工作分析与岗位说明书编写

360会员分享课程工作分析与岗位说明书撰写分享嘉宾李浩心风岁月第1页2012年4月5日管理者经常遇到的困惑？思考：为什么有人工作量很大，做也做不完？为什么有人没活干，整天喝茶看报纸？为什么会有人工作相互重叠，有功劳大家争，有责任没人担？为什么会有工作没人去做，贻误战机？我们需要发展！！我们需要改变！！心风岁月第2页2012年4月5日管理者经常遇到的困惑？思考：为什么招聘的员工，会常常不符合要求？为什么不能完成客观的绩效考核，勤无奖懒无罚？为什么公司付出了巨大的薪资总额，而员工仍是抱怨工资太低、福利太少？我们需要发展！！我们需要改变！！心风岁月第3页2012年4月5日管理者经常遇到的困惑？思考：为什么员工抱怨公司没有提供足够的培训学习机会？为什么公司投入了培训却没有达到期望的效果？为什么有的员工不知道自己该做些什么？为什么主管难以确切地评价下属员工的工作成绩是好是坏？为什么会产生这些问题呢？心风岁月第4页2012年4月5日为什么会产生这些问题呢？因为：我们并不了解每个人的工作量是多少？我们并不了解到底需要多少工作人员？我们并不了解如何有效地考核员工的工作？我们并不了解如何有效地发挥每个人的作用？我们并不了解员工的职业生涯？我们并不了解员工到底需要什么？我们到底该怎么办？！心风岁月第5页2012年4月5日目录一．工作分析1.工作分析的发展历史2.什么是工作分析3.工作分析的意义4.工作分析的方法5.工作分析当中应注意的问题二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排心风岁月第6页2012年4月5日我们应该这样做我们应该做工作分析心风岁月第7页2012年4月5日早在公元前1115年，古代中国的政府就开始运用工作分析的方法西周时期要求参加政府岗位应聘的人员必须通过礼（礼仪）、乐（音乐）、射（射箭）、御（骑术）、书（书写）、数（算术），简称为“六艺”的考试，并制订了不同岗位要求达到的水平标准。这些要求就是基于一种最早的工作分析的基础上的，这可能是工作分析在政府里最早的运用。心风岁月第8页2012年4月5日工作才能具有个体差异；不同的工作有其特殊的要求；让人们从事其最适合的工作以获得最高的工作效率是很重要的。2500年前苏格拉底的思想为后来的工作分析奠定了基础。了解各种不同的工作及工作对人的要求，以让合适的人从事合适的工作成为日后工作分析及整个人力资源关注的基本问题。2500年前，苏格拉底在对理想社会的设想中指出，社会的需求是多种多样的，每个人只能通过社会分工的方法，从事自己力所能及的工作，才能为社会做出较大的贡献苏格拉底认为，一个公平（JUST）的社会应当承认：心风岁月第9页2012年4月5日•1911年，泰勒发表了管理学上的经典著作《科学管理原理》一书，书中他系统地阐述了他的科学管理近现代岗位分析的发展历史一、泰勒与工作分析•1913年，吉尔布雷斯夫妇出版了《动作研究》一书。吉尔布雷斯夫妇是泰勒学说的积极支持者，与泰理论。泰勒的时间动作研究被认为是科学工作分析的起始。二、吉尔布雷斯夫妇与工作分析••雨果·穆斯特伯格是工业心理学的主要创始人，被尊称为“工业心理学之父”。其研究和思想对后来的工作研究和工业心理学理论的发展都有着深远的影响。他指出心理学家在工业发展中的作用应该是：帮助发现最适合从事某项工作的人；决定在什么样的心理状态下，才能使每个人都达到最高产量；在人的思想中形成有助于提高管理效率的积极影响。这些思想实际上已经包含了工作分析的成分。穆斯特伯格的研究方向和采用路线以及所使用的方法对后人的启示都很大，在管理学上也有诸多应用。勒不同的是，他们把重点放在研究操作方法和对动作的研究上。他们通过分析工人的操作动作，以探索如何进行改进，以便工人用较短的、较少疲劳的方法替代较长和较多劳累的方法。三、穆斯特博格与工作分析四、罗莫特与工作分析•罗莫特的主要研究内容包括工效学工作设计、工作分析、劳动负荷和工效方法研究等。