档案编研基本知识讲义

王燕2016年5月11档案编研基本知识一、编研工作的基本内容二、常用编研材料的编写（档案利用效果实例、全宗介绍、大事记、组织沿革、年鉴等）三、名人档案的收集范围与收集形式22一、编研工作的基本内容一、什么是档案编研工作？档案编研工作就是档案文献编辑者按照一定的题目要求，对档案信息进行收集、筛选、审核、加工、整序、评介，以档案文献的形式向社会用户提供档案信息的工作。二、档案编研工作的作用是什么？1、为社会服务的有效方式2、保护档案原件、使史料长远流传的有效措施3、提高档案工作水平的重要途径33一、编研工作的基本内容三、档案编研的工作内容是什么？1、汇编档案文件（主体部分）通过对档案原件的收集、挑选、加工、编排，汇编成书，向利用者提供的是与档案原件内容一致的文献资料，有很强的真实性、可靠性。现在大量公布的历史档案选编、选集，现代文件汇编，政策法规文件汇编都属于此类。2、编写参考资料（基础部分)大事记、组织沿革、基础数字汇编等3、编史修志、撰写学术论著（研究和学术性）44编研工作的基本内容（三）档案编研成果最常用的四种分类:（1）按表达形式划分:可以分为文字式、图形式、数据式和声像式等四种：（2）按加工层次划分:可以分为一次加工、二次加工和三次加工等三种编研成果;（3）按选题范围划分:可以分为综合型和专题型两种;（4）按体裁特征划分:可以分为汇编、文摘、索引、简介、综合调研材料和史志等若干种。55二、常用编研材料的编写（一）、档案利用效果实例的编写（二）、全宗介绍的编写（三）、大事记的编写（四）、组织沿革的编写（五）、年鉴的编写66档案利用典型效果实例的编写一、档案利用典型效果实例的定义：档案利用典型实例是档案馆（室）管理人员所提供的档案信息资料为政治、经济、社会发展带来直接或间接的重大社会经济效益的典型实例。▲效益释义：社会效益：1、维护根本利益，为领导决策，为中心工作服务。2、维护稳定，落实政策，解决纠纷等提供凭证。3、维护公民和单位的合法权益提供证明依据。4、为精神文明建设服务。经济效益：1、减少消耗，降低成本，节省费用。2、为企业挖潜革新，产品更新换代服务。3、为新产品、新技术推广服务。4、寻找、开拓市场77档案利用典型效果实例的编写二、编写档案利用效果典型实例的作用：1、交流档案工作经验的重要资料。2、是宣传档案工作以及档案法规的必要途径。3、是档案利用成果的一种反馈88档案利用典型效果实例的编写▲三、档案利用典型实例的编写要素1、利用者的单位姓名、身份；2、利用档案的确切时间和地点或提供档案的部门；3、利用档案的目的和动因；4、利用档案的内容、成分或数量、人次等反复过程；5、利用档案解决什么问题或所获得的效益；6、该实例的提供者是哪一个档案室提供的或个人；7、档案利用实例要冠以鲜明、准确的标题。一句话：何人何时何地何因何事利用何档案或资料解决何问题或取得何效果。99范例档案帮忙再就业2008年12月25日，李某愁眉苦脸的来到邯郸市国家档案馆，请求工作人员帮助查找自己参加工作时的招工手续。原来李某与妻子在同一个单位工作，由于单位效益不好，夫妻俩双双失业在家，生活没有着落。为了谋生活，找工作再就业，需要到有关部门办理失业手续，在办理过程中还需要提供他的个人档案材料进行审核。由于单位档案管理工作混乱，致使他的个人档案保存不齐全，缺少招工表和职工转正定级表等一些相关证明材料，致使失业手续无法办理，不能申请再就业。我馆工作人员得知此情后，非常同情，认真寻找查档线索，并协助其查阅了大量档案资料，最终在市劳动局全宗档案中找到了他的招工手续和企业精减人员名册，并复印出具证明，使他顺利办理了失业手续，为再就业及办理养老保险扫除了障碍，解除了后顾之忧。邯郸市国家档案馆1010全宗介绍的编写一、全宗介绍（全宗指南）概念:全宗介绍亦称全宗指南，以某一全宗为范围,以文章叙述的形式对立档单位及其档案的内容和成分及其利用价值的一种引导性检索工具。二、全宗介绍的实质：是一种参考资料，是一种检索工具，是档案馆最基本的业务情况统计。