电子著录软件使用培训 - 20130808

城建档案电子著录数据接收系统使用培训北京市城市建设档案馆2013年08月08日系统概况01著录流程02提纲系统概况背景北京市发改委、市档案局联合下发了关于印发《北京市“十二五”时期档案事业发展规划》的通知（京档发【2011】11号），明确要求：•加快档案数字化步伐，“十二”五末，市档案馆馆藏档案数字化率达到100%；•加强电子文件归档和接收工作，市和区县档案馆要稳步推进电子档案接收工作。背景《北京市“十二五”时期城建档案工作规划》市规发【2011】1058号•市城建档案馆新接收档案文件级著录达100%;•规划审批档案应数字化率保持100%;•新进馆工程竣工档案中可公开的政府许可信息数字化率达到100%。系统概况市城建档案馆应力争在“十二五”期间实现从建设单位直接接收工程档案电子著录数据，并有选择的开展电子档案的接收工作。现状系统概况《建筑工程资料管理规程》中规定：“工程资料的形成、收集和整理应采用计算机管理。”电子著录数据接收系统有资料管理软件的建设单位按我馆数据标准导出XML格式的著录数据移交档案馆。系统概况电子著录数据接收系统无资料管理软件的建设单位档案馆免费提供电子著录数据接收系统软件，档案著录数据导出为XML格式移交档案馆。系统概况电子著录数据接收系统系统含两个功能模块：（1）城建档案著录建设单位使用，用于编制著录数据。（2）城建档案审查接收城建档案馆工程室使用，用于对著录数据进行检查。系统安装后默认的是著录系统。系统概况系统概况软件概况目录区工具栏著录数据区著录流程一、新建工程二、工程档案著录三、导出工程为XML文件著录流程一、新建工程（1）选择城建档案图标，右键增加下级工程。在建立新工程时，需要选择工程类型，选择不同的工程类型，系统内表单的形式略有不同。后续内容以建筑工程为例。（2）填写工程信息。（3）填写案卷信息。（4）完成工程创建。如果信息填写有误，可以通过“上一步”回退。著录流程在工程属性填写时可选择是“纸质移交书”还是“缩微移交书”。著录流程二、工程档案著录（1）项目信息著录建设工程概况表一和表二按照纸质档案著录要求填写，其中必填项、字数限制等填写要求见《基于XML的城建档案电子著录数据格式规范》。软件中单元格的颜色分为三种，灰色格:表格固定信息；黄色格:必填信息；白色格:可为空。著录流程二、工程档案著录（1）项目信息著录建设工程概况表二中结构类型填写时，点击表格，出现下拉框，选择其中的一项。如选项不符合时，也可以自主填写。著录流程（2）案卷著录①新建案卷有两种方法可以新建案卷：第一种方法：在工程节点上，点击鼠标右键，点击“增加下级案卷”。第二种方法：在案卷节点上，点击鼠标右键，点击“增加同级案卷”。著录流程为了便于排序和检查，案卷文件的显示是案卷序号+案卷名称。每建立一个案卷，自动建立封面、卷内目录和备考表三个文件。（2）案卷著录②填写案卷中的表格按照纸质著录规范填写案卷级著录中的三个文件。其中必填项、字数限制等填写要求见《基于XML的城建档案电子著录数据格式规范》。著录流程案卷封面名称填写第一行填写规划审批名，第二行填写工程竣工名称。（软件自动生成移交目录时提取第二行的名称。）（2）案卷著录案卷封面案卷题名填写时可以双击然后选择下拉列表中的选项，也可以自行修改。著录流程②填写案卷中的表格（2）案卷著录封面中保管期限和密级填写时，点击其后空白处，出现下列列表进行选择。卷内目录填写时，当一页不能包含所需要的内容时，可以增加页。在左侧页面的左下角点击鼠标右键，弹出菜单。点击“增加一页”，则系统会复制当前页面的内容，生成第二页。著录流程③案卷调整操作（2）案卷著录著录过程中需要对案卷进行排序、复制、删除等操作时，选择任一案卷，右键，选择“案卷管理”菜单，进入案卷管理窗口。著录流程③案卷调整操作（2）案卷著录案卷的位置发生变化，在案卷管理窗口通过“排序”恢复顺序。在案卷管理窗口，可以调整任一案卷的位置，将案卷拖到指定位置，选择全部案卷，点击“重标”按钮，案卷的册数和案卷题名可以根据已调整的位置自动更新。著录流程③案卷调整操作（2）案卷著录按住“Ctrl”键，选择多个案卷，点击“复制”按钮，进行案卷复制操作，复制的案卷自动排在末端。按住“Ctrl”键，选择多个案卷，点击“删除”按钮，进行案卷删除操作。著录流程③案卷调整操作（2）案卷著录选择多个案卷，点击“规划审批名称”按钮，可以统一修改已选案卷封面上的规划审批名称。选择多个案卷，点击“工程竣工名称”按钮，可以统一修改已选案卷封面上的工程竣工名称。（3）移交目录和移交书自动生成当所有案卷填写了相应的内容之后，系统可以自动提取每个案卷“封面”和“备考表”中的数据，生成“移交目录”。著录流程移交书在移交目录生成后自动更新。在移交目录上点击鼠标右键，点击“生成目录”，弹出数据操作窗口。点击右侧按钮“移交目录”，自动生成移交目录。移交书和移交目录自动生成的内容不允许修改，如要修改，必须在概况表和案卷封面上进行修改，然后重新生成。工程数据需要转换为档案馆著录系统需要的格式，才能导入到档案馆的MIS系统，所以需要导出著录完成的数据。三、导出工程为XML文件（1）导出步骤在工程节点上点击鼠标右键，点击“导出工程为文件”，然后选择导出文件的路径。著录流程（2）导出数据检查导出同时检查所有字段，如果发现应该必须填写的单元格为空或字段格式不符合要求，系统会给出提示且不能导出文件。著录流程（3）定位出错位置点击某个错误提示，系统直接定位到该错误所在的位置，修改相应错误，点击按钮“重新生成”，再次检查是否存在其他错误。著录流程著录过程中需要注意问题：（1）工程合并选择一个工程，拖到待合并的工程上，选择“工程下案卷合并”，可以将选择工程中的案卷合并到已有工程中。合并工程后，只移动案卷，并不移动原工程的‘概况表’‘移交书’等文件。（2）文件位置定位选择任意工程或案卷，右键“查找目录”，可以定位该文件在操作系统中的位置。著录流程著录过程中需要注意问题：（3）打印可选项打印时，通过去掉“打印附加信息”前的选择标记，案卷中的“共册”和“第册”中的数字可以不打印出来。著录流程