七、秘书工作的规律

秘书工作的规律秘书工作作为一种客观存在的社会现象，有着特定的客观环境、工作内容、工作目标、工作对象和相关因素，有着工作运行中本质的、稳定的、固有的联系和关系，有着自身发展的必然趋势。因此，正确认识秘书工作的规律性，准确把握其一般规律、专项职能规律及对立统一规律，有利于提高秘书工作的质量和效率，也有利于秘书与其主要服务对象——领导者的配合默契，进而促进领导工作效率的提高。一、秘书工作的一般规律秘书工作的一般规律，是指秘书工作的共同规律。在中国秘书工作与外国秘书工作、政党秘书工作与行政秘书工作、企业秘书工作与事业秘书工作及军队、司法、公安等一切秘书工作领域中，在古今秘书办文、办会、办事，参谋，协调以及处理信息的一切秘书业务活动中，什么是固有的、本质的、稳定的联系和关系，这是揭示秘书工作一般规律的关键。（一）秘书工作一般规律的表述秘书工作一般规律，即秘书在主辅配合中，近身综合辅助与领导对秘书公务服务需要相适应的规律，揭示了领导对秘书公务服务需要。1．领导对秘书公务服务的需要，与秘书在主辅配合中，事务服务和参谋辅助的投入必须相适应，才能取得领导对秘书工作的满意，才能保持和谐的工作关系。为领导公务近身综合服务是对秘书工作的根本要求。2．主辅配合的有效程度对秘书工作起着关键性作用。配合有效程度高，秘书的事务服务和参谋辅助发挥的职能作用就大，否则作用就小。在主辅配合中，领导是主导方面，秘书是从属与辅助方面，只有两者相匹配，其主辅配合的有效程度才能提高。3．领导对秘书公务服务的需要，对秘书工作的职能范围、职能作用、职能地位等是决定性的。领导对秘书公务服务的需要，既有时代和社会环境所决定的客观需要，如不同的历史时期，不同的社会实践环境下，领导者对秘书公务辅助有着不同的需要，又有领导个人价值取向、综合素质、工作作风等决定的主观需要，如不同阶级、不同价值观、不同行业、不同个人特质的领导人对秘书辅助有着特殊要求。2而且，这种主观需要，对领导与秘书主辅配合方式和有效程度有着关键性影响。领导的客观需要和主观需要，共同对秘书工作起着引导和制约作用。4．秘书发挥其职能作用，是在满足领导需要、适应环境条件变化、与领导主辅配合的前提下，通过事务服务初参谋辅助体现出来的。在事务服务和参谋辅助两个方面投入的智力、体力、精力、时间越多，其发挥的功能作用越大。但秘书的投入，受主辅配合有效程度的制约，秘书的职能作用不得超越辅助地位。（二）秘书工作一般规律的运用探求客观规律的目的是为了把握规律、遵循规律、运用规律，促进发展和提高工作绩效。秘书工作的一般规律适用于秘书工作的一切领域，对领导如何发挥秘书的职能作用也具有指导意义。1．把握目标，坚持主辅配合的正确方向秘书与领导的主辅配合的有效程度，首先决定于其配合的总体目标是否正确，秘书与领导各自的工作目标是否一致。从总体来看，我国各级领导者及其秘书，其工作的宗旨和事业目标都是为人民服务；促进国家的现代化建设。只有坚持为人民服务的根本宗旨，从事业公利出发，保持工作方向的高度一致性，秘书和领导的主辅配合才能在工作实践中有效地发挥作用，并不断地提高其有效性。坚持为人民服务的宗旨，以事业公利为方向并非一经确认就永恒不变的。在工作实践中，还要接受种种考验。在金钱、物欲、个人名利等诱惑下，要具有自我抗御能力和健全的监控机制，才能在实践中始终如一地坚持正确的方向，才能使秘书与领导的主辅配合在事业公利的基础上和谐一致，充分发挥其作用。在总体方向的把握上，领导是主导者，领导不仅要自己带头，事事从事业公利出发，而且要严格要求自己的秘书做到对事业忠诚、正派、无私；秘书是辅助者，秘书要自觉遵纪守法，无私奉献，同时还要发挥近身参谋作用，协助领导者把握正确的方向。当主辅配合在正向上保持高度一致性时，工作效果最佳；反之，在负向上保持高度一致时，其危害性最大；在总体方向不一致时，主辅配合失调。这是古往今来被无数事实所反复证明了的，它反映了秘书工作一般规律在导向机制上的本质特征。