Excel操作技巧之查找和引用函数

在Excel中，可以用非常简便的方法，快速创建与其它数据库管理系统建立的类似关系性数据库表格，并可对这种数据库表格进行数据排序、筛选、数据透视、汇总分析等数据处理和数据分析操作。Excel中的数据库实际上就是工作表中的一个二维表。在建立和使用Excel数据库表格时，用户必须遵循以下的基本准则：一个数据库最好单独占据一个工作表，避免将多个数据库放到一个工作表上。数据记录紧接在字段名下面，不要使用空白行将字段名和第一条记录数据分开。避免在数据库中间放置空白行或空白列，任意两行的内容不能完全相同。避免将关键数据放到数据库左右两侧，防止数据筛选时这些数据被隐藏。字段名的字体、对齐方式、格式、边框等样式，应当与其他数据的格式相区别。条件区域不要放在数据库的数据区域下方。因为用记录单添加数据时，Excel会在原数据库的下边添加数据记录，如果数据库的下边非空，就不能利用记录单添加数据。应用Excel数据库表格，可以进行简单的数据组织和管理工作，比如排序、筛选、分类、汇总、查询、数据透视等操作。在数据量不大，数据种类不多，企业规模不大时，用Excel进行数据的组织和管理功能会给数据处理工作带来许多方便，它能简化工作步骤，提高工作效率。另外，Excel具有相当强大的数据计算功能，提供了许多有用的函数和数据分析工具，如财务函数、统计函数、图表分析等，这些功能恰好是某些专业数据库较弱的地方。然而，Excel并不能取代真正意义上的数据库系统，也不能用于建立较为复杂的管理信息系统。在数据量很大，数据的种类较多，数据的关系比较复杂时，用户用它来建立数据库管理信息系统时，很难处理好数据之间的各种关系。Excel使用如下排序规则：1.数字按从最小的负数到最大的正数排序；2.字母按照英文字母A～Z和a～z的先后顺序排序。3.在对文本进行排序时，Excel从左到右一个字符一个字符地进行排序比较。4.特殊符号以及包含数字的文本，升序按如下排列：0~9（空格）!#$%&()*,./:;?@[\]^_`{|}~+=A~Za~z5.在逻辑值中，FALSE（相当于0）排在TRUE（相当于1）之前；6.所有错误值的优先级等效；7.空格总是排在最后；8.汉字的排序可以按笔画，也可按汉语拼音的字典顺序。按单个关键字排序就是根据数据表中某一列的内容进行排序，包括“升序”和“降序”两种方式。其功能实现的最好方法就是采用工具按钮法，操作时，只要将光标置于待排序的列中；然后单击常用工具栏上“升序”按钮或“降序”按钮即可。说明：按某一列数据作为关键字排序时，只需单击该列中任一单元格，而不用全选该列数据。所谓多关键字排序，就是对数据表中的数据按两个或两个以上的关键字段进行排序。进行多关键字的排序，可使数据在主要关键字段相同的情况下，再按次要关键字段排序；在主要关键字、次要关键字段都相同的情况下，数据仍可按第三关键字段有序。汉字与数值不同，数值有大小可比，而汉字本身没有。为了处理的方便，人们按照一定的规则（按照字母顺序、按照笔画顺序）确定汉字的“大小”次序。默认为按照字母顺序，要想按照笔画顺序，可以在对话框中进行设置。如何实现排序后仍能快速返回原来的顺序？常见的两种情况：第一种情形：操作只是刚刚发生过，这很好办——直接按下【Ctrl+Z】撤消操作即可；第二种情形：如果原来的表格本身已经有了一个排序索引字段（如学号、职工编号，日期型数），只要按照原来那个排序索引字段再重新排序一次即可。但是，如果不是上述两种情况，则需要采用引入辅助列的方法通过以下步骤来实现。如何快速删除数据区域内的空行？有时候，处于数据分区显示或者错误操作等原因，数据区域中可能包含很多空行。这些空行的存在，会影响到对数据的分析。对这些空行如果一行一行地操作，非常费时。利用“数据排序时，空格总是排在最后”这一排序规则，则可以通过数据排序的方法删除数据区域中的所有空行，并且不打乱数据区域中各行数据的顺序。