5时间管理

1你是否有过这样的情况拖延难做决定的事情拖延不愉快的事情拖延困难的事情拖延解决不了问题只会增加焦虑的程度你是否这样的回应过你的工作忙死，但不知道忙什么？？如果一个刚入司一年的员工这样回答，我们会认可这是在与岗位磨合如果一个入司已二年的员工这样回答，我们会认为这是在与团队磨合如果一个己入司三年的员工这样回答，我们只会放他在这个岗位上继续求索答案在哪里？如果一个司龄达四年的员工这样回答，我们可以确定他将在这个岗位无法寻求到答案我们是否做过的计划在一个工作日开始之前，我是否已编妥该工作日之工作次序？我是否定下一套明确的远期、中期、与近期目标？我今天会否为达成远期、中期、或近期目标做过某些事？我是否每天都保留少量的时间做计划，并思考与我的工作有关的问题？我是否对自己的作息时间做松驰的安排，以拥有时间应付突发的危机及意外事件？.我是否在获取关键性资料的第一时间即制定相应的决策？我是否积极地设法避免常见的干扰（如访客、会议等）之持续妨碍我每天的工作？我是否腾出一些时间为部属提供训练？我是否打电话之前先准备好有关的资料？在一天工作完了时我是否自问：那些工作无法按原定计划进行？无法按原定计划进行的原因何在？以后如何补救？“只有3%的人为未来做详细的规划，而有97%的人不为未来做什么规划。通常来说，做规划的人有自己的事业，而没有规划的人则为那些有规划的人工作。”什么是时间管理什么是时间管理时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间，时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性,时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。时间管理其实就是做决策：决策哪些事情重要，哪些事情不重要。什么是时间管理那些会影响我们的时间一、无法管理的外在干扰最大的困扰就是，太多来自外界的干扰，随时得放下手边的工作去做别的事情。管理的工作有很大的一部份需要与别人互动，外界的干扰是管理工作的一部份。你可以排定某些时段做为你的缓冲时间二、做事没有方法我们常运用自己所熟悉或直觉想到的方法做事，但事实上，这并不是最有效率的方法。完成一件事情，可以有许多方法，重点在于你能否找出最快速的方法。不要毫不考虑的就直接做了，先花几分钟的时间衡量一下，有什么方法可以更有效率的完成事情？什么是时间管理如何进行时间管理有效的时间管理•记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方•管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段什么是时间管理时间管理的方法究竟什么占据了我们的时间这是一个经常令人困惑的问题“四象限”法时间管理的方法1紧急又重要重要但不紧急紧急但不重要不紧急也不重要重要紧急不重要不紧急.“四象限”法紧急又重要重要但不紧急高效时间管理：先轻重后缓急第二象限组织法传统时间管理：以急为重—低效管理本质是缺乏有效的工作计划!但这类事件是考验我们经验、判断力的时刻包括长期规划，问题的发掘与预防、参与培训、向上级提出问题处理的建议。做事先规划、准备与预防措施，很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量，所以必须主动去做，这是发挥个人领导力的领域。.“四象限”法紧急又重要重要但不紧急紧急但不重要不紧急也不重要包括电话、访客等实际是满足别人的期望与标准，其重要性是对其他人所言无聊打发时间的事“四象限”法时间管理的方法1紧急又重要重要但不紧急紧急但不重要不紧急也不重要时间管理的方法2重要的少数与琐碎的多数----意大利经济学家兼社会学家维弗烈度·帕雷托重要但不紧急80%的社会财富集中在20%的人手里，而80%的人只拥有社会财富的20%，这就是“二八法则”二八法则认为：原因和结果、投入和产出、努力和报酬之间本来存在着无法解释的不平衡。一般来说，投入和努力可以分为两种不同的类型：时间管理的方法2多数，它们只能造成少许的影响；少数，它们造成主要的、重大的影响。如何有效把时间安排的重要的事情上，如果用简单一句话来归纳它们就应该是：时间管理的方法2用80%的时间去做重要的占日常工作20%的事用80％的时间去想留20％时间来做如何运用二八法则进行工作安排？时间管理的方法2第一，让高价值的活动充实每一天。高价值的活动是什么东西呢?就是20％的投入带来80％回报的那些活动。高回报的事情对于我们来说，就是做计划、制定防范措施、学习、锻炼身体。剩余的时间再用于做那些琐碎的事情。这是第一个原则。如何运用二八法则进行工作安排？时间管理的方法2第二，坚持重点，排除外界干扰头脑中始终保持一个最终的结果，并合理安排事情的进展。有很多重要的事情是很大的一件事情，不可能一天做完的，一定要按照计划一步一步去做。经常奖励自己，始终保持积极进取的态度。奖励自己是一个非常好的习惯，使我们能够具有信心去面对更多的压力，取得更大的成绩。无论精神上、物质上的奖励，对于别人对于自己都是非常重要的。授权时间管理的方法3“不善于支配时间的人，经常都感到时间不够用”我是否尽量将工作授权他人处理？我是否将具挑战性的工作以及具例行性的工作都授权他人处理？我是否根据“权责相称”之原则从事授权？案例一时间管理的方法3美国第二大电脑公司的总裁库拉特，每年有2/3的时间都不在公司。他怎么会有时间和客户沟通？