03库存管理作业指导书091218

大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01库存管理作业指导书编制人：富桀审核人：孙会忱批准人：惠盛林日期：2009年8月3日大连中申建筑安装工程有限公司大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01第一条：目的1.1实现库存工作程序化、规范化、标准化。1.2有效管理库存，合理配置资源，降低成本，以零库存为最优目标。1.3精细化管理库存，实现账实相符，杜绝“跑冒滴漏。”1.4全流程管理库存，在不同流程阶段都能够实现帐账相符：计划--合同--台帐（表格）--单据—财务账（凭证、账簿、报表）--审计报告等一切文件之间的完全一致和差异对照。第二条：适用范围2.1适用于公司及分支机构。2.2适用于库存管理工作第三条：引用文件3.1ZSJZ09-ZHD020101章程3.2ZSJZ09-ZHD020200组织3.3ZSJZ09-ZHD030300风险与内控3.4ZSJZ09-ZHD030300责任追究制度第四条：定义4.1库存：指处于储存状态的材料设备。包括原材料、燃料、油料、辅助材料、周转材料、包装物、低值易耗品、半成品、在产品和产成品、机具设备等。4.2库房规划：在一定区域或库区内，对仓库的平面布局、数量、规模、地理位置和仓库内设施等各要素进行科学的规划和整体设计。主要对功能区划分、库容量、通道设计、机械配置等进行提前设计规划，满足材料设备库管大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01要求。4.3分区:按照不同要求可做如下分区4.3.1按照环境条件，分为室内、室外两种库区。4.3.2按照堆放材料的不同：分为：型机具设备区、周转材料区、原材料区、辅料区、成品区等。4.3.3按照材料的燃烧性能，分为易燃材料区和非易燃材料区。4.3.4按照材料使用功能：分为水暖、电气、主体结构、机具设备区。4.4分区原则4.4.1易储存保管：总体布局要为保管创造良好的环境，提供适宜的条件。4.4.2作业优化:提高作业的连续性，实现一次性作业，减少装卸次数，缩短搬运距离，使仓库完成一定的任务所发生的装卸报运量最少。同时还要注意信息传递及时性。4.4.3成本最低：延伸性设施—供电、供水、排水、供暖、通讯等设施尽可能集中布置。4.5验收：依据合同和《采购批次计划》核对进场材料的数量、质量、单证对照验收。4.5.1数量验收：独立判断数量是否超出合同约定或《采购批次计划》要求。4.5.2质量验收：独立判断供应的材料的外观、材质标准、技术参数等是否满足合同约定。4.5.3单证验收：检查产品合格证、说明书、出厂报告、检测报告、备案证是否齐全。4.5.4验收人员：施工班组材料员、质检员、项目经理、预算员、专业工程大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01师、监理工程师（根据实际进场材料类别参与）。4.5.5验收结果：4.5.5.1合格—收料，验收合格时，由材料员对验收合格的材料进行收取入库，填写《收料单》4.5.5.2不合格—拒收，质量、数量不符合合同约定要求的资源验收人员现场拒收，相应做出违约金扣款处理，由材料员按照合同违约条款做出违约金扣款处理。4.5.6记录4.5.6.1记录：《收料单》、《技术指标及质量标准明细表》4.5.6.2报送：相应做出偏差记录及违约金扣款记录并通过网络填报，由材料员第一时间将文本记录送交财务中心、采购中心、成本中心及审计部。4.5.7成果性文件—《收料单》4.6入库：登记、录入验收合格的材料。4.6.1入库依据：4.6.1.1《采购批次计划》4.6.1.2《合同》4.6.1.3《收料单》4.6.2成果性文件—《入出库单》，由材料员填写。4.7出库：领用、发放、交接已入库的合格材料。4.7.1出库依据：4.7.1.1《采购批次计划》4.7.1.2《领料人授权委托单》大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS014.7.2成果性文件—《入出库单》，由材料员填写。