除了要准确把握正确的导向机制外，还要保持在具体工作目标上秘书与领导主辅配合的和谐一致性。作为领导者，其具体工作目标就是组织管理目标。领导的决策、指挥等一切领导行为，都要为实现这一目标服务，同时要以这一目标，引导和3指导秘书有效地开展辅助和服务工作；作为秘书人员，要尽职尽责地通过事务服务和参谋辅助，促进领导实现工作目标。特别在发现实践中出现新情况、新问题、新矛盾、新趋势时，秘书应该及时地进行准确的分析研究，并将综合分析的结果和研究的对策建议提供给领导，以辅助领导进行有效调整、协调和控制。当发现领导在某个时期、某个局部、某个阶段、某项具体事务上，与总体工作目标有所偏离时，秘书应及时发挥参谋作用，辅助领导把握方向，以减少或避免失误；当群众对领导正确的工作目标不够理解时，秘书应通过上情下达的职能活动，帮助群众理解；当发现领导工作意图与群众的正确意见和要求出现局部不一致时，秘书应通过下情上达的职能活动，帮助领导将工作意图与群众愿望有机地结合起来。这样，就可有效地维护组织整体目标的一致性，秘书与领导的主辅配合也就更为和谐一致。领导与秘书的主辅配合，还反映在阶段性目标上。秘书人员应把领导工作的各阶段的目标，作为安排具体业务活动的依据。秘书只有将工作安排围绕领导各阶段的工作目标、重点展开，才能做到主辅配合，有效地发挥近身综合辅助的作用。若两者相脱节，就会造成领导在某些工作阶段因得不到必要的工作服务和辅助而影响工作效率，秘书工作则由于主辅配合脱节而难以充分发挥辅助作用，甚至会做无用功。秘书与领导的主辅配合，还落实在具体工作事务的目标上。秘书开展各项具体的服务和辅助活动要以领导各项具体工作目的为出发点。领导者作出决定、召开会议、举行会谈、发布文件，处理各项具体事务，都有着确定的、具体的目的，遵循与领导主辅配合近身综合辅助规律，秘书必须对领导各项具体工作目的准确地理解和把握，并为领导圆满地实现工作目的提供有效的服务和辅助。明确了领导工作的具体目的，秘书才能明确自己该做什么，何时去做，怎样做好。只有这样，秘书的近身综合辅助才能在具体工作中充分发挥作用。2．加深主辅理解，提高综合辅助的有效性秘书工作的一般规律，揭示了秘书与领导在工作上是密不可分的，在工作绩效上是一体化的。领导工作绩效中，包含着秘书近身综合辅助有效发挥作用的绩效，而领导与秘书彼此加深理解，是提高主辅配合有效性的重要条件，也能有效地提高秘书综合辅助和服务的效率，进而促进领导工作效率的提高。在实践中，领导与秘书相互理解和配合的程度，可分为以下四种状况：4（1）和谐共振型。这是领导与秘书主辅配合的最佳状况。领导理解秘书工作，把培养和正确使用秘书作为优化领导效能加以重视；秘书也善于理解领导工作和领会领导意图，主动提高为领导工作服务的有效性，自觉地把辅助领导提高工作效率和效益作为自身工作的出发点。这样就从主辅两方面实现最佳配合，从而能取得最佳实际效果。在这种状态下，领导工作能得到有效的、充分的秘书综合辅助和服务，秘书工作也能得到领导的有效指导和支持，两者相得益彰。（2）领导牵引型。这种状况是领导理解秘书工作的重要性，自身能力强、素质高、富有经验，善于培养和使用秘书；秘书守职、勤奋，但对领导工作缺乏全面理解，不善于领会领导工作意图，能力和经验不足，缺乏主动性，只能在领导的明确指示或指导下，才能顺利完成工作任务。其主辅配合的有效程度和工作绩效虽比不上“和谐共振型”，但在领导者的“牵引”下，也能取得较好的工作绩效。从发展看，在领导的培养和秘书的不断努力下，秘书就能迅速地提高素质增长才干，全面地理解领导工作，把握秘书工作一般规律，主辅配合关系也就会由“领导牵引型”逐渐发展为“和谐共振型”。（3）秘书促动型。产生这种状况的原因，一般是领导者的水平不高，能力不强，但有全心全意为人民服务的思想动机，能够虚心听取别人的意见和建议，而配备的秘书具有较高的水平和较强的工作能力，能够正确地理解领导工作的客观需要，并能竭尽全力地辅助领导，充当领导的近身“智囊”和助手。