三、全宗指南的分类全宗指南主要有三类：1.机关、团体、企事业单位全宗指南。2.联合全宗指南与档案汇集介绍。3.人物全宗指南。1111全宗介绍的编写四、全宗介绍的组成部分全宗介绍由封页、正文、备注三部分组成。◆封页包括全宗名称、起止时间、全宗号（档案馆）、编制者、编制时间◆备注部分主要包括全宗介绍的编制情况及其它需要说明和解释的问题等内容。◆正文是主要部分，通常由全宗构成者沿革、全宗内档案情况简介和全宗内档案内容与成分介绍三部分组成。1212全宗介绍的编写1.全宗介绍的正文A、立档单位历史简介（全宗构成者沿革）全宗构成者名称，成立时间，隶属关系，领导人名录（党组织领导名、行政领导名录），内部机构的设置及职能、其他。B、档案情况简介档案数量（多少卷），保管期限（永久、定期），完整程度（归档率多少），档案价值评定，档案鉴定情况，检索工具的编制情况，档案的利用情况。C、档案内容与成分的介绍以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系介绍。1313全宗介绍的编写2、全宗内档案内容与成分介绍：叙述的内容有：（1）全宗内文书档案共多少卷，其中永久多少，定期多少，按年代还是机构组卷，其主要内容是什么。（2）全宗内还有什么档案，比如会计档案，科技档案，声像档案等，各多少卷，价值如何详细介绍情况。（3）全宗内保存的资料有多少，涉及几个方面，如何利用等。1414范例封页中共邯郸市委老干局全宗介绍（名称）（1981－1985）（起止时间）0169号（全宗号）邯郸市档案局编（编制者）1999年12月（编制时间）1515范例中共邯郸市委老干部局在馆档案的全宗介绍•1982年2月，中共邯郸市委成立老干部管理局，局长刘永安，副局长罗如玉•中共邯郸市委老干部局在馆档案有10卷，其中永久类档案7卷，长期类3卷，时间是从1981年到1985年。可供利用的检索工具有案卷目录和案卷文件目录两种。•中共邯郸市委老干局在馆的永久档案内容有：1982年老干部工作会材料及离退休老干部代表会材料汇编等；1983年的领导讲话，......1985年的老干部用车分配、工作总结、执行中央组织部讲话意见，易地安置费用开支范围，提高待遇、荣誉证填写、安置外地老干部收费等。•中共邯郸市委老干局在馆的长期类档案内容有：1981年市组织部加强老干部工作的意见；1982年的市常委的关于老干局编制问题纪要；1985年的提高离休干部待遇等。•中共邯郸市委老干局在馆档案的主要内容基本如上所介。16大事记的编写一、大事记的含义：大事记是按照时间顺序，简要记载一个地区、一个单位在一定历史时期内发生的大事和要事的一种档案参考资料。二、大事记编写的内容与要求：主要由大事记述和大事时间两个部分组成。要求：时间准确，一条一事简单地说就是：时间＋大事内容三、大事记的体例按照体例来分，大事记可以分为:编年记事体、分类编年体和本末记事体三种。1717大事记的编写四、具体编排方法：编写大事记一般使用的体例是编年记事体。编年记事体是一事一记，逐年、逐月、逐日以时间发生的时间先后为序记述，一日数事，则分条记述。五、编年记事体格式：以日期为标志。日期退两格排正文。正文排在日期之后。一日之事为一条，一条之内记事不提行。几日一件事标明起止日期。分两种格式：1、两段式:时间＋大事内容。2、三段式:时间＋大事内容＋备注。备注起到注明材料出处的作用。1818大事记的编写六、如何界定大事要事本单位召开的各种代表大会和重要的专业会议。本单位发生的重大事件和影响较大的活动。本单位重大的组织机构调整和任职任免。本单位发布的重大决定，决议事项。本单位对社会上某些重大活动的态度和反映。上级党政机关对本单位发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项。各种报刊对本单位的经验介绍、批评等方面的报道。上级领导来单位视察的情况。本单位先进人物的事迹。各类重大事故。重要的外事活动。在业务职能活动中发生的大事、要事。