4.8退库：剩余合格材料退回公司仓库，领用人移交给材料员。按照入出库流程执行。4.8.1.1剩余材料为合格材料4.8.1.2《入出库单》4.8.1成果性文件—《入出库单》，由材料员填写。4.9对账：对实际进场资源的数量、单价、金额依据《合同》、《采购批次计划》、《收料单》、《入出库单》和供应商供货的数量、单价、金额进行核对及对记录的票据、凭证、单据进行检查的活动7.9.1内部:核算员、预算员、会计在材料进场验收合格后24小时内完成对账，核算员填写《确认书》，预算员、会计签字确认。7.9.2外部：材料员、核算员、供应商经办人在材料进场验收合格后24小时内完成对账，核算员填写《确认书》和《应付款台帐》，材料员、供应商经办人签字确认。4.9盘点：核查材料、设备实物的活动。4.9.1数量：依据材料库存台帐清点材料、设备实物，做到帐物统一逐项核对，核实库存数量。4.9.2质量：依据材料《库存台帐》检查材料有无变质、损坏等现象发生。4.9.3盘盈、盘亏：盘盈或盘亏在规定范围内的直接体现在《库存盘点报表》，盈亏数量超出规定范围应书面汇报部门经理由部门经理汇报公司领导，批示后进行财务处理。4.10安保：包括防火、防水、防盗、防爆、防破坏等。大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS014.10.1防火：仓库内设置醒目的防火标志。禁用明火、火炉、煤气、液化气、电熨斗、电烙铁、电炉、电热器具、禁烟、禁带火种、禁放烟花爆竹、禁乱拉乱设电线电缆。配置灭火器、砂箱、水枪、水池等消防设施。4.10.2防水：做好防水淹、锈蚀、潮湿变质、台风、雨雪、冰冻；定期检查库顶防水、检查通风、排水、防潮膜、沙袋等设施是否完好齐全，并注意最新天气预报、做好防台防汛等预防措施。4.10.3防盗：根据现场实际情况可设置防盗门、防盗钢窗、防护栏杆、远程视频监控、红外对射、日清点交接、110联网等防盗设备，防止库存资源丢失。4.10.4防爆：可燃、易燃、易爆等库存资源要独立分区储存、仓库分区规划要符合消防要求。禁用明火和禁带一切火种。4.10.5防破坏：配置专职保安人员24小时巡逻检查、设置防盗门、防护栏杆等防止人为破坏。4.11保养：对库存资源（主要是机具设备）进行保护修理，保证其正常使用功能。4.11.1原则：“养修并重，预防为主”，定期保养、强制进行，正确处理使用、保养和修理的关系，避免只用不养，只修不养；4.11.2实施：资产主管定期对库存机具设备（塔吊、升降机、龙门吊、标准节、架管、桥板等）按照机具设备保养规程、使用说明书、规定的周期及检查保养项目做好保养工作，不得无故拖延，特殊情况需经助理资产经理、采购总监批准后方可延期保养，一般不得超过规定保养间隔期的一半。4.11.3内容：主要对机具设备进行清洁、除锈、防腐、防潮、紧固、调整、大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01检查，主要检查机具设备主件、易损零部件（如机械安全装置）的情况、润滑剂、仪表指示等。由保管员自行完成，填写《机具设备保养记录》。4.12报废：剩余的边角余料，达到报废期限不能修复的机具设备等、经鉴定确实不能使用、不能满足生产需要的材料，进行变卖的活动。4.12.1成果性文件：《废弃物资处理申请单》4.13调拨：依据《采购批次计划》、《库存台帐》，核实检查实际库存资源，并进行调剂的活动。分为同一公司内部调拨和跨公司调拨。由采购员填写《调拨单》，施工班组材料员、材料员、预算员、审计专员、财务中心会计签字确认。4.14巡查：以巡回检查的方式对库存资源、现场使用资源不间断、全方位、综合性检查，提前预防，消除各项隐患。4.14.1日检：材料员每日一次对库存资源进行巡回检查，材料员每日一次对现场使用资源进行巡回检查，保管员填写《机具设备检查表》，签字确认。4.14.2定期检查：助理资产经理每月底组织材料员、保管员、预算员、审计专员对库存资源、现场使用资源进行巡回检查，保管员填写《机具设备检查表》，检查人员签字确认。