供应商管理实施细则

1供应商管理实施细则编制日期审核日期批准日期修订记录日期版本号修改内容修改人审核人审批人21.流程图无2.细则概况细则目的根据XX的相关规定，为规范XX公司供应商管理工作，包括供应商注册、考察入库、评估、评定级、奖罚等内容，以建立长期稳定的供应商队伍，为XX公司提供优质高效的产品和服务。适用范围适用于XX公司采购业务的供应商管理，各项目公司参照本实施细则，按其组织架构做适应性调整后执行，本细则所涉及货币单位均为人民币元。定义1.供应商管理主责部门：负责采购单位相应供应商全过程管理的部门。2.供应商管理：指供应商注册、考察、入库审批、评估（过程评估、履约评估）、评定级等管理行为，并包括供应商合作过程中的绩效改进、约谈、奖罚等。3.供应商注册：指供应商通过交易平台网站或公司外网，按要求进行资料填写、提交等。4.供应商考察入库：对通过注册的供应商进行资格初审及考察，确定其是否达到公司要求的标准，并履行相应流程审批，纳入供应商库管理，作为与其开展采购业务的前提条件。5.供应商库：指供应商信息数据库，包括供应商的基本信息、投标报价信息、履约信息等，分为交易平台供应商库和公司内部管理供应商库。6.供应商过程评估：在合同签署之后、履约结算完成之前，分阶段对供应商合作过程中的表现进行评估。7.供应商履约评估：供应商履约完成之后，结算款支付前对供应商履约的总体评估。8.供应商绩效改进：针对供应商履约过程中出现的质量、进度、安全、交付等问题提出绩效改进要求，并发出绩效改进通知，审核供应商提交的绩效改进计划，跟踪改进情况。9.供应商评定级：每年一季度对上年度有合作的供应商，根据过程评估、履约评估得分情况进行评定级，并根据评定级结果对供应商实施分级管理。10.供应商等级：公司供应商库内的供应商分为潜在供应商、A级、B级、C级、3D级、E级供应商。11.潜在供应商：已通过平台注册并经初审，但未考察入库的供应商；三年内未参与投标报价、签订合约等合作的合格供应商自动调整为潜在供应商，如需参与投标报价，需重新组织考察、入库。12.合格供应商：指履约评估为60分及以上，评定为C级、B级、A级的供应商。13.不合格供应商：指履约评估为60分以下、评定为D级的供应商和考察未通过的潜在供应商。14.诚信黑名单供应商：指因违规行为、重大质量事故不得再参与公司业务的评定为E级的供应商及实际履约人，以及交易平台公布的的黑名单供应商。15.垄断类供应商：指单一来源供应商，包括但不限于政府行政事业单位类以及地方垄断性质的工程或服务（主要指水、电、燃气等）、资源垄断（包括但不限于广告立柱、广告牌、独家经营的电视台、报纸、电台广告）、技术垄断（主要技术采用特定的专利或者专有技术）、行业垄断等，且标的物无替代性的。细则主导部门XX部细则参与部门1.XX部门成本组、财务组等；2.总部各中心；3.无成本小组的项目公司。部门细则中承担职责XX部门采购组1.XX公司供应商管理职能部门，负责供应商库的建设及管理、维护；2.负责组织编制、修订供应商管理规则及供应商评估体系；3.定期汇总各采购单位新考察入库的供应商，并每季度末提交总部公司相关部门备案；4.负责组织XX公司供应商年度评定级工作，并报总部公司相关部门备案；5.组织审核采购单位E级供应商，并报总部公司相关部门公示；6.负责XX公司区域战略供应商考察入库、评估、评定级、奖罚管理；7.负责协调处理区域战略/年度合作及常规采购供应商投诉；8.负责组织XX公司年度供应商大会。4XX部门其他部门1.负责组织各自职能类供应商的考察入库、评估、绩效改进、奖惩等工作；2.成本组、财务组参与总部各中心及无成本小组的项目公司供应商考察入库工作；3.成本组、财务组参与XX公司区域战略供应商考察入库、评估、绩效改进、奖惩等工作。采购单位（总部各中心及无成本小组的项目公司）1.负责其主责的年度合作/常规采购供应商考察入库、评估、绩效改进、奖惩等工作；2.负责处理其主责的履约纠纷协调；3.参与XX公司区域战略供应商考察入库、评估。XX公司总部成本小组1.审核供应商考察入库；2.