RANK函数及其应用RANK函数用来返回一个数值在一组数值中的排位，其语法格式为：RANK(number,ref,order)该函数共包括三个参数，其中：Number为需要找到排位的数字；Ref为包含一组数字的数组或引用；Order为一数字，指明排位的方式，为0或省略，按降序排列排位，不为零，按升序排列进行排位。如何快速给一组数据记录填上排位序号？方法一：给数据排序，然后使用数据填充方法方法二：使用Rank()函数如何取得一个数据集中的第K个最大值？LARGE和SMALL函数及其应用LARGE函数和SMALL函数的功能分别是用来返回一个数据集中第k个最大值和第k个最小值语法格式分别为：LARGE(array,k)::Large(c2:c20,5)SMALL(array,k)::Small(c2:c20,5)当数据库表格制作好之后，有时还需要根据指定条件从众多数据中筛选特定的记录。Excel中提供了两种筛选方法：“自动筛选”和“高级筛选”，它们可以将那些符合条件的记录显示在工作表中，而将其他不满足条件的记录隐藏起来；或者将筛选出来的记录送到指定位置存放，而原数据表不动。执行“数据”/“筛选”/“自动筛选”命令，使“自动筛选”项为选中状态（打上对号），即可进行自动筛选。自动筛选非常方便，通过它可以实现以下的筛选操作：对某一字段筛选出符合某特定值的记录——单击需要筛选字段的筛选器箭头，从下拉菜单中直接选择某特定值即可。例如：“筛选出学历为硕士的记录”对同一字段进行“与”运算和“或”运算——单击需要筛选字段的筛选器箭头，从下拉菜单中选择“自定义”，在弹出对话框中进行设置即可。例如：“筛选出学历为硕士或博士的记录“”筛选出毕业年份在2002-2004之间的记录”对不同字段之间进行“与”运算——只要通过多次进行自动筛选即可。例如：“筛选出学历为硕士或专业为会计的记录”可以筛选出最大／最小的若干个／若干百分比）记录——只要单击需要筛选字段的筛选器箭头，从下拉菜单中选择“前10个””即可。例如：“筛选出年龄最大的5个记录”但是，自动筛选无法实现多个字段之间的“或”运算，这时就需要使用高级筛选使用高级筛选的注意事项：高级筛选必须指定一个条件区域。如果“条件区域”与数据库表格在一张工作表上，筛选前，确定光标放置到数据库中某一单元格上。执行“将筛选结果复制到其他位置”时，在“复制到”文本框中输入或选取将来要放置位置的左上角单元格即可，不要指定某区域。条件区域可以定义多个条件，以便用来筛选符合多个条件的记录。高级筛选条件区域中可以使用通配符“*”和“？”。查找姓王的人员信息？查找姓名中包含有‘学’字的人员信息？查找1980年10月1日前出生的人员记录？查找1980年出生的人员信息？在高级筛选的条件区域中，可以将公式的计算结果作为条件使用。例如，找出成绩表中高于平均分的学生记录，找出工资表中高于或低于平均收入的职工档案，找出人员档案表中超过平均年龄10岁以上的人员的信息等。此时，因为平均成绩、平均收入和平均年龄都不是一个常数条件，它们全部都是需要根据工作表计算的结果。在Excel中，可以创建计算条件的条件区域，用计算条件进行高级筛选。当筛选的条件不是一个常数，而是随数据清单中数据变化的计算结果，此时无法直接利用高级筛选进行数据筛选。通过计算条件可以解决此种情况。