承赤高速公路档案编制办法

1河北省茅荆坝（蒙冀界）至承德公路建设项目档案编制办法公路工程建设项目竣工文件的编制是项目管理的重要工作，其形成的竣工档案，覆盖了从立项、设计、施工直至竣工验收的全过程，为工程实体的检查、验收、使用、管理、维修、改建、扩建将提供重要依据。为规范本项目竣工档案的编制，依据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）、《交通档案管理办法》（交办发[2005]431号）、《关于印发公路工程竣（交）工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）、《河北省高速公路建设项目档案管理办法》（冀交办[2010]435号）、《河北省高速公路建设项目立卷归档整理规范》（冀交办[2011]41号），结合本项目实际情况制定本编制办法（以下简称本办法）。一、竣工档案分类编号办法河北省茅荆坝（蒙冀界）至承德公路建设项目竣工档案档号由两级分类号组成，即：项目代号、一级分类号、二级分类号、流水号项目代号河北省茅荆坝（蒙冀界）至承德公路MC一级类目本办法附件一的序号二级类目施工单位、监理单位代号（合同号）如：施工单位SGnn为相应标段代号流水号按本细则附录一“归档文件”内容顺序编制“·”、“-”类间符号（“-”仅限用于流水号最后类目间应用）示例：MC·1-流水号项目前期文件2MC·2-流水号设计审批文件MC·3-流水号工程管理文件MC·4·SGn-流水号路基、路面、桥梁、隧道、互通施工文件MC·4·JAn-流水号交通安全设施文件MC·4·FJn-流水号房建施工文件MC·4·JDn-流水号机电工程文件MC·4·HBn-流水号环保工程文件MC·4·DSFn-流水号第三方检测文件MC·5·JLn-流水号路基、桥涵、隧道、互通、路面监理文件MC·5·JLFn-流水号房建监理文件MC·6-流水号竣（交）工验收文件MC·7-流水号资金管理MC·8-流水号科研、新技术文件MC·9-流水号声像资料二、竣工文件的收集（一）收集范围本项目文件材料具体收集范围按照《河北省茅荆坝（蒙冀界）至承德公路建设项目文件材料收集归档范围分类表》执行。能反映与项目有关的重要职能活动，具有查考利用价值的各种载体的文件，均应收集齐全，归入本项目档案。（三）收集时间各类文件按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集。项目文件组卷建档后，保管期限按本办法附录一规定执行，并在竣工档案案卷封面相关栏目内注明。（四）本项目一级类目的档号采用本办法附录一的序号。筹建处按附录一序号1、32、3、6、7、8、9归档文件提示的内容搜集相关文件资料，并按归档文件内容对号入座，编制竣工文件档号。各参建施工单位（SGn、FJn、……）按本细则附录一序号“4”“9”归档文件内容要求，搜集整理与本单位相关的文件资料。各参建监理单位（JLn、JLFn……）按本细则附录一序号“5”“9”归档文件内容要求，搜集与本单位相关资料组卷建档。（五）本项目文件材料的收集要求1、原始性。本项目收集归档的文件材料是一套完整的反应工程建设过程的原始记录文件，应为原件。尤其是与相关单位、地方签订协议文件，存档必须是原件。2、完整性。收集归档的本项目文件材料要能全面、准确地反应工程建设的实际过程。收集全面，记录完整。3、真实性。档案资料的积累应与工程进展同步进行，档案资料应根据工程实际情况，如实记载实际过程状况及结果。4、规范性。本项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范，书写材料应符合耐久性的要求；禁止使用不耐久字迹材料（如圆珠笔和铅笔等）书写、签批；签字认可手续齐备，签署意见栏内必须有明确意见。复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量要求。本项目纸张均采用70g以上白色A4纸制作，小于A4纸的出厂证明、材质单、试验单应牢固粘在A4纸上。5、数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片，填写详细说明一并归档。电子文件和数字化档案应使用不可擦写光盘保存。三、项目文件的整理与归档（一）项目文件整理1、建设项目所形成的全部文件应在归档前根据国家有关规定，并按档案管理的要4求，由文件形成单位进行整理。2、建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、交工试运营文件及验收文件，应根据文件的性质、内容、分别按年度、项目的单项或单位工程整理。在此强调指出，同性质、同内容要合并同类项，分别整理，归档组卷。3、公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。合同段未完成项目档案整理的，筹建处将不组织交工验收。（1）立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。（2）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。（3）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。（4）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。（5）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。（6）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件2）。（7）计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分别整理组卷。（8）施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。（9）施工文件材料①原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理组卷。除此之外，可以合同段为单位分别集中整理组卷。②．施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整5改报告等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷。③．竣工图按照专业、图号分别整理组卷。（10）监理文件①．监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等，分别整理组卷。②．平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。③．旁站监理记录按施工合同段整理组卷。④．监理日志按照监理工程师和形成时间整理组卷。（11）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。（12）设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。对工程资料整理存档的思路是：以分部或单位工程为核心，施工、监理对应资料不分开，报验、施工记录、检验记录、试验报告不分离；按施工和报验顺序，由分项到分部到单位工程，进行积累罗列，使项目资料收集整理与工程建设同步，做到边施工边整理，达到工程完成结束，资料编制完成。（二）项目文件组卷1、卷内文件材料系统化排列（1）立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。6（2）设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（3）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。（4）项目法人单位及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。（5）施工文件材料①．原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。②．变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。③．各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。④．按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。⑤．合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。⑥．竣工图按照按里程、专业、图号依次进行排列。⑦．设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。（6）监理文件①．监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。②．旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。7③．监理日志按照监理工程师和日志形成时间依次进行排列。（7）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。（8）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序，依次进行排列。（9）卷内文件材料一般文字材料在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后。（10）案卷页号的编写：经系统化排列的卷内文件材料，以有效内容的页面为一页，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不需编写页号。2、案卷的构成案卷，指由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。本项目文件材料幅面为A4(210mm×297mm)。（1）内封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号组成（样式见附件3）。案卷题名——应简明、准确地揭示卷内文件内容。主要包括建设项目的名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。项目名称以初步设计的批复为准。--项目文件案卷题名的表示形式8XX高速公路XX段XX桩号XX工程XX结构XX文件名称示例：河北省茅荆坝（蒙冀界）至承德公路土建5合同段K68+700-K69+400路基土石方填筑资料河北省茅荆坝（蒙冀界）至承德公路土建11合同段K103+621滦河特大桥12号墩桩基资料--管理性文件案卷题名的表示形式建设项目名称+责任者+问题+文件名称示例：茅荆坝（蒙冀界）至承德段总监办关于加强安全生产管理的通知立卷单位——指案卷的形成单位。应填写负责文件组卷部门或项目负责部门；起止日期——填写本卷卷内文件形成的最早和最晚的时间。如2009年1月1日—2010年1月1日。保管期限——文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三种。应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。密级——依据国家及部有关保密规定确定并填写。档号——由项目代码、档案分类号及案卷顺序号组成。案卷内封面宜采用与卷内文件材料相同尺寸，150g以上牛皮纸打印。（2）卷内目录由档号、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注组成（样式见附件4）。档号——指独立成册、可不装订的文件材料组成一卷的，须注明本案卷档号。序号——按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。文件编号——填写文件材料的原始编号或图号。9责任者——填写文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位或监理单位。文件题名——填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题并加[]符号。案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。日期——填写文件材料形成最终日期。用8位阿拉伯数字填写。如：2009年1月1日，写成20090101。页次——填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；属已装订成册的文件材料，在卷内目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。备注——填写需要注明的情况。（3）卷内备考表由档号、互见号、立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间组成（