会计档案的装订及保管

2020年1月23日星期四1会计档案的装订及保管2020年1月23日星期四2一、会计档案的装订会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，一般包括会计凭证、会计账簿、财务报告以及其他会计资料。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。2020年1月23日星期四3（一）会计凭证的装订1、会计凭证装订前的准备工作（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；（2）按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数；（3）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；2020年1月23日星期四4（4）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；（5）记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。（6）在装订之前，要设计一下，看一个月的记账凭证究竟订成几册为好。每册的厚薄应基本保持一致，厚度一般以1.5～2.0厘米为宜。2020年1月23日星期四52、会计凭证装订时的要求为了使装订成册的会计凭证外形美观，在装订时要考虑到凭证的整齐均匀，特别是装订线的位置，如果太薄时可用纸折一些三角形纸条，均匀地垫在此处，以保证它的厚度与凭证中间的厚度一致。在装订会计凭证时可以采用侧订法或角订法，侧订法的装订位置一般在凭证的左侧面；角订法的装订位置一般在凭证的左上角。由于角订法装订起来简单易行，实际工作中应用比较广泛，具体操作步骤如下：2020年1月23日星期四6（1）将凭证封面和封底裁开，分别附在凭证前面和后面，再拿一张质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮，裁下一半用，另一半为订下一本凭证备用)放在封面上角，做护角线。（2）在凭证的左上角画一边长为5厘米的等腰三角形，用夹子夹住，用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。如下图①（3）用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针，可以将回形别针顺直，然后将两端折向同一个方向，将线绳从中间穿过并夹紧，即可把线引过来，因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。2020年1月23日星期四7（4）在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上（5）将护角向左上侧折，并将一侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。如下图②（6）向后折叠，并将侧面和背面的线绳扣粘死。如下图③（7）待晾干后，在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章，如下图④。凭证应该按月从1号开始顺序编号，如果单位的凭证太少，也可以考虑按年从1号开始顺序编号。2020年1月23日星期四82020年1月23日星期四93、会计凭证装订后的注意事项（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；（2）在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。2020年1月23日星期四10（二）会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。1、账簿装订前的要求（1）按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续。（2）按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订。2020年1月23日星期四112、活页账簿装订要求。（1）保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。（2）多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。（3）在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。2020年1月23日星期四123、账簿装订后的其他要求。（1）会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。（2）会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。（3）封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、库存现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账。（4）会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。2020年1月23日星期四13（三）会计报表的装订会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。小企业可按季装订成册。1、会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。2、会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底。3、按保管期限编制卷号。2020年1月23日星期四14二、会计档案的保管（一）会计档案的归档要求。1.各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。2.当年形成的会计档案，在会计年度终了后1年内，由本单位会计机构保管。期满之后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位的档案机构统一保管；3.会计档案应当由本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。2020年1月23日星期四154.移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。（二）会计档案的保管要求1.会计档案保管应注意以下事项：(1)会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；(2)采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；(3)会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；(4)会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；(5)设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；(6)会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。2.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。各类会计档案保管期限见下表：2020年1月23日星期四16序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账15年包括日记账5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年企业和其他组织会计档案保管期限表三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年2020年1月23日星期四19(三)会计档案的销毁保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁；正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。