采购管理模板

第十二讲采购信息系统一信息与管理信息系统二企业采购管理信息系统三ERP中的采购管理四电子订货系统（EOS）五采购信息管理系统的实施自然灾害导致原材料价格上涨供应商甲由于经营不善将面临倒闭市场反馈商品的销售状况出乎意料的好，几近断货。政府对此种产品的环保标准提出了更高的要求生产工艺刚刚进行了升级，节约物料20%。这些情况会对企业的采购决策产生影响吗？一、信息与信息管理系统二十一世纪是信息社会，我们无时无刻不处在千变万化的信息环境中，信息与我们的生产和生活密切相关。什么是信息？一般认为，信息是关于客观事实的可通信的知识。含义：是客观世界各种事物的特征的反映，是可以通信的，可以形成知识。·信息的类型按管理层次，分为战略信息、战术信息和作业信息；按应用领域，分为管理信息、社会信息和科技信息等；按加工顺序，分为一次信息、二次信息和三次信息等；按反映信息，分为数字信息文字信息和声音信息等。。。。信息的属性：1、事实性2、时效性3、不完全性4、层次性5、可变换性6、价值性7、可压缩性信息的作用1、信息是一种战略资源；2、信息已经桌布取代资本的作用；3、信息自增值的积累，刻意提高价值；4、信息刻意起到心理调节的作用。信息对于采购决策有什么作用？如何从浩瀚的信息海洋中提取有用的信息？如何管理这些有用的信息并进行正确的决策呢?管理信息系统（managementinformationsystem，MIS）信息系统技术可以定义为支持组织中决策和控制而进行信息收集、处理、存储和分配的相互关联部件的一个集合。——劳登的《管理信息系统（第四版）》信息系统的构成：1、信息采集2、信息处理3、信息存储4、信息管理5、信息检索6、信息传输信息系统的规划方法1、关键成功因素法2、企业系统规划法3、战略目标集转化法二、企业采购管理信息系统企业采购业务中的信息流程企业采购业务中的信息流程是伴随着采购业务流程产生的。对不同企业、不同时期、不同采购项目来讲，采购业务流程会有所差异，不过采购业务流程还是有一定的共性的。图12.1采购信息流程图采购申请选择供应商谈判和签订采购合同签发订单验收货物跟踪订单确认发票和支付结案并维护供应商档案系统功能1、基础信息管理2、供应商管理3、采购申请4、采购谈判与合同管理5、签发订单6、跟踪订单7、验收货物8、确认发票与付款9、库存管理10、统计与辅助决策采购实例以某企业的一次采购过程为例来了解一下信息系统的采购功能，并截取其业务流程中的部分系统记录。图12.2询价历史查询页面图12.3新添询价页面根据询价，生成新采购单图12.4新采购单页面图12.5跟进采购单页面图12.6收货单页面图12.7入库单页面12.8质量跟踪页面从采购过程来看，企业采用的是询价采购的方式，可以使企业有竞争力的价格和产品质量。将信息集中管理，减少数据的冗余，错误，极大的方便了管理工作。采购信息系统对采购过程的全过程管理，减少误差，有效控制整个采购过程，使采购活动进程透明化。信息系统还可以对企业管理哪些方面的改进和提高呢？三、ERP中的采购管理（一）、传统采购工作模式图12.9传统采购工作模式需求部门提出采购需求通知财务付款检验入库询价/处理报价制定采购计划/订单传统工作模式的缺点第一，管理作业集中，无法建立有效监控机制；容易积压库存。第二，业务信息共享程度弱。业务人员掌握的信息对业务的影响大。第三，采购控制无法在事前进行监控，通常是事后控制。（二）、ERP中的采购工作模式1、给予职责为核心的流程设计：贯穿的管理思路是基于部门的管理，即首先是企业组织机构中的供应部（科）门，然后是供应部门负责的具体工作，体现了集中管理的思想。ERP系统中采购流程包含的职责工作职责对应模块提出采购请求采购申请采购、库存提出采购计划/订单/发运通知采购计划/计划发放/订单采购询价/报价询价管理/报价处理/供应商管理采购、财务检验入库接收库存通知财务付款付款/发票财务2、基于高度共享的基础信息平台应用信息平台提高了业务的可追溯性，减少了业务操作中的人为因素。3、完备的控制体系“事前控制、事中监督、事后分析”的监控体系。4、ERP系统的采购流程采购需求单的自动或手动生成、修改、删除，在线完成各种管理工作，同时提供各种分析决策支持。ERP不单单是一个企业的信息管理系统，而是供应链思想的产物。