湖南省组织机构代码中心对电子档案工作的要求及技术规范讲解

组织机构代码电子档案技术规范及工作相关要求湖南省组织机构代码管理中心二OO九年七月一、采集（二）标引（三）著录（一）扫描2、扫描色彩模式3、图像质量要求1、扫描范围——申领组织机构代码证基本信息登记表；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及及其它机构批准设立或核准登记的文件；——法定代表人、负责人身份证件——经办人身份证件；——代码申请表校对表（可选项）。分支机构办理组织机构代码申请登记时，还应扫描其隶属机构的组织机构代码证书。外资企业办理组织机构代码申请登记时，还应扫描外商投资企业批准证书。一、采集—扫描1、扫描范围--申请登记（条件不允许，可扫描复印件）——申领组织机构代码证基本信息登记表或代码申请表校对表；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件（机关单位批准设立文件如与前一份档案中的批准设立文件相同，则无须扫描）；——法定代表人、负责人身份证件（与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外）；——经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）1、扫描范围--年度验证登记（条件不允许，可扫描复印件）——迁址证明（要求填写申领表的代码管理机构还须扫描申领表）；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他机构批准设立或核准登记的文件；——经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）。1、扫描范围--迁出组织机构代码业务（条件不允许，可扫描复印件）——申领组织机构代码证基本信息登记表；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件；——法定代表人、负责人身份证件及经办人身份证件；——迁址证明。1、扫描范围--迁入组织机构代码业务（条件不允许，可扫描复印件）——申领组织机构代码证基本信息登记表；——变更后的组织机构批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件；——有关部门核准变更的文件或证明（可选项）；——法定代表人、负责人身份证件（与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外）；——经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）；——代码申请表校对表（可选项）。1、扫描范围--除迁址外的变更业务（条件不允许，可扫描复印件）组织机构名称和机关单位法定代表人、负责人发生变更时，宜扫描有关部门核准组织机构名称和机关单位法定代表人、负责人变更的文件或证明；非组织机构批准成立文件上的登记信息发生变更，但这些信息变更需经有关部门核定时，还应扫描有关部门核准变更的文件或证明。——申领组织机构代码证基本信息登记表；——组织机构的批准成立文件，包括企业法人营业执照或营业执照、事业单位法人登记证书、机关单位的批准设立文件、社会团体法人登记证书及其他组织机构批准设立或核准登记的文件（与前一份档案中的组织机构批准成立文件相同时除外）；——法定代表人、负责人身份证件（与前一份档案中的法定代表人、负责人身份证件相同时除外）；——经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外）；——单位证明；——组织机构代码证书遗失作废公告（因代码证损毁而补领的除外）；——代码申请表校对表（可选项）。1、扫描范围--补证登记（条件不允许，可扫描复印件）——组织机构代码注销申报表（代码管理机构根据与工商等组织机构注册、登记管理部门核对的结果，自行注销组织机构代码的除外）；——有关部门核准的注销文件或证明；例图——经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同或代码管理机构根据与工商等组织机构注册、登记管理部门核对的结果，自行注销组织机构代码的除外）。1、扫描范围--注销登记（条件不允许，可扫描复印件）——组织机构代码预赋码通知单；——对外贸易经济部门的核准登记文件；——工商行政管理部门相关核准文件（可选项）；——经办人身份证件。1、扫描范围--预赋组织机构代码（条件不允许，可扫描复印件）多种登记同时发生时，应扫描各种登记中要求扫描的所有文件。如补证与地址变更同时发生，不仅要扫描申领表、变更后的组织机构批准成立文件、经办人身份证件（与前一份档案中的经办人身份证件相同时除外），还要扫描单位证明、组织机构代码证书遗失作废公告。办证人员还应扫描除以上所列文件外、与代码登记有关的文件。一、采集（二）标引（三）著录（一）扫描1、扫描范围2、扫描色彩模式3、图像质量要求一、采集—扫描2、扫描色彩模式--彩色、灰度、黑白二值扫描原件时，采用彩色模式；例图扫描复印件时，可采用彩色、灰度或黑白二值扫描色彩模式。清晰度差的复印件应采用灰度或彩色扫描色彩模式。彩色模式灰度模式存储格式：Tif；压缩格式：黑白二值页面：ccittgroup4(2d)fax；灰度页面：JPEG；彩色页面：JPEG；一、采集——扫描3、图像质量要求：清晰：图像正文在原始大小或比原始大小的情况下要清晰，要能被识认，不能过黑，也不能过浅；完整：电子档案图像不仅包括有效区域部分，还应包含页眉、页脚等部分；例图齐全：每份电子档案都包含规范4.1.1中要求扫描的文件；例图端正：图像在视窗里保持端正，不能倾斜，更不能扭曲；单扫：每份文件扫描后是一张图像，不能将两份或两份以上文件扫描在同一张图像中，更不能将不同机构的文件扫描在同一张图像中。