会议管理指引

会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第1页共8页会议管理指引编制日期审核日期批准日期修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第2页共8页一、概述二、工作程序1.职责说明1.1.会议经办部门1）会议经办部门是指根据不同会议性质和特点，由相关部门为会议组织经办部门。2）负责会议的召集、发起、倡议、组织工作。3）负责会议纪要整理、下发、跟踪落实。1.2.相关部门1）根据制度与流程和经办部门要求，参与会议并提出意见或建议。2）对会议决议事项负责执行落实本部门职责范围内的工作。1.3.分管领导/公司总经理1）根据制度与流程参与会议、提供决策意见。2）推动协调需要跨部门沟通或协调的事项。2.会议组织2.1.会议准备：会议由经办部门负责组织，组织会议需经办部门负责人以上人员确认方可发起。发起会议应充分考虑必要性，凡可通过会下沟通方式解决的事项，应尽量避免采用会议方式。2.2.会议确认：经办部门需事先对重要参会人的出席时间、会议室空缺进行确认后方发起会议。需要公司总经理、分管领导参会的，须提前与相关领导协调确认。目的切实提高公司会议效率，规范公司会议管理流程。适用范围适用于公司各类会议的组织管理。术语和定义1.1.管理会议：指公司在经营管理过程中，为确保公司运营效果、效率而召开的例会、协调会、总结会、预算会等。1.2.专题会议：指公司在项目开发过程根据业务开展的需要，对开发相关的某一个事项进行研究、讨论、评审、决策的会议，最大的特点是与项目开发息息相关。1.3.文化会议：指公司为宣传企业文化、倡导员工联谊、营造良好的企业氛围而召开的务虚类会议。会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第3页共8页2.3.参会人员：参会人范围应尽量精简，严格限制在与会议内容有直接关系的人员，包括需直接提供信息、参与意见和决策的人员，其他非直接人员以会后发送纪要的形式告知会议结果。2.4.会务安排：经办部门召开会议需按规定程序向人力行政中心提出会务申请，由人力行政中心统一安排会议时间和会议室；不同会议的开始时间应至少间隔30分钟。凡有会议设备需求，如投影仪、白板、电脑、音响设备等，应在申请中详细注明，并及时与人力行政中心确认。2.5.资料准备：凡需参会人员事先做准备的工作（如就某具体议题事先沟通、准备意见等），应在会议通知中加以注明。会议文件应尽可能提前备妥并作为会议通知附件发参会人。相关人员应按照要求做好会前议题资料准备。2.6.会议时间：1)会议总体时间（包括开始与结束时间）、单项议程的时间和发言人等应尽量在申请或通知内明确，以便于会议过程控制。临时性紧急会议由组织人负责通知，但需将通知同时抄送人力行政中心。2)除临时性紧急会议之外，会议通知应至少提前1个工作日发出，以便参会人进行充分准备。3)会议结束时间最长可延迟30分钟，如仍有未尽事宜，则需另行安排会议，避免影响后续会议的正常进行。2.7.会议用餐：会议进行至用餐时间，尽量安排休会用餐，无特殊情况不得在会议室内用餐。3.会议出勤原则3.1.会议委托制：所有会议发起召集部门需按要求提前通知参会人员，参会人员需按时出席，如不能出席需向发起人或发起部门负责人请假，并委派代表参加，并交代好本人或本部门需在会中提交的问题，受托人也需将会议的精神转达委托人。3.2.会议签到制：会议发起部门需在会前准备签到表，所有参会人员需按要求时间准时出席并签到，迟到或早退者按公司行政管理规定处罚。4.会议过程控制管理4.1.会议发起人应做到：1)会议资料齐备。2)议题明确。3)会前对议题征询参会人员意见。4)会前沟通充分，便于上会形成决议。会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第4页共8页4.2.会议主持人负责主导和控制会议进程，明确会议结果，应做到：1)主动控制会议进程，严格按议程控制讨论时间，超出时间主持人应对发言人给予提醒。2)及时控制发言人跑题、小范围讨论等现场秩序杂乱情况。3)严格检查和执行会议纪律。4)进行总结性发言，包括对照会议议程逐项明确会议结论、通报会议奖罚等。4.3.会议参会人应做到：1)准时参会。2)接到会议通知后，提前认真阅读会议文件并就相关议题和发言进行准备，以缩短讨论时间。3)会议发言应简单明瞭，紧密围绕主题，避免超时。4)注意力集中，不从事任何与会议主题无关的事务。5)遵守会议纪律，保持会场秩序，听从主持人安排。4.4.会议记录人应做到：1)清楚记录发言要点及结论，要求。2)对照议程逐项记录要点，包括任务安排、讨论结果、经主持人明确的会议结论等。3)会议如有需上报未出席会议的领导决定的事项，应在纪要中明确记录内容及报审领导。4)会后48小时内应整理出会议纪要，上报参会最高领导审批。纪要签发后应下发参会人员、会议内容相关人员、人力行政中心和运营管理中心。5.会议跟踪与反馈5.1.任何会议均需形成纪要（个别会议甚至需要形成视频音像资料），作为会议成果的记录文件，并注意保存和归档。会议纪要应保证最大范围地发送给相关公司及人员，并抄送人力行政中心备案，以确保会议信息的有效沟通。5.2.主办部门应当负责对会议有关内容的进行督办落实。6.会议室管理6.1.