采购管理组织与采购人员

第二章采购管理组织与采购人员第一节•采购管理组织概述第二节•采购人员能力与素质..2本章学习目标•掌握采购部门在组织中的地位的决定因素；•熟悉采购部门的职责；•了解采购组织的设计原则；•掌握采购组织的基本类型；•了解采购经理的职责；•掌握供应链背景下对于采购人员提出的新要求；•了解采购部门与企业中其他部门之间的配合关系。..4一、采购部门在组织中地位•影响采购在组织中最终地位的因素按重要程度来看有以下几类：–在最终产品的成本中，采购原料所占的份额。采购原料所占的份额越高，采购在企业中的地位也越高。–公司采购的原料，当下市场供应情况。如果公司所采购的原料，目前供应市场处于垄断、或者是挂断垄断，管理层对于采购的直接关注会比较多。–公司的财务状况。在公司财务状况良好的情况下，管理层对于采购或者物流部门都会比较宽松。相反，当公司的财务发生严重问题时，管理层会对采购业务和与采购相关的成本提出比较高的要求。毕竟从管理层的角度来看，采购部门是个直接花钱的部门。–管理层自身的知识和认识水平。如果管理层自身的知识和认识水平比较高，把采购职能提升到战略的高度，那么采购部门也会得到比较多的关注。..5二、采购部门的职责•1、依据公司经营生产需要，编制物资的年度采购计划与资金计划并负责实施，保证生产经营所需材料供应；•2、负责各部门月度材料需求计划的审核、汇总与报批；•3、根据各部门月度物料需求计划，汇总编制采购资金计划以及报批；•4、负责供应商开发，积极开展供应市场调研与信息收集，掌握广泛的供应信息与渠道资源；•5、根据采购物料的品种、金额、技术特性以及供应资源状况确定采购方案与采购方式；•6、按照最优性价比原则，综合评价备选供应商的质量、价格、服务等以确定供应商；•7、负责招标采购的组织管理工作；二、采购部门的职责8、负责与供应商谈判，拟制采购合同，办理报批手续；9、负责采购物资的交期管理，根据实际情况，组织相关物资需求部门进行验收入库；10、根据合同办理付款手续；11、负责供应商关系的协调处理，处理供货质量问题，落实供应商提供的售后服务；12、负责建立完整规范的供应商信息档案，并对物资设备使用情况进行跟踪调查；13、负责建立供应商考核与评价体系，定期对重点供应商进行综合评价，不断优化供应商资源，提高采购质量，降低采购成本；二、采购部门的职责14、与重点供应商建立战略合作伙伴关系，培育重点供应商；15、负责物资的仓储管理工作，对物料进行分类存放管理；16、参与残次品以及积压物资的处理；17、定期对仓库物料盘点清仓，做到账、物、卡三者相符；18、负责仓库管理中的出入库单、验收单等单证管理工作，定期编制库存信息统计报表；其他事项；二、采购部门的职责19、负责本部门所承担的各项工作的改进完善和创新；20、对公司各项管理工作的改进提出合理化建议；21、协助配合其他部门的相关工作；22、负责公司采购管理制度以及本部门规章制度的优化改进；23、承办公司领导交办的其他工作。采购管理组织设置原则简化原则责、权、利相结合的原则一致性原则效率性原则适应性原则..10三、采购部门的组织架构•（一）采购部门的基本职能•采购部门的组织架构，随企业的经济类型、经营规模的不同而有所区别。但不论采购部门规模的大小，其职能上的分类如下：–采购业务管理•专门经办采购业务。在大企业中这项职能可依采购的物品类别或采购地区加以细分。可以根据采购物料设置，不同的采购物料配备不同的采购人员；也可以根据采购流程设置，采购的不同环节设置不同的采购人员；也有的企业综合采购物料和采购流程设置采购人员。三种设置方法各个特点，适用的场合也不同。–跟单管理•此项职能是为避免事务多而使采购业务做得有头无尾，通常单独设立，跟踪订单的执行情况，以便督促各项工作的如此完成。在一些小公司是由采购员自己负责。–票据处理•在采购过程中，采购部门和企业内部的多个部门之间以及和供应商之间，都会有很多票据发生，这些票据的审核是一件非常重要的事情。在大公司票据由专人审核，在小公司中则由采购员审核。