第一章 建立业务关系

出口贸易模拟操作教程（第三版）任课教师：沈琳邮箱：[e-mail]电话：181208700372选用教材：祝卫，程洁，谈英著，上海人民出版社参考教材：黎孝先等主编：《国际贸易实务》，对外经贸大学出版社，第二版；赵德银主编：《外贸函电》，机械工业出版社，第二版；许南主编：《国际结算》，中国人民大学出版社；俞涔，朱春兰主编：《外贸单证》，浙江大学出版社，第二版。3教学性质与目标出口贸易模拟操作实践型专业基础教程，主要是通过进出口贸易模拟训练，让学生能够在一个仿真的国际贸易环境中切身体会进出口贸易的全过程，并使其系统、全面、规范地掌握实操中的主要技能。4课程内容该书分为十三个章节，以出口贸易的基本过程为主线。课程安排：16周重点内容：价格核算，信用证的审核与修订和各单据的填制。•第一章建立业务关系•第二章发盘与出口报价核算•第三章还盘与出口还价核算•第四章接受与出口合同签订•第五章信用证审核与修改•第六章出口托运订舱•第七章出口货物报检•第八章出口货运投保•第九章出口货物原产地证明•第十章出口货物报关•第十一章出口货物装运•第十二章出口交单结汇•第十三章出口业务善后5课程考核成绩构成：平时成绩30%，期末成绩70%平时成绩：出勤率、课堂纪律、课堂练习和发言情况、课后作业的完成情况6第一章建立业务关系案例：上海环宇贸易有限公司（ShanghaiUniversalTradingCo.,Ltd.)成立于1997年1月，是经国家批准的具有进出口经营权的综合性贸易公司，主要经营各类轻工业产品的进出口业务。72008年3月5日，玩具部业务员从《国际商报》上看到一则消息：荷兰一公司求购中国毛绒玩具。了解上述信息后，环宇公司遂与该报《回音台》取得联系，得知该荷兰公司系鹿特丹一进口批发商。该进口批发商具体联络信息如下：TivolianTradingB.V.HeimanDullaertolein3,3024CARotterdam,NetherlandsP.O.Box1783Tel:[phone]Fax:[phone]E-mail:[e-mail]:ChilaTrooborg2008年3月6日，环宇公司向Tivolian公司发出建立业务关系函。8一、商务英语书信的结构二、商务英语信函的格式三、建立业务关系函的基本结构9一、商务英语书信的结构商务书信通常由九个部分组成：（一）信头(Heading)（二）发文编号（ReferenceNumber)（三）日期（Date)（四）信内地址(InsideAddress)（五）称呼(Salutation)（六）正文(Body)（七）结尾套语(ComplimentaryClose)（八）签署(Signature)（九）其他选择性项目，如附件(Enclosures)10（一）信头(Heading)信头包括寄信人名称、地址、电话、传真、E-mail、注册商标等。一般公司信笺上已经印有信头。如需临时打印信头，则信头位于信笺的中央或左上方。11（二）发文编号（ReferenceNumber)发文编号可以使回信与先前发出的信函联系起来，并确保及时到达确切的收信人或部门。发文编号在信函中的位置有三种：位于信头下方Ex.Yourref.Ourref.打印成信函标题Ex.DearSir:YourRef:ALM/PSThankyouforyourletterof15thJuly.作为回信第一段的一部分Ex.DearSir:Thankyouforyourletter,referenceALM/PS,of15thJuly.12（三）日期（Date)日期位于信头下方，靠左或靠右均可。日期写法主要分为英式和美式两种：英式写法为日/月/年，Ex.12thJuly2008or12July2008；美式写法为月/日/年，此时日期和年份之间必须用逗号隔开，Ex.July12th,2008orJuly12,2008。注意：日期可以用基数或序数。Ex.12or12th日期的月份要使用英文名称（可以为缩写），不能用数字代替。13（四）信内地址(InsideAddress)信内地址是收信人姓名、公司名称和地址，通常写在信笺的左边、信头的下方，沿左页边线写起。14（五）称呼(Salutation)称呼为写信人对收信人的一种称呼，其位置在信内地址的下方空两行。已知收信人姓名与性别DearMr./Ms./Mrs.(已婚)/Miss(未婚)+姓名/姓Dear姓名不知收信人姓名DearSir/Sirs/Madam/Mesdames(不能单独用Sirs)Gentlemen(不能用单数)不确定收信人性别DearMadamorSir15（六）正文(Body)正文是信得主体。每个段落之间空一行。在信的开头有开头语(OpeningSentences)，自成一节，习惯上用客套语先将收到对方的来信的日期、编号、主体及简单内容加以叙述。如第一次通信可表明获取对方信息的来源与致函目的。在信的结尾一般有结尾语(TheClosingSentences)，一般为希望来函或答复询问。16（七）结尾套语(ComplimentaryClose)结尾套语紧贴正文最后一行下一两行填写，并加上逗号。Ex.Sincerely,/Yourssincerely,/SincerelyYours,Yourstruly,/Trulyyours,/Verytrulyyours,Yoursfaithfully,/Faithfullyyours,(只在不清楚收信人姓名时使用)17（八）签署(Signature)签署紧接在结尾套语之后。