1979年罗莫特将他几十年的工作设计研究加以总结，提出了AET方法，即工作分析工效学调查法，从工作系统分析、任务分析及工作需要分析三个方面开展工作分析，为当代工作分析的发展奠定了基础。心风岁月第10页2012年4月5日目录一．工作分析1.工作分析的发展历史2.什么是工作分析3.工作分析的意义4.工作分析的方法5.工作分析当中应注意的问题二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排心风岁月第11页2012年4月5日引例有一天，某公司总经理发现会议室的窗户很脏，好象很久没有打扫过，便打电话将这件事告诉了行政后勤部负责人，该负责人立刻打电话告诉给事务科长，事务科长又打电话给公务班长，公务班长便派了两名员工，很快就将会议室的窗户擦干净。过了一段时间，同样的情况再次出现。出现这种现象的根本原因是什么？（A）组织层次太多（B）总经理越级指挥（C）各部门职责不清（D）员工缺乏工作主动性心风岁月第12页2012年4月5日工作中的困惑分工不明缺乏合理的评价标准岗位价值被低估过多突发事件职责不清•••••我们可能并不了解每个岗位的具体工作职责是什么？我们可能并不了解每个岗位具体的工作量有多少？我们可能并不了解到底需要什么样的员工？我们可能并不了解如何有效地考核员工的工作？我们可能并不了解如何去衡量各个岗位对企业贡献的大小？用人不当心风岁月第13页2012年4月5日总经理部门部门部门岗位岗位岗位岗位岗位岗位在特定的组织中，在一定的时间和空间内，由一名或多名员工承担若干项任务，并具有一定的职务、责任和权限。岗位是构成组织的基本单元。岗位是员工工作职责和权限的统一。什么是岗位岗位心风岁月第14页2012年4月5日部门职责使命岗位职责沟通与理解层层分解层层分解在组织的内部存在着职责自上而下的层层分解管理者更期望在此基础上的自下而上的充分沟通，全面掌握和理解工作分析的过程体现着一个双向地充分沟通与理解的过程工作分析是一个系统地收集和分析岗位信息的过程。通过一系列系统的、有效的方法对相关岗位进行研究，明确其工作任务和职责，与其它岗位的工作关系以及该岗位的任职资格等信息。什么是工作分析工作分析公司心风岁月工作分析的基本内容工作分析工作要如何做行为导向分析工作责任是什么责任导向分析任职资格怎样个人导向分析工作环境怎样条件导向分析1232012年4月5日456第15页工作要做什么任务导向分析工作结果是什么目的导向分析心风岁月第16页2012年4月5日目录一．工作分析1.工作分析的发展历史2.什么是工作分析3.工作分析的意义4.工作分析的方法5.工作分析当中应注意的问题二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排心风岁月第17页2012年4月5日工作分析对企业的战略落地和组织优化具有重要的作用实现战略传递明确岗位边界提高流程效率实现权责对等强化规范化管理通过工作分析，可以明确岗位设置的目的，从而找到该岗位如何为组织创造价值，如何支持企业的战略目标和部门目标，从而使组织的战略能够“落地”。通过工作分析，可以明确界定岗位的职责和权限，消除岗位之间在职责上的重叠，避免推诿扯皮，并防止出现职责空白。通过工作分析，可以理顺岗位与其流程上下游环节的关系，明确岗位在流程中的角色和权限，避免流程不畅、效率低下问题。通过工作分析，可以通过确定关键岗位的职责进而调整组织的授权和权力分配体系，从而在岗位层面实现权责一致。通过工作分析，在明确岗位的职责、权限、任职资格等的基础上，形成该岗位工作的基本规范，一方面清楚地向员工表达了组织对员工的行为和绩效的期望；另一方面，将员工的行为规范在预定的轨道中。从而对员工形成一套规范化的牵引和约束机制。