物业管理投标指引与技巧

物业管理投标指引及技巧解说：黄俊豪物业管理服务客户的组织性，要求物业管理服务市场采取招投标的市场活动形式。物业管理投标组织是一系统性性工作，是需整合公司资源、相关单位或部门全力协助的工程。物业管理投标活动的每个环节，都有需要注意一些特别的工作事项。前言内容提纲：一、投标工作的基本流程二、招标文件研究决策三、投标小组组建和分工四、投标主要内容和框架六、投标项目答辩流程与要领五、投标事项审核一、投标工作的基本流程研究招标特点组织现场勘查编制管理方案提交领导审核制作送标答辩总结确定招标信息组建投标小组一般来说，物业管理投标工作，分为以下九个步骤：123接到招标信息后，进行项目资料整理，根据公司市场发展战略，拟定项目投标意向，请示领导确定投标意向后，购买招标文件。确定投标项目经理，组建以项目经理为核心骨干的项目投标工作小组。投标工作小组认真研究招标文件，细化投标计划并分组分工，初步讨论项目管理特点。一、投标工作的基本流程456789组织现场勘查和现场答疑，充分把握项目管理的特殊性。拟定标书大纲，确定主体管理理念和思路，讨论管理理念在各章节的贯彻体现，按照分工展开标书撰写工作。方案经投标组多稿修改后提交公司领导审阅，并对管理服务费报价进行研讨决策；标书进入后期制作期，投标组依据招标文件进行装帧、盖章后送标。组织投标组人员进行项目答辩的筹备工作，制作答辩所需的文字及电脑演示材料。结合投标结果进行工作总结，指导下一步的投标工作。内容提纲：一、投标工作的基本流程二、招标文件研究决策三、投标小组组建和分工四、投标主要内容和框架六、投标项目答辩流程与要领五、投标事项审核二、招标文件研究决策招标文件是业主单位招标要求的信息综合体。投标工作成功的前提就是要仔细研究好招标文件，避免因文件研究疏漏导致投标失败。招标文件规定对投标后果影响较大的有以下几个方面。1、投标资格规定及评分规则关键点之一：投标资格关于投标资格的要求，直接关系着企业是否有资格参与投标。很多项目招标，会对物业管理资质等级及同类项目管理经验做出要求。这是比较正常的。现在物业管理市场暗箱操作较多，具体的也会直接体现在投标资格要求上。例如，200万合同金额的项目招标时要求投标单位注册资本必须达到3000万元。办公楼项目招标却要医院项目管理经验。同一个城市的项目招标一定要在该城区注册的公司等等。这些匪夷所思的招标条件预示着业主单位和某物业公司已经达成合作意向，招标条件就是为该企业量身定做。这样的项目就不要去参与。关键点之二：评分细则评分细则一般直接显示出业主单位的偏好。评分细则一般分成商务、技术、价格、答辩四个部分。也有略去答辩环节的。四个部分的分数权重，显示业主单位关注哪些环节哪些方面。投标文件编制就需要做出相应的响应。如果价格分偏高，就意味着价格低就很可能中标。如果商务分偏高，就意味着业主单位更看重单位的资质、资历、品牌和经验。如果评分细则中具有大量与项目实际管理需要不相干的因素占据高分，则意味着很强的暗箱操作倾向。二、招标文件研究决策2、物业管理需求信息物业管理需求信息一般包括物业项目各类参数、物业服务标准、物业服务人员编制要求等。物业项目各类参数，如建筑面积、楼栋数、绿化面积、设备数量等以及服务标准，直接关系到人力编制和成本测算，需要仔细研究。对于招标文件中比较模糊的要点，一定要通过现场勘查和答疑来解决掉。二、招标文件研究决策一般来说，由于业主单位不太了解物业管理运作细节，往往会忽略一些关键数据和责任区分界线，需要通过答疑来提出解答。容易被忽略的要点主要包括以下内容：⑴设备数量和保修期。⑵出入口及监控设施。⑶物业管理办公用房及设施。⑷物业服务人员宿舍。⑸维修责任及其费用。⑹外墙清洗面积和频次。⑺化粪池容积和清理频次。⑻垃圾清运及市政卫生费用。⑼四害消杀标准。⑽室内绿化养护。⑾维修基金使用。⑿业主公约。⒀停车位及其收费。