由于商务函电总是以公司的名义发出的，因此，签署时首先要注明发信人所代表的公司，再签上发信人的姓名，也可添加其职衔。18（九）附件(Enclosures)如果信函有附件，则应在信得左下角打上“Enclosed”或其缩写Encl.。若附件不止一份，则需注明附件份数。19二、商务英语信函的格式信函的格式分为四种类型：（一）缩行式（二）完全齐头式（三）改良齐头式（四）混合式20（一）缩行式日期放在信纸的右上端信头和信内地址每逢换行时，下一行要比上一行往右缩进2-3个字母的位置；正文每一段的第一行都从左边空白边缘往右缩进3-5个字母的位置；段落之间要空1-2行；签名放在中间偏右下方；21（二）完全齐头式（常用）信函中的每一行，包括日期、信内地址、正文、结尾套语和签署都从左边开始，每行取齐，成一垂直线。22（三）改良齐头式除日期，结尾套语和签署部分外，其他部分都从左边的空白边缘写起。23（四）混合式（常用）信内地址及正文中需要分行的部分采用齐头式其他部分，包括正文每一段落首行采用缩行式。两种格式的混合采用成为混合式。P4、P1724三、建立业务关系函的基本结构对于一封陌生者的来函，收信人读信思路：“howdoyouknowus?→whyareyouwritingtous?→whoareyou?”所以，作为写信人，我们一般会遵循“信息来源→致函目的→公司→产品介绍→盼望答复”的顺序来撰写建立业务关系函。25（一）信息来源所谓信息来源，是指在建立业务关系时，发函者通常会告知对方自己是通过何种途径得到对方信息的。认识客户的途径：驻外使馆商务参赞处、商会、商务办事处、银行或第三方公司介绍；或在企业名录、各种传媒广告、互联网查到；或在交易会、展销会上结识。26Ex.WelearnedfromtheCommercialCounselor`sOfficeofourEmbassyinyourcountrythatyouareinthemarketforChinesehandicraft.WehaveobtainedyournameandaddressfromtheInternet.OurmarketsurveyshowedthatyouarethelargestimporteroftextileinCanada.27（二）致函目的出口商主动联系进口商的目的主要是扩大交易地区及对象、建立长期业务关系、拓展产品销路等。Ex.InordertoexpandthesalesofourproductsintoSouthAmerica,wearewritingtoyoutoseekcooperationpossibilities.Wearewritingtoyoutoestablishlong-termtraderelationswithyou.Wewishtoexpressourdesiretoenterintobusinessrelationshipwithyou.28（三）公司介绍建立业务关系函面对的是特定的客户，有一定的针对性，因此公司信函中公司介绍不应是泛泛而谈，长篇大论，而应该选取一些对客户有意义的优势，如相对应的业务范围，竞争优势，丰富的贸易经验，稳定的供货渠道和广泛的销售网等。29Ex.Wearealeadingcompanywithmanyyearsofexperienceinmachineryexportbusiness.Weenjoyagoodreputationinternationallyinthecircleoftextile.Wehaveourprincipleas“Clients`needscomefirst”.LocatedinShanghai,wetaketheadvantagetosetupoursolidifyingproductionbasisincoastalandinlandareas.30（四）产品介绍建立业务关系函中的产品介绍，主要有两种形式：已经明确了解对方需求的，我们会选择某类特定产品，进行具体的推荐介绍；如无针对性，则只就公司经营产品的整体情况，如质量标准、价格水平、目前销路等，作较为笼统的介绍。31Ex.Art.No.76isournewlylaunchedonewithsuperbquality,fashionabledesign,andcompetitiveprice.OurproductsareenjoyingpopularityinAsianmarkets.Togiveyouageneralideaofourproducts,weareenclosingourcatalogueforyourreference.32（五）盼望答复建立业务关系函的结尾部分，我们通常会邀请对方询盘或回应。需要注意的是，不能随意直接邀请对方下订单，如“Wearelookingforwardtoyourorder”，如此结尾有强迫交易之嫌，会给客户留下交易流程不清，专业经验缺乏的不良印象。Ex.Yourcommentsonourproductsoranyinformationonyourmarketdemandwillbereallyappreciated.Wearelookingforwardtoyourspecificenquiries.建立业务关系函P4