但身份证正反面应扫描在同一张图像中;例图黑边、灰边宽度：图像四周不能有宽于0.5厘米的黑边或灰边；居中：扫描的页面内容居中显示；一、采集（三）著录（一）扫描（二）标引代号档案类别档案标识档案1申领表申领表申领组织机构代码证基本信息登记表、组织机构代码注销申报表、组织机构代码预赋码通知单。2批准文件企业批准文件企业法人营业执照、营业执照、个人独资企业营业执照、合伙企业营业执照、外国（地区）企业常驻代表机构登记证、外商投资企业批准证书、工商行政管理部门核准企业开业、变更、注销的文件或证明。事业单位批准文件事业单位法人登记证书；县级以上（含县级）各级政府、党委批准事业单位设立的文件；县级以上（含县级）各级政府、党委或机构编制部门核准事业单位变更、注销的文件或证明。社会团体批准文件社会团体法人登记证书；社会团体分支（代表）机构登记证书；工会法人资格证书；中央机构编制部门核准其直接管理的21个群众团体设立、变更、注销的文件；民政部门核准社会团体变更、注销的文件或证明对外贸易经济部门的核准登记文件应标引为企业批准文件；代号档案类别档案标识档案2批准文件机关批准文件国务院、国务院办公厅、中央编办核准机关单位设立、变更、注销的文件；县级以上（含县级）政府、政府办公厅、编办核准机关单位设立、变更、注销的文件；机关法定代表人或负责人任命文件。其他机构批准文件民办非企业单位登记证书、基金会法人登记证书、宗教活动场所登记证、外国律师事务所驻华代表处执业许可证、外国驻华新闻机构证、个体工商户营业执照、农民专业合作社法人营业执照、村委会、居委会的批准成立文件、其他未列明机构的批准成立文件、有关部门核准其他机构变更、注销的文件或证明。对外贸易经济部门的核准登记文件应标引为企业批准文件；代号档案类别档案标识档案3身份证件法定代表人身份证件一般公民的居民身份证；军人的军官证、士兵证（或身份证）；港澳人士的港澳通行证；台湾人士的台胞证；外籍人士的护照；公安部门出具的关于法定代表人的身份证明（证明上须有姓名、性别、住址、身份证号、照片等信息）。经办人身份证件一般公民的居民身份证；军人的军官证、士兵证（或身份证）；港澳人士的港澳通行证；台湾人士的台胞证；外籍人士的护照；公安部门出具的关于经办人的身份证明（证明上须有姓名、性别、住址、身份证号、照片等信息）。4其他文件其他文件迁址证明单位证明组织机构代码证书遗失作废公告代码管理机构自行注销组织机构代码的说明组织机构授权经办人办理登记的证明组织机构代码证书代码申请表校对表对外贸易经济部门的核准登记文件应标引为企业批准文件；一、采集（三）著录（一）扫描（二）标引一、采集——著录必填的著录项包括以下：1、机构代码：申请代码登记的组织机构的组织机构代码；2、机构名称：组织机构的全称，必须与批准文件及申领表上名称一致；3、建档日期：组织机构代码登记发生的日期，一般为办证人员录入组织机构代码登记信息的日期。赋值规则：“YYYY-MM-DD”，例：2006-01-06例图4、录档日期：档案扫描日期，赋值规则：“YYYY-MM-DD”。例：2006-01-06，必须大于等于建档日期；5、是否公开：组织机构代码登记信息及电子档案能否对外公开；例图6、档案分类：即不同登记形成的每份电子档案的类别。例图电子档案类型相应登记的含义具体申办状态申请赋予组织机构代码，颁发代码证书新增、新申办、申领、新申报、申、初次申办、新办、赋后申办年度验证验证组织机构登记信息的有效性、完整性等验证、年检、年审、年度检验、年度验证迁出因组织机构的机构批准部门变化而将其代码迁出原代码管理机构迁出、迁址、迁迁入因组织机构的机构批准部门变化而将其代码迁入新代码管理机构迁入、迁、迁址变更变更登记中除迁址外的业务变更换证、变更、变电子档案类型相应登记的含义具体申办状态补证因代码证书遗失、损毁，补发新的证书遗失补办、补发、补、补办、补证换证因代码证书或组织机构批准成立文件到期而更换代码证书到期、到期换证注销收回已依法终止组织机构的代码及代码证书注销、废置预赋码预先赋予外资企业组织机构代码，但不颁发证书预赋其他其他未列明的情况暂时停办、其他在表中未列明的申办状态多种业务同时发生时，档案类型按以下优先顺序选择：迁入、换证、变更（组织机构批准成立文件上登记信息的变更）、迁出、年检、补证、变更（非组织机构批准成立文件上登记信息的变更）。例如换证与年检同时发生，档案类型选择换证。下半年电子档案工作相关要求一、电子档案的扫描及上报时间1、应实时扫描上报电子档案，做到代码办证、档案扫描、数据上报三同步。2、确有困难的，除新赋码业务外的纸质档案扫描，其上报时间可以自业务办理之日起顺延5天，但不得超过5天，这里讲的5天是实际天数，并非指工作日。如8月1日扫描的档案，最迟于8月6日必须上报。二、电子档案上报与码段发放关联•国家中心准备从8月1日起，对码段发放与档案上报进行捆绑式管理。其含义是，各省新办业务电子档案上报率必须达到80%以上，才能申请新的码段。•实施日期：2009年8月1日•各级代码管理机构应及早准备，尽快将近期未扫描和未上报档案，全部上报。截止7月1日部分省市的最新码段使用情况四、提高电子档案上报合格率•省中心现已将电子档案上报质量作为年度目标考核的重要指标，各级代码管理机构应采取有效措施提高电子档案上报合格率。•严格按照《电子档案技术规范》的要求，提高档案图像质量和标引的规范性。为确保全国的统一性，省中心的电子档案审核工作统一以规范要求为标准，只有符合技术规范要求的才算合格数据。五、关于此次软件升级培训1、代码负责人应认真学习了解国家代码中心关于电子档案管理及技术规范方面的相关规定，认真指导本级的电子档案扫描、标引和上报工作。2、技术人员应认真学习软件安装及操作，并积极开展软件切换和数据转换工作。3七、关于培训问题•请大家今后经常关注组织机构代码智能教育平台，登陆用户信息请在湖南代码QQ群共享自行下载，初始密码未：123456.•今后电子档案工作及其他业务工作中出现的问题，可直接在平台的论坛上发帖，国家中心将及时回复。•今后历次考试培训成绩也将在教育平台上公布。•本次讲课的幻灯片材料在湖南代码QQ群共享，