应用文写作基础

1应用文写作基础知识绪论人类自从有了文字就开始了写作活动。人类最早的写作即是为了解决各种实际需要而开始的。就写作目的而言，分为两大类。一类是文学写作，一类是应用写作。文学写作主要用于抒发作者的主观情感，反映社会现实，是为人们欣赏而进行的艺术创作，如诗歌、散文、戏剧、小说等；应用写作是为了处理公务和个人私务而写的，用于解决实际问题。人们通常把实用型文章的写作称为应用写作。应用文的使用非常广泛，几乎涉及各个领域、各个部门、各个阶层、每个个人。比如你们大学毕业的时候要写毕业论文；工作了，到公司应聘，被录用了，就要与公司签订劳动合同；今天有事或者说生病了，不能来上班，就要向公司递交请假条；到机关单位工作，要请示、汇报工作，经常要用到公文；生活中遇到经济纠纷，要打官司就要写诉状等等，正如叶圣陶先生所说的那样：“大学毕业生不一定能写小说诗歌，但是一定要能写工作和学习中实用的文章，而且非写得既通顺又扎实不可。”可以说，当今人们对应用文的写作需求达到了一个“无人不需，无时不有，无处不在”的前所未有的高度。如果没有一定的应用文写作能力，将很难在职场中游刃有余。一、应用文的概念１、应用文的定义2应用文是党政机关、社会团体、企事业单位以及个人在处理各项公务和日常事务中为解决实际问题所使用的具有惯用格式的实用性文章的总称。我国应用文写作已有3500年的历史，可谓历史悠久，源远流长。殷墟出土的甲骨卜辞，商周时期的钟鼎铭文，《周易》中的卦辞、爻辞等，都可以看作是应用文的原始形态。所以，如果说神话是中国文学的“祖先”，那么甲骨文则可以说是应用文的“祖先”了。新中国成立后，我国的应用文写作有了长足的发展并逐步建立起现代应用文体制。从1951年到1981年的30年中，党和政府先后发布了十多个关于机关公文写作的文件，使我国公文写作逐步走上了规范化、科学化、系统化的道路。国务院于2000年8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》，规定了行政机关公文13种，标志着我国应用文写作进入了一个崭新的阶段。２、应用文的特点Ａ．实用性应用文是针对出现在工作或生活中某件具体事情而写的。写作应用文是为了达到某种实用的目的，因此有人又称其为“实用文”。如订立合同，是为了明确双方的权利和义务，从而对双方有所约束；制定计划，是为了更好地进行工作或完成某项活动；张贴海报，是为了某个事务进行宣传。它不同于文学作品，一般不需要文学的形象生动。3Ｂ．真实性应用文是为解决实际问题而写的，强调的是方针政策的正确和客观事实的真实。要从实际出发，按照客观规律行文，事实确凿可信，不虚构，不夸张，统计数据准确无误，有根有据，这是应用文对真实性的要求。Ｃ．简明性应用文具有很现实的目的性，这就要求应用文的的语言能够准确表达认知，最大限度与客观事物保持一致。要在准确得体的基础上做到简洁明快，通俗易懂，不堆砌词藻，不滥用修辞，更不允许大肆渲染。它的语言风格要体现为一种理性的严肃、庄重，而应该排除文学语言的华美浪漫。Ｄ．时效性很多应用文都有一定的时间限制，过了某个时间段，它就有可能成为一纸无用的文字。比如请假条，要提前写并送达接受假条的人手中；对突发事件，要及时报送信息，让上级了解情况并解决处理，过期会贻误时机，给学习、工作带来不利；开会要提前通知，不能等会开完了才通知等等。Ｅ．规范性应用文是有针对性地写给某个或某类明确的对象，在写作过程中，有一些惯用的格式和固定的程式化词语及语句始终沿用。沿用它们，方便、简洁、有效。比如，写介绍信和总结的格式一定是不一样的。介绍信常常使用“兹有”、“贵处”、“接恰”等词4语；往来信函，常常作用“来函收悉”、“敬请批复”等惯用语。对于这些惯用的格式和程式化的语言，我们要尊重人们的使用习惯，不能标新立异。３、应用文的分类应用文的分类，目前还缺少统一的标准。一般情况下，按功能和用途可以分为以下几类：A．行政公文类行政公文类文书，就是以党和国家机关、社会团体、企事业单位的名义发出或记录某种信息时使用的一类应用文。