在这种情况下，只要领导者胸襟开阔，不妒贤嫉能，秘书能甘当配角，不侵权、不越权、不搞“秘书专政”，诚心诚意地辅助领导工作，其主辅配合也能取得一定的工作绩效。随着领导才能、经验的增长，也可能会发展为“和谐共振型”。但若领导人无容人之量，或者秘书怀有个人目的，这种主辅配合就会失调，也就很难取得良好的工作绩效。（4）配合失调型。形成这种状况的原因，或者是由于领导与秘书的事业公利目标不一致，或者是素质、性格不相匹配，或者感情上存在隔阂，或者其他方面存在不和谐因素，致使彼此思想上缺乏沟通，工作上难以配合。领导工作意图难以被秘书理解，秘书工作的作用也不被领导重视，在这种状况下领导工作难以得到秘书有效的近身综合辅助，秘书工作也难以得到领导的有效指导和支持。这种配合失调型的状况在管理实践中是不允许也不可能长期存在的，需要彼此加强沟通、加强理解。特别是处于辅助地位的秘书应该主动地去理解领导，适应领导者的工作风格和工作5习惯。领导则应关心秘书，理解秘书工作，加强主辅配合的有效性，使之向“和谐共振型”发展。或者采取组织措施，构建新的和谐的主辅配合。领导与秘书的相互理解与和谐配合是在实践中形成的。只有领导与秘书都共同遵从为人民服务的根本宗旨，在实践中遵循秘书工作的一般规律，加强沟通，才能逐渐形成和谐共振的主辅配合，秘书的近身综合辅助作用也就能不断加强。3．协调主辅配合，提高综合辅助的效率秘书工作的一般规律，要求秘书在工作思维、工作节奏、工作进程上，都要和领导保持和谐一致性。当领导正在思考某个问题时，秘书应进行辅助性思考，为领导提供信息、调研和事务性服务；当领导已经形成某项工作意向时，秘书应围绕领导工作意向展开、伸延、做好铺垫和准备；当领导开展某项工作时，秘书应根据领导工作的目标和要求，开展办文、办会、办事和处理信息等业务工作。只有这样，才能在和谐的主辅配合中提高近身综合辅助的效率。现代领导工作总体上是快节奏运行的，在具体工作中也是有张有弛、有急有缓的。秘书工作节奏必须适应领导工作节奏的变化，才能有效地主辅配合，发挥近身综合辅助作用。一般来说，当组织内外环境条件发生急骤变化时，领导必须及时做出应变决策和进行有效的调整，其工作节奏必然加快，秘书的事务服务和参谋辅助的节奏只有相应加快，才能不拖领导工作的后腿。当组织环境处于相对稳定状态，组织保持正常运转时，领导往往要思考长远发展问题或寻找新的发展机遇，需要全面、周密、深入地思考，工作节奏相对平缓。秘书应全面、充分地准备各方面的信息资料，经过科学加工和深思熟虑后，向领导提供情况准确明晰、分析透彻深入、对策科学可行有参考价值的高层次管理信息，供领导参考。当领导处理突发事件、开展中心工作时，工作节奏很快，秘书必须快节奏地提供各项服务和辅助。当领导处理常规事务时，一般按正常程序进行，秘书也应按正常程序做好辅助性工作。为了维护组织的有序运转，领导一般要按客观实际的需要安排工作的进程，秘书工作进程的安排应从属于和服务于领导工作进程。从时序上讲，年初、年中、年末领导都有不同的工作重点，秘书综合辅助的重点必须与领导工作重点相契合。从工作环节上讲，决策前、决策中、决策执行中、决策效果的总结评估等，领导工作有不同的环节，秘书综合辅助必须跟踪不同的环节进展，抓住不同环节的重点。秘书工作一般规律，要求秘书动态地把握和满足领导工作的需要，在主辅和谐6配合中，提高近身综合辅助的有效程度，促进领导工作效率和效益的提高。4．增强主辅素质，提高综合辅助的效能综合素质是一切工作人员工作表现和工作绩效的内在基础，良好的素质基础也是领导与秘书主辅配合的重要条件。一般来说，领导者是经过实践考验晋升上领导岗位的，应该有良好的素质基础，秘书也是经过严格选拔的，也应该有较好的素质基础。但是，人的综合素质是在实践中发展的，并以实践发展的需要作为评价素质的标准。有的人本来就具有良好的素质，担任领导或秘书职务后得到了更多实践锻炼的机会，并自觉加强了理论与实际方面的学习，业务素质和思想素质都得到迅速提高；有的人本来素质也不错，但担任领导或