行政管理培训PPT

行政管理制度培训行政人事中心2012年度集团总部办公场所根据门里集团办公环境相关条件，公司在设计办公室布局时，考虑了多种办公功能的需要，并对不同的功能场合配置了不同的设施，详见下表：电话网络柜子公共文具屏幕、白板办公区固定座位YYYNN接待区NNNNN会议室YYNNY机房NYYNN公共区（如餐厅、前台等）YYYNN库房NNYNN不得不说的是：办公环境很有创意！各位同学，应正确使用公司的物品和设备，提高工作效率，具体要求如下：1、爱护公司资产，合理并正确使用各类办公家具及办公设施。2、公司根据员工的工作性质按区域提供固定座位。员工如有特殊理由需要申请或更换座位，应联系行政人事中心，经批准后予以更换。3、办公区内所有固定座位及所有柜子由行政人事中心统一安排分配，员工不能私自占用固定座位或柜子。4、员工在办公室内应妥善保管好个人物品，以防遗失。5、公司内所有区域一律禁止吸烟；除指定餐厅外，其余区域一律禁止用餐。6、未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。GOD,想吸烟到底能去哪里？第二节行政事务管理制度公司的使用、借用……资质证书借阅、借用……公司印章的使用、借用1．公司公章的使用范围：·以公司名义行文发出的公文、报告、信函、重大事项公告、报表、介绍信、证明、通知、制度规定等文件;·公司领导签署的各种具有法律效力的合同、协议书等法律文本；·公司领导批准的各种证件（聘书、荣誉证书等）。2．公司公章的使用程序：员工需使用公司公章时，须先在OA系统填写“用章审批”。如下表格：1-登录OA系统2-在系统首页“我的模板”注：需使用印章的文件请作为附件上传OA系统中，供领导审阅！公司印章只限在公司使用，如因特殊情况需将公章借出公司使用的，必须在OA系统用章申请表中填写借用原因，并经部门领导——分管领导——公司总经理逐级批准，由借用部门专人携章前往，用毕立即返回。流程还有的是：部门的使用！1．部门印章的使用范围：部门印章用于部门内部签发的不对公司以外的报告、通知、会议纪要等文件。2．部门印章的使用程序：·员工需使用部门印章时，先由印章保管人进行登记;·印章使用人在登记表上签字后方可使用部门公章。1．公司各类资质证书包括企业法人营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）、税务登记证（正、副本）、企业集团登记证、企业法定代表人证书等各类证件。2．公司各类资质证书由行政人事中心专人负责保管。3．如工作所需提供公司资质证书复印件，必须经OA系统提交“档案借阅申请单”，由部门领导——人事行政经理——分管领导——公司总经理逐级批准，并知会档案管理员打印提供。4．如因特殊情况需将资质证书借出公司使用，必须经OA系统提交“档案借阅申请单”，由部门领导——人事行政经理——分管领导——公司总经理逐级批准，并知会档案管理员登记借用，用毕立即归还。资质证书的使用、借用……资质证书借阅、借用OA系统流程。同学们，一定要写详细哟！资质证书的使用、借用OA系统流程流程集团总部会议管理制度小会议室：可供6人参会，提供电话会议、投影设备。大会议室：可供35人参会，提供多方视频电话会议、投影设备。会议室的很FASHION!1、电话会议（大、小会议室）2、视频会议（大会议室）3、移动多方会议（大、小会议室）4、普通会议（大、小会议室）会议的很多很具体……a）重要会议开始前半个小时，行政人事中心应安排专人对会场设备、文件资料、饮料、纸、笔进行调试、摆放。b）对外接待会议行政人事中心应制定专项接待方案，方案内容包括但不限于接机接站、车辆调度、餐饮、住宿、活动安排等。会议开始前可根据会议组织部门或来宾要求准备不同的会场接待用品。c)会议结束后原则上30分钟内完成会场清理工作。如遇特殊情况，则另行安排。会议的程序要牢记！！a）会议牵头部门提前一天通过OA系统“会议室管理”进行会议室预订。由行政人事中心（前台）落实确认会议室可以预订后，方可使用。b）如遇不同会议计划同时召开的情况，由行政人事中心统一对会议室进行安排协调。会议室的很紧张，要抢的……a）公司定期例会，由行政人事中心前台于会议召开前半个小时布置好会场，由董事总经理于会议召开前10分钟通知公司领导及各部门负责人准时到会。b）涉及多个部门共同召开并需公司领导参加的内部会议或职能专题会议，会议牵头部门需提前通过OA系统“会议管理”通知相关参会人员，并明确会议时间、参会人员、议题等细节。c）对外接待会议，会议牵头部门需提前通过OA系统“会议管理”通知相关参会人员，并明确会议时间、参会人员、议题等细节。并提前2-3天报备至行政人事中心（前台）处。报备内容包括但不限于：会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会场布置要求等。行政人事中心（前台）登记后通知相关参会人员、行政人事经理及总裁办秘书。