英文商务信函写作的基本知

FundamentalsofWritingEnglishBusinessLetters英文商务信函写作的基本知识1.1Introduction（简介）目的：掌握商务信函的写作要求、写作原则、以及信封和信函的基本构成和行文要求。1.2RequirementsforBusinessLetterWriters（商务信函的写作要求）要写就一封成功的商务信函，需要起草人具备以下条件：（1）精通英语（GoodcommandofEnglish）（2）通晓外贸理论和实务（Knowledgeofbusinesstheoryandpractice）（3）通晓术语（Knowledgeoftechnicalterms）（4）通晓人的心理（Knowledgeofpsychology）（5）熟悉推销艺术（Skillsinsalesmanship）1.3SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters（英文商务信函写作七原则）“7C原则”，即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。1.清楚（Clarity）商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。2.简洁（Conciseness）言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。3.正确（Correctness）正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。4.具体（Concreteness）商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。5.礼貌（Courtesy）在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。6.体谅（Consideration）发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。7.完整（Completeness）商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。1.4AddressingEnvelopes（信封的写法）在寄往国外信函的信封上，收信人和收信人地址以及寄信人和寄信人地址的书写位置，都不同于国内信封的写法，见图1-1。图1-1寄往国外信函的信封写法GeneralTradingCo.28NorthRoadBeijing100020P.R.ChinaOverseasTradingCo.52HooigrachtStreetAmsterdam,theNetherlandsＳＴＡＭＰ注意事项：（1）寄信人姓名和地址应写在信封的左上角，且务必与封内地址在形式和标点上一致。（2）收信人姓名和地址写在信封中下偏右的位置，收信人的姓名和国名须分行书写。（3）寄信人和收信人的姓名和地址的书写顺序是：先写姓名后写地址。地址的书写应由小至大，先写机构名称，再依次写门牌、街道、城市、州/省及邮政编码，最后书写国名。（4）关于信件类别、投递方式及其他事项说明，写在信封左边寄信人地址下，或写在左下角。如怀疑信件能否送交收信人，可在信封最下边标明：IFUNDELIVEREDPLEASERETURNTOXXX，即：如无法投递，请退交XXX。1.5PartsofEnglishBusinessLetters（英文商务信函的组成部分）1.信头（Letterhead）信头也称为信笺抬头，由寄信人公司名称、地址、电话号码、E-mail地址和传真构成。信头通常位于信纸的最上端。2.日期（Date）日期顶边写在信纸的左边或右边，距离信头三到四行。注意事项：（1）年份必须全部写出。（2）月份最好用英文全拼，不提倡用缩略式。（3）日期可以用序数词或基数词。（4）年份前要加逗号。（5）日期切忌全部用数字表示。3.信函编号（Referencenumber）给信函编号是为了便于往来书信的存挡和查阅，一般采用YourRef.（你方编号）或OurRef.（我方编号）。信函编号通常放在日期的上方或与日期平齐靠左的位置，打上如下字样：YourRef.：OurRef.：4.信内地址（Insideaddress）信内地址包括收信人的姓名、头衔、单位名称、营业地址以及城市、国家名称和邮政编码。收信人的姓名和地址应和信封上的内容相同。信内地址一般在信纸左上角低于日期的地方。书写顺序是由小单位到大单位。每项内容单独成行：Mr.FrancisLawrenceVicePresidentSwintonCo.87UnicoAvenueToronto,ST9878Canada5.称呼（Salutation）称呼写在信内地址下面空两行处。常见的正式称呼有：DearMr.Smith，DearMrs.Smith，DearMissBrown，DearMs.White。如果称呼多个男性，则在姓名前用Mr.的复数形式Messrs。Mrs.没有复数形式，如果称呼多个女性，则在姓名前用Mmes.，如Mmes.WhiteandGray。写信给一家公司时，通常用DearSirs，也可以用Gentlemen。6.事由（Subject）事由是为对方在阅读信的正文以前对信的主题、内容有一个了解，也便于登记归档和查卷。写在称呼下面、信的中间位置。事由下面可以划线，也可以不划线，有时可全部用大写字体。例如：Subject：Men’sBicyclesRe：SalesConfirmationNo.2536YourOrderNo.：Reference：7.信函正文（Bodyoftheletter）信函正文是商务信函中最重要的部分，要遵循“7C原则”。正文一般遵循三段式的格式。第一段一般是引入主题，第二段详细讨论，第三段以总结或建议来结束全文。需两页或更多的信纸时，在前一页最后一行的右边写上tobecontinued。续页应采用不带信头的信纸，并注明收信人名称、页数和日期。