如何建立设备台账

如何建立大厦/小区各类工程设备台账目录1、设备台账的依据与要求2、设备台账的用途与功用3、设备台账的分类与建立4、设备台账的管理与更新5、基本练习设备台账的依据与要求一、法规重要依据中华人民共和国档案法GB9705-2008文书档案案卷格式GB/T19984-2002电子文件归档及管理规范GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范CJJ/T117-2007建设电子文件与电子档案管理规范DA/T22-2000归档文件整理规则设备台账的依据与要求二、公司主要依据GEPM/QP08设备管理控制程序ZW/GC-01-03设备管理控制规程ZW/GC-01-04设备分类代码编号规定设备台账的依据与要求三、要求1、分类、分目、标准、规范2、全面、完整、准确、有效3、及时更新、动态跟踪、可控在控4、新项目开业半年内无条件要求全部完成台账5、台账深度要求达到“主要零部件”级6、四清（数量清、质量清、用途清、价值清）7、三相符（帐物相符、帐卡相符、帐帐相符）设备台账的用途与功用1、是用好修好管好设备最重要的基础工作2、是财产核算及资产管理的主要依据3、是信息化管理的基本环节4、是设备节能运行的关键手段5、是维保计划建立和实施的前提6、是各类数据统计分析的工具设备台账的分类与建立一、应建立的档案类型1、图纸及随机资料台账2、设备登记卡3、设备清单4、强制检测台账5、维保及改造台账6、购物中心专柜及特业设备台账设备台账的分类与建立二、应建立的设备档案，一般包括：1、设备出厂合格证、检验单及装箱单2、设备安装工程验收单、试机记录及接管验收手续3、设备使用维护规程4、设备历次检验记录及性能试验记录5、设备历次维修保养大修记录和检验单6、设备事故报告单及处理结论7、设备封存和启用单8、设备改进、改造、改装申请及验收记录设备台账的分类与建立设备台账的分类与建立三、设备清单的建立1、设备清单应按系统建立，建立前应按系统对设备进行统计，系统的一级分类如下：•供配电系统、暖通系统、给排水系统、电梯、弱电系统、消防系统、停车场管理设备、房屋本体、防雷装置、计量检测仪器仪表、电动工具、高压工具设备台账的分类与建立其中弱电系统和消防系统还应进行二级分类：弱电系统还可分为：楼宇自控系统、电视监控系统、红外报警系统、背景音乐系统、门禁系统、可视对讲系统、周界报警系统；消防系统还可分为：火灾自动报警系统、消火栓系统、自动喷水灭火系统、防排烟系统、防火分隔、应急照明及疏散指示、固定灭火系统、水喷雾系统、自动寻的水炮、灭火器设备台账的分类与建立2、设备统计时应包含以下内容：设备名称、安装位置、数量、当前状态、型号、生产厂家、出厂编号、技术参数、供应商、出厂日期、安装日期、接管日期、始用日期、维保单位等例：设备清单.xls设备台账的分类与建立3、将统计结果填入设备清单内容：填入设备清单时应先确定相应设备对应系统的设备分类，将统计的设备信息按照设备分类填入设备清单；填入设备清单时应按照以下原则按顺序填写设备：•系统中应由主设备向末端设备填写•同一种设备应由低楼层向高楼层填写设备台账的分类与建立4、按设备清单顺序给设备编码设备设施编号分层编号，第一层表示项目名称，第二层表示设备设施一级分类，第三层表示设备设施二级或三级分类中的终端设备，第四层表示设备设施的实际使用编号，前三级编号根据公司规定，第四级由各管理处或子公司对应设备设施编制。