国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》中列出13种公文，它们是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。B．宣传文书类宣传文书是指人们用于宣传鼓动的文书。它包括消息、演讲稿、通讯、解说词等。Ｃ．法律文书类法律文书是指一切在法律上有效力或者有意义的文书的总称。可分为两大类，一类是国家权力机关制定的规章、制度等；另一类是司法机关代表国家运用司法权力处理诉讼案件制作的文书，包括民事起诉状、刑事自诉状、上诉状、申诉状、答辩状等。D．经济文书类5经济文书是一种专有文书，是以经济活动为主要内容的应用文，是反映经济情况，处理经济事务，研究、解决经济实用问题的一种具有格式的专业应用文。常见种类有经济合同、意向书、招标书、投标书、市场预测报告、市场调查报告、广告策划书等。E．事务文书类事务文书是指机关、团体、企事业单位在处理日常事务时用来沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。如求职信、证明信、感谢信、慰问信、贺信、倡议书、申请书、计划、总结、述职报告等。F．礼仪文书类礼仪文书是为礼仪目的或在礼仪场合使用的文书。包括欢迎词、欢送词、开幕词、闭幕词等。G．涉外文书类涉外文书是在涉外经济活动和涉外事务交际往来中产生的文书，它包括涉外经济合同、涉外货物买卖合同等。４．应用文的作用随着社会的发展，作为一种工具，作为信息载体的应用文的作用越来越大，越来越被人们所重视。概括地说，它有四个方面的作用：Ａ．宣传教育作用通过应用文来宣传和贯彻党的路线、方针、政策，如公文的写作。Ｂ．公务联系作用6应用文是机关、团体、企事业单位之间协商、联系工作的一种手段。如专用书信、启事、海报、合同等。Ｃ．法律法规作用是指有些应用文特别是公文和规章制度所具有的法律法规的性质，对于规范人们的行为、维护正常的社会秩序、安定社会生活、保障公民的合法权益等方面均有极其重要的作用。Ｄ．凭证和记载作用指应用文是一种确定的文字记录，它可以作为一种文字材料，作为今后检查和监督的依据，如总结、条据、审计报告等。二、应用文写作的基本要求1、材料的要求A．材料的含义材料有广义、狭义之分。广义的材料是指为写作而搜集、准备的具有一定意义和价值的全部资料；狭义的资料是指写入文章的、用以支撑主旨的事实、数据和理论依据。材料是形成主旨的基础，是表达主旨和谋篇布局的物质条件，是应用文文本构成要素之一Ｂ．材料的种类从不同角度，可划分出以下类别：从时间上分，有现实材料和历史材料；从性质上分，有感性资料（事实、数据）和理性材料（理论）；从范围上分，有概貌材料和典型材料；从获取途径分，有直接材料和间接材料；从材料内容分，有正面材料和负面7材料。Ｃ．材料的选择和使用无论文学文学还是应用文，都要搜集材料。搜集材料为的是储存写作信息待时而用，故宜“广”;选择材料为的是写入文章，支撑观点，故宜“精”。选择材料应坚持四条原则：一是针对性原则，既要切合题意，与主旨相符；二是可靠性原则，即要真实准确，符合客观实际；三是典型性原则，即要有代表性，能反映事物的本质与特点；四是充足适量的原则，即能充分说明事实，表现主旨，又不致重复冗赘。在此前提下，注意材料的新鲜感与可读性，让人乐于、易于接受。2、结构的要求A．结构的含义结构指文章的内部组织构造，是运用材料以表现主旨的有序安排，是应用文文本的构成要素。具体而言，它指的是文章的谋篇布局和层次构架。如果把主旨比作文章的灵魂，把材料比作文章的血肉，那么结构就是文章的骨架。B．应用文结构的特点应用文结构的特点主要包括以下几点：(a)定型性：应用文的结构要符合法定或约定俗成的格式要求，不同文种有不同的特定格式或惯用格式，不宜随意变动。(b)严密性：应用文要求结构完整合理，立足主旨表达需要，井然有序地划分层次段落；各层段中的小观点必须紧扣基本观8点，重点突出，联系紧密，切忌复杂的结构。