但一般情况都是由会计部门负责。..11•档案管理–在整个采购业务过程中，采购原料信息、供应市场信息、供应商信息，以及在询价或者谈判的过程中的各种记录，包括最终采购合同的签订，这些档案资料都必须认真保管，一方面保证下一次采购的时候使用方便，另一方面保证采购完成后各项售后服务的正常进行，同时万一与供应商发生纠纷，这些档案资料都可作为法律证据使用。在大公司中为提高工作效率而单独设立，但一般采购员的档案由自己管理，采购完毕后归档。•废料处理–采购业务中，会由于多种原因产生废料，比如说供应商的产品质量不合格，也可能供应商发错了货，当然也可能是企业改变产品线，导致采购的原料不能使用，从而导致了废料的产生。废料的处理与销售在企业中，一般由采购部门负责。•运输管理–采购业务过程中，当完成了采购合同后，就要涉及到运输环节。在国内目前大部分采购业务流程中，运输都是由供应商负责的。然后随着供应链思想的广泛运用，越来越多的采购方开始承担这项业务，在大企业中如需物料多而其职能重要，则需单独设立此部门，比如沃尔玛、海尔等跨国企业。..12（二）企业采购部门组织设置•根据采购部门的职能，无论大型企业采购部门组织架构如图2-1，还是中型企业采购部门组织架构，如图2-2，其采购部门一般都按照以下结构进行设置。–采购科。可再分设原料组及物料工具组，其职责是选择供应商，洽谈合同、采购。在大、中企业中需要较多的采购员，而每一个采购员负责一种物品，可培养专门的学识与经验。–行政科。下设文书组、订货组、价格发票组、跟单组。–运输科。下设运输事务组、包装运输组、运输督察组。..13采购经理档案部跟单部票据部采购部运输部残料部研究部价格表产品目录档案记录采购记录程序研究市场研究价值分析办公设备制造设备普通物料各种燃料包装材料化学原料金属材料其他物料五金原料图2-1大型企业采购部门组织架构..14采购科行政科运输科物料组原料组零件组设备组订货组价格发票组文书组追踪组运输督察组包装运输组运输事务组图2-2中型企业采购部门组织架构按业务分工构建采购部门采购计划指定组询价招标实施组议价签约小组提货验收执行小组货款结算执行组按物品类别构建采购部门金属材料采购组玻璃材料采购组橡胶材料采购组木质材料采购组按物品的价值构建采购部门A类物品采购B类物品采购C类物品采购..18混合型采购组织•（一）混合型采购主要特点–在公司一级的层次上存在着公司采购部门，同时独立的经营单位也进行战略和具体采购活动。在这种情况下，公司的采购部门通常处理与采购程序和方针的设计相关的问题。此外，它也会进行审计，但一般是在经营单位的管理层要求它这样做的时候。..19（二）混合型采购优缺点•中心采购部门会对战略采购品进行详细的供应市场研究，经营单位的采购部门可以通过定期发布的小册子、公告或局域网利用这些研究结构。另外，公司的采购部门还可以作为促进或解决部门或经营单位之间协调的工具，但它并不进行具体采购活动，具体活动完全由部门或经营单位的采购组织实施。•企业在推行集中采购时，可将部分作业合理分散执行，比如一些小额采购、地区性采购等，要给予下属工厂较大的执行权，不但可以提高采购效率，而且还可以降低采购成本。..20总经理采购部办公室部门A部门B部门C采购生产营销采购生产营销图2-9混合型采购组织架构图..21•采购部门在企业中的地位可以分成以下几种类型：–独立部门•在大中型企业，物料采购在产品单位成本占有较高比例，其职责范围还包括存量控制、仓储、验收、运输等。–单纯采购•只办理物料的采购，而不兼办验收与储运，适用于单一或采购的项目、数量较少的企业。–附属于生产部门•适用于物料采购工作单纯、价格较稳定的企业。–附属销售部门•适用于材料经简单程度就可以出售或非制造业等。..22四、采购部门在企业中的隶属关系总经理行政部业务部生产部仓储生产控制采购制造产品管理图2-3采购部门隶属与生产部门关系图..23（二）采购部门隶属于行政部总经理行政部业务部生产部仓储生产控制制造产品管理采购外事活动后勤服务图2-4采购部门隶属行政部门关系图..24（三）采购部门直接隶属于总经理总经理行政部业务部生产部人事部采购部图2-5采购部门隶属总经理关系图..25（四）采购部门隶属于资财部资财部业务部生产部人事部采购部行政部总经理图2-6采购部门隶属行政部门关系图流程采购部门岗位设置1.需求分析员2.市场分析与供应链管理员3.采购计划员4.进货管理员5.质量管理员6.库存管理员采购部门岗位设置7.