采购业务流程与管控

大商超市集团岗位培训资料——采购部工作流程一．采购部组织架构二．采购部岗位职责三．采购部工作流程四．促销活动五．合同一、采购部组织架构采购部部长1人生鲜部副部长1人食品部副部长1人非食品部副部长1人商品行政部科长1人采购经理6人采购经理助理2人/经理信息维护文员4人采购经理4人采购经理6人采购经理助理2人/经理采购经理助理2人/经理合同及样品管理员1人（兼）二、采购部岗位职责采购部主要职能采购部部长职责采购经理工作职责采购助理工作职责商品行政部科长工作职责商品行政部文员的职责采购部主要职能1．与营运部门共同确定新开店平面布局及已开店铺日常布局的调整；2．负责超市所有商品及供应商的选择、谈判及合同的签署；3．与供应商谈判最有力的合作条件，包括品质、包装、品牌、折扣、价格、进货奖励、帐期、广告赞助、促销办法、订货数量、交货期及退货地点等；4．负责超市商品的陈列（制定陈列图并确保卖场按图来执行陈列）和促销商品的选择、谈判并确保促销活动的有效执行；5．制定最有竞争力、又有合理利润之售价；6．定期进行市场分析和商品销售分析；7．承担销售指标、毛利指标及通道费用指标并确保达成；8.确定、优化卖场的商品结构，引进新商品，删除滞销商品；9.解决售后问题，协助理赔、处理库存等；名词解释•通道费用：是指供应商或生产商因使自己的产品进入零售商的销售区域或陈列在货架上，而事先一次性支付给零售商的费用称为通道费。销售通道和销售场所及陈列商品的货架是超市的重要资产，收取通道费是超市赢利的主要手段之一。主要包括新店赞助费、新品陈列费、店庆促销费、无条件销售返利、销售奖励、促销陈列费、DM费、广告费等。以上通道费用（除新店赞助费、新品陈列费要先交费后进店外）通常在费用产生的15天内采购经理将扣款通知单上交采购部长，经采购部长签字确认后转交财务部处理。•市场调查：采购经理每周至少一次对竞争对手市调，了解竞争价格以及时调整，树立大商超市的低价形象；同时调查竞争对手的新品引进、促销活动情况，并积极应对，确保我们在竞争中的有利地位。•巡店：为了加强对营运工作的监督、便于与营运部的沟通并及时有效地解决工作中的问题，采购经理每周至少一次在采购部长的带领下集体巡店，在巡店过程中采购发现的问题、营运提出的问题要全部记录，并提出解决办法，尽量现场解决，若不能现场解决需落实解决时间、责任人，要便及时跟进；采购部部长职责1．对采购经理所选择的供应商及商品进行审核，并调控采购合同的签订；2．给采购经理下达全年任务指标，包括销售、毛利及营业外收入等；3．掌握各部门的商品销售状况、毛利情况，确认商品的进价及售价；4．宏观调控各部门的商品结构，确认由各部门提出的改进商品结构方案；5．制定、确认各部门的商品陈列布局；6．确认并执行促销计划、促销商品和DM商品的选择和价格策略的制定；7．安排各部门的工作计划和工作进度，共同完成采购计划；8．宏观调控各部门商品之库存，并对采购订单（大金额）予以确认；采购经理工作职责1．负责部门指派商品的引进，以满足顾客的需要；2．筛选合作的供应商，并负责取得最佳的采购交易条件，包括：质量、规格、价格、折扣、帐期、营业外收入、促销、卖场陈列/示范、包装、最小订货量、送货时间及运送配合事宜等；3．执行最有效且最合理的价格策略；4．计划各种促销活动，选择彩页商品及卖场内的促销项目，并谈判最佳的采购条件及广告赞助；5．确定所指定商品的陈列，争取达到最佳的商品展示并创造最佳的售卖机会；6．与卖场合作无间，以扩展业绩并达成各项指标；同时共同控制好库存，使卖场存货维持在最适当的水准；7．定期约见并评估供应商，以确保供货的平稳性及公司的最佳利益；8．积极做好市场调研工作，利用各种渠道了解最新竞争店的信息及市场机会并更好地创造性开展工作；9．领导、培育、激励、评估并督导采购助理，使其有效地协助经理开展工作；1.