岗位说明书编写培训(ppt-33页)

“岗位说明书”编写培训课报告人：孙明娟2013-12-13婚后家务谁来做目录工作分析和岗位说明书的作用岗位说明书的撰写说明岗位说明书的示例工作分析的目的1、我需要什么样的员工？2、我需要我的员工做什么？3、我怎样判断我的员工做得好不好？4、我能提供给员工怎样的发展渠道？5、我需要给员工提供怎样的工作条件和环境？1、领导对我有哪些知识、技力和经验方面的要求？2、我工作的目标和价值是什么？3、我需要做哪些工作？4、我怎么判断自己做得好不好？5、我将来可以向哪些方面发展？6、我工作的条件和环境怎么样？管理者员工工作分析和岗位说明书的关系任务责任职责工作说明工作规范知识技能能力工作分析关于工作职责、任务内容的详细描述◆岗位说明书是工作分析的书面表达形式◆是人力资源管理体系中的基础系统工作须具备的知识、技能和能力工作分析是全面了解获取与工作有关的详细信息的过程。企业岗位管理体系公司战略及目标公司组织结构图部门职能与职责岗位职权职责岗位分析任职资格岗位说明书岗位价值评定员工能力与资格调查业务流程设计与重组目标—人—工作结合定岗、定编、定员等岗位评价岗位设计岗位分析岗位管理工作分析——岗位说明书◆用谁（who）◆做什么（what）◆何时（when）◆在哪里（where）◆如何（how）◆为什么（why）◆为谁（forwhom）◆岗位基本信息◆职责描述◆岗位职责◆工作权限◆任职资格◆工作环境◆职业生涯发展目录工作分析和岗位说明书的作用岗位说明书的撰写说明岗位说明书的示例岗位说明书的基本内容解释与填写说明一、岗位基本信息--1【岗位名称】岗位全称，“职能+层级”。如：市场部经理，招聘专员，避免使用“文员”“专员”之类的模糊笼统的岗位名称。【所属部门】按照现行的岗位名称填写，写到岗位所属组织最小细胞。如：“销售部电销组”、“市场部网络推广组”。【岗位编号】岗位的代码，公司统一为全公司所有岗位说明书编号方便查找，由人力资源部根据岗位体系统一规定编号。【直接上级】本岗位直接进行汇报并受其行政领导的岗位，原则上直接上级只有一位。如：销售员的“直接上级”是“销售部主管”，但不是“销售部培训师”。【直接下级】该岗位直接指挥或者向该岗位进行直接汇报的岗位，有几个写出几个，间接下属岗位不填。反映的是该岗位的管理幅度。岗位名称所属部门编号直接上级直接下级定编人数辖员人数岗位序列职等岗位说明书的基本内容解释与填写说明一、岗位基本信息--2【定编人数】该职位的编制，承担该职位的人员数，以公司规定编制计划为依据。【辖员人数】直接和间接下属编制总和。联系“直接下级”，反映了该岗位的管理幅度和管理层次；【岗位序列】一般分为管理、职能、技术、营销、操作序列；（或者“职位类型”）【职等】运用于薪酬体系中的概念，指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划分为同一职级，实行同样的管理与报酬。（不用“工资水平”）岗位名称所属部门编号直接上级直接下级定编人数辖员人数岗位序列职等岗位说明书的基本内容解释与填写说明一、岗位基本信息--3岗位名称策划专员所属部门市场部编号直接上级市场主管、策划组长直接下级无定编人数2辖员人数0岗位序列营销类职等举例分析：1、岗位名称：“策划专员”——“市场策划专员”（职能+层级）；2、所属部门：“市场部”——“市场部策划组”（细到最小）；3、直接上级：“市场主管、策划组长”——“策划组长”（只有一个老大）；4、岗位序列：“营销类”——“职能类”（不是所在营销部门就是“营销类”岗位）。二、职责描述--1岗位说明书的基本内容解释与填写说明组织目标分解分解职责描述职责概述【职责概述】即岗位设置目的，回答以下问题：为实现该岗位职责，在什么条件下或限制下，从事哪些领域的工作。解析式思维二、职责描述--2岗位说明书的基本内容解释与填写说明(工作依据)工作行为+工作对象根据销售政策及招生计划目标，通过电话销售方式对客户进行产品销售，目的确保个人业绩目标达成示例：电话销售员“工作依据”是为完成工作任务的限制和条件，是为确保这些重要的条件确实得以明确说明而未被遗漏，并不是不惜任何代价去完成的。