采购统计员8.财务与成本核算员9.采购员10.秘书11.采购管理主管采购部门的职责整体职责•审查请购单的内容•与相关部门共同甄选供应商•交货的稽催与协调•物料的退货与索赔•无聊来源开发与价格调查•采购计划与预算的贬值•供应商管理•采购制度、流程、表单等的设计与改善采购部门的职责具体职责（业务职责）•质量：规格，供应商，专业技术•交货•价格•解决售后服务问题管理职责采购经理1.采购部门的工作方针与目标。2.调查、分析和评估市场以确定采购时机3.签订审核订购单与合约4.撰写部门周报与月报5.组织采购人员的业务培训6.发展、选择和处理和供应商的关系7发展和维护总部及区域采购部等相关部门的内部沟通8.拟定和执行采购战略9.采购制度的建立与完善管理职责采购科长1.分派采购人员及助理的日常工作2.协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等3.采购进度的跟踪4.保险、公证、索赔等事宜的办理5.审核一般物料采购方案6.市场调查7.供应商的考核8.负责次要原料或物料的采购管理职责采购员1.经办一般性物料的采购2.与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等3.查房厂商4.要求供应商执行价值工程的工作5.确认交货日期6.一般索赔案件的处理7.处理退货8.收集价格情报及替代品资料管理职责秘书1.请购单、验收单的登记2.做好交货记录及跟踪催货3.负责对房客的安排与接待4.采购费用的申请与报支5.进出口文件及手续的申请6.电脑作业与档案管理7.具体办理保险、公证事宜8.负责各类办公用品的采购工作..35三、首席采购官的职责•首席采购官的职责包括以下几项：–1、主持采购部全面工作，提出物资采购计划，确保各项采购任务完成。–2、调查研究各部门物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，供需心中有数。指导并监督下属开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量。–3、审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容。减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。–4、要熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购和质量要求负有领导责任。..36•5、监督参与大批量商品订货的业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。•6、按计划完成各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支。•7、认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制。•8、在部门经理例会上，定期汇报采购落实结果。•9、每月初将上月的全部采购任务完成及未完成情况逐项列出报表，以便于上级领导掌握全公司的采购项目。•10、督导采购人员在从事采购业务活动中，要遵纪守法，讲信誉，不索贿，不受贿，与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下开展业务往来。第二节采购人员能力与素质采购人员的素质假设我们要从以下三个候选人中选择一位来造福全世界，你会选择哪一位呢？候选人A：笃信巫医和占卜家有两个情妇有多年的吸烟史，而且嗜好马蹄尼酒候选人B：曾经两次被赶出办公室每天要到中午才肯起床读大学时曾经吸食鸦片每晚要喝一品脱（大约一公斤）的白兰地候选人C：曾是国家的战斗英雄保持着素食习惯从不吸烟，只偶尔来点啤酒年轻时没有做过什么违法的事39全面的竞争时代已经开始了……40日新月异的商务环境电子商务先锋@和e的时代知识经济一体化经济战略伙伴协作联盟全球化行业合并供应链同步化41千年未有的变故席卷全球•全球化风急浪高•政治、经济、社会格局风云激荡•兼并、重组此起彼伏•游戏规