第5章 常用应用软件

天津大学计算机科学与技术学院第五章常用的应用软件第五章常用的应用软件本章主要内容：5.1中文Word20035.2中文Excel20035.3中文演示软件PowerPoint20035.1中文Word20035.1.1Word2003窗口组成图5-1Word2003窗口组成1.标题栏2.菜单栏3.工具栏4.标尺5.文本区6.滚动条7.状态栏5.1.2文档的基本操作1.创建新文档(1）启动Word后，Word自动创建“文档1”，此时，用户便可以输入文本，然后存盘。(2）单击【常用】工具栏上的【新建空白文档】按钮。2.文档的输入创建文档后，便可在文档的插入点处进行输入了，输入时插入点自动后移。当输入内容到达右边界时，Word会自动换行，当本段输入完毕后，应按回车键结束。3.保存文档(1)首次保存文档2)再次保存文档3)自动保存文档4.打开文档(1)打开最近使用的文档(2)打开其他文件(3)查找文件5.编辑文档编辑文档是指对文本进行删除、移动、复制、查找和替换等修改操作。(1)选定文本使用鼠标或键盘.(2)删除文本(3)移动和复制文本(使用鼠标或剪贴板）(4)撤消和恢复操作(5)查找和替换文本6.文档的显示Word提供了多种用于显示文档的视图，每种视图显示文档的侧重面不同，用户可根据需要选择视图。(1)普通视图进入Word后，屏幕处于普通视图。在该视图中，可以输入文本、对文本进行编辑和排版操作。在该视图中有些内容和排版效果是看不见的，如页码、图形以及分栏排版效果等。(2)Web版式是网页视图，它按照Web网页浏览器的显示效果显示文档。Web版式也是一种编辑视图，在该视图中可以对文档进行编辑和排版操作。(3)页面视图对文档的所有内容进行编辑和设置格式，显示效果与打印效果完全相同。对图文混排的文档，页面视图尤为方便。(4)大纲视图用于组织和观察文档结构。(5)阅读版式用于浏览查看文档，屏幕并不是按实际打印效果显示文档。单击【视图】菜单的【阅读版式】命令可以进入文档结构视图。该视图将屏幕分成左右两部分，如图5-14所示。图5-14文档结构图5.1.3文档的排版文档的排版包括字符格式、段落格式和页面格式。1.设置字符格式(1)字符格式是指字符的外观，包括字体、字号、字间距、字形和颜色等。字符格式的设置可通过【格式】工具栏或【格式】菜单的【字体】命令完成。(2)使用【格式】工具栏图5-15所示是【格式】工具栏中用于设置字符格式的按钮，各按钮的功能说明如下：图5-15【格式】工具栏及其说明(3)使用【字体】命令单击【格式】菜单中的【字体】命令，显示【字体】对话框，如图5-16所示。(4)复制字符格式使用【常用】工具栏的【格式刷】按钮，可将选定文本的格式复制给其他文本，从而快速对文字格式化。图5-16【字体】选项卡2.设置段落格式(1)段落标记和段落格式当输入文本时，按回车键便出现一个段落标记，即回车符，表示生成了一个段落。通过【视图】菜单的【显示段落标记】命令或【常用】工具栏的【显示/隐藏编辑标记】按钮，可显示或隐藏段落标记。段落格式是指段落的外观，包括行距、段间距、缩进、对齐和修饰等。段落格式可通过工具栏、命令和标尺进行设置。(2)更改度量单位度量单位是段落排版的设置单位。Word2003提供了许多度量单位，如厘米、毫米、英寸、磅、字符等。Word默认设置的度量单位是厘米，用户也可根据需要选择其他的度量单位。标尺上的刻度和对话框中的排版度量单位随用户选择的度量单位而改变。改变度量单位的操作步骤如下：1）单击【工具】菜单的【选项】命令，出现对话框，从中选择【常规】选项卡；2）在【度量单位】框中选择所需的度量单位。如果要以字符为度量单位，则选中【使用字符单位】复选框。设置完成后，标尺上的刻度和对话框中的排版度量单位将随之改变。(3)文本的缩进通常每个段落的首行都缩进两个汉字，有时还需要各个段落的宽度不一致，即有宽有窄，这些格式可通过文本的缩进功能实现。