会议室的争夺战！！会议室！！会议室的已被敌人抢占……1、公司周例会由总裁办秘书对会议进行记录。并于会后1个工作日内形成会议记要存档并以邮件形式发送给公司领导及各部门负责人。2、各部门例会、职能专题会或对外接待会议，遵照“谁组织，谁记录”的原则，由组织部门指定专人对会议进行记录，并于会后1给工作日内形成会议纪要存档并发送相关责任人。3、会议记录可采取笔录、录音、录影等方式，形成会议纪要的同时需保存好现场影音资料。4、会议纪要需根据内容明确保密等级，所有与会者需严守保密制度，不得外传泄密。纪要抄送范围由会议牵头部门分管领导决定（原则上无特殊说明，参会人员全员可阅）。同学们上课要做笔记哟！1、严格遵守开会时间。不允许迟到、早退。如遇特殊情况，需向会议主持人说明。2、会议期间手机需调至静音状态，特殊情况可至场外接听。3、会议中发言需简明扼要，避免发表与会议无关的话题。4、会议形成的决议因由牵头部门及时以书面形式通知执行部门，并负责监督落实情况。上课要认真！首问责任首问责任，神马情况……1、首问责任人是指在公司范围内第一个接待来电、来访、来信、来函或其他有关人员（以下简称办事人）询问的公司工作人员。2、实行首问负责制，要求门里集团全体工作人员必须熟悉本部门工作职能和办事程序，明确自己的岗位职责，了解公司各部门的基本岗位职责；做到内增素质，外树形象首问就是首先被问住？办事人到公司办事，对于有要求办理的事项，首问责任人根据不同的情况应当承担下列责任和义务：1.属于首问责任人职责范围内能够解决的应当及时办理或一次性告知有关办事程序、要求等，热情耐心地解答有关询问。2.属于本部门职责范围内的，但有关责任人外出开会、出差、公休、病假等暂不在岗位或联系不上的，首问责任人应当将办事人的单位、姓名、联系电话及拟办事项内容、留言等负责转交责任人或本部门负责人。责任人应尽快与办事人联系。3.不属于本部门职责范围内的，但属于本公司或本系统内子公司职责范围内的，首问责任人应主动告知办事人联系的对应部门或子公司。当经办部门、子公司无人时，应告知相应的联系电话。首问责任人要的就是责任！4.不属于本系统工作范围内的，首问责任人应当耐心解释，并尽自己所知给予指导和帮助。5.首问责任人在接待办事人时应文明礼貌、热情服务，使用文明用语，不得敷衍、应付、推诿。没有责任心，再大的能力也是空谈！第五节出差申请外出工作就是这样的潇洒……出发的准备流程工作就要激发出火花！啊，燃烧吧，骚年！流程第五节保密制度公司秘密包括下列秘密事项：1、公司重大决策中的秘密事项；2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方针、经营规划、经营项目、经营决策及其它尚未公开的各类信息；3、公司的合同、协议、意见书及可行性报告、会议记录及其它文书；4、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表及其它财务信息；5、公司内部刊物；6、公司员工的人事档案，工资性、劳务性收入；7、公司员工通讯方式、办公地点及其它个人信息；8、其他经公司确定应当保密的事项。嘘！！！这就是秘密！！1．属于公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制摘抄、保存和销毁，由行政人事中心专人负责执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由该电脑使用人通过设置开机密码、文件加密等方式负责全部保密工作及责任。2．对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：（1）非经总裁、总经理批准，不得复制、摘抄；（2）收发、传递和外出携带，原则上由行政人事中心人员执行，其他人员经总裁、总经理批准并办理相应手续后方可带出，同时还应采取相应安全措施。《不能说的秘密》不要告诉别人哟！第六节网络使用介一切都是浮云！——胡大宝1.任何人均不得在网络上从事与工作无关的事项。2.任何人不得在网络上散布涉及公司机密的信息。3.任何人或部门未经许可不得在网上挂任何应用系统。4.严禁任何人以任何手段蓄意破坏公司网络的正常运行或窃取公司网上的保护信息。计算机不是这样是使用的！！Fireinthehole!!!第七节办公用品管理制度justdoit！亲，想要吗，想要你就申请啊！亲，一定要写详细哟！加油，加油，就要成功了！第八节车辆管理制度玩我的吧……1、公司的其它车辆作为公司公务用车由行政人事中心统一管理，各部门及相关人员有用车需求时，由行政人事中心调剂使用。2、需要使用公务用车的部门或个人，需在OA系统中填写提交《用车申请单》并由部门负责人确认后，至少提前一天报备至行政人事中心，由行政人事中心统一进行安排分配。有需求请告诉我们的思密达……亲，一定要写详细哟！亲，申请车送司机，都是帅哥的思密达！谢谢！行政人事中心2012年度