审核供应商评估、评定级结果及惩罚处理措施事项。XX公司分管领导1.审批年度合作/常规采购供应商考察入库；2.审批年度合作/常规采购供应商评估、评定级结果及惩罚处理措施事项。。XX公司常务副总经理1.审批区域战略采购供应商考察入库；2.审批区域战略采购供应商评估、评定级结果；3.审批E级诚信黑名单供应商。XX公司办公会议审议XX公司分管领导/常务副总与XX公司总部成本小组会意见分歧的供应s商考察入库、评估、评定级及惩罚处理措施事项。3.工作程序3.1.供应商分类3.1.1.按采购模式划分：区域战略供应商、总部各中心及项目公司年度合作和常规采购供应商；3.1.2.按采购标的物属性划分：1)工程建设项目供应商：包括施工（含工程维修）类、材料设备类、勘察类、工程检测类、设计类、监理类、工程咨询类、其他类及与工程建设项目相关的客户关系管理、营销类；2)非工程建设项目供应商：包括设备设施、材料、信息技术应用设备或软件、办公物品、宿舍配套等货物类，信息、智慧化系统设计、概念规划、城市设计、战略定位、5产业策划、项目前期研究等其他咨询服务类，物业、保安、中介、策展、活动策划等客户关系管理服务类，广告、招商、影像制作等其他营销服务类，非工程类维修服务类，培训、信息、智慧化系统实施、评估、测试等其他服务类。3.2.供应商管理职责划分3.2.1.XX公司的供应商管理主责部门划分为：1）XX部门采购组：为XX公司供应商管理的职能部门，具体负责XX公司区域战略供应商管理；2）XX公司XX部门其他部门：负责其主责的年度合作/常规采购供应商管理，并协助完成XX公司区域战略供应商管理；3）总部各中心、无成本小组的项目公司：负责其主责的年度合作/常规采购供应商管理，并协助完成XX公司区域战略供应商管理。3.3.供应商注册、信息审核3.3.1.供应商注册1)通过交易平台进行采购的，所有供应商应在该平台进行注册、认证，并获取CA证书，具体应注册至交易平台的“XX公司”名下，并选择主责考察入库审批的采购单位；2)属于垄断类等单一来源采购项目、其他不通过交易平台采购项目的，供应商应通过公司外网进行注册；3)供应商注册时，按要求填写《供应商基本情况表》，上传加盖公章的营业执照、税务登记证（含国税、地税）的复印件；3.3.2.供应商注册信息审核1)通过交易平台注册至“XX公司”名下的供应商信息，由采购主责单位负责组织并收集供应商信息，并由XX部门采购组负责审核；2)通过公司外网注册的供应商，由采购单位直接组织注册审核；3)采购单位初审《供应商基本情况表》，认为符合采购项目要求的，可发起组织考察申请；4)同一供应商单次注册入库的资质或产品、服务类别不得超过三项。3.4.区域战略供应商考察3.4.1.考察小组组成1）XX部门采购组牵头组成考察小组，小组成员一般由XX部门采购组、成本组、财务6组、需求部门派员组成（详见附表），考察小组成员应跨部门且不少于2人；2）如参与部门无法派员参与实地考察的，需负责审核该部门负责的相关考察材料。3.4.2.供应商考察、审核：考察小组根据供应商类别通过以下不同方式进行考察、审核（详见附表）：3.4.2.1工程建设项目供应商1)实地考察：考察小组对供应商的生产办公场所、项目现场、案例进行实地考察：a)考察小组按照各类型《供应商认证表》“基本信息”要求，核对《供应商基本情况表》对应的各类证照、报表、资质等重要文件的原件并考察供应商的基本情况。如“基本信息”内容中有任何一项未通过，则不再对该供应商进行后续考察，即实行一票否决；如“基本信息”考察通过，则进行“专业信息”考察；b)按照各类型《供应商认证表》中“专业信息”内容的要求，考察小组对不同类型供应商的要求进行考察和评分，主要包括对过往案例、公司架构及人力资源状况、产品的生产管理情况、认证及获奖情况、配送及后续服务等进行考察。