南大之星档案管理软件使用说明

南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利第一节档案著录打开档案表以后，随后可以添加档案记录、著录档案信息、追加档案全文、上传并管理各种格式的电子文件与多媒体电子档案。2．1添加文件/案卷1．用户可根据自己的需要向该档案表中添加案卷或文件信息。点击上图页面左栏上方的“添加案卷”或“添加文件”按钮（红框中的），系统进入案卷或文件信息输入窗体，该窗体分为三部分，即：“文件、案卷所属类目”“文件、案卷输入项”和最下方的按钮组。如下图红线所示。2．由于当前档案表“学籍档案”是新建档案表，用户需要根据自己的需要建立新的类目。上图中所设定的三级类目分别是：“JX14”“2002”“信息管理系”什么是类目？系统中，大量的档案数据、为了便于管理，系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、档进行分类。这个类就称之为类目。在这里，类目就相当于windows中的活页夹的概念。系统允许的最大类目层数为3层。这个三级类目相当于每条记录的某个分类属性，类目依附于数据，如果没有一份文件或案卷属于某个特定的类目，那么这个类目也就不会存在。建立新类目的方法就是新建属于这个类目的案卷或文件。如用户有一批文件和案卷是属于2002年、党办、行政类的，那么用户可以在当前的档案集中新建一个类目：2002-党办-行政。具体在系统中如下图南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利3．用户设定好档案表类目后，鼠标左键点击最下方“添加”按钮，系统弹出“添加案卷、文件完成！”对话框。如下图。4．点击“确定”按钮关闭对话框，左栏就显示出了所创建的新档案表“学籍档案”的三级类目结构。“信息管理系”后的带点圆圈表明，在“信息管理系”这个目录下有数据，如下图所示：南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利如果再新建三级类目分别是：“JX14”“2002”“”的文件或案卷，则“2002”后也会有带点圆圈。5．标左键点击第三级类目“信息管理系”，则主页面的右栏的就显示出这一级类目下所有的案卷或文件的信息记录，并可以在这个目录下对其进行操作，如下图。6．上图中序号为1、档号为-1的记录是系统自动添加的（因为刚才只添加了目录没有添加文件的著录信息），用户需要根据自己的使用需要添加自己的案卷或文件记录的著录信息。点击上方“添加案卷”或“添加文件”按钮，回到案卷信息输入窗体。因为是在指定目录下的，现在的上方的三级目录就是默认的了。7．根据自己的需要输入基本信息。下图中已输入了98级档案学专业一位学生的学籍档案的基本信息，用户可依照本单位的实际著录要求进行输入。南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利（注意：上图红线标出的按扭的功能是分析单个表的主题词）8．所添加案卷或文件的基本信息输入完毕后，用户可点击窗体下方的“添加”按钮。若想重新输入内容，则点击“重置”。刚才输入的内容全部消失。9．“关闭”按钮，将窗体关闭，进入“档案文件信息管理”页面。发现序号为2、档号为JX14-2002-1.0001的文件就成功添加到三级类目下了。如下图：10．点击上图上方的“添加文件”再添加一条，系统会自动将档号的件号+0.0001，其它保留上条记录的信息，可以再添加记录。如下图：南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利这里的“案卷/盒号以及馆编号”是案卷号与件号（卷内顺序号）的统一。其中数字的整数部分表示案卷号；小数部分表示件号(支持四位)；如果这个数字是纯整数，表明这条记录表示一份案卷的著录信息（深蓝色），如果这个数字是整数+小数，表明这条记录表示一份卷内文件的著录信息（浅蓝色），这个数字就是它的案卷号+件号；对于文件级归档而言，整数部分可以表示为盒号，小数部分可以按照大流水录入，也可以作为盒内顺序号。如果上一次添加的是案卷，自动出来的新窗口中整数（案卷号）会在原来基础上自动加一；如果上一次添加的是文卷，自动出来的新窗口中小数（件号）会在原来基础上自动加一。2．2案卷或文件操作a）编辑如果需要对案卷或文件进行修改，只需鼠标左击所要编辑案卷或文件右端的“”图标，系统即可进入“编辑案卷、档”页面，编辑框与添加框基本一致，只是在最下方加了定位图标，方便修改其它文件，如下图：用户在编辑页面下，修改完成后点击页面最下方的“保存”按钮，系统弹出“修改案卷、文件完成”对话框，点击“确定”按钮，关闭对话框，修改完成。在编辑中我们系统还有“另存为”这一功能，这个是为了把该条记录复制到另一目录下，在复制目录中所有的著录信息包括全文都会复制过去，但是该条记录中的电子文件是不能复制过去的，点开某一案卷/文件编辑如下图点击“另存为”出现如右图的页面，在“备选目录”中可以选择此表内已有的目录，如果没有可以在上边的“选择保存类目”中新建目录，目录选择好点击确定即可将该条记录复制到以选择的类目中。南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利例如我们在上边另存为的时候选择的类目为2006-党群则在点击确定后，该条记录就会进行复制，记录中的所有著录项都不变如下图，该记录的目录信息发生了变化，为我们另存为的目录，现在我们所处的位置就是另存为的目录，在里边我们可以查看“上一份”或者“下一份”记录。南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利b）删除如果用户需要删除某一案卷或文件，只需将鼠标悬停于该案卷或文件右端的“”上，左键点击，下图是删除档号为-1的案卷时弹出的对话框。系统弹出对话框询问是否删除并放入回收站，点击“确定”按钮，完成删除。而后出现对话框询问是否自动排序，根据需要选择。如下图：被删除的文件先暂时放在回收站里，可以将其还原，如下图。如果在回收站将此文件删除，则此文件被永久删除。c）借阅用户只需鼠标左击所要借阅案卷或文件右端的“”图示，即可完成将改文件放入“档案借阅单”。