学习目标与要求

第四章2005年8月UFO报表学习目标与要求学习目标系统学习自定义简单报表和利用报表模板生成报表的基本知识和操作方法。学习要求：掌握：报表格式设置、公式设置及报表数据的计算方法，利用报表模板生成报表数据的方法。了解：设置报表模板的方法思考题1.UFO报表管理系统的主要功能有哪些？2.在报表的格式状态下能完成哪些工作？3.如何调整关键字的位置？4.可以对报表模板中的公式进行修改吗？5.生成报表数据应具备哪些条件？第一节报表格式设计定义一张报表，首先应该定义报表数据的载体—报表格式。报表格式设计是制作报表的基本步骤，它决定了整张报表的第一节报表格式设计一、启动UFO报表在使用UFO报表系统处理会计报表之前，应首先启动UFO系统，并建立一张空白的报表，然后在这张空白报表的基础上设计报表的格式。注意♦建立新表后，将得到一张系统默认格式的空表，保表名默认为Report1.rep。♦空白报表建立起来以后，里面没有任何内容，所有单元的类型均默认为数值单元。♦新报表建立起来以后，默认的状态栏为格式状态。第一节报表格式设计二、设计表样设计表样主要包括设计报表的表格，输入报表的表间项目，以及定义报表中各项目的显示风格，定义单元属性。通过设置报表表样可以确定整张报表的大小和外观。报表表样设置的具体内容一般包括设置报表尺寸，定义报表行高和列宽，画表格线，定义组合单元，输入表头、表体、表尾内容，定义单元属性等。第一节报表格式设计二、设计表样(一)设置报表尺寸第一节报表格式设计二、设计表样(二)定义报表的行高和列宽注意♦行高和列宽的定义，可以通过菜单操作，也可以直接利用鼠标拖动某行或某列来调整行高和列宽。第一节报表格式设计二、设计表样(三)画表格线报表的尺寸设置完之后，在报表输出时，该报表示没有任何表格线的，为了满足查询和打印的需要，还需要在适当的位注意♦画好的表格线在格式状态下变化并不明显。操作完以后可以在数据状态下查看效果。第一节报表格式设计二、设计表样(四)定义组合单元有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，所以为了实现这些内容的输入和显示，需注意♦组合单元实际上就是一个大的单元，所有针对单元的操作对组合单元均有效。♦组合单元可以用该区域名或者区域中的任一单元名来加以表示。第一节报表格式设计二、设计表样(五)输入表间项目报表表间项目是指报表的固定文字内容，主要包括表头、注意♦在录入报表项目时，编制单位、日期一般不需要录入，UFO报表系统将其单独设置为关键字。♦项目录入完之后，默认的格式均为普通宋体12号，居左。♦一个表样单元最多能录入63个字符或31个汉字，允许换行显示。第一节报表格式设计二、设计表样(六)设置单元属性单元属性主要指单元类型、数据格式、对齐方式、字型、注意♦报表新建时，所有单元的单元类型均默认为数值型。♦格式状态下，录入的内容均默认为表样单元。♦“字符”单元类型和“数值”单元类型录入以后，只对本表页有效；“表样”单元类型录入以后，对所有的表页有效。♦设置完之后可以在预览窗口中查看效果。第一节报表格式设计三、设置关键字定义关键字主要包括设置关键字和调整关键字在表页上的位置。关键字主要有六种：单位名称、单位编号、年、季、月、日，另外还包括自定义关键字。可以根据用户的实际需要任意设置相应的关键字。第一节报表格式设计三、设置关键字(一)设置关键字第一节报表格式设计三、设置关键字(二)调整关键字位置注意♦关键字在格式状态下定义，关键字的值则在数据状态下录入。♦每张报表可以同时定义多个关键字。♦关键字（如年，月等）会随同报表数据一起显示，在定义关键字时既要考虑编制报表的需要，又要考虑打印的需要。♦关键字在一张报表中只能定义一次，即同一张报表中不能有重复的关键字。♦如果关键字的位置设置错误，可以单击【数据】︱【关键字】︱【取消】，取消后重新设置。第一节报表格式设计四、编辑公式(一)单元公式单元公式是指为报表单元进行赋值的公式，利用它可以将单元赋值为数值，也可以赋值为字符。