2)非实地考察：下列类型供应商（详见附表）经XX公司成本小组会议同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组通过网络查询、视频、电话咨询等方式认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力的真实性，并承担因此造成不良后果的责任：a）境外著名设计、咨询等服务类供应商或其在国内注册的公司；b）属于垄断类等单一来源采购项目的供应商；c）公司同行业标杆TOP10以内公司（参照克尔瑞每年发布的信息）近两年的优秀工程材料设备类、工程服务类、营销类供应商，优秀供应商以获得各公司颁发的优秀供应商证书为准，主责部门应核实其真实性。3.4.2.2非工程建设项目供应商非实地考察：经XX公司成本小组会议同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组通过网络查询、视频、电话咨询等方式认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力的真实性，并承担因此造成不良后果的责任。3.4.3.工程施工、国产材料设备、监理、勘察等供应商原则上需提供审计报告、财务报表及税务局出具的纳税证明，法律法规规定不能提供除外（如未到公示期的上市公司等，其他特殊情况无法提供的应予以说明），XX部门财务组负责审核，XX部门财务组是否参与实地考察由其根据具体情况决定；其他类供应商不强制要求提供审计报7告及税务局出具的纳税证明，如不提供，则XX部门财务组不参与实地考察，供应商认证表中“基本信息”的“财务状况”不再实行一票否决，以其他维度得分对比剔除XX部门财务组权重总分计算其考察得分。即：考察评估得分=（剔除XX部门财务组维度实际得分/剔除XX部门财务组权重后总分）*100%。3.4.4.考察结束后，XX部门采购组完成《供应商认证表》以及考察报告，考察评估得分大于等于60分的供应商为考察合格，小于60分为考察不合格。3.4.5.材料设备类供应商，如为代理商的，填写《材料设备代理商认证表》；如为厂家的，填写《材料设备供应商认证表》。3.4.6.供应商库内合格供应商增加产品、服务类别，或变更代理商的，仍须进行考察。3.4.7.《考察报告》应由所有考察人员签署意见，如不签字，视为同意，并承担由此造成不良后果的责任。《供应商认证表》已固化到内部管理系统内，只需在发起入库审批时填写，不再强制在纸质文件上签字和审批时上传纸质文件。3.5.年度合作/常规供应商考察3.5.1.考察小组组成1）采购单位牵头组成考察小组，小组成员一般由XX部门采购组、成本组、财务组、采购单位派员组成（详见附表），考察小组成员应跨部门且不少于2人；2）如参与部门无法派员参与实地考察的，需负责审核该部门负责的相关考察材料。3.5.2.供应商考察、审核：考察小组根据供应商类别通过以下不同方式进行考察、审核（详见附表）：3.5.2.1工程建设项目供应商1)实地考察：考察小组对供应商的生产办公场所、项目现场、案例进行实地考察：c)考察小组按照各类型《供应商认证表》“基本信息”要求，核对《供应商基本情况表》对应的各类证照、报表、资质等重要文件的原件并考察供应商的基本情况。如“基本信息”内容中有任何一项未通过，则不再对该供应商进行后续考察，即实行一票否决；如“基本信息”考察通过，则进行“专业信息”考察。d)按照各类型《供应商认证表》中“专业信息”内容的要求，考察小组对不同类型供应商的要求进行考察和评分，主要包括对过往案例、公司架构及人力资源状况、产品的生产管理情况、认证及获奖情况、配送及后续服务等进行考察。82)非实地考察：下列类型供应商（详见附表）经XX部门采购组同意后，可不再强制要求实地考察，可由考察小组通过网络查询、视频、电话咨询等方式认真核实其注册信息真实性、承揽业务能力的真实性，并承担因此造成不良后果的责任：a）境外著名设计、咨询等服务类供应商或其在国内注册的公司；b）属于垄断类等单一来源采购项目的供应商；c）公司同行业标杆TOP10以内公司（参照克尔瑞每年发布的信息）近两年的优秀工程材料设备类、工程服务类、营销类供应商，优秀供应商以获得各公司颁发的优秀供应商证书为准，主责部门应核实其真实性。3.5.2.2非工程建设项目供应商非实地考察：