30档案管理制度

档案管理制度第一节档案保管制度第一条档案必须实行集中管理，专人管理。档案室是公司的信息中心，应统一管理本单位的图纸、底图、工程技术、声像、微缩资料等相关资料以及业务等各种有保存价值的载体档案。第二条档案室安全性关系到档案的保密、保存质量的可靠性。就应做到防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠，保证档案的保存质量，档案室内严禁存放易燃易爆、易腐蚀等有害物品。第三条档案室保管的档案应做到安全、妥善、有效、有序的存放，按照《建设工程文件归档整理规范》规定的存放时限整理装盒，做到以提交的时间、年份，编制统一编码，并标贴存放卷宗序号，便于查找利用。第四条必须研究和改进档案保护技术措施，延长档案的寿命，对已破损和字迹褪变的档案材料，要及时修复或复制。第五条不准擅自销毁档案。对鉴定后确定无需保存的档案要进行销毁，应填写销毁文件清单，注明销毁文件所属年份、工程名称、种类、数量，等报请单位领导批准后才能销毁，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第二节档案库房管理制度第一条档案收进、借出、移出必须及时进行检查、验收，准确登记，账物相符，防止丢失。第二条保持库内卫生整洁，坚持经常打扫，每月清扫1—2次，库内箱柜每半年擦洗一次，定期检查档案存放情况，发破损和字迹褪变，应及时向公司领导汇报。第三条库内温、湿度应时常检查，并依据温、湿差适时通风密闭，季终、年终进行综合分析。第四条严禁在库内吸烟、使用对档案有损害的化学物品，不得存放易燃易爆、化学腐蚀物品，不准堆放杂物，消防设备应保持良好状态。第五条每天上下班时，要认真检查门窗、锁状况，对电源要严格管理，及时关闭，确保档案室安全。第三节档案员岗位责任制第一条提高自身的档案管理思想意识，增强对公司的责任感。努力提高管理档案业务水平，以保证档案管理工作任务的质量。第二条严守公司技术、商业等机密，对法规、业主、公司有密级要求的或关系版权的档案，未经公司领导同意不得销毁、外借、复印、拷贝等造成泄密。第三条制定、执行本单位档案工作各项规章制度，按照《中华人民共和国档案法》和《建设工程文件归档整理规范》等有关法规的要求管理，加强与各部门联系，应归档的文件应及时收集、整理完整，验收、鉴定准确，按规定时间完成立卷归档任务。第四条根据工作需要，编制必要的目录、卡片、电子表格索引等索引工具；编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为公司业务开展服务，并注意收集档案的利用效果。第五条调动工作时，应离职前办好交接手续。第六条在职期间由于工作疏忽、失职等行为造成档案销毁、散失保存价值、遗失、泄密等事故，视情节严重程度追究其责任。第四节立档的内容及要求一、立档的内容第一条本单位的图纸、底图工程技术、、声像、微缩资料、等相关资料以及业务等各种有保存价值的载体档案、呈报政府有关部门审批的各项报告及其附件，包括申报营业执照、资质等级、纳税、统计登记等。第二条业务档案。包括对外签订各种合同、协议书，形成的各项工作成果,包括工作底稿、设计图纸、底图资料、工程技术资料、函件、签证单、报告（含电脑贮存资料）等有保存价值的资料。第三条财务档案。第四条客户档案及其它重要资料。二、立档的要求第五条日常公文、呈报政府有关部门审批的各项报告及其附件，应按文件形成的时间顺序立档。第六条业务档案。档案封面，应明确填写以下内容：（一）委托单位：要写明委托方全称（二）委托项目：要标明委托事项的具体内容（三）项目负责人：项目负责人姓名（四）编号：档案顺序号及报告文号（五）档案时间：按出具报告时间第七条卷内内容（一）卷内目录：按表内项目要求填写，字迹清楚，表中的页号与档案内的页码应一致。（二）卷内档案：对外签订各种合同、协议书，形成的各项工作成果,包括工作底稿、设计图纸资料、函件、签证单、报告等，档案的每一页应有页码，页码统一位于右上方。（三）档案收卷：项目负责人应组织档案收集、整理，并填写“档案收卷表”，办理交接手续，项目负责人、档案接收人应签字认可，以示责任。（四）财务档案:含财务、会计、统计资料，平时由经办人保管，在年终时整理装订成册交档案管理员存档。（五）档案装订要求：1、档案装订要做到牢固、整齐、美观，不丢页、不损坏文件、不妨碍阅读。2、装订时文件的右边和下边取齐。3、卷内文件材料太多，需分卷装订的，应分别编号。一个项目可以分若干卷装订，但一卷不能混订两个项目。第八条档案的保管、查阅（一）本公司设档案管理员一名，负责对档案装订、保管，并督促有关人员档案收集、整理工作。（二）每季的第一个月的15日前对上季度的档案进行检查，未完成档案的归档、装订工作的，暂停发放工资、奖金。（三）各项业务技术档案资料，不得外借调阅。特殊情况需经总经理或总工程师书面同意方可借阅，阅毕即还。（四）保管期限：根据法规规定的档案管理实施。第五节档案保密制度第一条未经允许，无关人员不得进入档案库房。第二条未经批准，不得擅自同意他人将秘密档案带出档案室。确需外借的，须经本单位分管领导批准，办妥登记手续后，方可借出。借阅时限到期后，立即追回。第三条借阅档案资料，如需摘录、复制属于国家及公司秘密内容的，应报请领导审批。同时，档案人员应对所摘录、复制内容进行核对，并要求他们按原密级管理，用后及时销毁。第四条调阅使用后的档案经查验无误后，应立即放回原档案柜内。第五条档案人员不得对外泄露档案库内档案存置、方位、内容及设备等情况。第六节档案借阅利用制度第一条利用档案要遵守档案法和保密法的规定，属于内部不公开的内容，不得随意议论发表、泄露或转借。第二条凡利用者都应按规定办理利用手续，并填写《档案借阅单》；利用档案工作结束后，应填写《档案利用效果登记簿》，交档案室存查。(一)本部门工作人员因工作需要借阅本部门文件，经本部门协管领导或公司分管领导批准后可直接向档案室借阅。(二)借阅其他部门的文件，须填写借阅单，经主管部门负责人同意签字后方可借阅。(三)借阅、复印、拷贝机密以上档案文件，须经公司领导批准。(四)借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。第三条借阅档案，一般在档案室内查阅，如需借出、摘抄、复制，须经部门协管领导批准，重要的须经公司领导同意，档案员方给办理。第四条借阅者要爱护档案文件，不要在档案文件上涂抹、转借、沾污、圈划，严禁拆撕、调换。第七节文件材料归档制度第一条已办理完毕的并且有保存价值得文件材料（包括收文、发文底稿、讲话稿、会议记录、照片、录音带等）均应作为档案保存。第二条立卷归档的范围要以本公司的文件作为重点，档案的保存期限应按照《档案保管期限规定》严格执行。