对于本系统档案借阅功能的具体操作说明，会在本说明书的第四章“借阅管理子系统操作说明”中详细介绍2．3档案信息文件的上载与管理“档案网络管理系统6.0”除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文，纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件，从而实现了对档案的全方位、现代化管理。南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利首先需要指出，如果用户需要对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作，可以有两条途径进入操作页面：①用户可以在“档案文件信息管理”页面下，通过点击对应案卷或文件左侧的三个超链接。如下图红框中所示：②用户也可以在“编辑案卷、档”页面下，点击“输入员”右侧的三个按钮。如下图：▲全文用户要对案卷或文件进行全文操作，可点击“全文”超链接或是“全文”按钮，系统进入“文件、案卷提要”页面该页面分为两部分，分别支持用户实现案卷或文件全文提要信息的录入和附件包括电子文件全文的上载。如下图：全文提要信息录入用户可以在页面上部的文本框中录入案卷或文件全文的提要信息。如：在右图我们录入了案卷或文件责任者的个人信息作为其提要内容。同时，也可以将其它文本的内容粘贴上去。录入完成后，用户切记用鼠标左键点击下方的“保存”按钮，出现对话框，点击“确定”，完成录入。南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利全文附件全文附件的上传功能包括单个附件的上传和批量上传。单个附件的上传：点击右侧的“浏览”按钮，用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的电子文件。如下图：例子中选择了本地计算机C盘下的“教材研究基金管理办法.doc”作为上载文档，并设置其“文件题名”为“教材研究基金管理办法.doc”，“上传方式”为“上传整个文档”。如下图：选择好上载文件并完成设置后，用户可点击下方“上传”按钮，系统完成附件的上传。出现序号为1的附件。如不是PDF格式的文件，上传完毕后点击“转换”，待“转换”变为“已转换”，即已将文件格式转换为PDF格式（注：PDF是国际通用格式，PDF转换任务管理的有关内容参看系统设置相关章节）批量上传：单击上图中的“电子文件上传“按扭，就会出现如下的对话框，选定所要上传的一批附件，然后进行“提取全文”的设置，最后点击“上传”即可。南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利从下图中可以看到在档案文件信息管理页面中进增了两处电子文件上传按扭，两处的功能是一致的。此主题相关图片如下：此主题相关图片如下：针对不同记录的多个电子文件批量上传，可以实现批量上传对应于不同文件/案卷记录的电子文件。有两种情况：1、没有对应的文件案卷记录.这种情况,上传模块会自动创建文件案卷记录,并将电子文件上传挂接到该文件案卷记录上。南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利多个电子文文件对应一份文件则用序号隔开，但是名称要一致。如：发文,1.doc发文,2.doc这两个文件系统会创建一条新的文件记录，以“发文”作为正题名，自动生成一个实体分类号和案卷号（以后可以批量修改），并且将这两个电子文件挂接到新创建的这个文件上。如下图所示：此主题相关图片如下：如果有全宗号、实体分类号、案卷号等信息，可以将之作为电子文件名称的一部分，如：01,2003-jx13,1.0001,发文,1.doc01,2003-jx13,1.0001,发文,2.doc没有全宗号：2003-jx13,1.0001,发文,1.doc2003-jx13,1.0001,发文,2.doc没有分类号：1.0001,发文,1.doc1.0001,发文,2.doc没有案卷号：2003-jx13,发文,1.doc2003-jx13,发文,2.doc有全宗号和分类号：01,2003-jx13,发文,1.doc01,2003-jx13,发文,2.doc系统会自动将全全宗号、实体分类号、案卷号写进新创建的文件记录中。2、已存在对应的文件案卷记录.对于文件\案卷记录已经存在的情况,可以分别对应的电子文件自动管接到所属的文件案卷记录上，前提是电子文件的命名要按照下面列出的规则。这种情况电子文件名称中要有索要挂接的文件案卷的档号信息。如：文件的档号为全宗号:01实体分类号:2002-jx13案卷号:1.0001所要上传是有2个word文件，则所要挂接到该文件的电子文件的名称应该为：01,2002-jx13,1.0001,电子文件名称,1.doc01,2002-jx13,1.0001,电子文件名称,2.doc注意上传方式，系统默认的是：新建记录并挂接电子文件，上传以后系统将新建文件记录并挂接了两份电子文件，如下图所示：此主题相关图片如下：南大之星档案管理系统6.0网络版(B/S)使用说明书南京大学档案馆版权所有保留所有权利如果要将电子文件挂接到已有文件案卷记录上，则需将上传方式的勾选取消。系统将会根据电子文件名称中的档号信息自动搜索对应的文件案卷记录，如果搜索到，则将电子文件挂接到其上，如下图所示：此主题相关图片如下：如果没有搜索到对应的文件案卷记录，则创建一个新的文件记录，并将电子文件挂接到新创建的文件记录上。电子文件名称如果没有可以省略，即直接为：01,2002-jx13,1.0001,1.doc如果有，则作为上传后该电子文件的附件名称。如果对应的文件没有全总号，即：实体分类号:2002-jx13案卷号:1.0001则电子文件的命名为：2002-jx13,1.0001,1.doc2002-jx13,1.0001,2.doc如实体分类号也为空则：1.0001,1.doc1.0001,2.doc附：电子文件命名规则:全宗号,实体分类号,案卷号,题名,序号.后缀其中全宗号、实体分类号、案卷号、题名、序号可以任选几个，只要按照规则