1919组织沿革的编写1、什么叫组织沿革组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的一种参考资料。2、为什么编写组织沿革随着社会的快速发展，行政区划，建制改革，机关设置，人员编制，人事任免情况经常发生变化。而这些档案材料，是分散在不同的档案卷宗里，查找起来很不方便，不利于利用者方便地了解一个地区、一个机关、一个单位的人事情况。编写组织沿革就是解决这个问题的。2020组织沿革的编写3、组织沿革的种类地区组织沿革；机关、企事业单位的组织沿革；专业系统的组织沿革。4、组织沿革的体例编年法：将材料按年度分开，再按年度顺序，逐年列出该机关的机构设置与人员任免情况。这种方法比较适合于组织机构经常有重大变化的机关。系列法：以组织机构为主线，将每个机构及其主要领导成员的变化作为一个系列来编写。这种方法的优点是，可以清晰地反映出一个部门的组织机构、人事变化的历史线索。缺点是机构越长，分分合合的变化越多，线条交叉后就不清楚了。阶段法：根据机关自身的重大变革，划分为若干阶段，在每个阶段中划分为若干系列进行编写。这是我们普遍应用的方法，比如邯郸市组织沿革，就是分建国初期、文革时期、十一五时期等阶段编写的。2121组织沿革的编写5、组织沿革的编写形式编写形式有两种：文字的和表格的。历史沿革概述，成立时间，隶属关系，主要职能任务，是必须用文字才能表述清楚的，一个大的地区、系统，大多采用文字叙述的形式来编写组织沿革。而有些内容，如机构成立、撤销、合并时间、领导干部任免、人员编制等情况，利用表格形式能更清楚地理清脉络。2222范例某单位组织沿革时间机构1959.04-1966.051966.06-1977.121978.01-1990.121991.01-2009.12办公室人事处业务一处业务二处2323年鉴的编写一、年鉴概念年鉴是以记述单位一年内新情况为主要内容的历史性资料工具书。二、年鉴分类：年鉴按其内容范围可分为综合性年鉴和专业性年鉴两种。单位年鉴一般都是综合性年鉴，内容涉及企业事业单位各个方面。三、年鉴特点：年度性、资料性、权威性、实用性四、编写方法：先撰写条目，然后选材、整理、加工、打印。五、编写要求：材料准确、条理清晰、层次分明、重点突出、观点正确。2424邯郸市档案工作2015年鉴•2015年度，市档案局在市委、市政府的正确领导下，以党的十八大和十八届三中、四中全会精神为指引，......截止2015年年底，邯郸市档案馆共保存档案348个全宗、新增全宗四川援建前线指挥部、邯郸银行；馆藏档案162450卷，124782件；依法开放1985年档案159个全宗，2343卷，5件，累计开放档案达45359卷，5件；馆藏资料书籍达42600册。•[打造过硬班子行政能力不断增强]2015年度召开“三严三实”专题民主生活会，联系全市档案工作实际，学习、关注档案事业发展的新政策、新动态、新知识。认真贯彻落实民主集中制的各项制度，完善局党组议事规则，...等主题活动，到129师纪念馆接受革命教育...积极组织好美丽乡村、...圆满完成市委交办的年度任务。•[档案馆建设得到加强馆藏资源进一步丰富]档案局积极争取市领导和市财政支持，先后投资32万元增装密集架200立方米、展示柜近百套，列入国家“十二五”建设规划的9个县，已有6个完成了新馆建设，.....优化馆藏结构，加大了民国档案、荣誉档案、市委常委音像档案，以及名牌产品、旧农具、邯郸方言等富有邯郸地域文化气息的特色档案的征集力度。一年来，全市共接收档案3.13万卷13.41万件，其中：市档案馆接收档案1247卷1.49万件。............•.......25名人档案收集范围及收集形式一、名人：是指政党、国家、军队和社会团体的主要领导人，历史上有影响的群众运动领袖、宗教领袖、革命烈士、爱国人士,著名的政治家、军事家、思想家、理论家、社会活动家、企业家、艺术家、文学家、教育家、科学家、发明家、学者、英雄模范人物二、名人档案：（著名人物档案或名人全宗档案）主要指名人一生中在各个时期