文本各种缩进如图5-19所示。可以使用以下方法设置文本缩进。1）使用标尺通过【视图】菜单的【标尺】命令可显示或隐藏标尺。首行缩进：拖动该标记可以调整段落中首行第一个字的起始位置。悬挂缩进：拖动该标记可以调整段落中首行以外各行的起始位置。左缩进：拖动该标记可以调整段落左边界的缩进的位置。右缩进：拖动该标记可以调整段落右边界的缩进的位置。2）使用【格式】工具栏【格式】工具栏中用于段落排版的按钮如图5-20所示。其中【减少缩进量】和【增加缩进量】按钮用于调整段落缩进。图5-19水平标尺3）使用【段落】命令单击【格式】菜单的【段落】命令，出现【段落】对话框，如图5-21所示。在【左】、【右】框中可分别指定段落的左右缩进值。在【特殊格式】框中可设置首行缩进和悬挂缩进。在【预览】框可以看到所选格式的效果。图5-20【格式】工具栏的段落按钮图5-21【段落】对话框(4)文本的对齐文本对齐格式是指文字按照什么方式排列。可以使用以下方法设置文本对齐格式。1）使用【格式】工具栏在图5-20【格式】工具栏中，有4个按钮(【两端对齐】【居中】【右对齐】【分散对齐】)用于设置文本对齐格式。2）使用【段落】命令(5)行间距和段间距单击【格式】菜单的【段落】命令，出现【段落】对话框，如图5-21所示。通过对话框设置文本各行之间距离和段落之间距离。(6)首字下沉将插入点置于需要【首字下沉】的段落中，选择【格式】菜单的【首字下沉】命令，在出现如图5-22所示对话框中进行相应设置。图5-22【首字下沉】对话框3.项目符号和编号可以快速为列表内容添加项目符号、编号或多级符号，使文章的层次更清楚。(1)使用【格式】工具栏选择需要添加编号或符号的段落，单击【格式】工具栏的【项目符号】按钮。(2)使用【项目编号和符号】命令单击【格式】菜单的【项目符号和编号】命令，出现如图5-23所示对话框，进行相应的选择。图5-23【项目符号和编号】对话框4.边框和底纹可以为段落、表格、图形等内容添加边框和底纹（即背景），以使内容更醒目突出。(1)添加边框单击【格式】菜单中的【边框和底纹】命令，然后单击【边框】选项卡，其对话框如图5-24所示。(2)添加底纹单击【格式】菜单中的【边框和底纹】命令，然后单击【底纹】选项卡，对话框如图5-25所示。图5-24【边框】选项卡图5-25【底纹】选项卡5.分栏在报张杂志中，经常看到文章以分栏格式排版。(1)使用【其他格式】工具栏单击常用工具栏上的【分栏】按钮，出现如图5-26所示的分栏示意图，然后拖动鼠标以选择栏数。(2)使用【分栏】命令单击【格式】菜单中的【分栏】命令，出现如图5-27所示【分栏】对话框。图5-26分栏示意图图5-27【分栏】对话框5.1.4页面排版和打印文档页面排版包括设置页码、纸张大小、页边距等。1.页眉、页脚和页码(1)插入页码方法一：单击【插入】菜单的【页码】命令；方法二：单击【视图】菜单的【页眉和页脚】命令，进入【页眉和页脚】视图，并显示【页眉和页脚】工具栏，如图5-30所示；单击此工具栏的【插入页码】按钮。(2)插入分页符输入文字时，当文字到达页面底部，Word会自动插入一个分页符，并进入下一页。人为插入分页符的方法是：将插入点定位在要分页处；单击【插入】菜单的【分隔符类型】命令。图5-30【页眉和页脚】视图2.页面设置通过页面设置可以设置纸张大小、页边距等格式。设置方法是：选择【文件】菜单的【页面设置】命令，出现如图5-31所示【页面设置】对话框，有4个选项卡，分别用于设置页边距、纸张、版式、文档网格。图5-31【页面设置】对话框3.打印文档文档排版完成后，应首先通过打印预览查看排版效果，若满意便可以打印了。可单击【常用】工具栏的【打印】按钮或【打印预览】工具栏的【打印】按钮，则立即把文档打印出来。如果需要在打印之前做些打印设置，可单击【文件】菜单的【打印】命令，出现如图5-34所示【打印】对话框。图5-34【打印】对话框5.1.5表格制表是字处理软件的主要功能之一。