Excel常用的函数基本操作.xls

Excel常用函数详解（一）1.．求和函数SUM：基本方法：选中将要求和的空白单元格，点插入——函数——SUM——确定——选中要求和的行（列）——确定。扩展应用：选中刚才的“和”，将鼠标箭头指向“和”的右下角，鼠标变成实心的“+”后，按住鼠标的左键，可以拖出整行（列）的“和”。2..平均值函数AVERAGE：基本方法：选中将要求平均值的空白单元格，点插入——函数——AVERAGE——确定——选中要求和的行（列）——确定。扩展应用：选中刚才的“平均数”，将鼠标箭头指向“平均数”的右下角，鼠标变成实心的“+”后，按住鼠标的左键，可以拖出整行（列）的“平均数”。3．插入当前日期NOW：基本方法：选中将要插入当前日期的单元格，点插入——函数——NOW——确定——确定。4.排序：基本方法：选中要排序的内容（可以包括文字）——数据——排序——确定——选择排序的条件和升（降）序——确定5.排名次RANK：基本方法：选中将要排名次的空白单元格，点插入——函数——选择类别里选择“统计”——RANK——确定——在“number”里选中要排序的数值（单一值）——在“ref”里选中所有的排序数值，行（列）——确定。扩展应用：求一行“列”里的名次——选中刚才的名次——在刚才的公式栏里的公式“=RANK(I3,I3:I47)”中加入两个“$”成为“=RANK(I3,I$3:I$47)”——再次选中刚才的名次，鼠标指向右下角，当鼠标指针变成“+”时，按住左键，拖动鼠标。6.筛选：选中要进行筛选的单元格——数据——筛选——自动筛选——这时会出现一个下拉箭头——点击下拉箭头后会出现若干选项（升序排列、降序排列、自定义等）——根据需要选取自定义——输入“+”条件——确定。7.统计总人数COUNT:基本方法：选中将要统计总人数的空白单元格，点插入——函数——COUNT——确定——选中要统计的行（列）——确定。8.条件格式：选中需要选择的单元格——格式——条件格式——输入条件——点“格式”选择颜色——确定。9.最大值和最小值MAX和MIN：基本方法：选中将要求最大值（最小值）的空白单元格，点插入——函数——MAX(MIN)——确定——选中要求最大值（最小值）的行（列）——确定。10.求分数段COUNTIF：基本方法：例：求60分一下的人数。选中将要求分数段的空白单元格，点插入——函数——COUNTIF——确定——选中要求分数段的行（列）——在criteria中输入条件（60）——确定。扩展应用：例：求≥60分并70分的人数。选中将要求分数段的空白单元格，点插入——函数——COUNTIF——确定——选中要求分数段的行（列）——在criteria中输入条件（=60）——确定——在公式栏（不包括“【】”）【=COUNTIF(I5:I48,=60)】的后面输入“-”减号，然后输入【COUNTIF(I5:I48,=70)】，实际整体公式就是：【=COUNTIF(I5:I48,=60)-COUNTIF(I5:I48,=70)】——回车。Excel常用函数详解（二）1．求和函数SUM：应用实例一：跨表求和。使用SUM函数在同一工作表中求和比较简单，如果需要对不同工作表的多个区域进行求和，可以采用以下方法：选中Excel“插入函数”对话框中的函数，“确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第一个工作表，鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算，可以单击“number2”框，再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。应用实例二：及格人数统计。假如B1:B50区域存放学生性别，C1:C50单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50=60，1，0）））”，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。公式两边会自动添加上大括号，在编辑栏显示为“{=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50=60，1，0）））}”，这是使用数组公式必不可少的步骤。2.平均值函数AVERAGE：应用实例一：跨表计算平均值。标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩，则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三班!C1:C45）”。式中的引用输入方法与SUM跨表求和时相同。应用实例二：忽略零的平均值计算公式。假设A1:A200随机存放包括零在内的48个数值，在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦，这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:A2000，A1:A200，″″）”。公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车，即可对A1:A200中的数值（不包括零）计算平均值。3.逻辑函数IF：应用实例一：个人收入调节税计算。假设个人收入调节税的稽征办法是：工资在1000元以下的免征调节税，工资1000元以上至1500元的超过部分按5%的税率征收，1500元以上至2000元的超过部分按8%的税率征收，高于2000元的超过部分按30%的税率征收。假如工作表的B列存放职工姓名，C列存放工资，选中D列的空白单元格输入公式“=IF（C2=1000，″″，IF（（C2-1000）=1500，（C2-1000）*0.05，IF（C2-E2=1500，（C2-1500）*0.08，IF（C22000，（C2-2000）*0.3））））”，回车后即可计算出C2工资应缴纳的收入调节税。公式中的IF语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断C2=1000成立，则公式所在单元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个IF语句；直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化，只须改变逻辑和计算式中的值，如1000、1500和2000等即可。应用实例二：消除无意义的零。