓缩了的考试范围，同学们要认真看。（二）平时作业平时作业与考试题型和要求基本上是一样的，根据过去考试的情况看也有重复，有些作业题其实就是考试题，所以一定要认真用好。平时作业老师作过重点评讲，请按老师平时所评讲的要求掌握，作业内容占期末考试内容有一定比例。（二）自检自测题本校电大网挂的两套自检自测题和综合练习题很重要，这是对平时练习的补充，同时也是对考试内容的补充和强调，一定要引起注意。（三）请同学们这段时间随时关注市电大平台和巴南分校平台网上所挂的资料。最后祝同学们顺利通过考试！第三部分：重难点《办公室管理》重难点(1)2为帮助同学们更好复习，现将以下题作提示性的解答和评讲，供同学们参考。以下绿色字体部分为问题的参考答案，其他为问题和对问题的分析与评讲。请同学们在答题时加以注意。一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。办公室实务工作一览表序号国内一般性国外一般性国内企业（含外企）1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函。记录上司指令及会谈、会议内容。2文书制作复印资料。打印文稿及表格。3文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4档案管理档案管理。5会议组织安排会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6调查研究协助上司准备书面的财务报告、研究报告。7信息资料准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；整理并组织好粗略的资料。收集及整理各种信息。8信访工作替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来访。9接待工作接待来访宾客；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。10协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11督查工作督导一般职员或速记员。12日程安排替上司定约会并做好记录；为上司安排旅行或考察。13日常事务阅读并分类信件；自动处理例行的事务；替上司保管私人的、财务的或其他的记录。通讯事务、电话；照料上司身边的琐事。314办公室管理办公室环境的布置和整理；保管办公室设备及用品。15其他临时交办的事项以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐。执行上司交办事项。16替上司申报交纳所得税及办理退税。17外出办事，如银行、邮局等。18同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。还有些内容要分开来写。比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。二、办公用易耗品主要包括哪些？本题主要考核本课程的第一章第5点的“办公用品的种类”这一知识点。办公用易耗品主要有：1．信封、纸张；2．软盘、光盘等；3．铅笔；4．圆珠笔；5．签字笔或钢笔；6．修正液或修正带；7．印盒；8．各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9．小刀；10．日历等；11．其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。本题在书上有明确答案，得分率很高。主要认真阅读教材，就能答对。三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？4本题主要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1．计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2．实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3．检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何。本题虽然在书上有现成的答案，但是还是需要同学们进行一定的归纳再答题。四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。本题主要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：1．将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事？B.是否做或不做都无所谓的事？C.是否不可以做的事？对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。2．对于A类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。3．与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1．请示方法和报告方法；2．计划方法和总结方法；3．受意方法；4．传达方法；5．进言方法；6．变通方法和挡驾方法；57．分工方法与合作方法。本题主要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。下面我举一个例子，同学们按照这个思路作答即可：1．首先简要说明此种方法：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。2．结合实际谈体会。我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。《办公室管理》重难点(2)一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。以下为参考答案：同：1．都应先问好，再传达自己的信息；62．都应保持耐性、热情的态度；3．通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；4．都应简明扼要表达自己的意思。异：1．打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。2．打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析再作答。以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自己归纳一些要点。二、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。本题主要考核本课程的第三章第3点的“电视会议”和“交互式电话会议”这两个知识点，并对这两个知识点进行比较。本题答题思路如下：1．基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。2．两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3．各自的优劣：“电视会议”——优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。“交互式电话会议”——优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。本题得分率很低，因为需要同学们对书上的知识进行分析和归纳。以上只是本题的参考答案，同学们也可以有自己的看法，言之成理即可。三、简要回答邮件分拣的一般标准。本题主要考核本课程的第四章第2点的“邮件的分拣”这一知识点。（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。本题在书上有明确的答案，得分率很高。要注意的是，以上只是本题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否则7会失分。四、怎样处理上司不在时的邮件？本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再详细说明。五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？本题主要考核本课程的第五章第3点的“上司拒绝接见来访者的做法”这一知识点。本题从5个方面进行回答：1．上司正在开会时；2．上司繁忙时；3．上司即将外出时；4．远道来访或有重要事情的来访时。本题在教材上第88页有明确的答案，在此不再详细说明，请同学们照以上的要点按教材上的详细说明回答即可。《办公室管理》重难点(3)一、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份××预定表。本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案：1．日程安排计划表的种类：（1）年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年度的