心风岁月第18页2012年4月5日同时，工作分析也是一项基础管理工作，做好工作分析可以有力地支持人力资源其他方面的工作工作分析组织设计人力资源规划招聘与配置绩效管理薪酬管理培训开发组织架构设计工作设计与提高安全与健康标准化作业人力资源需求与供给接班人计划向应聘者进行工作介绍甄选录用标准人岗匹配绩效考核指标的制订绩效考核标准与制定岗位价值评价岗位分类薪酬体系设计培训需求分析员工职业发展通道设计员工职业生涯咨询与指导心风岁月第19页2012年4月5日工作分析的过程也能推动公司上下级之间加强对岗位内涵的理解管理者的角度二者一致的认可工作分析任职者的角度系统的工作分析还是一次很好的上下级沟通的机会。通过进行工作分析中任职者和其直接上级的有效沟通，将有助于建立管理者和任职者对岗位的共同理解。心风岁月第20页2012年4月5日目录一．工作分析1.工作分析的发展历史2.什么是工作分析3.工作分析的意义4.工作分析的方法5.工作分析当中应注意的问题二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排心风岁月第21页2012年4月5日工作分析的方法1——观察法观察法是通过工作分析人员对任职者正常工作的状况进行实地的观察、交流、操作，从而获取所需的工作信息的方法优点：可以了解到广泛的信息取得的信息比较客观和正确适用于体力工作者和事务性工作者缺点：要求观察者有足够实际操作经验不适用于工作循环周期长的工作不能得到有关任职者资格要求的信息特点适用范围心风岁月第22页2012年4月5日优点：访谈法是国内运用比较广泛和成熟的一种方法能够适用于各层、各类的岗位分析的要求，尤其是对中高层管理岗位进行深度岗位分析效果最好的方法，有助于任职者完成对岗位的系统思考、总结和提炼信息来源直接，便于得到准确及时的信息工作分析的方法2——访谈法访谈法是通过工作分析人员对岗位任职者以及相关人员进行访谈，来收集岗位信息的方法。适用于中高层管理者和脑力工作者缺点：比较费时对工作分析人员有较高的要求特点适用范围心风岁月第23页2012年4月5日缺点：有时很难全部收回对于语言表达技巧不熟练的员工则受到限制对于不全面，不准确的信息需要有跟进措施需要注意不充分的回答或有意的错误陈述工作分析的方法3——调查问卷法调查问卷法是由工作分析人员事先拟定调查问卷，然后由任职者或其他岗位相关人员进行填写，以此来收集岗位信息的方法。优点：信息收集比较完整和系统适用范围较广比较经济可以个性化设计信息收集速度快适用于脑力工作者、管理者或工作不确定因素较大的岗位特点适用范围心风岁月第24页2012年4月5日适用于工作相对稳定的、重复性的岗位工作分析的方法4——工作日志法工作日志法是通过任职者在规定的时限内，实时、准确记录工作活动的工作信息的收集方法。缺点：是源自任职者的单向信息获取方式，容易造成信息缺失、理解误差等系统性或操作性错误耗时长，组织比较困难后期信息处理量大优点：原始工作信息的有效收集方法为其他职位分析方法提供支持特点适用范围序号工作活动名称工作活动的程序权限时间消耗备注1复印文件审核领导签字-复印-登记执行45分钟例行2开介绍信审核领导签字-开信-登记执行15分钟例行3起草公文领会领导意图-撰写-修改-提交需报审2小时偶然4送公文亲送-收件人签收委托负责40分钟例行心风岁月第25页2012年4月5日工作日志法心风岁月第26页2012年4月5日目录一．工作分析1.工作分析的发展历史2.什么是工作分析3.工作分析的意义4.工作分析的方法5.工作分析当中应注意的问题二．岗位说明书的编写说明三．下一步的工作安排心风岁月第27页2012年4月5日工作分析不是…关于人的事实罗列面面俱到主观臆断管理本身或管理的全部工作分析而是…关于岗位的系统整理聚集重点客观分析精细管理的开始工作分析是一个对岗位信息进行描述分析的过程心风岁月第28页2012年4月5日工作分析工作分析由谁来做企业高层人力资源部员工直接主管在岗员工岗位分析专家心风岁月第29页2012年4月5日组织规模发生变化时组织结构发生变化时人员结构发生变化时建立新的部门/岗位时新的管理模式导入时岗位新增工作内容时工作流程重组时新技术新工艺导入时企业涉足新的行业时外部客户的需求提高时组织本身发生变化业务发生变化一般来讲