关键在于授权。他聘用一些退休的主管来担任这项工作。他把与客户的电脑沟通工作都授权出去了，所以虽然他不与客户直接沟通？仍然可以掌握到客户需求。库拉特还授权别人替代他到外界去演讲。因为他有授权，所以他才有更多的时间。时间管理的方法3美国东南航空公司的最高执行长官凯勒赫，他授权一位副总裁（是他的法律秘书）全权管理他的时间表。每天副总裁都会给他一张待处理的单子，里面的事情分成两类，一类立刻完成，一类是最迟可以延长到明天早上完成的。这个效果非常神奇。案例二时间管理的方法3越来越多的高级主管，让别人来掌握自己的时间表。这并不代表失去了自我控制，相反地，主管可以自由地针对目标和策略做更广阔的思考。领导授权意识不善于管人一个很好的佐证就是不善于授权。如何区别重要与不重要的事情1、会影响群体利益的事情为重要的事情；2、上级关注的事情为重要的事情；3、会影响绩效考核的事情为重要的事情。高效管理从时间开始1“人是一种善于排列优先顺序的动物。”人们对事情的先后顺序的处理会直接影响到他们的绩效“平庸的人往往把那些容易的事情放在最前面，而优秀的人则把那些最重要的、最能带来价值的事情放在前面。所以我们经常看到两个人可能同样忙碌，但因为对事情排列的顺序不同，所以达到的成就也就大不一样了，这就是事情的区别。”---博恩.崔西1博恩.崔西--当今世界上个人职业发展方面最成功的演说家和咨询家之一。曾经是比尔.盖茨的业务导师，巴菲特、迈克尔.戴尔和杰克.韦尔奇都曾听过他的演讲。博恩.崔西认为，时间管理首要就是把时间花在投资报酬率最高的工作。而一旦开始做，就要专心致志，没有100%全部完成绝不停止。如果中间停下来好几次，然后又重新开始，会使完成工作的时间增加5倍之多，因为每次都要重新“暖身”。1、目标。订出事业、健康、工作、财富、成就、自我成长等方面目标；问自己三个问题：如果自己有100万，会订立什么目标？如果自己只剩下6个月的生命，会订立什么目标？假设自己做什么事情都不会失败，会订立什么目标？高效管理的21个黄金法则2、计划。事先规划好行动。目标——列出行动步骤——每天执行——经常修正。3、分析。提前列出工作内容。核对工作进度。做重要的事情，有效授予权给合适的人去做，处理紧急事件。高效管理的21个黄金法则4、设定优先顺序。80/20定律。用80%的精力做20%最重要的事情，用80%的时间来处理会影响到未来的事情。5、专注力。不值得做的事情，一分钟都不要去做。一次只做一件事情。一般认为至少持续工作一个小时才能处理一件比较重要的事情。如果中途被打断，所耗费的时间至少是持续工作的五倍。高效管理的21个黄金法则6、时间期限、奖励。帕金森定律：事情总是会拖到最后一分钟完成。有可能在两个小时完成八个小时的工作，需要压缩、紧凑时间。不要把两个小时的工作拖到八个小时完成。完成一个分段目标，应该给自己一个奖励，产生持续的行动力。高效管理的21个黄金法则7、工时记录。成功的人时间至少以半个小时来计划，甚至计划到分钟。每天衡量检讨修正自己的时间运用，在有意识的时间，记下自己此时此刻在做什么，清楚自己的生命是如何消逝。高效管理的21个黄金法则8、不要故意拖延。不停地对自己说：“立刻去做！立刻去做！立刻去做！”培养紧急意识。9、授权。尽可能在每一件不重要的事情上授权。授权时要明确：一是告诉被授权人，你想得到什么的结果；二是要挑选一个正确的人进行授权；三是希望被授权人做什么，什么时候完成，并要随时查核完成进度。高效管理的21个黄金法则10、会议。一是对会议的目标要明确，要达到什么目的；二是一个小时以上的会议必须提前下发会议议程；三是优先处理重要的事情，自己的事情讨论完毕，可以提请主持人先行离席；四是准时开始，准时结束。会议成本=会议时间*参会人员*参会人员的平均工资/每小时高效管理的21个黄金法则11、干扰事件。电话、人、突发事件。尽量避免被干扰。12、关键成果领域。自己适合做什么事情，要完成什么有价值的工作，希望得到什么样的效果。高效管理的21个黄金法则13、分批作业。累积、集中处理同类事情。如集中回复几通电话，集中批阅文件等。不要回一通电话，批阅一份文件，授权一件事情，再回一通电话。高效管理的21个黄金法则14、整洁。Traf系统。T—丢弃。把不用的档案丢进垃圾桶。R—转手。把事情转手给不同的人去处理。A—行动。马上就做。F—存档。把有用的处理完毕的档案归档，并做好记录。一个重要原则：东西用完后要放回原处，减少寻找时间。对工作档案系统化集中放置。高效管理的21个黄金法则15、连续工时。持续不断，不要停止，直到完成。创造性、行政性的工作分开做。16、利用零散时间。每天至少投资一个小时在大脑，三年后可能会成为一个领域或行业的专家。充分利用交通、休息、等人等零散时间。随身带书看或听录音。高效管理的21个黄金法则17、电话。说要说的话；长话短说；一次回复多通电话；做好电话记录；身边随时备纸笔。18、准时。提前15分钟到场；集中注意力；做笔记备忘。高效管理的21个黄金法则19、简化工作。把工作系统化、简单化，寻找更好的办法。重要原则：时间做长一点；做快一点；不要做太多的事情，只做最重要的事情；做最拿手的事情；尽量少犯错，第一次就把事情做对，减少修改时间；利用团队的合作力量，团结处理。20、不。学会说“不”。尽早、经常运用。高效管理的21个黄金法则21、平衡。自己的时间也要注意分配给家庭成员、朋友、社会等。不与家人沟通、不参加朋友聚会、不关注社会都不可取。每天所做的一切事情，都应该尽量做最重要的事情，保证使自己更进一步向目标迈进！高效管理的21个黄金法则