例：设备台账的分类与建立四、设备登记卡的建立1、各项目应对重大的、重要的设备建立单机档案，形式为设备登记卡，建立的注意以下原则：•以机组为单位•大型附件对应主机另立档案•小型附件归入主机一体建档设备登记卡.xls设备台账的分类与建立各系统重要设备举例：供配电系统：高压配电柜、变压器、配电房低压配电柜、电容柜等电梯：所有垂直梯、扶梯、擦窗机给排水：生活水泵及其控制系统等暖通系统：冷水机组、空调水泵、冷却塔、锅炉、板式热交换器、空调通风机组等消防系统：火灾报警控制器、消防水泵、防排烟风机房屋本体：幕墙设备台账的分类与建立2、填写设备登记卡的主要内容•设备的基本资料•主要规格及技术参数•主要零配件•安装记录（摘要）•验收记录（摘要）•保养要求（摘要）•保养记录•大中修记录设备台账的分类与建立•填写设备的基本资料、主要规格及技术参数、主要零配件时依据设备铭牌和设备说明书；•安装记录（摘要）主要列明竣工资料中的相关安装资料名称，以及资料台账索引•验收记录（摘要）主要列明竣工资料中的相关验收资料名称和定期强制检测的验收资料名称，以及资料台账索引•保养要求（摘要）摘取设备说明书和作业指导书中的保养要求和技术参数•保养记录填写每次按维保计划执行的维保时间和维保内容，以及相关记录索引•大中修记录填写每次设备的大中修日期、内容、更换配件，以及相关记录索引设备台账的分类与建立五、图纸及竣工资料台账的建立项目接收时建设单位应向物业单位移交以下资料：1、产权资料2、技术资料设备台账的分类与建立产权资料：•项目批准文件•用地批准文件•建筑执照•拆迁安置资料设备台账的分类与建立技术资料：•竣工图•设备随机资料设备台账的分类与建立•资料接收后应按前面所列的各项资料分类建档，形成一级资料目录•每个档案盒内应统计相关资料和文件名称，形成卷内文件目录和二级资料目录例：设备资料目录.xls设备台账的分类与建立六、强制检测台账的建立•各项目应每年年底统计下一年需定期进行强制检测的设备名称，报告编号、检测日期、下次检验日期、使用地点、检验结论等信息•主要需定期强制检测的设备：垂直电梯、扶梯、锅炉、压力表等计量器具、防雷、高压工具•对于压力表、温度计等计量器具需建立专门台账强制检验目录.xls计量器具台帐.xls设备台账的分类与建立七、维保与改造合同台账1、各项目应在每年年底前统计所有在合同期内的维保合同和改造合同，填写合同台账；2、合同台账应包括合同名称、合同有效期、对方单位、合同金额等合同台帐.xls设备台账的分类与建立八、购物中心专柜及特业设备台账1、商场物业需为每家柜台建立台账，柜台编号应按商场统一编号编写，台账中应包括柜台编号、柜台品牌、面积、电源开关容量、灯具类型及数量、限电开关数量及限电电量、空调送回风口尺寸及数量、消防设施数量等柜台用电台账.xls设备台账的分类与建立2、需为每家特业建立台账，台账中应包括特业品牌、面积、电源开关容量、用水管径、主要大功率用电设备清单，灯具类型及数量、限电开关数量及限电电量、空调送回风口尺寸及数量、消防设施数量等3、对购物中心专柜及特业设备台账进行汇总，可以计算出一天的大致用电量；二次装修中可参考设施数量统计，提醒对原有设施的保护，防止设备被拆除或破坏。设备台账的管理与更新设备台账应根据实际情况及设备变化及时进行更新一、设备清单的更新设备清单在设备发生以下变化时应对内容更新和修改：1、设备报废；2、设备更换；3、设备新增；4、维保单位更换。设备台账的管理与更新三、设备登记卡的更新建立设备登记卡的设备在以下情况下应更新或增加相关内容：1、设备报废；2、设备更换；3、通过强制检测，获得检测报告；4、对设备进行了定期保养；5、进行了大中修，更换了配件。设备台账的管理与更新三、图纸及竣工资料台账的更新图纸及竣工资料台账在以下情况下需更新：1、新增了设备，应将相关技术资料归档；2、系统进行了改造，系统图纸进行了变更；设备台账的管理与更新四、强制检测台账的更新1、各项目应每年年底统计下一年需定期进行强制检测的项目，建立下一年度强制检测台账2、在每个强制检测项目结束取得检测报告后应对台账中相应检测项目内容进行更新3、如设备更换应对台账中设备内容进行更新设备台账的管理与更新五、维保与改造合同台账的更新1、维保合同及改造合同应每季度进行一次检查，对执行完毕合同或支付了费用的合同信息更新2、新签订维保合同和改造合同时需对合同台账进行更新设备台账的管理与更新六、专柜及特业设备台账1、专柜及特业台账每年应进行两次集中调整，主要是在春秋调后对调整的专柜进行设备统计，对台账内容进行更新；2、非春秋调期间的零星专柜调整在专柜结束后应及时对台账内容进行更新设备台账编制的简单练习