办公室日常事务管理

第二章办公室日常事务管理一、办公环境管理二、接打电话三、领导活动的安排四、印信管理五、值班工作一、办公环境管理1、办公环境管理的含义与作用2、办公室环境的布置和管理构成办公环境的要素：空气、光线、声音、空间绿化3、办公室的布局设计——封闭式、开放式、公寓式一般来讲，现代办公空间由如下几个部分组成：接待区、会议室、总经理办公室、财务室、员工办公区、贮藏室、茶水间等等。全开放式半开放式现场测试：作为办公室工作人员，你知道一个规范的办公室，基本应配备哪些办公用品吗？提示：办公用纸：信纸、复写纸、备忘录纸、问候便条、信封、笔记本和便笺。其他文具类办公用品：铅笔、圆珠笔、签字笔、钢笔、荧光笔；橡皮擦、涂改液；墨水、胶水、红蓝印台、红印泥盒；装订机、订书机、切纸机、计算器；订书钉、图钉、回形针、大头针、纸夹、剪刀、裁纸刀、削铅笔刀；日历、台历、橡皮印章、名片盒、文件夹、文件袋、归档夹、档案柜；标签纸、透明胶纸、橡皮筋、尺，等等。4、办公室安全管理识别办公室安全隐患办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识等。消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等.防盗在办公大楼内应设有专门的保安人员24小时值班。防火火灾首重预防，电器电线应作定期检查，以防走火跑电引起火灾。防止意外伤亡为了防止意外伤亡事故发生，组织应向职员进行防止意外事故的教育，使之平时养成安全的工作习惯。二、接打电话1、接听电话的技巧与要求（1）接听电话必须及时（2）接听电话首先问候并通报（3）做好电话记录（4）正确处理电话的临时中断（5）学会处理不在的同事的电话（6）学会处理转接电话（7）适时结束电话（8）同时处理打进来的多个电话（9）接听打给上司的电话××公司电话记录记录人：日期：——年—月日时间：上午/下午—点—分致：——先生/女士/小姐是否回电：是/否来电人：——先生/女士/小姐来电人单位：——————来电人电话号码：留言：同时处理打进来的多个电话1）请电话中正在交谈的一方稍等，告诉他另外有电话打进来2）迅速接听另一部电话，并问清对方的目的，然后记下电话号码，请其稍候，尽快回到第一部电话上来3）如果第二部电话必须由秘书接听，而且不是三言两语就能结束的，则需对两个电话的重要程度和长途、市内等迅速做出判断，然后依序处理4）回到第一个电话时，先道歉，如果因第二个电话的重要性而不得不结束第一个电话，则应向对方解释必须要结束此次通话的原因，等过后再给对方回电话2、打电话的技巧与要求（1）尽量选择合适的时间打电话（2）打电话前的准备工作（3）准确拨号．耐心等待（4）及时自我通报（5）要求对方做好电话记录（6）替上司拨叫电话（7）拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之（8）如果通话临时中断或受到干扰，应主动打回电话（9）运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话注意事项：电话语言沟通的3大特点是：声音和谐有序、态度和霭可亲，言辞得体准确。要是在通话时想要打喷嚏或咳嗽，应偏过头，掩住话筒，并说声“对不起”。千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。应避免打电话时和旁边的人交谈。注意不要让房间里的背景声音干扰电话交谈。如果通话中遇到线路出现毛病或串线，应尽快处理，并建议对方待会儿再打。这样做，也许会耽误一点时间，但比较礼貌。3、领导不接电话的处理（1）领导不在场（2）领导无暇接电话（3）领导拒绝接电话实务演示：接打电话三、领导活动的安排1、领导活动的预安排即预先把领导每月、每周、每日的主要活动，在征求意见的基础上列出表格或要点，经审定后印发给每个成员和有关部门。（为什么要这么做？）分月安排、周安排、日安排注意事项：（1）服从上级领导和机关的有关活动安排（2）要分轻重缓急（3）注意劳逸结合（4）随时补充、调整月安排表月份周次4月份5月份6月份第1周周一上午总经理面试人事总监总经理去香港与英皇公司进行商务谈判上半年绩效评估工作部署第2周周五对全体员工进行办公礼仪培训周一上午开董事会会议各部门自行评估第3周公司品牌战略研讨会(在上海分公司召开)周三召开公司办公会议对各部门主管进行绩效评估第4周周一传达上海会议精神周二公司领导审看广告片周五上午召开部门经理会周安排表星期时间星期一星期二星期三星期四星期五8：30部门经理例会全体员工大会9：00接待瑞士投资考察团人力总监面试前台秘书部门经理会讨论营销总监人选10：00总经理面试营销总监11：OO12：00总经理听取培训经理汇报并共进工作餐招待瑞士投资考察团的宴会13：00财务总监向董事会汇报财务状况总经理去市工业局开会各部门会议14：OO总经理与法律顾问会面瑞士投资考察团参观公司生产区15：0016：00JB项目团队会议17：0018：002、一些具体领导活动的安排（1）记者招待会（2）庆典活动（3）表彰颁奖会（4）谈判活动（5）深入基层调研和检查工作★了解领导外出的任务、意图、时间和地点，然后根据具体任务考虑计划和措施★制定领导调查研究或检查工作日程表★准备有关文件资料★积极配合领导搞好调查研究实践训练一、实训目标掌握时间安排的原则和要求，并将之运用到实际的工作安排中。二、实训背景S服装公司位于上海陆家嘴金融贸易区，该公司上班时间为上午8:30－12:00，下午13:00－16:30。逢周一例会，各部门负责人参加，到周五，秘书要为总经理草拟下周日程安排。三、实训内容本周五总经理给秘书如下信息，请秘书用周计划表形式体现了出来。下周一例会讨论的议题为：关于与Ｙ厂合作事宜。下周总经理要主持本公司“优秀外来青年务工人员表彰大会”。下周二下午，本公司召开新产品新闻发布会（下午2:00）下周三、周四白天，总经理要参加行业协会讨论会（地点：上海大厦）总经理刚接到Ｙ厂电话，约请总经理下周三晚上在金贸大厦洽谈业务。总经理指示，在参加洽谈以前，与Ｙ厂联系一下，要去该厂考察。（Ｙ厂地点在上海金山区）Ｚ公司业务经理下周来上海，要求拜访总经理，总经理同意下周安排半小时会谈。总经理准备下周约本公司法律顾问商谈2小时。四、实训要求1．分组制作总经理下周计划表。2．课堂交流制作的计划表，互相提出意见和建议。四、印信管理1、印章的种类2、印章的刻制和启用3、印章的使用4、印章的保管5、公章的停用与销毁6、介绍信的保管和使用五、值班工作1、值班的组织形式专职值班室、专兼职值班室、轮流值班2、值班工作的任务☆承办领导交办的事项——☆负责信息传递——☆负责工作接待——☆处理突发事件——积极主动并汇报准确记录、及时反馈热情接待、酌情处理先询问清楚事实，立即向领导汇报听取指示，来不及汇报应先采取应急措施，事后汇报☆掌握领导外出活动行踪☆做好值班记录电话记录、接待记录、值班日志实例：某制衣有限公司值班室接到公司仓库的电话，仓库管理员报告成品库起火，火势较大，难以控制，作为公司值班室的秘书要如何做？