第九章 律师档案

第九章律师业务档案管理第一节律师业务档案管理概述一、律师业务档案•（一）定义律师业务档案，是律师进行业务活动的真实记录，是律师承办业务形成的文件材料。•（二）律师业务档案分类•1、诉讼：刑事(含刑事辩护和刑事代理)、民事代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理档案；•2、非诉讼：法律顾问、仲裁代理、咨询代书、其他非诉讼业务档案；•3、涉外：根据具体情况按前二类确定。二、律师业务档案管理机制（一）律师事务所（法律顾问处）：集中统一管理好律师业务档案•1、应当配备专职或兼职档案管理人员•2、有条件的应逐步设立档案机构（二）司法行政机关和地方档案行政管理部门对律师业务档案管理工作进行业务指导、监督和检查。（三）律师事务所（法律顾问处）档案机构和档案管理人员的职责：•1、收集、整理、保管和统计本所（处）的档案材料，确保档案完整和安全；•2、开展档案利用工作；•3、指导、督促、检查律师的立卷归档；•4、进行档案鉴定，按规定向同级档案馆移交档案；•5、接受有关部门的业务指导、监督和检查，定期汇报档案工作情况；•6、完成领导交办的其他任务。三、现阶段律师业务档案管理中存在的问题（一）档案管理工作机制不健全、档案意识薄弱•1、仅少数律所，有较健全的档案制度、专门人员和库房，多数律所档案管理不很到位，无序化状态较突出。•2、律师对档案工作的重视度不高•3、缺乏行业和隶属部门的监督、检查和指导，没有相应的机构指导事务所的档案工作。（二）业务档案管理工作存在的具体问题•1、对业务档案采取不同态度（1）重诉讼卷宗，轻非诉讼卷宗。（2）重刑事、行政卷宗，轻民事、经济卷宗。（3）重仲裁卷宗，轻其他非诉讼卷宗。•2、重案件的办理，轻案卷中材料的收集。•3、重档案的收集轻档案的开发利用。•4、业务档案工作不规范第二节律师业务档案的形成一、律师业务档案的立卷（一）立卷人：承办律师或助理律师（二）立卷原则：•1、按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。•2、两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷，但不同律师事务所(法律顾问处)律师合办的法律事务除外。•3、律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。•4、律师担任常年法律顾问，应一单位一卷。二、案卷材料的收集、整理、排列（一）材料收集范围——不必收集的文书材料：•1、委托律师办理法律事务前有关询问如何办理委托手续的文书材料；•2、没有参考价值的信封；•3、其他律师事务所(法律顾问处)委托代查的有关证明材料的草稿；•4、未经签发的文电草稿，历次修改草稿(定稿除外)。（二）材料整理•1、对已提交给人民法院、仲裁机构或有关部门的证据材料，承办律师应将其副本或复印件入卷归档。•2、对不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分别保管。•3、内容相同的文字材料一般只存一份，但有领导同志批示的材料除外。（三）材料的排列•1、案卷封面•2、卷内目录•3、案卷材料案卷材料•4、备考表•5、卷底按诉讼程序的客观进程或时间顺序排列（1）刑事卷（2）民事代理卷（3）法律顾问卷（4）其他非诉讼法律事务（5）行政诉讼、经济诉讼和仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排列（6）咨询代书卷分别按年度及时间顺序排列（7）涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列（8）终止委托的业务①按上述各类业务排列顺序归档②将委托人终止委托的材料或律师对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。三、立卷编目和装订（一）编页码•1、用阿拉伯数字逐页编号•2、两面有字的要两面编页号•3、页号位置正面在右上角，背面在左上角(无字页不编号)。（二）卷宗填写•1、用钢笔或毛笔填写；字迹要工整。•2、有关卷内文书材料的说明材料，应逐项填写在备考表内。•3、要填写的几个日期（1）承办案件日期：委托书签订日期或法院指定日期；（2）结案日期：收到判决书(裁定书、调解书)之日；（3）法律顾问业务的收结日期：聘请法律顾问合同的签订与终止日期；（4）其他非诉讼法律事务结案日：委托事项办结之日。（三）装订前的整理•1、对破损的材料要修补或复制•2、复制件放在原件后面。•3、字迹难以辨认的材料应附上抄件。•4、主要外文材料要翻译成中文附后。•5、卷面为16开（1）窄于或小于卷面的材料，加衬底；（2）大于卷面的材料，按卷面大小折叠整齐。（3）信封打开平放，保留邮票。（4）金属物要剔除干净。四、律师业务档案的归档（一）移交程序•1、应在结案或事务办结后三个月内整理立卷。•2、承办人提出保管期限，经主任审阅后，移交档案管理人员。•3、管理人员接收档案时应进行严格审查。•4、办理移交手续。（二）注意：•1、涉及国家机密和个人隐私的律师业务案卷应列为密卷。•2、随卷归档的声像档案，应注明详细情况并登记造册归档。第三节律师业务档案的保管、利用一、律师业务档案的保管（一）保管的前期工作•1、按类别、保管期限、年度顺序排列编号，绝密案卷单独编号。十年为一断号。•2、同一案件因审级改变等形成几个案号的案卷，应合并保管，后卷随前卷保管。•3、编制《案卷目录》和必要的检索卡片。（二）律师业务档案的保管期限•1、保管期限分类永久、长期（20-60年）和短期（5-15年）•2、保管期限的确定原则（1）需要长远查考、利用的档案——永久（2）在长期内需查考、利用，作为证据保存的档案——长期（3）在一般时间内需要查考、利用，作为证据保存的档案——短期•3、具体保管期限（1）参照《律师业务档案保管期限表》确定。（2）列为长期或短期的档案具体保管期限，由立卷人提出报主任决定（三）保管期限的几个特殊问题•1、保管期限，从该项法律事务办结和终止后的下一年起算。•2、登记簿（档案目录、档案收进与移出、档案销毁）、档案销毁批件及档案检索卡片列为永久保管。•3、超过保管期限的档案的定期鉴定与销毁（1）鉴定小组：主任、档案管理人员和律师（2）仍有保存价值——提高保管期限档次。（3）无保存价值——登记造册，连同销毁报告报同级司法行政机关，经书面批准后予以销毁。（4）实行监销制度二、档案的借调与查阅（一）借调与查阅主体范围•1、原案件承办人因工作需要•2、同级或上级司法行政机关的律师管理部门因工作需要•3、人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要。（二）借调与查阅的限制•1、其他单位或个人一般不得借阅和查阅。•2、凡涉及国家机密或个人隐私的律师业务档案，以及当事人要求保密的档案，一般不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的，需报同级司法行政机关批准。（三）档案借阅和查阅应注意的问题•1、应履行必要手续•2、允许查阅的档案，除密级档案外，可摘抄或复印所查阅内容。•3、要及时催还，发现案卷的异常应立即向本单位领导汇报并及时追查。•4、档案管理人员必须严格遵守保密制度，保守国家机密和当事人秘密。三、档案的保护和防护•1、存放律师业务档案的房屋，应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。•2、档案库房要专用，不得存放与档案无关的物品。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。•3、随卷归档的录音带、录像带等音像档案，应单独存放保管，防止磁化，并根据保管期限定期复制。•4、档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向有关领导报告，并积极查找。•5、档案管理人员调动工作时，应在离职前做好档案移交工作，办理交接手续。