会议管理

秘书·国家职业资格三级培训课程会议管理会议的含义会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。1、大多企业都是通过会议确定企业发展命脉2、90%的重大决策都是通过会议制定的；3、企业开会的时间越来越多也越来越平凡会议给企业带来的作用有效的培训增强执行力沟通的互动性性格互补性决策的全面性作用讲课内容会前筹备1、会议筹备方案拟定；2、检查会务的筹备情况；3、审核会议文件；4、与领导沟通会议的有关内容；5、拟定会议的应急方案。会中服务1、提示会议按计划进行；2、监督会议经费使用；3、处理会中突发事件。会后落实1、会议总结的内容和要求；2、会议评估的内容和要求；第一节会前筹备第一节会前筹备会前筹备1、会议筹备方案的拟定2、检查会务筹备情况3、审核会议文件4、与领导沟通会议有关内容5、拟定会议应急方案一、会前筹备方案的拟定一、会前筹备方案的拟定一、会前筹备方案的拟定授课内容1、会议筹备方案的作用2、会前准备工作的基本要求3、会议筹备方案与会议策划方案的关系：4、会议筹备方案的内容5、会议筹备方案制定的程序6、具体会议相关知识一、会前筹备方案的拟定1、会议筹备——方案的作用一、会前筹备方案的拟定确保领导的意图得以贯彻执行确保会议周密的组织确保会议服务质量沟通协调到位方案拟定的作用会议筹备方案的作用一、会前筹备方案的拟定2、会前筹备——方案的要求一、会前筹备方案的拟定安全周密充分会议的圆满召开会前工作的基本要求一、会前筹备方案的拟定3、会前筹备方案——会议策划方案的关系一、会前筹备方案的拟定3、会议筹备方案与会议策划方案的关系：（1）、会议策划：一般包含会议筹划方案和会议预算方案。会议策划是对会议做整体的计划，涉及到举办会议的各个部门和各种关系，有策划人将各种关系和矛盾统一调整，最后形成一套合理的可行的方案流程；（2）、会议筹备：一般在会议策划的基础上侧重会议的准备工作的组织和实施，通常不包括前期宣传、营销等方面的内容，对会议时间、地点、议程和经费等方面内容做具体设计；（3）、总体上看会议策划比较务虚，会议筹备比较务实。要先进行会议策划及制定预算，在设定具体的筹备方案一、会前筹备方案的拟定4、会议筹备方案的内容——身体记忆法一、会前筹备方案的拟定（10）、血液——确定会议经费预算（1）、心脏——会议的主题与意义（2）、面部——会议名称（3）、骨骼——会议议程（4）、四肢——会议时间地点（5）、大脑——会议文件范围，并做好文件的印制和复制的工作（6）、身体内部结构——会议筹备机构及人员分工（7）、肌肉组织——会议住宿和餐饮安排（8）、五官——会议与会代表的组成（9）、衣服——会议所需要设备和工具，要满足会议的需要一、会前筹备方案的拟定5、会前筹备方案——程序上交领导审核确定主题及相关内容各小组、选举负责人委员会成员一、会前筹备方案的拟定一、会前筹备方案的拟定6、具体会议相关知识一、会前筹备方案的拟定（1）、常规性会议室座位安排知识（1.大小方形）（2.半圆形）（3.回字形）（4.方拱形又称U字形）（6.圆形）A、较大型会议座位安排：一般地点定在礼堂、会场、体育场，多摆放成大小方形和半圆形B、中小型会议的座位安排：一般地点定在会议厅或会客厅，多摆放成方拱形、半圆形、半月形、椭圆形、圆形、长方形、T字形采用主席台座位安排一、会前筹备方案的拟定C、主席台座位安排注意事项及支持人座位安排一、会前筹备方案的拟定大小方形会场主席台人员数量为奇数时座位安排大小方形会场长方形会场座位安排图（1）长方形会场座位安排图（1）主席台座位安排：A、依职务高低和选举的结果安排，职务最高的人居中，然后先左后右、由前至后的顺序依次排列；B、为了工作便利起见，会议的主持人有事会安排在前排的边座就做，有时可以安排职务顺序就座；C、在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。