对于需要从报表本身或其他模块（如总账、工资、固定资产等模块）中取数以及一些小计、合计、汇总等数据的单元，都可以利用单元公式进行取第一节报表格式设计四、编辑公式(一)单元公式1.直接录入公式注意♦单元公式在录入时，凡是涉及到数学符号的均须录入英文半角字符。否则系统将认为公式录入错误而不能被保存。第一节报表格式设计四、编辑公式(一)单元公式2.利用函数向导录入公式注意♦如果录入的会计科目有辅助核算，还可以录入相关辅助核算内容。如果没辅助核算，则“辅助核算”选择框呈灰色，不可录入。♦在“财务函数”界面，选中“包含未记账凭证”，表示连同未记账凭证数据一并取到报表中。如果用户对UFO的函数不太了解，直接定义单元公式有困难，可以利用函数向导引导录入公式。第一节报表格式设计四、编辑公式(二)审核公式由于报表中各个数据之间一般都存在某种勾稽关系，可以利用这种勾稽关系定义审核公式，来进一步检验报表编制的结果是否正确。审核公式由验证关系公式和提示信息组成。注意♦审核公式在格式状态下编辑，在数据状态下执行审核公式。第一节报表格式设计四、编辑公式(三)舍位平衡公式报表的数据生成后往往非常庞大，不方便读者阅读。另外在报表汇总时，各个报表的货币度量单位有可能不统一，这时，需要将报表的数据进行位数转换，将报表单位数据由个位转换为百位、千位或万位，如将“元”单位转换为“千元”或“万元”单位，这种操作称为进位操作。进位操作以后，原来的平衡关系可能会因为小数位四舍五入而被破坏，因此还需要对进位后的数据平衡关系重新调整，使舍位后的数据符合指定的平衡公式。这种用于对报表数据舍位及重新调整报表舍位之后平衡关系的公式称之为舍位平衡公式。定义舍位平衡公式需要指明舍位的表名、舍位范围、以及舍位位数，并且必须录入平衡公式。第一节报表格式设计五、保存报表报表的格式设置完成之后，为了确保今后能够随时调出使用并生成报表数据，应将会计报表的格式保存起来。注意♦ERP为用友报表文件专用扩展名。♦如果没有保存就退出，系统将弹出“是否保存报表？”信息提示对话框。第二节报表数据处理一、进入报表数据状态进入报表数据处理状态既可以使用菜单进入，也可以直接使用【数据/格式】切换按钮进入。第二节报表数据处理二、录入关键字关键字是表页定位的特定标志，在格式状态下设置完成关键字后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表间的取数提供依据。注意♦每一张表页均对应不同的关键字，输出时随同单元一起现实。♦日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围，即确定数据生成的具体日期。第二节报表数据处理三、整表重算当完成报表的格式设计并完成关键字的录入之后，便可以计算指定账套并指定报表时间的报表数据了。计算报表数据是在数据处理状态下进行的，它既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。第三节报表模板在会计报表系统中，一般都提供了多种常用的会计报表格式及公式，称为报表模板。在每个模板中详细设计了该报表的格式与公式。利用报表模板可以迅速建立一张符合实际需要的财务报表。另外，对于一些本企业常用但报表模板中没有提供标准格式的报表，在定义完这些报表以后可以将其定制为报表模板，以后使用时可以直接调用这个模板。第三节报表模板一、调用报表模板用友UFO报表系统为用户提供了16个行业的标准财务报表模板。如果用户需要使用系统内的报表模板，则可以直接调用。注意♦如果所需要的报表格式或公式与调用的模板有所不同，可以在格式状态下直接修改，然后再在数据状态下录入关键字，计算报表数据。♦如果要生成该模板所对应的报表数据，则应进入“数据”状态录入关键字并进行报表计算。第三节报表模板二、定义报表模板用户除了使用系统中的会计报表模板外，还可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板，并将自定义的模板加入系统提供的模板库内，也可以根据本行业的特征，增加或删除各个行业及其内置的模板。注意♦如果某张报表不需要了，还可以在此状态下删除。自定义报表模板主要需要定义报表的所属行业及报表名称。