用SUM函数计算工资总额等问题时，若引用的全部参数均为空白单元格，公式仍然会计算出一个“0”。这样打印出来的报表不仅很不美观。为此可将计算公式设计为“=IF（SUM（A1:B1，D2:E8）0，SUM（A1:B1，D2:E8），″″）”，即是当SUM（A1:B1，D2:E8）计算结果不等于零时，公式所在单元格显示SUM（A1:B1，D2:E8）的计算结果，否则显示一个空格。上面这个问题在财务计算中依然存在，如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。为了避免打印零或负数，可以设计公式“=IF（A2-A6-A9=0，″″，IF（A2-A6-A90，RMB（A2-A6-A9），A2-A6-A9））”。当A2-A6-A9=0时在单元格中填写零，否则进行下一个逻辑判断。如果A2-A6-A90则在结果前添加一个“￥”符号，否则进行正常运算直至结束。应用实例三：多条件求和假设C1:C460区域内存放着职工的职称，D1:D460区域存放着职工的性别。如果要统计具有高级职称的男性职工总数，可以使用公式“=SUM（IF（C1:C460=″高级″，IF（D1:D460=″男″，1，0）））”。这是一个数组公式，输入结束后按住Ctrl+Shift回车即可计算出结果。4．计数函数COUNT：注意：COUNT函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数，错误值或其他无法转换成数字的文字被忽略。如果参数是一个数组或引用，那么只有数组或引用中的数字参与计数；其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。应用实例：及格率统计假如C1:G42存放着42名学生的考试成绩，在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF（C1:C42，″=60″）/COUNTA（C1:C42）”回车，即可计算出该列成绩的及格率（即分数为60及以上的人数占总人数的百分比）。5．条件求和函数SUMIF：语法：SUMIF（range，criteria，sum_range）。应用实例：及格平均分统计假如A1:A36单元格存放某班学生的考试成绩，若要计算及格学生的平均分，可以使用公式“=SUMIF（A1:A36，″=60″，A1:A36）/COUNTIF（A1:A36，″=60″）。公式中的“=SUMIF（A1:A36，″=60″，A1:A36）”计算及格学生的总分，式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用，“=60”为判断条件，不符合条件的数据不参与求和，A1:A36则是逻辑判断和求和的对象。公式中的COUNTIF（A1:A36，″=60″）用来统计及格学生的人数。6．四舍五入函数：语法：ROUND（number，num_digits）。参数：number是需要四舍五入的数字；num_digits为指定的位数，number将按此位数进行四舍五入。注意：如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位；如果num_digits等于0，则四舍五入到最接近的整数；如果num_digits小于0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。应用实例：消除计算误差假设Excel工作表中有D2=356.68、E2=128.12，需要将D2与E2之和乘以0.1，将计算结果四舍五入取整数，再将这个结果乘以1.36（取两位小数）得到最终结果。一般用户的做法是选中某个单元格（如F2），使用“单元格”命令将它的小数位数设为零，然后在其中输入公式“F2=（D1+E1）*0.1”。再将G2单元格的小数位数设成两位，最后把F2*1.36的结果存入其中就可以了。从表面上看，上述方法没有什么问题。因为（D1+E1）*0.1在F2单元格显示48（注意：是显示48），如果F2单元格的小数位数为零，（D1+E1）*0.1经四舍五入后的结果就是48。接下去却出了问题，因为F2*1.36的计算结果是65.90，根本不是48*1.36的正确结果65.28，其中65.90是（D2+E2）*0.1未经四舍五入直接乘以1.36的结果。以上计算结果说明：“单元格格式”、“数字”选项卡设置的“小数位数”，只能将单元格数值的显示结果进行四舍五入，并不能对所存放的数值进行四舍五入。换句话说，单元格数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致，如果不注意这个问题，计算工资等敏感数据就会出现错误。例如在上例中，F2单元格内的数值虽然显示为48，但实际存放的却是48.45，自然得出了48.45*1.36=65.90的结果（按计算要求应为65.28）。要解决这个问题并不难，你只须在G2单元格内输入公式“=（ROUND（（D2+E2）*0.1，0））*1.36”，就可以按要求计算出正确结果65.28。式中的ROUND函数按指定位数对“（D2+E2）*0.1”进行四舍五入，函数中的参数0将“（D2+E2）*0.1”四舍五入到最接近的整数。7．条件计数函数COUNTIF：应用实例：男女职工人数统计假设A1:A58区域内存放着员工的性别，则公式“=COUNTIF（A1:A58，″女″）”统计其中的女职工数量，“=COUNTIF（A1:A58，″男″）”统计其中的男职工数量。COUNTIF函数还可以统计优秀或及格成绩的数量，假如C1：G42存放着42名学生的考试成绩，则公式“=COUNTIF（C2：G2，″=85″）”可以计算出其中高于等于85分的成绩数目。如将公式改为“=COUNTIF（C2：G2，″=60″）”，则可以计算出及格分数的个数。Excel常用函数详解（三）Excel具有强大的数据库功能，对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如反掌，下面介绍常用的数据库操作。1．数据排序Excel第一行的单元格具有特殊作用，其中的文字相当于数据库字段名，可作为关键字参与排序、记录单等各种操作。（1）文本排序选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel提供了比较好的解决办法。如果你要将图1数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格，单击Excel“数