一、会前筹备方案的拟定一、会前筹备方案的拟定座位整体安排注意事项A划分区域做好标识B表彰人员特殊安排C多单位参加处理方法D分清上下座E中小会议责任到人F合理控制经费G上报领导批准执行一、会前筹备方案的拟定(2)、电话会议知识：主要功能是召集不同地点的人员举行会议，任何电话只要申请此功能都可以使用，它比较适用于规模不大，办公地点相对集中的企业。一、会前筹备方案的拟定电话会议特点电话会议要求便捷、省钱a、准时发出开会信息，传递会议的有关信息；b、认真分发会议书面信息材料难以传递大量细节信息；c、合理安排会议信息传输设备；d、按时接听电话，提前做好准备；配合传真、电子邮件等方法e、会议开始，要求各方互相通报姓名、职务；适合公司不远、规模不大的企业。f、做好会议记录电话会议语言使用的注意事项：讲话内容要集中、准确体现会议主题讲话演练时做好时间估算，讲话内容要简明易懂，尽量使用普通话一、会前筹备方案的拟定(3)、视频会议知识：利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会议方式，适用于布置重要工作、宣布重大决定、商议紧急措施等特殊紧急情况。一、会前筹备方案的拟定视频会议的特点视频会议的要求a、实现了声音和图像同时传送；a、准时发出开会信息，b、打破空间局限；b、认真分发会议书面信息材料；c、节省时间和费用；c、布置会场；d、交流效果较好；d、设置与检查会场信息传输设备；e、准备时间较长，初始投入成本较高，没有面对面会议形成的互动效果e、做好会议信息准备；f、采用先集中后分散的形式；g、汇总情况信息；一、会前筹备方案的拟定检查设备摆放科学参会资料提前发给参会人员以便准备与服务机构确定会议相关事项节省时间金钱特点远程会议筹备方案的特点二、检查会务筹备情况二、检查会务筹备情况二、检查会务筹备情况授课内容1、会务筹备情况检查的内容2、会务筹备情况检查的方法3、会务筹备情况检查的程序4、对检查中发现问题的纠正5、会务筹备情况检查的结果形式及汇报材料二、检查会务筹备情况1、会务筹备情况检查的内容二、检查会务筹备情况会务筹备情况检查主要内容A准备是否充分B能否排除干扰C环境条件用品准备D文件材料准备情况E会场布置情况F会议保卫工作G其他检查二、检查会务筹备情况2、会务筹备情况检查的方法二、检查会务筹备情况检查的方法（1）听取汇报（2）现场检查深入一线发现问题侧重困难注重实效汇报适时效果良好发现问题注重落实事项条例清晰注意气味设立入场登记台佩戴徽章名牌准备接待室休息安排接待、服务人员二、检查会务筹备情况3、会务筹备情况检查的程序二、检查会务筹备情况检查的方法（1）汇报会检查程序（2）现场检查程序自我检查汇报问题发出通知确定会议会议现场注重协调解决跟进检查落实彻底确定路线予以通知拟定表格便于检查检查现场做好记录发出通告彻底整改二、检查会务筹备情况4、对检查中发现问题的纠正二、检查会务筹备情况确定原因找到方法责任到人严抓落实人财物偏差做好准备给问题定性并进行分析二、检查会务筹备情况5、会务筹备情况检查的结果形式及汇报材料二、检查会务筹备情况（1）、汇报材料整理A、认真核实，进行比较和检查B、突出问题、提出对策、注重实效C、数据量化，一目了然（2）、汇报形式A、书面形式B、口头形式C、协调会形式三、审核会议文件三、审核会议文件三、审核会议文件授课内容1、会议文件的内容2、会议文件审核的内容3、会议文件审核的方法4、对会议文件审核的程序三、审核会议文件1、会议文件的内容——身体记忆法会议文件内容A大脑立项文件B血液骨骼筹备文件C心脏会议内容文件D四肢管理和服务文件E面部五官不同载体信息F衣服宣传报告文件G内部结构各种形式文件会议召开请示批复文件等会议预案、策划、通知书等会议议程、讨论提纲、发言材料、记录、决议等各种名单、票证、簿册、报告、总结等照片、硬盘、磁盘、光盘宣传提纲、介绍材料等各方面的文件三、审核会议文件三、检查会务筹备情况G内部结构各种形式文件会议指导文书会议主题文书会议议程文书会议参考文书会议管理文书会议成果文书会议宣传和传达文书三、检查会务筹备情况