第三条归档范围：（一）本公司的营业执照、税务登记证等上级主管部门颁发的各种证件及公司章程等。（二）上级主管部门直接对我公司的批复、通知、批转、通报等文件。（三）公司及各部门工作计划、通报、总结、请示、报告、批复、通知、决定等文件。（四）公司召开的会议材料、领导讲话或其它重要活动形式的材料及参加学术会议、展览等活动带回来的文件。（五）各部门工作中起草的文件、报表、名册、合同、协议书、责任制、条例、细则、管理制度。（六）干部任免、聘任、奖惩、工资、编制、离休、退休、评级、晋升等文件。（七）研发、工程、生产等以文字、图纸为形式的技术文件和设备说明书。附表：档案保管期限（1）永久保管分类项目事例A章程以及公司规则的制定、修改、废止等永久性查考文书章程、公司规程、通则等B股东名册、股东大会会议记录、营业报告等文件股东大会会议记录、债权、财产权等C理事会的重要文件董事会议记录等D重要的政府机关的许可书、认证书以及指示、命令等文件营业许可证等E契约书等具有永久效力的文件契约书G有关理事及职员人事方面的重要文件健康保险、医疗保险资格登记、公司职员名册、履历书等H其他需要永久保存的重要文件、账薄及统计业务监察报告书、银行存款账、经营统计资料、营业所长会议记录等（2）十年保管分类项目事例A预算、决算以及有关会计的各种账簿、各种凭证（包括法律上规定的商业账簿）税务报告书、结算底账、现金出纳账、现金收入、支出账、转账凭证、银行存折、固定资产总账、各种收据、业务文件、日记账、日常债权、财产目录、借贷对照表B干部会议等经营管理上重要的查考性文件\C人事、工资方面的文件人事文件、庶务文件、卫生保健文件D公司内向全体人员通告的文件\E相当于上述条款的其他文件担保金寄存证和领取证（3）五年保管分类项目事例A期满或解约的契约书\B重要的会议记录\C短期内需查考的文件造价咨询成果文件、招标代理档案资料、项目代建档案资料、业务日志、事故类文件、一般请示、收发文簿、邮票、收入印花收支簿、盘点报告、各种存款印票事务移交书D人事文件工资明细表、工资总账、源泉征收簿、地方税征收总账、工资计算书、社会保险明细表、工薪者扶养情况申报表、工薪者调动报告、工资支付报告E相当于上述条款的其他文件\（4）三年保管分类项目事例A会议记录B一般文件、账簿及图表文件收发文簿、电报收发文簿、收入印花出纳簿、邮票出纳簿、挂号信收据、汇款说明、月记表、日记表、办公用品收发记录、债权余额证明C人事文件健康、医疗标准修订通知书及决定通知书、雇用保险取得及丧失确认通知书、雇用保险传入、转出受理通知书、雇用保险离职证明、加班协定、其他有关人事的协定书及许可申请书、通知书（增加工资、发布决定等）、出勤簿、工作调动申请书（副本）。有关人事方面的考勤簿（出差、迟到、早退等）旅费结算单D相当于上述条款的其他文件\附录A建设工程文件归档范围和保管期限表序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1项目建议书永久√2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久√3可行性研究报告及附件永久√4可行性研究报告审批意见永久√5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久√6专家建议文件永久√7调查资料及项目评估研究材料长期√二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久√2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久√3拆迁安置意见、协议、方案等长期√4建设用地规划许可证及其附件永久√5划拨建设用地文件永久√6国有土地使用证永久√三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久√2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久√3建设用地钉桩通知单（书）永久√4地形测量和拔地测量成果报告永久永久√5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期√6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期√9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议。永久√10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期√四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期√3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期√5工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期长期√五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久√2建设项目列入年度的批复文件或年度计划项目表永久√3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久√5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久√7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期√8工程质量监督手续长期√六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期√2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期长期√3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期长期√监理文件1监理规划（1）监理规划长期短期√（2）监理实施细则长期短期√（3）监理部总控制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期√3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期√4进度控制（1）工程开工/复工审批表长期长期√（2）工程开工/复工暂停令长期长期√5质量控制（1）不合格项目通知长期长期√（2）质量事故报告及处理意见