计算条件的条件区域设置规则：字段名行为空条件行中输入包含有公式或函数的条件查找3月份出生的人员记录?E1单元格无内容在E2单元格输入公式：=month(d10)=3条件区域为E1:E2查找笔试成绩大于平均笔试成绩的人员信息?E1单元格不输入内容E2单元格输入公式：=K10average($k$10:$k$39)条件区域为:E1:E2认识工作表区域单元格引用方式相对引用:A1绝对引用:$A$1混合引用:$A1,A$1单元格引用的分类一维引用：A1:A10、A2:G2二维引用：A1:C5三维引用：Sheet1:sheet3!A1数组的概念由文本、数值、日期、逻辑、错误值等元素组成的集合，行方向；列方向常量数组和内存数组数组的分类一维数组：行数组（垂直数组）和列数组(水平数组）{1，2，3，4，5}或{”A”;”B”;”C”;”D”;”E”}二维数组：多行多列数组{0，”差”；60，“中”；80,”良”；90，”优”}Offset函数将源引用根据指定的行，列偏移来产生新的单元格引用Offset函数语法Offset(基点，行数，列数，[高度],[宽度])函数特征“引用基点”只能是单元格引用，而不能使数组[高度],[宽度]用于指定目标的单元格区域大小，如果不指定，则目标引用尺寸与源引用相同[高度],[宽度]允许用户使用负数作为参数将A5区域进行偏移后产生的新的C7:E11公式：=Offset(A5,2,2,5,3)=C7:E11Match函数：返回查找值在范围中的位置序号Match函数的灵活性比LOOKUP（包括VLOOKUP、HLOOKUP）更强，它可以在工作表的一行（或一列）中进行数据查询，并返回数据在行（或列）中的位置。如果需要找出数据在某行（或某列）的位置而不是数据本身，则应该使用Match函数。Match函数的语法格式如下：Match（lookup_value，lookup_array，match_type）lookup_value为需要在Look_array中查找的数值。lookup_array为可能包含所要查找数值的区域match_type指明了查找方式，其取值可以为数字-1，0或1当match_type为1，函数MATCH查找小于或等于lookup_value的最大数值。Lookup_array必须按升序排列：...、-2、-1、0、1、2、...、A-Z、FALSE、TRUE。若match_type为0，函数MATCH查找等于lookup_value的第一个数值。Lookup_array可以按任何顺序排列。如果match_type为-1，函数MATCH查找大于或等于lookup_value的最小数值。Lookup_array必须按降序排列：TRUE、FALSE、Z-A、...、2、1、0、-1、-2、...，等等。如果省略match_type，则假设为1。查看“BO1”在数据序列中A4:A9的位置公式为：=Match(F3,A4:A9,0)Index函数返回指定的行与列交叉处的单元格引用。语法：Index（reference，row_num，column_num，area_num）reference是对一个或多个单元格区域的引用。row_num为引用中某行的行序号，函数从该行返回一个引用。column_num为引用中某列的列序号，函数从该列返回一个引用。area_num选择引用中的一个区域，并返回该区域中row_num和column_num的交叉区域。注意事项通常情况下，行号、列号参数不支持使用数组返回指定的行与列交叉处的单元格引用公式：=INDEX((A4:C9,E4:F8),2,3,1)返回值Choose函数的功能是从值的列表中选择一个值，它有点类似于计算机程序语言中的分情况选择语句。使用该函数可以返回多达29个基于给定待选数值中的任一数值。Choose函数的语法格式如下：Choose（index_num，value1，value2，…）其中：参数index_num用以指明待选参数序号的参数值,它必须为1到29之间的数字，或者是包含数字1到29的公式或单元格引用。如果index_num为1，函数Choose返回value1；如果为2，函数Choose返回value2，以此类推。如果index_num小于1或大于列表中最后一个值的序号，函数Choose返回错误值#VALUE!。如果index_num为小数，则在使用