如：Mr.JohnSmith,Page2,June3,20058.信尾客套语（Complimentaryclose）信尾客套语是一种礼貌，是结束信函的正式方式，类似中文信函中的“此致，敬礼”等。常用的有：Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Bestregards；更亲切一点的有：Cordially,Cordiallyyours；再正式一些的有：Yourstruly,Respectfullyyours,Yoursfaithfully。注意，只有第一个字母大写。一般打印在正文下面空一行处。9.签名（Signature）签名通常在信尾客套语下空三行的位置。签名可采用不同写法，一般包括：公司名称、写信人的手写签名、写信人的打印签名、写信人的头衔。有时，也可以不写公司名称。例如：Yourstruly,GeneralTradingCo.（Signature）JohnSmithSalesManager10.经办人代号（Referencenotation）经办人代号是提供信件产生的信息资料，便于必要时查对之用。经办人代号是由信件口授者和秘书的姓名首字母组成，用冒号或斜线号分开，可用以下方式书写：FCM/HL，FCM:HL，FCM/hl，fcm:hl11.附件（Enclosure）假如信封内除信纸外，尚附有其他文件，可以在信中说明附件份数和内容。当附件只有一件时，注明Enclosure或Encl.即可；一件以上时，要加上编码，以便收信人识别，用Enclosures.说明。例如：Enclosures3:1.BirthCertificate2.Visa3.LetterofReference12.抄送（Carboncopy/C.C.）发信人若需把此信抄送给有关单位，可在附件下方即信左下端打上C.C.，然后打上抄送单位的名称，例如：C.C.:TheBankofChinaCopiesto:directorsCcto:CEOCopyto:SalesManager13.附笔（Postscript/P.S.）若写完信后还须附加项目时，就需补述，这类似于中文信中的附言。有时并非真正将忘了写的事情补上，而是故意引起对方的注意。附笔被放在抄送下方。在写完P.S.之后，有时也把签字人姓名的首字母缩写附在最后。1.6TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters（英文商务信函的开头和结尾）信函的开头应该直入主题，要避免空洞。根据书写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类：一是回复信件；二是主动与对方联系。对于回复信件，可采用以下方式开头。1.英文商务信函的开头（1）感谢对方的来信Wethankyouforyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…ThankyouforWeappreciateWewerepleasedtoreceivePleaseacceptourthanksfor（2）对来信进行回复Wearepleasedtoreplytoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InanswertoInresponsetoInreplyto（3）回复来信中的有关问题Withreferencetoyourletter(inquiry,telex,e-mail,faxetc.)of…InreferencetoReferringtoWereferto（4）回复来信中提出的要求或指示Asrequestedinyourletterof…AsrequiredAsinstructedAccordingtotherequest/instructionInaccordancewithIncompliancewithInconformitywith（5）表达满意和欣喜Weweregratifiedtolearnfromyourletterof…thatWeweregladItwasapleasure（6）表达遗憾和惊讶Weregrettolearnfromyourletterof…thatWeweresorryWeweresurprised对于主动和对方联系的商务信函，可以用以下方式开头。Yourcompanyhasbeenrecommendedtousby…Wehavelearntfrom…that…Thenameofyourreputablefirmhascometousthrough…Wehavehadyournameandaddressgiventousby…（1）通过别人的介绍了解到对方（2）对以前信函的补充或确认Furthertoourletterof…对我方某月某日的信函补充如下Withfurtherreferencetoourletterof…Confirmingourletter/conversationof…我方确认某月某日的信函/会谈Weconfirmthatoutletterof…and…我方确认某日信函并……Withfurtherreferenceto…对……进一步补充如下（3）通知对方一些情况Thisletteristoinformyouthat…WearepleasedWehavethehonorWehavethepleasureinformingyouthat…兹荣幸地通知贵方…Weregrettoinformyouthat…我们遗憾地通知贵方…2.英文商务信函的结尾商务信函的结尾应该简洁、中肯，与写信的主旨相符。根据是否需要对方回复把结尾分为两类。对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。Weshallbegladtohavea/an/yourreply(answer,favorablenews,commentetc.)WehopetobefavoredwithWeshallbeobligedforWearewaitingforWeshallapprecia