⒁标书格式及数量要求。⒂标书包装及提交要求。投标公司需要根据现场勘查和答疑结果，对管理思路、人力编制和预算进行调整。内容提纲：一、投标工作的基本流程二、招标文件研究决策三、投标小组组建和分工四、投标主要内容和框架六、投标项目答辩流程与要领五、投标事项审核三、投标小组组建和分工投标工作小组的组建，一般由公司市场部牵头，以拟任项目经理为核心骨干，抽调公司保安、工程、清洁、绿化方面的专业人员组成投标小组。拟任项目经理作为核心骨干全程跟踪投标过程，一方面有利于项目经理掌握项目情况、策划思路、管理方案，为投标答辩做准备，另一方面，为项目顺利接管奠定坚实基础。方案策划组方案策划组财务测算组专业技术组相关服务组三、投标小组组建和分工1、方案策划组主要任务是制定计划、项目调研，拟定调研报告；策划项目的整体管理思路，确定管理方式，负责标书框架体系的设计；投标书文稿的纲要梳理、主要章节编写与通稿修正。2、专业技术组分为专业技术人员及设计人员；专业人员需从其他专业单位抽调，主要为协助文案组拟定专业服务方案、专业服务所需的物资装备、专业项目管理养护成本预测算；设计人员负责投标书的封面封底、标书内页格式、所需彩图电脑扫描及编排设计，与专业制作厂家建立合作关系，编制标书制作经费预算并协调标书后期制作等事务。3、相关服务组包括公关协作服务、后勤事务、专业建议服务等；公关服务即公司利用公司资源优势，调动一切公关力量为项目投标服务；其他部门的专业建议提供，如根据项目类型企业管理部提供管理组织架构及管理运作方式的基本建议、人力资源部提供人员配置计划及人工福利标准等；后勤事务服务是指负责标书制作、标书校对、物资装备采购、标书制作封装及送标等方面予以支持与协作。4、财务测算组该组人员由公司计划财务稽查部指定专人负责，在投标工作组提交上述专业建议书、装备清单及项目养护成本等基础上，根据招标书要求进行物业管理服务费服报价测算及管理处年度收支经营测算及盈亏分析。内容提纲：一、投标工作的基本流程二、招标文件研究决策三、投标小组组建和分工四、投标主要内容和框架六、投标项目答辩流程与要领五、投标事项审核商务标技术标经济标正式的物业管理投标书一般分成四、投标主要内容和框架招标项目（全委）的方案大体包括以下几个方面：四、投标主要内容和框架1、公司简介2、项目分析和整体服务策划3、项目管理机制架构，包括：提高管理服务水平的新设想。（针对实际情况，提出一些如何提高该小区社会、经济、环境效益的措施和同场经营的设想及投标单位的合理要求，既要务实，又力求创新）。拟采取的管理方式、工作计划和物资装备情况。管理方式，包括（但不限于，下同）：内部管理架构、激励机制、监督机制、自我约束机制、信息反馈处理机制。工作计划，包括：管理服务人员住房、管理用房、器械、交通工具以及通讯、安全防范装备及办公用品等。管理人员的配备、培训、管理管理人员的配备，包括：管理处正副主任简历，各类人员数量、文化素质和专业素质、各岗位人员的配置等。管理人员的培训，包括：对各类人员的培训计划、方式、目标及言行规范、仪容仪表、公众形象等。管理人员的管理，包括：录用及考核，淘汰机制，协调关系，服务意识，量化管理及标准化运作等。招标项目（全委）的方案大体包括以下几个方面：四、投标主要内容和框架4、物业项目的前期介入：需制订有相应实施方案，列明前期人员、工作方式、工作内容等。5、经费收支预算，包括：应列明收入项目和支出项目预算，有文件规定的按文件规定，无文件规定的按市场价测定。另外应列出年度盈亏情况测算和增收节支措施。6、物业项目的维修、养护和管理，包括：1）机电设备设施的管理：制定有详尽的设备设施年、季、月、期等定期维修保养检修以及日常维修计划、方案、标准；制定有各类应急抢修、处理方案；制定有详尽的设备设施经济运行方案，保证设备设施高效经济地运行。