2、会议文件——审核的内容三、检查会务筹备情况（1）、会议文件审核内容的要求A、文件的准确性B、文件的完整性三、检查会务筹备情况是否突出重点条理清晰是否广泛听取意见是否与事实相符是否与国家法律法规相冲突是否偏离会议主题审核内容（2）、会议文件审核内容三、检查会务筹备情况3、会议文件——审核的方法三、检查会务筹备情况会议文件审核的方法对校法折校法读校法适用于改动较大的文件，逐句核对适用于改动较少的文件，逐行核对适用于比较简单的文件，一人读，一人核对三、检查会务筹备情况4、会议文件——审核的程序三、检查会务筹备情况主要领导相关部门主管秘书起草秘书文件审核的程序四、与领导沟通会议的有关事宜四、与领导沟通会议的有关事宜四、与领导沟通会议的有关事宜授课内容1、与领导沟通会议有关事宜的意义2、与领导沟通会议有关事宜的时机3、与领导沟通会议有关事宜的原则及效果检查注意事项4、与领导沟通会议有关事宜的方法5、与领导沟通会议有关事宜的程序6、相关知识分析四、与领导沟通会议的有关事宜1、与领导沟通会议——有关事宜的意义领导提前做好准备保证会议质量明确自己工作职责加强自己的执行力协调矛盾保证会议顺利召开提高筹备工作效率意义四、与领导沟通会议的有关事宜四、与领导沟通会议的有关事宜2、与领导沟通会议有关事宜的——时机四、与领导沟通会议的有关事宜会中阶段会后阶段会议筹备阶段四、与领导沟通会议的有关事宜3、与领导沟通会议有关事宜的——原则及注意事项时间性原则及时性原则全面性原则与领导沟通会议有关事宜的原则四、与领导沟通会议的有关事宜与领导沟通会议有关事宜检查注意事项突出各阶段工作重点及时反馈尽快部署落实四、与领导沟通会议的有关事宜四、与领导沟通会议的有关事宜4、与领导沟通会议有关事宜的——方法其他途径会议报到口头汇报书面报告方法四、与领导沟通会议的有关事宜四、与领导沟通会议的有关事宜5、与领导沟通会议有关事宜的——程序记录结果报送领导与领导沟通的程序四、与领导沟通会议的有关事宜听取指示、完成记录汇报进展及困难确定所需资料确定时间、地点、人员明确方法和途径明确目标四、与领导沟通会议的有关事宜6、与领导沟通会议有关事宜的——相关链接知识有效监督检查公开讨论公平合理特长爱好平均分配工作总量多少经验多少考虑因素四、与领导沟通会议的有关事宜分配会议组织与服务工作应考虑因素四、与领导沟通会议的有关事宜会议协调做人做事树立形象、取得信任遇事冷静、细致、稳重建立良好的人际关系取得领导理解、支持、信任留有余地调查研究、收集信息原则性+灵活性求同存异、协调一致发挥各部门作用注重落实五、拟定会议应急方案五、拟定会议应急方案五、拟定会议应急方案授课内容1、会议应急方案的特点、作用、制定程序、实施的原则2、会议应急方案的内容、及处理方法、实施保障1、会议应急方案——特点、作用、制定程序、实施原则五、拟定会议应急方案五、拟定会议应急方案特点作用实施的原则有的放矢策划和筹备早做准备，未雨绸缪思想上充分重视预防为主缓解危机提高效率人、财、务安排到位留有余地遇到问题有回旋余地定期检查以未来的目光看现在讨论应急方案备选方案不可预知的情况拟定会议应急方案的制定程序五、拟定会议应急方案2、会议应急方案—内容、处理方法、实施保障五、拟定会议应急方案五、拟定会议应急方案应急方案的内容处理方法1、出现什么问题A、人员问题采取不同的备选人B、场地问题候选场地C、设备问题提前做好所有处理人员联系方式D、资料问题采取备用措施E、健康与安全问题加强安全检查F、行为问题加强会前沟通2、问题谁解决责任到人五、拟定会议应急方案住宿问题具体安排选址环境考虑预订数量应略有富余费用参会人员自费，提供不同价位供其选择应将不同规格的房间，在会议回执上标明，便于他们自行选择主办方支付，除特殊嘉宾领导特殊安排，其他人员应尽量保持统一房间安排根据年龄、性别、职务等原则安排女性与老人尽量安排条件好些的房间尽量将相同民族的人员安排在同一房间五、拟定会议应急方案餐饮服务问题具体安排餐饮做好预算确保食品卫生确保器皿卫生口味适中照顾民族与国度