信息全球化趋势的发展要求企业之间加强信息交流与信息共享，企业之间既是竞争对手，又是合作伙伴信息管理的范围不单单是一个企业，而是一条供应链上的所有相关企业。四、电子订货系统（ElectronicOrderingSystem，EOS）（一）、电子订货系统的组成与特点构成：供应商、零售商、网络和计算机系统电子订货系统在零售商和供应商之间建立起了一条高速通道，使双方的信息及时得到沟通，使订货过程的周期大大缩短，既保障了商品的及时供应，又加速了资金的周转，实现了零库存战略。（二）、电子订货系统的流程1、传统方式下的电子订货流程整体运作方式，通过网络传递订货和反馈信息，是传统采购方式在信息系统中的映像。2、零售业持续补充业务（ContinuousReplenishment）电子订货流程这是适应供应商管理库存下的订货方式在信息系统中的映像，将VMI固化到系统中去。（三）、电子订货系统的构成商业增值网络中心•用户单证接收•EDI伙伴关系核实•EDI格式检查•用户单证传递、保存•历史资料查询、公正•...ORPSTNX.25EDI用户界面EDI格式转换通信界面MIS系统EDI用户界面EDI格式转换通信界面MIS系统采购员•确定商品名称、数量、进价•确定供货商•发送电子定单(EDI/EOS)•接收定单回复•...供货商•接收客户电子定单•确定供货对象•确定供货商品名称、数量、价格•发送交货通知•接收定单变更•...（四）、电子订货系统的业务过程1、销售订货业务过程商店1商店n增值网络中心VAN仓储中心.储存.检货.加工.配送补货需求订货送收货与库存量传送订/补货资料批发订单确认(同体系)(不同体系)接受确认配送通知配送信息销售部.商品管理.批发订单....配送中心.采购.仓储.配送业务管理部门销售订货信息实时网络系统配送通知2、采购订货业务过程增值网络中心VAN供应商.销售订单.应收帐款.库存管理仓储中心.储存.检货.加工.配送接受订货交货通知订货通知发出/采购接受确认确认订货销售部.商品管理.批发订单....配送中心.采购.仓储.配送业务管理部门采购订货信息交货通知3、物流作业过程商店1商店n网络服务中心供应商.销售订单.应收帐款.库存管理送货单配送中心.储存.检货.加工.配送+(同体系)(不同体系)发货单物流发货单物流品通信息送货单送货单案例——连锁超市的EOS美国连锁超市巨头企业沃尔玛，它的每一家门店都备有8万种以上的商品。通过EOS及其他的电子通信手段如POS等的联合使用，沃尔玛可以保证货品从仓库运送到任何一家商店的时间不会超过48小时。相对于其他同业商店平均两周补货一次，沃尔玛可保证分店货架平均一周补两次。门店销售与配送中心，配送中心与供应商均可保持同步。沃尔玛与生产商、供应商之间建立起的实时订货系统，使其赢得了比其竞争对手管理费用低7%，物流费用低30%，存货期由6周降至6小时的优异成绩。电子订货系统物流信息化的产物，而连锁超市开发使用电子订货系统成为必然趋势。就国内的连锁企业来说，我们目前的EOS实施还处于一个起步阶段。国外先进的跨国零售业企业进军中国，他们拥有一流的管理理念和丰厚的电子订货系统实施经验，因此，这也为我国连锁企业的发展树立了榜样。五、采购信息管理系统的实施（一）、采购信息管理系统开发的可行性研究技术可行性经济可行性设备费用，人员费用，材料费用，其他费用。管理可行性环境可行性（二）、采购信息管理系统开发可行性报告的内容1、编写目的2、项目背景3、术语定义4、参考资料5、问题描述6、开发的必要性与重要性分析7、期望的收益8、新系统的基本能力9、系统开发方式的选择分析10、可行性分析11、其他可供选择的方案12、结论与意见（三）、采购管理信息系统的实施过程1、实施领导小组的建立实施过程涉及的人员多、范围广，占有时间也较长，需要设立系统实施领导小组。一般来说，这是企业战略高度的项目，甚至关系企业的兴衰存亡，需要领导阶层强有力的支持，组长一般应是副总级别的。实施领导小组硬件安装小组数据库建设小组程序设计小组文档编制小组实施领导小组结构图2、系统实施内容（1）物理系统的实施（2）建立数据库系统（3）程序设计与调试（4）系统的测试（5）系统的转换（6）文档的编制本章思考题采购信息系统给采购活动带来什么样的变化？你还知道哪些模式的电子订购系统？我国目前实施电子订货系统存在哪些问题？如何解决？在企业实施信息系统之前，还需要进行哪些准备活动？