2）物业维修养护计划和实施：根据房屋各部分的使用年限和房屋本体维基金的建立情况，提出对房屋各部分的定期维护和日常维修计划、方案、标准和实施效果。根据公共设施的使用年限和公共设施公共设施专用基金的建立情况，提出公共设施的定期维护和日常维护计划、方案、标准和实施效果。招标项目（全委）的方案大体包括以下几个方面：四、投标主要内容和框架3）各项管理指标的承诺及为完成承诺指标采取的措施。各项管理指标，包括：房屋及配套设施完好率、房屋零修、急修及时率、维修工程质量合格率及回访率、绿化完好率、清洁保洁率、停车库完好率、公共设施设备完好率、主要机电设备完好率、治安案件发生率、火灾发生率、有效投诉率与处理率、管理人员专业培训合格率、维修服务回访率、使用人满意率、其他有关指标。以上各项指标均需注明有关规范标准依据和计算测定依据以及承诺所采取的措施。7、管理规章制度和档案的建立与管理1）管理规章制度，包括：公众制度、单位内部岗位责任制、管理维护运作制度及标准、管理人员考核制度及标准。2）档案的建立与管理，包括：竣工验收资料、房屋的单体竣工图、物业使用人档案、装修管理档案、维修档案、巡视记录、运行档案、投诉与回访记录、其它管理服务活动记录及档案。招标项目（全委）的方案大体包括以下几个方面：四、投标主要内容和框架8、公共秩序的维护结合项目的具体情况和环境特点，提供行之有效的维持物业管理区域公共安全及周围秩序的方案；对消防、公共安全、公共卫生等方面的突发性事件有应急预案。9、保洁服务根据项目的特点和实际情况，制定有合理的公共区域日常清洁保洁、消杀、垃圾处理的工作计划及区域工作标准、规程等。10、绿化养护管理根据项目的特点和实际情况，制定合理的绿化养护方案，有区域工作标准、规程和对故意损坏植物的预防性措施。11、社区文化便民服务包括社区文化建设、社区服务与特约服务。顾问项目的方案包括以下几个基本方面（不限于）：四、投标主要内容和框架21543项目的物业管理策划项目物业管理顾问服务范围及内容项目物业管理制度建设顾问服务项目物业管理顾问模式及顾问酬金项目物业管理主要顾问人员简介内容提纲：一、投标工作的基本流程二、招标文件研究决策三、投标小组组建和分工四、投标主要内容和框架六、投标项目答辩流程与要领五、投标事项审核五、投标事项审核序号审核项目招标要求符合审签1费用交纳投标保证金费用额度、缴纳时间、提交方式2标书格式标书结构、格式、目录、评标标准响应性3标书排版各章节序号；标题正文字体字号；段落对应4标书行文封面、目录及内文有无错别字？5预算报价预算单项与总费用相符与否？标书报价与唱标报价相符与否，大小写要求？6人员编制相关章节人员编制、岗位名称相符与否？7唱标内容唱标信封、唱标文件、相关费单、光盘、密封？8标书份数正本与副本份数，电子文档9文件签字签字用印要求？10包装密封整装？分装？密封？用印？11废标条款废标规定12特殊要求内容提纲：一、投标工作的基本流程二、招标文件研究决策三、投标小组组建和分工四、投标主要内容和框架六、投标项目答辩流程与要领五、投标事项审核六、投标项目答辩流程与要领根据标书主要内容及相关法规，准备文字资料制作PP文件调试电脑及相应投影设备答辩人培训，进行模拟答辩答辩人现场心态调整及答辩不同项目的招标文件中对投标答辨的内容及时间要求不尽相同，但一般情况下包括介绍思路和评委提问两部分。而介绍管理思路时，有时也分为公司基本情况介绍和项目经理介绍管理思路两个方面，所以在答辨时，可根据实际情况作相应调整；为使答辩更吸引评委，取得良好的印象分，所以一般情况下还需制作PP文件演示稿，以配合项目经理或公司指定答辩人的现场答辩；标答辩时要注意时间、语言节奏控制以及与评委的现场沟通效果。投标工作结束后，无论中标与否，还需做好投标的总结工作。包括：将投标单位的各类分值计算汇总分析；将技术资料分类整理移交；组织召集投标小组工作总结会，分析得失、共同研讨。汇报完毕谢谢！