工作目标采购助理工作职责①负责接听和回复日常电话，起草商函；②协助采购经理完成商品展示计划和价格策略；③更新和核实供应商合同的有关信息，建立商品信息和订单确认；④完成所有书面工作，保存商品档案。如价格调整、库存包装调整、商品状态调整等；⑤处理退换货工作；⑥联系供应商约见事宜；⑦完成其它经理交与的工作；2.沟通交流、客户联络3.解决问题与内部和外部客户交流，讨论或解释公司程序和要求需要通过研究调查、查处根源，需要用部门专业知识及经验找到解决方法商品行政部科长工作职责商品行政部的职责是配合采购人员完成商品计划，提供信息维护、合同管理、样品管理等各方面的支持1.系统支持2.工作流程3.掌握工作进度4.提供信息支持参观其它零售商场，了解同行的收银系统，磅秤系统，各种标签等，及时改进和更新后台系统的工作，支持前台对顾客的服务；参阅各类零售业相关杂志及新闻报导，了解商品规划，商品走势，与采购经理沟通增加新的商品类别。配合采购经理的商品采购计划，制定合同管理科的工作流程要做到严谨、流畅。对于每一项采购计划，需根据采购计划执行的时间，制定相应的完成时间，据工作量安排相应的人员配合执行，跟进工作进度，保证采购计划的执行时间。定期为采购经理提供商品报表，单位代码表，供应商报表，各种销售报表，及库存流动状况，以便采购经理跟进商品计划，控制库存，提高销售。5.解决问题对于商场中收银台、收货部、索赔部等部门出现的问题，协助解决；解决使用系统时出现的问题；对于系统中出现的严重问题通知系统维护人员解决检查每个员工的工作，及时指正出现的问题；回顾一个阶段的工作中出现的差错，与所有的员工分享，并进行再次培训，以便将来不在出现同样的错误，提高工作准确率。7.人事——对合同管理科文员负责6.培训定期对员工进行培训，使其能掌握更多的技能；新员工的培训工作，与新员工增加接触，了解其特长，找到适合他（她）的工作，再进行培训，使其能尽快投入工作中。8.纠正错误——了解整个部门情况以便提高对工作时间、工作内容进行适当的安排；定期回顾和总结工作，鼓励工作完成出色的员工，提出新的要求。商品行政部文员的职责1.样品管理员商品行政部文员的职责是配合采购部做商品计划，提供样品管理、商务中心、信息维护等各方面的支持。将供应商贴好样品标签的样品，由样品管理员登记入册；将所有样品按照商品的部门分类存放和管理；样品管理员负责提供采购经理借出自己部门的样品并登记借出及归还时间；样品管理员每天按时从供应商洽谈室收集样品，并登记入册；样品管理员负责提醒采购经理处理即将到保质期的商品；样品管理员提供采购经理填写样品销毁单的商品，与防损员共同销毁，防损员在样品销毁单上签字后，由样品管理员保管样品销毁；维护商品信息，并打印商品报表；维护供应商信息，并打印供应商报表；维护定单，并打印定单报表；给定单授权，打印定单；更改商品信息；维护变价；维护促销计划；定期打印销售报表。2.信息维护文员三、采购部工作流程1.供应商的建立流程2.新商品增加流程3.新开店采购工作流程4.订单5.变价：基本价格变更6.滞销品删除流程7.商品解码流程8.商品信息更改9.供应商信息的更改10.供应商清户流程11.商品转供应商流程1.供应商的建立流程供应商在采购经理的指导下填写合同内容原始空白合同文本供应商签字并加盖公章确认采购经理签字确认采购部长签字确认商品行政部审核合同文本填写情况、检查合同附件齐全，签字确认副总、总裁签字确认商品行政部送交商品本部签字确认商品行政部在往来客户系统中录入生成供应商编码将供应商编码写在合同上在分店系统中提取供应商建立分店合同号通知采购经理据此合同号建立新品登记表供应商合同原始文本归档2、新商品增加流程采购经理填写新品增加表部长签字确认检查表格内容是否齐全总部主档注册分店系统提取（称重商品特别标注）将货号填写在新商品登记表上转给采购经理下订单3、新开店采购工作流程市场调研制定商品计划检查竞争情况可得到的商品顾客需要什么商品确定经营品种确定货架数量制定商品计划给商品划