1.表格的建立通常是先创建一个空白表格，然后再向表格输入内容。(1)使用【常用】工具栏单击【常用】工具栏的【插入表格】按钮，打开一个示意网格，如图5-35所示；(2)使用【表格】菜单在【表格】菜单的【插入】级联菜单中，选择【表格】命令，出现【插入表格】对话框，如图5-36所示；图5-35建立表格示例图5-36【插入表格】对话框(3)使用【表格和边框】工具栏单击【表格】菜单的【绘制表格】命令，弹出如图5-37所示的【表格和边框】工具栏。通过它可以画出各种复杂表格。(4)将文字转换成表格选定要转换的文字，在【表格】菜单的【转换】级联菜单中，选择【文字转换成表格】命令。(5)将输入表格内容图5-37【表格和边框】工具栏2.编辑表格(1)选定表格操作对象通过鼠标可以更快捷地进行选定操作，方法如下：1）选择单元格2）选择行3）选择列4）选择连续单元格5）选择整个表格(2)移动表格(3)改变行高和列宽1）使用表格尺寸控点Word2003为表格配备了尺寸控点，如图5-39所示。2）使用鼠标3）使用【自动调整】命令应从【表格】菜单的【自动调整】级联菜单中选择【根据内容调整表格】命令。4）使用【表格属性】命令单击【表格】菜单中的【表格属性】命令。图5-39表格标记(4)增删行、列和单元格1）增加行和列在【表格】菜单的【插入】级联菜单中，选择【行】命令或【列】命令。2）增加单元格可以在表格中插入一个或多个单元格。从【表格】菜单的【插入】级联菜单中选择【单元格】命令。3）在单元格内插入表格将插入点定位在需插入表格的单元格中，从【表格】菜单的【插入】级联菜单中，选择【表格】命令即可。4）删除行、列和单元格【表格】菜单包括【删除】级联菜单，该级联菜单有【表格】、【列】、【行】、【单元格】4个删除命令，分别用于删除整个表格、已选择的列、行和单元格。5）拆分和合并单元格首先选定要拆分的单元格，然后单击【表格】菜单的【拆分单元格】命令，或单击【表格和边框】工具栏的【拆分单元格】按钮，在出现的对话框中指定拆分数目即可。首先选定要合并的单元格，然后单击【表格】菜单的【合并单元格】命令或【表格和边框】工具栏的【合并单元格】按钮即可。6）拆分和合并表格拆分表格是将一个表格分成上下两个表格。将插入点定位在分界行上，然后单击【表格】菜单的【拆分表格】命令，则表格被分成上下两个表格。如果要合并表格，只需将表格之间的空行删除即可。7）绘制斜线表头例如，要绘制出图5-43所示的斜线表头，其操作步骤是：图5-43斜线表头示例图5-44【插入斜线表头】对话框①将插入点定位在表头中；②单击【表格】菜单的【绘制斜线表头】命令，对话框如图5-44所示；③在【表头样式】框中选择所需的表头斜线格式，然后在标题栏输入表头标题，单击【确定】按钮即可。3.表格的计算和排序(1)表格的计算例如，图5-45中的总分可通过数学和英语计算得到。自动计算总分的方法是：将插入点定位在需要总分的单元格，然后单击【表格和边框】工具栏的自动求和】按钮即可。如果要做其他计算，可选择【表格】菜单的【公式】命令，当出现【公式】对话框，在【粘贴函数】框中选择所需的计算函数，在【数字格式】框中选择计算结果的显示格式。图5-45表格计算示例(2)表格的排序表格排序最快速的方法是：将插入点定位在排序依据列的任意单元格中，然后单击【表格和边框】工具栏的【升序】或【降序】按钮即可。如果要做更细致的排序，可选择【表格】菜单的【排序】命令。4.由表生成图表操作步骤如下：（1）选定表格中要生成图表的部分或全部数据；（2）从【插入】菜单的【图片】级联菜单中，选择【图表】命令，屏幕如图5-48所示，图中显示了数据表以及由此生成的图表；（3）若对图表满意，在图表的矩形区域外单击鼠标，则把图表插入到Word文档中。图5-48由表生成图表示例4.由表生成图表操作步骤如下：（1）选定表格中要生成图表的部分或全部数据；（2）从【插入】菜单的【图片】级联菜单中，选择【图表