(c)条理性：必须体现思维的规律性与有序性，有条有理，一段或一条说明一个问题。常用小标题及序数标明层次。Ｃ．应用文结构的组成部分应用文文本结构通常由标题、正文、落款（署名与成文日期）组成。正文又常分为开头、主体、结尾三大部分，各部分依内容表达需要划分层次或条款，各部分之间有过渡与照应，从而形成一个严密、完整的结构体系。应用文标题、开头、主体及结尾的基本结构形式种类繁多，写法灵活，无法一一讲解。写作时应立足行文目的和主旨的表达需要，来选择、确定最佳的形式，不必拘泥于陈规。过渡和照应是连接文章层次内容的方法和重要手段，可使文章首尾圆合，段与段紧密相连，文气贯通，浑然一体。如“由此可见”、“因此”、“鉴于”、“综上所述”、“总之”、“现将有关事项通知如下”、“特作如下通告”、“主要体现在以下几个方面”“为此，特制定本条例”等等都是过渡句，承上启下，使文意延展。照应的方式有文题照应（内容照应标题）、前呼后应（行文过程中）、首尾呼应（开头与结尾呼应），照应使文章内部联系得到强化。3．语言表达要求（1）应用文语言运用的要求是：准确、鲜明、简洁、得体。A．准确9这是对应用文语言的第一要求。具体表现在几个方面：（a）内容的表达上，无论事实、数据、细节都要做切实无误的反映。如《全国人民代表大会关于设立中华人民共和国澳门特别行政区的决定》中就将澳门特别行政区的成立时间、管辖区域以及行政区域图的公布事项作了直截了当、具体准确的说明。(b)词语的选择上，应仔细辨析词义，精选中心词，用准修饰语，恰如其分地反映客观事物。如下行文中提出执行要求的惯用语：“以上各点，应严格遵照执行”、“请研究执行”、“可参照执行”，这些句子就准确地表达了不同程度的贯彻落实要求。(c)巧用模糊语言。所谓模糊语言，是指内涵与外延都不确定的语言。应用文达意，应主要用含义精确的词语，力避歧义，但在特定的语境中，恰当地使用模糊语言，能增加行文的灵活性和分寸感，使意思的表达更准确，如“近年来”、“近期|”、“有关部门”、“大部分”等等。B．鲜明即对事物要态度鲜明、是非清楚，提倡什么，反对什么，十分明确，不模棱两可，转弯抹角，吞吞吐吐，含混暖昧。如一些规章制度中，经常看到“一、禁止…在什么场合…做什么事。二、禁止……”，几条内容均以“禁止开头”，语气坚决，措辞严厉地表明态度。C．简洁即用最少的文字表达尽量多的内容，做到“文约而事丰”。做10到简洁的关键是：(a)删除一切套话、空话、意思重复的话；(b)注意语句的提炼，杜绝堆砌修饰语现象;(c)恰当使用缩略句，如互联网、奥申委、世贸组织等；(d)恰当运用文言词语及短句。如请示中结束语经常用“当否，请指示”等。D．得体得体，指用词、语气、语体风格等符合文体的特定要求。应用文种类繁多，不同的文体呈现不同的语言风格，如公文要庄重，调查总结须平实，学术文章应严谨，礼仪文书宜典雅且有较浓的感情色彩等。（2）应用文语言表达的要求表达，在写作中的特定含义是指通过语言反映思想、表明意愿、陈述事实、说明问题等所采用的方式。写作的表达方式，主要有叙述、说明、议论、描写、抒情五种。应用写作中常用的是前三种，一般不用描写、抒情。当然，在写作目的、内容、文种等有客观需要时，偶尔、酌情用描写与抒情也是可以的。如报道校园信息时，反恐演练时，对恐怖分子手持大刀，气势汹汹闯进校园的样子可以略加描写。A．叙述。叙述是叙说和交代人物经历和事件发展变化过程的一种表达方式。在应用文写作中，叙述主要用来介绍事实经过，交代问题、原由，不能有任何虚构和夸张，基本要求是简明扼要、11直截了当、客观真实。表达时，出于礼仪的需要，可用“贵”代替“您”、“本”代替“我”，第三人称则常用“该”。公文因发文者与受文者均明确，又常用无主句，往往不出现人称。应用文中的叙述六要素（时间、地点、人物、事件、起因、结果）不一定俱全，也不要求过程的具体完整，常用概述。叙述方法以顺叙为主，有时也可用倒叙，先介绍结果，再交代人物、起因，一般不用插叙等其他方法。如《关于**油库漏油事故的情况报告》的基本情况部分：今年2月25日至28日，我石油站**油库先后进汽油1500