分等级鉴别能领导市场的商品汇总供应商资料与供应商洽谈选择供应商提出所要求知道的信息填写供应商评价表和供应商资格审查表公司的历史采购员提期望进价发货处方式担保退货方针可得到数量约定期限/时间竞争情况最畅销商品销售历史实际销售与期望销售索取样品(将不归还供应商)供应商登记提供样品签订购货合同(协议书)合同录入商品报告表比较质量比较进价挑选商品购货合同件检查购货合同证照、附件签署礼品和馈赠政策供应商实情说明商品报告表（报价单）合同文本发放并回收部长、主管副总、总裁确认集团商品本部审批合同登录、编号，合同生效，合同保存填写全部表格UPC和ORC确认价格确认采购经理挑选商品部长确认基本商品非基本商品绘制商品陈列图将商品键入计算机确定键入正确确保查阅商品、复核写定单确定要定的数量填写定单输入表格键入定单检查定单跟进定单供应商运货供应商收到定单供应商组织货源同商场收货部预约送货供应商核对UPC进价是否正确及商品是否正确商场收货核对商品送货至楼面商品陈列非基本商品基本商品顾客购物挑选要购买的商品补货采购对所需商品（主要是促销商品）决策时间销路好商品——保留采购员查阅销售报告电脑系统订购基本商品置于商品陈列图指定的货架置于端架或主通道做促销采购订货做促销销路差商品——取消备注：营运部负责按照商品陈列图陈列商品、负责商品的日常补货。4、订单①首单：收到采购经理的手填单，检查部长签字及各项内容是否正确无误后输入电脑，授权后打印订单（1份），由采购经理签字后发给供应商。②补货单：日常补货由营运部负责。③促销单：采购经理手填单商品行政部核查打印订单（1份）采购经理签字确认发给供应商5、变价：基本价格变更①成本价格变更②售价变更采购经理手填单部长、副总确认商品行政部检查内容在采购系统中变价审核入帐采购经理填单部长签字转营运店内价格管理系统变价打印变价报表通知营运经理6、滞销品删除流程A.目的控管卖场的商品结构，有效利用陈列空间，优化品类搭配，以提升销售业绩，加速资金周转。有的超市经营者在经营初期只一味地想商品齐全，不断地引进新商品，忽视了滞销商品删除的工作，只有不断地减少单品的陈列面才能使卖场容纳新商品。这样做当然可以满足更多的消费者，但却分散了单种商品销售量，无法通过“以量制价”来降低进货成本；同时，滞销商品的增加，也增加了库存压力，影响了资金的周转和运用。因此，滞销商品一定要及时删除。B.滞销品定义①排行榜淘汰法：适用所有商品，在一定的时期段内确定所有商品的排行榜排在最后的5%——10%的商品为淘汰对象；②销售量淘汰法：适用单价低的商品，在一定的时段内（如3个月）测定出一个销售量的基数（如200个），未达标准销售量的商品即被淘汰；③销售额淘汰法：适用主力商品，在一定的时段内（如3个月）测定出商品标准销售额（如600元），未达标准销售额的商品即被淘汰；④质量淘汰法：适用所有商品，凡被国家行政管理机关（如技术监督局、卫生行政部门等）宣为不合格的商品均被列为淘汰商品。超市经营者把滞销品称为超市经营的毒瘤,为了“还超市一个健康的体魄”，通常采用以下几种商品淘汰方法C.滞销品删除作业流程采购于供应商协商滞销商品处理事宜采购列出“删品通知单”各店相关营运经理对删品进行盘点营运部通知供应商一周内取货供应商取货供应商不取货店内打印退货单财务部做财务处理系统删除视为超市物品滞销品删除作业流程说明①每月初集团采购部采购经理根据各商品的销售情况及商品特性与各店营运经理沟通后，初步列出各店的滞销商品明细；②采购经理与各相应的供应商洽谈滞销商品的具体处理事宜，双方书面确认处理办法后，采购经理最终将删除商品整理，列出“删品通知单”，采购经理签字、采购部长签字后下发给各店相关营运经理，同时将删品后的最新陈列图一并转交各店相关营运经理；③各店营运经理在接到“删品通知单”后2日内对“删品通知单”上列出的商品进行盘点并记录数量。④营运经理通知供应商一周之内退货，并通知如果一周内供应商不把删品取走