预约登记：各部门如需使用会议室，需根据会议需要及人员情况选择相应的会议室，并提前一天提交OA系统的会议流程向人力行政中心提出申请，并详细填写会议所需的各项会务服务内容（如水果、保洁、设备、网络、电器等等）。人力行政中心根据通知要求进行统一安排。未能提前预约登记或临时性使用时，和其他部门的会议时间发生冲突，则要灵活安排，请各部门给予谅解。会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第5页共8页6.2.会前准备：人力行政中心接到通知后，根据要求的内容、人数、时间进行安排会务准备，准备工作在会议开始半小时前结束，然后由会议经办人进行验收并签字认可。6.3.会务服务：使用会议室的各项电器设备，原则上应当由人力行政中心相关人员统一进行操作服务，如会议室的使用人员要求自行操作或特殊情况，使用人员应严格按照设备的使用程序操作，保证设备的完好及会议的顺利进行。三、支持文件四、相关记录1）《会议签到表》2）《会议室使用申请表》3）《会议纪要》（格式文本）4）《业务环节关键决策会议清单》(参考)5）会议管理体系（汇总）6）经营管理会议体系7）项目开发决策会议体系五、附件附件1：公司运营会议体系一、会议分类会议类别会议级别会议目标及议题会议时间（示意）组织人参会人主持人管理会议A-1公司月例会总经理办公会（公司级）推动战略发展规划与实施；研究部署重大事项；协调各分管业务口的重大节点及计划实施每双月的5号运营管理中心经营班子成员及相关领导总经理会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第6页共8页会议类别会议级别会议目标及议题会议时间（示意）组织人参会人主持人月度计划协调会（公司级）总结上月计划执行情况，审议并协调推动当月工作计划每月2号运营管理中心经营班子成员、各相关部门负责人及项目负责人运营分管领导/运营管理中心负责人接上表接上表月度营销策略评定会总结上月营销策略，制订营销策略方案每月1号营销策划中心各相关部门领导营销分管领导/营销策划中心负责人A-2月成本例会月度成本检视会总结上月预算执行情况及分析原因每月7号成本管理中心各相关领导及相关部门负责人成本分管副总/成本管理中心负责人A-3月/季/半年绩效例会月/季/半年绩效考核评估会对各被考核人月/季/半年各项工作指标及工作业绩进行评估及打分每月/每季初/每年七月初人力行政中心/运营管理中心经营班子成员及相关人员运营分管领导A-4半年总结会战略、计划、成本总结回顾会（公司级）半年工作的回顾总结，下半年工作计划及全年计划的推进每年7月运营管理中心总经理、各分管领导及各部门负责人总经理A-5年度研讨会发展战略研讨会（公司级）宏观经济发展态势；市场调研情况汇报；当地土地交易情况及地块分析报告；年度战略每年底投资发展中心部门经理级以上管理人员投资分管领导会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第7页共8页会议类别会议级别会议目标及议题会议时间（示意）组织人参会人主持人规划及定位的讨论A-6年度计划会经营计划讨论（公司级）公司年度经营计划每年度11-12月运营管理中心总经理、分管领导及部门经理总经理A-7年度全员大会述职总结及计划安排宣布（公司级）年度公司及工作总结及下一年度公司及部门工作计划每年末人力行政中心/运营管理中心全体员工运营管理中心负责人A-8周部门例会各部门内部例会各部门内部工作安排及阶段性工作总结每月两次部门负责人部门全部员工（可邀请分管领导）部门负责人专题会议A-9项目开发决策会议涉及项目开发决策重要事项（公司级）项目开发过程中的重要业务决策事项，如规划方案、营销方案根据业务需要不定期组织业务部门/分管领导经营班子成员及相关成员业务部门/分管领导A-10项目进度协调会涉及项目进度的各类事务的协调汇报项目进度情况；项目配合情况分析及总结；协调解决各类现场问题各项目每月一次或根据需要调整项目经理/运营管理中心负责人项目群及相关职能部门负责人项目经理文化会议A-11务虚会议公司联谊类、员工活动类、座谈类会议（公司/部门级）以公司/部门为范围组织的员工联谊、文化联欢、春茗酒会、座谈类会议等根据需要策划具体时间人力行政中心临时策划临时指定备注：以上会议A-10专题会议根据需要召开，会前需进行详细规划，其余会议不再详述，按表中所列时间及要求定期召开。二、项目开发决策会议体系说明会议管理指引编号：YXZY-YY-WI005版号：A/0页码：第8页共8页1)项目开发决策会议：是指房地产项目开发过程中的决策或评审会议，通常是与开发业务紧密相关的专题会议。2)根据阶段成果的规划，从“项目可研”至“项目后评估”，可以根据实际情况设计若干会议开发决策会议或专业会议。3)决策会议确定的依据包括：①房地产项目开发主线路中的关键环节；②包含公司《权责手册》中涉及项目开发的决策会议。4)凡本文件中所列出的会议，上会前议题主责部门应做好会前的沟通，力求达到相关部门意见一致，如存在分歧主责部门应提出备选方案和明确的推荐性意见。是否具备会议召开的条件，由会议主持人确定，以下不再特别说明。5)凡本文件涉及到的决策会议，所有会议纪要应抄送运营管理中心、人力行政中心，以下不再特别说明。6)原则上各参会部门的部门负责人必须参加，特别原因不能参会、需指定可代表部门发表意见的其他人员、并对其意见负责，且需经会议召集部门分管领导同意，以下不再特别说明。7)《业务环节关键决策会议清单》列举出了关键决策会议，可作为参考，公司可视实际情况进行拆解或合并。