4.15施工班组材料进出场管理：对施工班组的进出场材料、机具设备依据合同约定清单进行管理的活动。4.16统计：：对现场使用资料统计汇总、分析、整理的过程。由材料员对需求单位发生的全部使用材料成本进行汇总整理，形成《材料进场报表》。4.16.1成果性文件—《材料进场报表》4.17周转材料：指在生产过程中可重复周转使用的资源（材料、机具、设备）。大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS014.17.1种类：架管、钢模、桥板、扣件、顶丝、安全网、配电箱、临时电缆等。具体详见《库存台帐》4.17.2按回收流程：分2种，可回收和不可回收。4.17.2.1可回收周转材料管理流程同入出库、退库流程，由资产部按照使用情况进行成本摊销。4.17.2.2不可回收周转材料管理按照同废弃材料处理流程，计入所在项目成本。4.17.3要求：对于已近损坏的周转材料按照周转材料索赔价格标准由资产主管进行费用扣除。超标准部分按规定比例进行负激励。对由施工班组因使用不当、搬运不当造成材料损坏的，由材料员填写《扣罚款单》、双方材料员、施工班组负责人、项目经理签字确认。4.18票据管理：对已经签批确认的票据、单证等进行保管、传递、归档的一种活动。4.19账务管理：按照公司财务要求，对NC账务录入、维护，材料库存的登记、做账的活动。4.20支持性文件：记录库存全过程的相关文件4.20.1《收料单》4.20.2《入出库票》》4.20.3《确认书》4.20.4《应付款台帐》4.20.5《调拨单》4.20.6《废弃物资处理申请单》大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS014.20.7《施工班组进出场材料申请单》4.20.8《库存盘点表》4.20.9《库存台帐》4.20.10《材料进场报表》4.20.11《机具设备检查表》4.20.12《入库台账》4.20.13《分项成本分析》4.20.14《废弃物资处理台帐》4.20.15《技术指标及质量标准明细表》大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01第五条：活动权限矩阵表编码：ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01-QXB01活动/权限部门/岗位起草管理执行监督草拟拟定制定协办经办审核批准知会指导中止追究董事长★★★★★总经理★★★采购总监★★成本总监★财务总监★助理造价经理★助理合同经理★助理采购经理★★财务经理★★资产部经理★★预算员★★仓库主管★★★采购员★★核算员★★材料员★★需求单位经理★大连中申建筑安装工程有限公司ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01第六条：活动职责表编码：ZSJZ09-ZHD120202-ZDS01-ZZB01部门/岗位职责工作内容时间成果文件董事长抽查材料库存情况24小时内NC批准《废弃物资处理申请单》24小时内监督库存管理工作24小时内《库存台帐》总经理组织制订《库存管理制度》24小时内《库存管理制度》审核《材料进场报表》24小时内《材料进场报表》审核《库存盘点报表》24小时内《库存盘点表》批准《废弃物资处理申请单》24小时内《废弃物资处理申请单》采购总监组织编制《库存管理制度》24小时内《库存管理制度》审核《材料进场报表》24小时内《材料进场报表》审核《库存盘点报表》24小时内《库存盘点表》审核NC账务24小时内NC监督、检查、指导库存管理工作24小时内对库存管理工作承担直接责任24小时内审核《废弃物资处理申请单》24小时内《废弃物资处理申请单》助理采购经理审核《材料进场报表》24小时内《材料进场报表》审核《库存盘点报表》24小时内《库存盘点表》审核材料调拨、退货、退库手续24小时内组织废弃材料处理、询价、汇报工作24小时内审核《废弃物资处理申请单》24小时内《废弃物资处理申请单》审核NC账务24小时内NC对库存管理工作承担直接责任24小时内助理资产经理签字确认《入出库单》24小时内《入出库单》签字确认《机具设备检查表》