职责概述：使用一两句简要概括的话，准确说明该职位的工作内容，并明确该职位及其该职位直接领导下的职位共同努力要求达到的总工作目标，用“完成…”“实现…”“达到…”等词描述。要求具有高度概括性，且紧紧围绕本部门的职能和直接上级的工作目标。二、职责描述--3职责描述职责概述学员信息建档、核对；报备白名单（整理名单）；分配辅导老师；档案更新管理。（教务老师）岗位说明书的基本内容解释与填写说明举例分析：避免：面面俱到，事无巨细的罗列.职责描述职责概述负责整个技术部门的业务和管理工作，直接向总经理汇报。（技术部经理）避免：千岗一面，描述过于简单。三、岗位职责--1工作职责职责要项工作任务1、（1）（2）（3）术语解释：【职责】该岗位通过一系列活动来实现组织的目标，并取得工作成果。【工作任务】职责的任务分解，是对职责的进一步说明。职责是工作任务的结果，工作任务是职责完成的过程。岗位说明书的基本内容解释与填写说明三、岗位职责--2岗位说明书的基本内容解释与填写说明示例：编制文件过程部门经理文员部门主管总经理最终批准文件审核文件草拟文件收集资料编制文件三、岗位职责--3岗位说明书的基本内容解释与填写说明职责描述的通用模式及内容表述权限或参与方式的动词需要完成的工作或动词所指向的对象职责目标（可选项）此项在企业中根据工作的不同而不同。企业中的行为一般可以划分为几类：决策行为、管理行为、思考行为、参谋行为、直接业务行为。直接业务行为根据业务的不同和对象的差异又可以分为很多类型分为三类，即人、物和信息。但实际的工作往往是这几个因素的组合由于岗位不同，职责变化多样，在形式上不必拘泥于这一种表现方式，但这两个部分是必不可少的在企业中，某一项需要完成的工作可能会有多个岗位共同参与，而每一个岗位在其中的责任与权限是不同的三、岗位职责--4岗位说明书的基本内容解释与填写说明表达权限和参与方式的动词+需要完成的工作或动词指向对象+职责目标示例：1、招聘主管：组织收集劳动力市场信息，及时调整招聘策略；2、市场专员：开拓新的合作关系，获取市场资源；3、员工关系专员：建立和更新员工电子档案，确保信息完整、准确。三、岗位职责--5岗位说明书的基本内容解释与填写说明职责与工作任务编写规范用语参考：常用工作描述指南业务活动列表动词类型针对制度、方案、计划等文件编制、制订、拟定、起草、审定、审核、审查、转呈、转交、提交、呈报、下达、备案、存档、提出意见文件类针对信息、资料调查、研究、收集、整理、分析、归纳、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理关于某项工作（上级）主持、组织、指导、安排、协调、指示、监督、管理、分配、控制、牵头负责、审批、审定、签发、批准、评估关于某项工作（下级）检查、核对、收集、获得、提交、制作其他研究、分析、评估、发展、建议、倡议、参与、推荐、计划、组织、实行、执行、指导、带领、控制、监管、采用、生产、参加、阐明、解释、提供、协助、达到、协调、确保、鉴定、保持、监督三、岗位职责--5岗位说明书的基本内容解释与填写说明职责与工作任务编写规范用语参考：业务活动类型关键动词列表信息类收集、分类、统计、整理、汇总、归纳、分析、提交、预测、发布等文件类登记、签收、传递、签发、下发、接受、分发、归档等计划、报告、方案类草拟、修改、审核、审批、审定等专业活动类设计、选择、评估、购置、交缴、修理、订购、计算、建立、准备、更改、开发、调整、宣传、筛选、编制、办理、优化等管理活动类组织、安排、跟踪、检查、监督、实施、控制、指导、考核、协助、参与、主持、协调、联络、拓展等常用关键动词表三、岗位职责--6岗位说明书的基本内容解释与填写说明1、职责要围绕工作目标，从工作大类逐类来写，以大分小。2、职责结构上可以按照工作对象来分职责一、职责二，或者按照工作程序来分：计划、组织、执行、控制；3、岗位长期及经常性的工作，不是短期或临时性的工作；4、按照岗位的重要性顺序来写；5、权力与职责对应，任职资格与岗位职责对应。注意事项四、工作权限--1工作权限1、权限一2、权限二3、权限三4、权限四岗位说明书的基本内容解释与填写说明1、工作权限主要包括三方面的权力：（1）完成关键职责的权力（2项左右）；（2）横向权力，即与相关部门业务关系而具有的权力，比如会签、审核等；（3）纵向权力，即对人财物的管理权限，如对下级人员管理、额度内的资金支配权、对相应物质调配权等。【工作权限】根据该岗位的工作目标与岗位职责，组织赋予岗位的决策范围、层级与控制力度。工作权限并非来自于对工作本身的分析，而是来自于“权限表”赋予该岗位的权限。四、工作权限--2岗位说明书的基本内容解释与填写说明2、各方面的职权按以下顺序来写：（1）主要工作上的权力；（2）计划类资料的审批权或批准权；（3）本部门发生费用的审核权或批准权；（4）接受直接上级的特别授权；（5）重要或相关事情知情权；（6）其他权力。3、“工作权限”不能过于简单，要具体描述权力范围：如建议权、监督权，应更改为“市场推广方案调整的建议权”、“对采购产品质量的监督权”。五、任职资格--1任职资格教育水平学历胜任该岗位的最低学历。如：大专、本科、硕士、博士；（大本×）专业胜任该岗位的专业。填写主要专业外，可填写某某相关专业。如：市场营销及相关专业、无特别要求等资格证书必须具备的专业技能的上岗证书或证照。如：出纳（会计从业资格证），司机（A级驾照）。经验要求胜任该岗位必须具备的工作经验或相关工作经验。如：X年以上工作经验，X年以上行业内管理岗位工作经验，无特别要求等。技能要求基本技能：完成各种工作时需要具备的通用的操作技术，一般为“写作、外语、计算机能力”业务技能：完成业务工作的能力。如：薪酬主管需具备薪酬与考核体系设计的能力。能力和素质要求能力要求：3-5个；素质要求：1-2个。岗位说明书的基本内容解释与填写说明【任职资格】为了完成工作，该岗位任职者所需具备的知识、技能、能力，以及个性特征要求。能够胜任该岗位工作的最低要求，作为该岗位进行人力资源招聘的标准和依据。请注意，以个人现有情况确定的标准并非该岗位的任职标准。五、任职资格--2岗位说明书的基本内容解释与填写说明冰山模型五、任职资格--3岗位说明书的基本内容解释与填写说明常见的“能力”：【一般能力】学习能力、分析判断能力、协调能力、问题解决能力、适应能力、执行能力、信息检索能力、领悟能力、沟通能力等；【管理能力】决策能力、计划与组织能力、领导能力、指挥能力、控制与协调能力、流程管理能力、预算管理能力、培养指导下属能力等；【特殊能力】谈判能力、公关能力等。示例：薪酬主管的能力要求：领悟能力、沟通能力、问题解决能力、学习能力；市场策划人员的能力要求：信息检索能力、分析判断能力、创新能力、学习能力、沟通能力；市场开发人员的能力要求：公关能力、谈判能力、沟通能力、适应能力；事务类的人员只需要执行能力。五、任职资格--3岗位说明书的基本内容解释与填写说明常见的“素质”：情绪稳定性、心理承受力、忠诚、自我认识、团队合作精神、全局意识、人际敏感性、责任心、原则性、成就动机、魄力、创新精神等。示例：市场及销售人员的素质要求：心理承受力；技术人员的素质要求：忠诚度；开发人员的素质要求：成就动机；中层管理者的素质要求：全局意识；财务人员的素质要求：原则性；高层管理者的素质要求：魄力。六、工作环境--1工作环境工作场所室内、室外、或其他工作场所工作时间工作关系1、内部关系2、外部关系岗位说明书的基本内容解释与填写说明统一用语定义正常工作时间无加班，无出差正常工作时间，偶尔加班每周加班时间≤5小时，无出差正常工作时间，偶尔出差每月出差时间≤3天，无加班正常工作时间，偶尔加班，偶尔出差每周加班时间≤5小时，每月出差时间≤3天经常加班每周加班＞5小时经常出差每月出差时间＞3天经常加班，经常出差每周加班＞5小时，每月出差时间＞3天“工作时间”填写说明：六、工